Reuniões Escola Secundária de Paços de Ferreira

Apresentação em tema: "Reuniões Escola Secundária de Paços de Ferreira"— Transcrição da apresentação:

1 Reuniões Escola Secundária de Paços de Ferreira
Curso Profissional Técnicas de Secretariado Reuniões

2 Reunião como Método de Extensão Rural
A reunião é uma das formas mais comuns de comunicação na extensão rural.

3 Por que razão se convocam reuniões?
Para fomentar o relacionamento pessoal e profissional; Para divulgar e analisar informação; Para decidir; Para fomentar a criatividade e o empenhamento.

4 Reuniões que não funcionam, Porquê?
O local da realização não é apropriado; -Não se justifica a realização da reunião, esta é desnecessária; Os motivos e objectivos que determinaram a realização da reunião são vagos; -Falhas a nível da tomada de decisão que, na maioria das vezes, não acontece; -O horário definido para a realização da reunião não é o mais indicado; -Não estão presentes as pessoas certas; -- Inexistência de capacidade de controlo e direcção durante a reunião.

5 As reuniões como instrumento de trabalho
Não devem ser entendidas como perdas de tempo(desde que se justifiquem); Podem abranger qualquer área operacional da organização; Representam um dos componentes importantes da moderna gestão organizacional; - Podem ser entendidas como sistemas interaccionais para atingir objectivos.

6 Vantagens da Reunião As reuniões são instrumentos de motivação e dinamização; As reuniões são instrumentos de comunicação; As reuniões são instrumentos de controlo; As reuniões possibilitam a melhoria da capacidade e potencial individuais.

7 A Criatividade e a Participação nas Reuniões
A comunicação eficaz e as atitudes comunicacionais na interacção. A maior parte dos comportamentos dos participantes numa reunião são verbais; O que se diz e a forma como se diz, induzem no receptor da informação determinadas reacções.

8 Existem vários tipos de reuniões:
BRAINSTORMING; DEBATE; REUNIÕES DE CONVÍVIO OU INFORMAIS; PALESTRA.

9 Objectivo do Brainstorming:
Criar ideias novas;  Vantagens: Desenvolvimento harmonioso dos participantes e do formador; Preparação dos formandos para uma participação mais activa na sociedade e no local de trabalho; Oportunidade de todos intervirem; Transmite um ambiente de confiança.

10  Inconvenientes Dificuldade de coordenação e de condução;
Só pode ser utilizado com um número limitado de formandos; Dispersão por parte dos formandos; Pode ser difícil de controlar, podendo até mesmo gerar conflitos.

11 Debates  Vantagens: Estimula a participação activa;
Desenvolve o sentido de crítica; Induz à aprendizagem mútua; Facilita a modificação de atitudes; Desenvolve a tolerância.

12  Desvantagens Pré-requisitos Demorado;
Não existe capacitação técnica; Não se adapta a qualquer tema. Pré-requisitos Tema atractivo; Participantes; Presidente da Mesa.

13 Os debates podem classificar-se como:
Debates educativos; Debates de exploração; Debates informativos; Debates para solucionar problemas.

14 Preparação do Debate Objectivo principal; Introdução; Métodos;
Demonstração breve; Meios visuais; Tempo.

15 Palestra * São reuniões alargadas;
* É uma exposição formal feita em forma verbal por um orador a um grupo de ouvintes; * Pode haver um período de perguntas e respostas no final. Objectivo * Transmitir um conjunto organizado de informação a um público.

16  Vantagens * É um método sistemático de transmissão de informações; * Por vezes pode fazer-se uma série de palestras, com várias palestras distribuídas ao longo do tempo; * A descoberta que cada agricultor faz do mundo dos outros; * O nº elevado de indivíduos; * Baixos custos.

17  Desvantagens * O ouvinte tem um papel passivo;
* A atenção do público tende a dispersar-se, caso o orador não demonstre capacidades oratórias; *O nº elevado de indivíduos.

