Manual do Requerimento de autuação interna emitido pelo SIMPROC

Apresentação em tema: "Manual do Requerimento de autuação interna emitido pelo SIMPROC"— Transcrição da apresentação:

1 Manual do Requerimento de autuação interna emitido pelo SIMPROC
Departamento de Gestão de Documentos Públicos Manual do Requerimento de autuação interna emitido pelo SIMPROC

2 Introdução Por que emitir requerimento de autuação pelo SIMPROC, e não mais fazer o memorando? Após analisar diversos tipos de processos de todos os Órgãos da PMSP, vimos que o memorando de autuação muitas vezes apresenta falta de dados ou mesmo erros, contrariando as normas vigentes, que dispõe que o requerimento inicial deve trazer todos os dados necessários ao preenchimento da capa do processo. O processo autuado desta forma corre o risco de não prosperar, ou de ter sua tramitação atrasada, uma vez que um processo com dados errados acaba voltando para correção. Outro ponto a ressaltar é que os setores de autuação têm que tentar encaixar o processo em um assunto existente, e nem sempre o assunto escolhido é o correto para o processo, uma vez que cabe à unidade solicitante conhecer a legislação à qual o processo se refere.

3 Introdução Por outro lado, é mais cômodo e prático centralizar o requerimento de autuação no SIMPROC, pois assim é possível saber exatamente quais dados devem ser cadastrados, quantos e quais requerimentos foram emitidos por qualquer unidade, além do preenchimento automático do nome e unidade de quem vai assinar. Sobretudo, a emissão de requerimento pelo SIMPROC permitirá maior agilidade para o setor de autuação, na medida em que elimina o retrabalho de digitação de dados e a localização de assuntos que se encaixem no requerimento.

4 1 - Como emitir o Requerimento de autuação pelo SIMPROC
2 – Tabela de Unidades 3 - Tabela de Assuntos 4 – Consultando Requerimentos Emitidos 5 – Alteração de Documentos Emitidos

5 1 - Como emitir o Requerimento de autuação pelo SIMPROC
1.1 – Acessando o Sistema Para começar, abra o navegador e acesse o endereço 5

6 1 - Como emitir o Requerimento de autuação pelo SIMPROC
1.1 – Acessando o Sistema Coloque os mesmos usuário e senha que utiliza no terminal.

7 1 - Como emitir o Requerimento de autuação pelo SIMPROC
1.1 – Acessando o Sistema Nesta tela, a mensagem de abertura trará informações úteis ou relevantes sobre o sistema

8 1 - Como emitir o Requerimento de autuação pelo SIMPROC
1.1 – Acessando o Sistema Clique na descrição da tela que deseja. Neste caso a tela é Requerimento de Autuação do menu Emissão de Documentos O menu mostrará mais ou menos opções de acordo com o perfil de acesso que o usuário possui.

9 1 - Como emitir o Requerimento de autuação pelo SIMPROC
1.2 – Preenchendo dados - Aba Requerimento Para emitir um novo requerimento, comece escolhendo o assunto do processo. Ao selecionar o assunto, a lista de subassuntos mostrará apenas aqueles que pertencem ao assunto escolhido. Saiba mais sobre a Tabela de Assuntos

10 1 - Como emitir o Requerimento de autuação pelo SIMPROC
1.2 – Preenchendo dados - Aba Requerimento Caso deseje alterar um requerimento já emitido, clique aqui para ver os passos.

11 1 - Como emitir o Requerimento de autuação pelo SIMPROC
1.2 – Preenchendo dados - Aba Motivo da Autuação No campo Motivo da Autuação, detalhe melhor o objeto do processo. Exemplo 1: Assunto 016 – Licitação Subassunto 009 – Abertura Motivo: Compra de canetas esferográficas Exemplo 2: Assunto: 009–Funcionário Subassunto: 032–Comunicação de Faltas Motivo: 60 faltas cometidas entre os meses de Agosto e Novembro.

12 1 - Como emitir o Requerimento de autuação pelo SIMPROC
1.2 – Preenchendo dados - Aba Requerimento Informe a quantidade de documentos entregues junto com o requerimento de autuação, incluindo o requerimento. Caso a quantidade de documentos informada divergir da entregue de fato, o setor de autuação devolverá a documentação para correção Clique em avançar para passar para a próxima etapa

13 1 - Como emitir o Requerimento de autuação pelo SIMPROC
1.3 – Preenchendo dados - Aba Responsável Insira o código da unidade responsável pela emissão do requerimento de autuação. O SIMPROC trará automaticamente a Sigla da Unidade e o Nome e Cargo do responsável. Estas informações irão compor o campo de assinatura do requerimento impresso. Saiba mais sobre a Tabela de Unidades

