Administração pública

Administração pública
Márcia Rejane [MR]

[MR] marciarejanefp@gmail.com
Apresentação Márcia Rejane Consultora, Auditora, mestranda e professora. [MR]

Apresentações iniciais Teoria x prática Maneiras de estudar Material [MR]

Edital do concurso de 2010 ADMINISTRAÇÃO GERAL. 1.Características básicas das organizações formais modernas: tipos de estrutura organizacional, natureza, finalidades e critérios de departamentalização. 2.Processo organizacional: planejamento, direção, comunicação, controle e avaliação. [MR]

Edital do concurso de 2010 ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA. 3. Organização administrativa: centralização e descentralização. Administração patrimonialista, burocrática e gerencial. 4. Planejamento Estratégico. [MR]

Processo administrativo Abordagem Neoclássica*
[MR]

Planejamento Organização Direção Controle [MR]

O processo administrativo inicia-se com o planejamento, passando pela organização e direção. Finalmente, o controle tem a função de subsidiar um novo planejamento, que reiniciará o ciclo administrativo. [MR]

Planejamento Planejar significa que os administradores devem pensar antecipadamente em seus objetivos e ações, e que seus atos sejam baseados em algum método, plano ou lógica e não em palpites. [MR]

Organização É o processo de arrumar e alocar o trabalho, a autoridade e os recursos entre membros da organização de modo que eles possam alcançar eficientemente os objetivos da mesma. [MR]

Direção É o processo de mobilizar e acionar os recursos, especialmente as pessoas, para realizar as atividades que conduzirão aos objetivos. [MR]

Controle É acompanhar se o que foi planejado foi executado e se o que foi executado foi planejado, propondo melhorias onde ocorreram os desvios. [MR]

Quando essas funções administrativas estão integradas e interagindo são tratadas como Processo Administrativo. [MR]

Planejamento [MR]

Planejar significa determinar onde se pretende chegar, o que deve ser feito, quando, como, quem e em que sequência será feito. [MR]

1. O planejamento é orientado para resultados;
Desempenho orientado para metas. [MR]

2. O planejamento é orientado para prioridades;
O mais importante receberá atenção especial. [MR]

3. O planejamento é orientado para vantagens;
Alocar e dispor recursos para melhorar o desempenho. [MR]

4. O planejamento é orientado para mudanças.
Antecipa problemas que certamente aparecerão. [MR]

Para onde queremos ir? = Definição dos objetivos;
Fases do planejamento Para onde queremos ir? = Definição dos objetivos; [MR]

2. Onde estamos agora? = Qual a situação atual;
Fases do planejamento 2. Onde estamos agora? = Qual a situação atual; [MR]

3. O que temos pela frente? = Quais as premissas em relação ao futuro;
Fases do planejamento 3. O que temos pela frente? = Quais as premissas em relação ao futuro; [MR]

4.Quais os caminhos possíveis? = Quais as alternativas de ação?
Fases do planejamento 4.Quais os caminhos possíveis? = Quais as alternativas de ação? [MR]

5.Qual o melhor caminho? = Qual a melhor alternativa?
Fases do planejamento 5.Qual o melhor caminho? = Qual a melhor alternativa? [MR]

Fases do planejamento 6.Como iremos percorrê-lo? = Implemente o plano escolhido e avalie os resultados. [MR]

Melhora a coordenação; Melhora o controle;
Vantagens Melhora a coordenação; Melhora o controle; [MR]

Aumenta o foco e a flexibilidade.
Vantagens Melhora a administração do tempo; e, Aumenta o foco e a flexibilidade. [MR]

Tipos de planejamento Estratégico; Tático; Operacional. [MR]

Tipos x características
Estratégico: Institucional; Genérico e sintético;Macro orientado, aborda a organização com um todo; Longo prazo; [MR]

Tático: Intermediário; Menos genérico e mais detalhado; Aborda cada unidade organizacional em separado; Médio prazo; [MR]

Tático Exemplos: - Planos de produção - Planos financeiros - Planos de marketing - Planos de recursos humanos [MR]