18 Reuniões de Convívio ou Informais
Participação activa e dinâmica do orador; Comunicação dialéctica horizontal; Grau de ensino do público alvo muito variado; Objectivos e interesses diversificados; Conteúdo programático essencialmente pragmático.

19 Vantagens Desvantagens Descontracção do grupo;
Comunicação directa entre o animador/orador e o grupo. Desvantagens Pode gerar conflitos dentro do grupo.

20 Conferência Esta uma reunião de chefes de estado ou uma conferência entre líderes de organizações. Videoconferência Videoconferência é uma discussão que permite o contacto visual e sonoro entre pessoas que estão em lugares diferentes, dando a sensação de que os interlocutores encontram-se no mesmo local. Permite não só a comunicação entre um grupo, mas também a comunicação pessoa-a-pessoa.

21 Correio Electrónico O correio electrónico é um dos mais cómodos e convenientes serviços: Permite enviar e receber correio através de todo o mundo, por custos muito baixos; É a implementação informática do correio tradicional.

22 As vantagens do e-mail são imensas:
Barato - não pagamos selo, não gastamos papel; Ecológico - não há por exemplo carros a transportar cartas, papel a circular, …; Rápido - uma mensagem é enviada em segundos e recebida quando o destinatário aceder ao serviço de ; O conteúdo das mensagens enviadas por pode ser muito diversificado; Por outro lado, podemos associar-nos a mailing lists. A partir desse momento receberemos todas as informações relativas ao serviço subscrito.  

23 Reuniões Electrónicas
As Reuniões Electrónicas são um conceito que assenta nas reuniões tradicionais, mas com a particularidade de os participantes estarem fisicamente distantes/dispersos. O objectivo deste tipo de reuniões é permitir a sua realização e respectivas tomadas de decisões, independentemente da presença física dos participantes.

24 Os participantes são categorizados
Os participantes são categorizados. Tal como nas reuniões tradicionais, existe sempre um responsável pelo decorrer da reunião – Facilitador. Os restantes elementos são categorizados como participantes, sendo intervenientes nos diversos pontos que constituem a reunião. O Facilitador é também um participante na reunião, que convoca os participantes, define a agenda e respectivos tópicos e comunica os resultados obtidos para cada ponto, na sua globalidade.

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26 O Planeamento de Reuniões Electrónicas tem como objectivo fulcral optimizar ao máximo alguns dos aspectos inerentes às Reuniões Electrónicas. Actualmente, o tempo dispendido em reuniões é um factor bastante relevante no que diz respeito à rentabilidade/produtividade no mundo empresarial. Um Planeamento pressupõe três momentos: Abertura, Actualização/Revisão e Fecho.

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28 Base de Dados Partilhadas
Uma Base de Dados é uma colecção de dados partilhados, inter-relacionados e usados para múltiplos objectivos. O conceito de base de dados faz hoje parte do nosso dia a dia mesmo que por vezes de forma não explícita.

29 Reuniões Internacionais
Destinatários Secretárias de Administração e Direcção, Assistentes Executivas Profissionais e Relações Públicas, que sejam responsáveis pela de organização de reuniões, eventos e cerimónias com presença de Entidades de vários países.

30 Objectivos Gerais Identificar e caracterizar culturas diferentes; Planear, organizar e acompanhar com eficácia reuniões, eventos ou cerimónias com a presença de Entidades de vários países; Evitar situações embaraçosas por falta de conhecimento de protocolo internacional.

31 Metodologia Formativa
Expositiva com recurso a meios audiovisuais; Activa, com realização de exercícios práticos e análise de situações concretas apresentadas pelos formandos, através dos quais estes vão experimentando e apreendendo a teoria; Demonstrativa, através da análise de exemplos práticos.

32 FIM Trabalho realizado por: Sara Gonçalves n.º16;
Susana Carneiro n.º18. 11ºS