14 1 - Como emitir o Requerimento de autuação pelo SIMPROC
1.3 – Preenchendo dados - Aba Interessado Escolha na lista o tipo de documento a ser digitado, e preencha no campo correspondente o número completo. Clique fora da caixa para executar a consulta

15 1 - Como emitir o Requerimento de autuação pelo SIMPROC
1.3 – Preenchendo dados - Aba Interessado O SIMPROC trará a tela dados do interessado: -Em branco caso ele não possua cadastro; preencha os dados e clique em gravar; -Preenchido, caso possua cadastro, sendo permitida a atualização de dados. Clique em gravar para atualizar o cadastro ou em fechar se não houver alteração

16 1 - Como emitir o Requerimento de autuação pelo SIMPROC
1.3 – Preenchendo dados - Aba Interessado O SIMPROC trará a tela dados do interessado: -Em branco caso ele não possua cadastro; preencha os dados e clique em gravar; -Preenchido, caso possua cadastro, sendo permitida a atualização de dados. Clique em gravar para atualizar o cadastro ou em fechar se não houver alteração

17 1 - Como emitir o Requerimento de autuação pelo SIMPROC
1.4 – Imprimindo o Requerimento Agora na aba interessado aparecerá o botão Emitir. Clique no botão emitir e aguarde aparecer o prompt para abrir ou salvar documento.

18 1 - Como emitir o Requerimento de autuação pelo SIMPROC
1.4 – Imprimindo o Requerimento O documento impresso terá o aspecto da imagem ao lado com os seguintes elementos:

19 1 - Como emitir o Requerimento de autuação pelo SIMPROC
1.4 – O Documento impresso Nome da Secretaria à qual pertence a unidade solicitante.

20 1 - Como emitir o Requerimento de autuação pelo SIMPROC
1.4 – O Documento impresso Quantidade de folhas enviadas ao setor de Autuação com o requerimento. Caso o número de folhas informado não seja igual ao enviado de fato, o setor de autuação deverá devolver tudo para regularização.

21 1 - Como emitir o Requerimento de autuação pelo SIMPROC
1.4 – O Documento impresso Número sequencial do requerimento.

22 1 - Como emitir o Requerimento de autuação pelo SIMPROC
1.4 – O Documento impresso Assunto e Subassunto do processo. Aqui há também um campo para a legislação à que se refere o processo.

23 1 - Como emitir o Requerimento de autuação pelo SIMPROC
1.4 – O Documento impresso Motivo da Autuação, é usado para descrever brevemente do que o processo está tratando. Pode ser também um complemento do assunto.

24 1 - Como emitir o Requerimento de autuação pelo SIMPROC
1.4 – O Documento impresso Caso o processo trate de assunto relativo à imóvel, este campo trará o número do SQL ou INCRA.

25 1 - Como emitir o Requerimento de autuação pelo SIMPROC
1.4 – O Documento impresso Dados do Interessado, com nome completo, documento e endereço.

26 1 - Como emitir o Requerimento de autuação pelo SIMPROC
1.4 – O Documento impresso Aqui é mostrado o código da unidade para onde deverá ser enviado o processo após autuado. É o mesmo código da unidade interessada.

27 1 - Como emitir o Requerimento de autuação pelo SIMPROC
1.4 – O Documento impresso Campo para assinatura do responsável pelo pedido de autuação. É sempre o nome do responsável legal pela unidade. Caso esteja incorreto, consulte o item “Tabela de Unidades”

28 1 - Como emitir o Requerimento de autuação pelo SIMPROC
1.4 – O Documento impresso Operador que emitiu o Requerimento e data de emissão.

29 Envie agora o requerimento devidamente assinado para o setor de autuação para gerar o número e montar o processo

30 2 - A Tabela de Unidades

31 2 – Tabela de Unidades Introdução
Conhecer e manter atualizada a Tabela de Unidades é uma das operações mais importantes do SIMPROC, pois ela contém dados de todas as unidades da Administração Municipal que tramitam processos e é baseada no organograma oficial dos Órgãos. Através dela é possível saber o nome oficial da unidade e a sigla pela qual ela é mais conhecida, o telefone, endereço e o horário de atendimento. Outra informação importante é o campo “Responsável pela Unidade”, ou seja, o servidor que responde pela unidade e o seu cargo. É baseada nela também a consulta de processos pela Internet, que já ultrapassa um milhão de acessos/mês, portanto ao manter os dados de sua unidade atualizados você estará ajudando o cidadão e as demais unidades da PMSP a entrar em contato quando necessário.

32 2 – Tabela de Unidades Introdução
A tabela de unidades ainda não possui versão na web, portanto para efetuar sua atualização é necessário acessar o terminal. O endereço é 32

33 2 –Tabela de Unidades 2.1 - Atualizando
No menu do SIMPROC, acesse a tela TAB. UNIDADES.