Operacional: Operacional; Detalhado e analítico; Micro orientado, aborda cada operação em separado;Curto prazo. [MR]

Exemplos: Procedimentos = métodos; Orçamentos = custos; Programas/programações = tempo; Regulamentos = comportamento das pessoas. [MR]

Resumindo Estratégico – incerteza e imprevisibilidade, longo prazo e ação global; [MR]

Tático – Médio prazo, departamental;
Resumindo Tático – Médio prazo, departamental; [MR]

Operacional- Certeza e previsibilidade, curto prazo e ação específica.
Resumindo Operacional- Certeza e previsibilidade, curto prazo e ação específica. [MR]

Planejamento Estratégico
Uma abordagem prática [MR]

O que é O Planejamento Estratégico é um ferramenta gerencial que permite que se estabeleça um direcionamento, com o objetivo de otimizar a relação entre a empresa e seu ambiente. [MR]

Como fazer Definição da missão corporativa. Definição da visão. Definição dos valores. Análise da situação (FOFA/SWOT). Formulação de objetivos. Formulação de estratégias, Implementação, controle e Feedback (PDCA). [MR]

SWOT [MR]

Super importante Visão x Missão SWOT BSC e suas perspectivas PDCA [MR]

Missão Refrescar todos os consumidores em corpo, alma e mente. Inspirar momentos de otimismo através de nossas marcas e ações. Criar valor e fazer a diferença onde quer que atuemos. [MR]

Visão Queremos ser um dos melhores fabricantes de Coca-Cola no mundo. "um dos melhores": em crescimento de receita e retorno aos Stakeholders; "fabricantes de Coca-Cola": uma Companhia orientada pelo cliente e focada no consumidor; "no mundo": em comparação com os fabricantes de Coca-Cola com ações listadas em bolsa. [MR]

Valores Paixão Brilho nos olhos Sede por mais Persistência Liderança Coragem para modelar um futuro melhor Encarar de frente os desafios Liderar o crescimento contínuo do negocio Ética Respeito mútuo Fazer "o correto" e o que se diz Ser autêntico e dizer o que pensa [MR]

Valores Inovação Quebrar paradigmas e estimular a criatividade Buscar o inesperado e surpreender sempre Aproveitar as oportunidades Responsabilidade Se tem que ser, depende de mim Cumprir compromissos Agir como dono do negócio Qualidade Exigir sempre mais O que fazemos, fazemos bem feito Deixar tudo melhor do que como encontramos [MR]

Valores Comunicação Adequada Transparente Contínua e integrada Colaboração Valorizar os diferentes pontos de vista Explorar o trabalho coletivo Estar disponível e compartilhar o conhecimento [MR]

Missão A missão da Unilever é levar vitalidade para o dia-a-dia. [MR]

Visão A Unilever será reconhecida e admirada no Brasil por sua liderança inovadora e pela responsabilidade e respeito com que conduz seus negócios junto à sociedade e aos funcionários. [MR]

Missão e princípios “Trabalhamos para criar um futuro melhor todos os dias” A Missão Corporativa, a Visão e o Código de Princípios de Negócios norteiam as ações da Unilever no Brasil [MR]

Missão e princípios Trabalhando sempre com integridade Impacto positivo Compromisso contínuo Promulgando nossas aspirações Trabalhando com outros [MR]

Missão e princípios Trabalhando com outros Queremos trabalhar com fornecedores que têm valores semelhantes aos nossos e que trabalhem com os mesmos padrões que nós trabalhamos. Nosso código de parceiros de negócios, alinhado ao nosso próprio código, consiste em dez princípios, abrangendo integridade nos negócios e responsabilidades relacionadas a funcionários, consumidores e meio ambiente. [MR]

SWOT [MR]

BSC É uma ferramenta utilizada na avaliação do desempenho organizacional, possuindo – em geral- quatro perspectivas: a) Financeira b) Do Cliente c) dos processos internos d) do aprendizado e do crescimento [MR]

Balanced Scorecard [MR]

Alguns mapas [MR]

Distribuídos* [MR]

Objetivos estratégicos
A Ação Estratégica é o esforço empreendido pelos integrantes de uma organização para possibilitar que o planejamento estratégico seja executado. Para tanto, os objetivos estratégicos são desdobrados em projetos e iniciativas. [MR]

Organização O ato de organizar, estruturar e integrar os recursos e os órgãos incumbidos da administração. [MR]

Organização É o processo de arrumar e alocar o trabalho, a autoridade e os recursos entre membros da organização de modo que eles possam alcançar eficientemente os objetivos da mesma. [MR]

Estrutura organizacional
Maneira pela qual as atividades da organização são divididas, organizadas e coordenadas. É a configuração dos órgãos e equipes da organização. [MR]

Estrutura organizacional
Vertical Hierarquia (Divisão de trabalho; cadeia de comando; e, autoridade, responsabilidade e delegação); Amplitude (estreita/larga); e, Grau de centralização/descentralização. Horizontal Departamentalização [MR]

Estrutura vertical [MR]

Estrutura vertical Envolve três fatores estreitamente relacionados entre si: [MR]

Fatores: a) A hierarquia administrativa; b) A amplitude de controle; e, c) O grau de centralização ou descentralização do processo de tomada de decisões da organização. [MR]

a) Hierarquia administrativa
Tem a função de assegurar que as pessoas executem suas tarefas e deveres de maneira eficiente e eficaz. [MR]

a) Hierarquia administrativa
Uma estrutura alta exige muitos níveis hierárquicos, uma baixa requer poucos níveis. Sendo conseqüência da divisão do trabalho, como um esquema de controle. [MR]

a.1) Divisão de trabalho a.2) Cadeia de comando a.3) Autoridade, responsabilidade e delegação. [MR]

a.1) Divisão de trabalho Como as organizações executam diversas tarefas, a especialização tornou-se sinônimo de eficiência. [MR]

a.1) Divisão de trabalho Sendo a divisão de trabalho o grau em que as tarefas organizacionais são dividas e fragmentadas em atividades separadas. [MR]

a.1) Divisão de trabalho Apesar das vantagens, muitas organizações estão ampliando cargos e atribuindo tarefas a equipes para que possam efetuar rotação entre os membros. [MR]

a.2) Cadeia de comando Linha contínua de autoridade que liga todas as pessoas da organização, mostrando quem está subordinado a quem. [MR]

a.2) Cadeia de comando Relacionada aos princípios da Teoria Clássica da Administração: o da unidade de comando (cada empregado deve ter apenas um chefe a quem se reportar) e o princípio escalar (linhas de autoridade definidas desde a cúpula até a base). [MR]

a.3) Autoridade, responsabilidade e delegação.
Sendo poder a capacidade de afetar e controlar as ações e decisões das outras pessoas. [MR]

a.3) Autoridade, responsabilidade e delegação.
E autoridade o direito formal e legítimo de tomar decisões, dar ordens e alocar recursos para alcançar objetivos organizacionais desejados. [MR]

A autoridade é formalmente estabelecida pela organização através do poder legitimado. A cadeia de comando reflete a hierarquia de autoridade que existe na organização. [MR]

Características da autoridade:
- Decorrente da posição organizacional e não de pessoas; - Deve ser aceita pelos subordinados; - Flui pela hierarquia vertical. [MR]

Atribuição É o mecanismo através do qual a autoridade e responsabilidade são distribuídas entre as pessoas ou órgãos da organização. [MR]

Atribuição A pessoa recebe autoridade e responsabilidade através da atribuição. [MR]

Delegação É o processo pelo qual o administrador transfere autoridade e responsabilidade aos seus subordinados abaixo na hierarquia. [MR]

b) Amplitude administrativa/ de controle
Significa o número de empregados que se devem reportar a um administrador. [MR]

b) Amplitude administrativa/ de controle
Ou seja, quanto maior é a amplitude de controle, maior é o número de subordinados. [MR]

Amplitude estreita A estreita gera ainda estruturas organizacionais altas e alongadas, comunicação mais lenta e mais dificuldade de coordenação entre grupos. [MR]