34 2 –Tabela de Unidades 2.1 - Atualizando
Digite o CÓDIGO DA UNIDADE e tecle ENTER.

35 2 –Tabela de Unidades 2.1 - Atualizando
Confira se todos os dados em vermelho estão corretos e atualizados.

36 2 –Tabela de Unidades 2.1 - Atualizando
Se não estiverem, altere os dados necessários, e tecle ENTER e F9 para salvar as alterações

37 2 –Tabela de Unidades 2.1 - Atualizando
IMPORTANTE: Aqui deve ser colocado o nome completo do responsável pela unidade e o cargo pelo qual ele responde.

38 3 - A Tabela de Assuntos

39 3 - Tabela de Assuntos 3.1 - Introdução
Assunto é o tema do processo, ou seja, é a indicação do que o processo trata de modo geral. Para facilitar e melhorar o entendimento desta indicação são usados subassuntos, que visam esclarecer qual rotina específica está sendo tratada dentro daquele tema. Aos Assuntos/Subassuntos são atribuídos códigos numéricos, para que possam ser agrupados em uma tabela e entendidos pelo Sistema. Esta é a Tabela de Assuntos. É importante observar que antes de solicitar a autuação de um processo devemos saber a qual assunto ele pertence, pois cada um deles pode ter diferentes trâmites e fluxos, dentre os quais: PRAZO DE RECEBIMENTO DO RECURSO PRAZO PARA ANALISE PRAZO PARA ARQUIVAMENTO DESTINO DO PROCESSO APÓS PRAZO ARQUIVAMENTO LEGISLAÇÃO ESPECÍFICA

40 3 - Tabela de Assuntos 3.1 - Introdução
Para exemplificar o uso da tabela de Assuntos, vamos à casos práticos: 1 – É necessário autuar um processo para efetuar o pagamento de contas telefônicas. - Usaremos o assunto 022-pagamento e subassunto 011-telecomunicação. O código de Assunto para este processo é 2 – Se precisarmos de um processo para aquisição de material com valor estimado em 40 mil reais. Toda compra da Administração Pública é feita através de Licitação, então sabemos que o assunto será 016 – Licitação e o Subassunto Abertura. Mas a legislação prevê que até determinado valor não é necessário fazer licitação. Se este for o caso, então o Subassunto será 004 – Dispensa. Ou então, se já existir uma ARP para o item, poderemos usar o subassunto 011 – Ata de Registro de Preços.

41 3 - Tabela de Assuntos 3.1 - Consultando
As tabelas de códigos padronizados são acessadas através de listas dentro do sistema, dispensando a necessidade de impressão periódica para atualização. Importante: Muito embora a lista apresente todos os assuntos, a administração direta usa apenas a faixa de 001 a 100. 41

42 3 - Tabela de Assuntos 3.1 - Consultando
A lista de Subassuntos é gerada de acordo com o assunto escolhido. Os Subassuntos trazem mais informações, como a fundamentação legal por trás do processo e os prazos, se existentes. 42

43 Requerimentos Emitidos
4 - Consultando Requerimentos Emitidos

44 4 – Consultando Requerimentos Emitidos
Para emitir a relação de requerimentos emitidos pela sua unidade, clique no item Relatório – Emissão de Requerimentos de Autuação

45 4 – Consultando Requerimentos Emitidos
Informe o código da unidade sobre a qual deseja emitir o requerimento. Informe o intervalo de datas para emissão do requerimento. Se desejar, clique no calendário para escolher as datas. Clique no botão “Emitir”

46 4 – Consultando Requerimentos Emitidos
A próxima tela solicitará abrir ou salvar o arquivo. A relação de requerimentos emitidos será mostrada em formato de tabela de Microsoft Excel. IMPORTANTE: Não imprima o relatório, evite desperdício de papel

47 Requerimentos Emitidos
5 - Alteração de Requerimentos Emitidos 47

48 5 – Alteração de Documentos Emitidos
É possível alterar dados do requerimento de autuação, desde que ainda não tenha sido autuado. Acesse o item Requerimento de Autuação. 48

49 5 – Alteração de Documentos Emitidos
Informe o número do requerimento que deseja alterar na caixa Número do Requerimento. 49

50 5 – Alteração de Documentos Emitidos
Siga os mesmos passos usados para Emissão do Requerimento. Quando estiver pronto, clique no botão alterar para gravar os dados e reemitir o requerimento 50

51 Manual do Requerimento de autuação interna emitido pelo SIMPROC
Departamento de Gestão de Documentos Públicos Manual do Requerimento de autuação interna emitido pelo SIMPROC Dúvidas: 51