Amplitude estreita A estreita gera custos administrativos maiores. Porém, as pessoas recebem maior atenção e suporte e possuem menos autonomia e oportunidade para autodireção; [MR]

Amplitude larga A amplitude de controle larga gera custos administrativos menores, a tarefa administrativa é mais complicada por haver mais subordinados; [MR]

Amplitude larga Porém, as pessoas são encorajadas a desenvolver mais habilidades e maior iniciativa. [MR]

c) Centralização/ Descentralização
Centralização significa que a autoridade para tomar decisões está localizada no topo da organização. [MR]

c) Centralização/ Descentralização
Do outro lado, a descentralização significa que a autoridade de decisão está distribuída em vários níveis organizacionais mais baixos. [MR]

Centralização [MR]

Vantagens da centralização
- Controle, visto que, a centralização constitui o melhor método de controlar e coordenar as atividades e os recursos; [MR]

- Custos, devido às economias de escala, uma função centralizada pode ser administrada com menos recursos do que uma descentralizada. Ex. Compras; [MR]

- Novas tecnologias, o processo decisório através das ferramentas de sistemas de informação mais rápidos. [MR]

Descentralização [MR]

Vantagens da descentralização
- Agilidade, respostas mais rápidas aos clientes e às condições locais; [MR]

- Independência, através do estímulo a criatividade; [MR]

- Novas tecnologias, A TI também permite maior descentralização, visto que, o controle de resultados pode ser monitorado através da informação em tempo real. [MR]

Estrutura horizontal [MR]

Estrutura Organizacional
O desenho departamental significa a especialização horizontal da organização e os seus desdobramentos são denominados departamentos ou divisões. [MR]

Abordagens da departamentalização*
Funcional; Divisional; Matricial; De equipes; De redes; Virtuais ou não físicas [MR]

a) Funcional A mais usual, agrupamento de atividades baseado nas habilidades, conhecimentos e recursos similares. Exemplo: produção, finanças, material, RH, Marketing e vendas. [MR]

b) Divisional Os departamentos são agrupados juntos em divisões com base em resultados organizacionais, sendo as divisões autônomas para produzir um produto ou serviço. Ex. localização geográfica, produtos/serviços, processos ou clientes. [MR]

b.1)Geográfica ou territorial
É denominada departamentalização territorial ou regional ou por localização geográfica. [MR]

b.1)Geográfica ou territorial
Requer diferenciação e agrupamento das atividades de acordo com a localização onde o trabalho será desempenhado ou uma área de mercado e ser servida pela empresa. [MR]

b.2) Produtos/serviços Envolve diferenciação e agrupamento de atividades de acordo com o resultado da organização, isto é, de acordo com o produto ou serviço realizado. [MR]

b.2) Produtos/serviços Exemplos: hospitais – cirurgia, radiologia, pediatria; bancos: contas correntes, câmbio, cobrança, empréstimo; instituição de ensino: profissionalizantes, graduação, pós-graduação. [MR]

b.3) Por processos É freqüentemente utilizada nas empresas industriais nos níveis mais baixos da estrutura organizacional das áreas produtivas ou de operações. [MR]

b.4) Por clientes A organização na base da clientela envolve a diferenciação e o agrupamento das atividades de acordo com o tipo de pessoa ou pessoas para quem o trabalho é executado. [MR]

b.4) Por clientes As lojas de departamento são exemplos, sendo divididas por seções (perfumaria, lingerie, roupas femininas e masculinas, calçados femininos e masculinos, eletroeletrônico, eletrodoméstico etc). [MR]

c) Matricial Combinação da funcional e divisional na mesma estrutura. Uma grade ou matriz bipolar de atuação e comando para inovar e ficar mais ágil; [MR]

d) De equipes Uma maneira de fazer o empoderamento (empowerment*), substituindo os órgãos por equipes para promover a horizontalização da estrutura. * Sendo empowerment a descentralização de poderes pelos vários níveis da organização. [MR]

e) De redes A organização desagrega suas principais funções em companhias separadas que são interligadas por uma pequena organização central, funcionando como uma teia de organizações. [MR]

f) Virtuais ou não físicas
Ainda em surgimento, caracterizadas por dispensarem escritórios convencionais. Organização virtual é caracterizada pelo uso da tecnologia da informação como base e sustentação para sua formação. [MR]

f) Virtuais ou não físicas
Ela usa ferramentas da tecnologia para unir pessoas, processos e recursos sem precisar de um espaço físico para tal. [MR]

Dificilmente se encontra, na prática, a aplicação pura de um único tipo de departamentalização em toda a organização. [MR]

É comum a conjugação de diversos tipos de departamentalização, seja no mesmo nível ou diferentes níveis hierárquicos da organização. [MR]

As organizações normalmente usam esquemas híbridos de diferentes desses tipos. [MR]

Direção [MR]

Direção É o processo de mobilizar e acionar os recursos, especialmente as pessoas, para realizar as atividades que conduzirão aos objetivos. [MR]

Direção Significa liderar, influenciar e motivar os empregados a realizar tarefas essenciais. [MR]

Direção Direção é a função administrativa relativa ao relacionamento interpessoal do administrador com os seus subordinados. [MR]

Direção É uma das mais complexas funções da administração.
[MR]

Os meios de direção A emissão de ordens; instruções; comunicação; motivação; liderança e coordenação. [MR]

Direção O planejamento e organização precisam ser complementados pela orientação e apoio às pessoas, através de uma boa comunicação, liderança e motivação. [MR]

Motivação [MR]

A motivação existe dentro das pessoas e se dinamiza com as necessidades humanas. [MR]

Cada pessoa tem sua necessidade, também conhecidas como desejos, aspirações, objetivos individuais ou motivos. [MR]

Elas são as forças internas que impulsionam e influenciam cada pessoa determinando seus pensamentos e direcionando o seu comportamento diante das situações da vida. [MR]

A motivação é definida como a vontade de empregar altos níveis de esforço em direção a metas organizacionais, condicionada pela capacidade do esforço de satisfazer alguma necessidade do indivíduo. [MR]

A palavra motivação (derivada do latim motivus, movere, que significa mover) indica o processo pelo qual um conjunto de razões ou motivos explica, induz, incentiva, estimula ou provoca algum tipo de ação ou comportamento humano. [MR]

A motivação é cíclica e repetitiva como o organismo humano que tende a um estado de equilíbrio dinâmico, sendo rompido quando surge uma necessidade. [MR]

O Ciclo motivacional [MR]

Fases Estado de equilíbrio; Necessidade; Tensão; Comportamento; Satisfação da necessidade; e, Retorno ao estado de equilíbrio anterior. [MR]

Tipos de resolução do processo motivacional
1. Frustração da necessidade quando alguma barreira impede a satisfação da necessidade, que permanece insatisfeita e mantém o estado de tensão no organismo; [MR]

1. O ciclo é bloqueado por alguma barreira, impedindo a satisfação da necessidade e provocando um estado de frustração; [MR]

2. Satisfação da necessidade com a descarga da tensão e retorno ao estado anterior de equilíbrio dinâmico. [MR]

2. O ciclo se fecha plenamente, visto que o comportamento foi eficaz no alcance do seu objetivo; [MR]

3.Compensação da necessidade quando a necessidade não é satisfeita mas compensada por um meio indireto ou alternativo. [MR]

3. O ciclo é bloqueado por alguma barreira impeditiva e o indivíduo encontra um desvio ou um substituto para aliviar a tensão ou reduzir a insatisfação. [MR]

A motivação depende da direção (objetivos), força e intensidade do comportamento (esforço) e duração e persistência. [MR]

Teorias de conteúdo [MR]

Abraham Maslow – Hierarquia das necessidades
Afirma que as necessidades humanas estão organizadas e dispostas em níveis, em uma hierarquia de importância e de influência, denominada escala de necessidades. [MR]

Pirâmide de Maslow [MR]

Maslow [MR]

Teoria dos dois fatores de Frederick Herzberg
Dois fatores orientam fortemente o comportamento das pessoas. [MR]

Dois fatores [MR]

Frederick Herzberg- Teoria dos dois fatores
[MR]

Controle [MR]

Controle É o processo de assegurar a realização dos objetivos e de identificar a necessidade de modificá-los. [MR]

Controle É acompanhar se o que foi planejado foi executado e se o que foi executado foi planejado, propondo melhorias onde ocorreram os desvios. [MR]

Controle como função administrativa
É uma parte do processo administrativo. [MR]

Controle como função administrativa
Ou seja, é a função administrativa que monitora e avalia as atividades e os resultados alcançados para assegurar que o planejamento, a organização e a direção sejam bem-sucedidos. [MR]

Etapas do controle • Estabelecer padrões de desempenho ou objetivos; Podem ser padrões de quantidade, de qualidade, de tempo e/ou de custo. • Medir o desempenho atual; [MR]

Etapas do controle • Comparar o desempenho atual com os padrões estabelecidos; • Caso sejam detectados desvios, executar ações corretivas. [MR]

Características Orientação estratégica para resultados; Compreensão (dados compreensíveis para apoio ao processo de tomada de decisão); [MR]

Características Orientação rápida para as exceções (desvios); Flexibilidade (adaptativo); Autocontrole (confiabilidade, boa comunicação e participação); [MR]

Características Natureza positiva (Incentivar a iniciativa e evitar punições); Clareza e objetividade (Imparcialidade). [MR]

Tipos de controle Controles estratégicos; Controles táticos; Controles operacionais. [MR]

Controles estratégicos
- Balanço e relatórios financeiros; - Controle de lucros e perdas; - Análise do retorno sobre o investimento (RSI) [MR]

Controles táticos - Controle orçamentário; - Contabilidade de custos (fixos e variáveis); [MR]

Controles operacionais
- Disciplina A ação disciplinar deve possuir as seguintes características: * Deve ser esperada; * Impessoal; * Imediata; [MR]

- Disciplina A ação disciplinar deve possuir as seguintes características: * Consistente; * Limitada ao propósito; e, * Informativa. [MR]

- Controle de estoques; - Controle de Qualidade (Ciclo PDCA) [MR]

Ciclo PDCA É uma ferramenta de qualidade, conhecida como ciclo da melhoria contínua, baseada em princípios de Qualidade enunciados por Deming, pressupõe a análise dos processos com vistas a realização de maneira otimizada. [MR]

PDCA [MR]

Ciclo PDCA x PECA (Planejar, Executar, Controlar e Avaliação/ Planejar, Executar, controlar e avaliar) [MR]

Conceitos importantes
[MR]

Accountability A capacidade de “prestar contas” ou “uma capacidade de se fazer transparente”. [MR]

Accountability - Obrigação em prestar contas - Responsabilização pelos atos e resultados - Responsividade [MR]

Governança A capacidade que um determinado governo tem para formular e implementar as suas políticas. [MR]

Governança É a capacidade financeira e administrativa em sentido amplo de uma organização de implementar suas políticas. [MR]

Governabilidade Pode ser concebida como a autoridade política do Estado em si, entendida como a capacidade que este tem para agregar os múltiplos interesses dispersos pela sociedade e apresentar-lhes um objetivo comum para o curto, médio e longo prazos. [MR]

Governabilidade = condições políticas, capacidade de governar; Governança = capacidade de administrar. [MR]

Eficiência Eficácia Efetividade [MR]

a) eficiência = fazer certo as coisas; b) eficácia = fazer a coisa certa; c) efetividade = fazer certo a coisa certa. [MR]

Segundo o MPOG: - Eficiência: uso otimizado, com economia e qualidade, dos bens e recursos empregados na implementação das ações; [MR]

Segundo o MPOG: - Eficácia: capacidade de alcance das metas previstas; [MR]

Segundo o MPOG: - Efetividade: correspondência entre os resultados da implantação de um programa e o alcance dos seus objetivos, tendo como referência os impactos na sociedade. [MR]

Bons estudos! [MR]

Administração pública

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