FUNDAMENTOS BÁSICOS EM GERÊNCIA DE PROCESSOS i Abril 2014

Apresentação em tema: "FUNDAMENTOS BÁSICOS EM GERÊNCIA DE PROCESSOS i Abril 2014"— Transcrição da apresentação:

1 FUNDAMENTOS BÁSICOS EM GERÊNCIA DE PROCESSOS i Abril 2014

2 GERÊNCIA DE PROCESSOS Método de trabalho cujo foco é deslocado das tarefas individuais, para o fluxo de trabalho como um todo. Da pessoa para o método e das partes para o todo. PESSOA MÉTODO PARTES TODO LINEAR REDE

3 É uma metodologia dos Sistemas de Gestão pela Qualidade Total.
GERÊNCIA DE PROCESSOS Focaliza todas as etapas que constituem a realização de um serviço ou a produção de um bem. É uma metodologia dos Sistemas de Gestão pela Qualidade Total.

4 PRESSUPOSTOS Essa nova maneira de realizar um trabalho implica em mudanças profundas: da visão sobre o trabalho; das atitudes; das formas de interação; dos valores e hábitos.

5 PRESSUPOSTOS Esse novo modo de realizar o trabalho implica, necessariamente, na substituição do individualismo pelo trabalho em equipe. INDIVIDUALISMO COOPERAÇÃO

6 ALICÉRCE A base da gerência de processos é o conhecimento dos principais processos que constituem a rede de trabalho desenvolvida por uma organização, que agregado a um sistema de TI, vai criar uma nova cultura de trabalho.

7 FATORES IMPULSIONADORES
Avanço da tecnologia, da ciência e do conhecimento em geral; A sociedade denominada “do conhecimento”, “da informação”; Características do mundo contemporâneo: velocidade das mudanças, complexidade e descontinuidade.

8 O QUE ESTÁ ACONTECENDO NO TJ/AL?
Para acompanhar as mudanças e continuar a se desenvolver, o TJ/AL identificou a necessidade de se profissionalizar: * Capacitando seus servidores; * Modernizando sua estrutura e seus equipamentos; * Revisando seus métodos de trabalho;

9 FATORES DE PRESSÃO Elevação do grau de exigência das pessoas;
Fiscalização legal rigorosa; Exigências do CNJ; Imagem Institucional.

10 ÔNUS DO DESENVOLVIMENTO
Exigência de quebra de paradigmas e conseqüente mudanças de atitudes; Quem não se adequar, por si só, passa a se isolar (o sistema espontaneamente anula o resistente); A mudança atinge a todos igualmente (gestores, diretores, chefias e servidores). O insucesso afeta também a todos.

11 BÔNUS DO DESENVOLVIMENTO
A Instituição passa a produzir e se apropriar do conhecimento; Eleva-se a auto-estima; Aprende-se a trabalhar em equipe; A organização ganha em profissionalismo, velocidade e eficácia;

12 BÔNUS DO DESENVOLVIMENTO
Consequentemente, sua imagem torna-se forte (referência); O compromisso é também com os resultados e não apenas com as pessoas.

13 MAIOR GANHO No médio e longo prazo, havendo persistência (constância de propósito), surge uma nova cultura de trabalho. Novos hábitos são incorporados às rotinas do dia-a-dia, tornando-se naturais.

14 ETAPAS DE IMPLANTAÇÃO 1- ESCOLHA DA ÁREA e DOS PARTICIPANTES
(Projeto Piloto) Objetivos: Definir uma área ou setor para dar início ao processo. Ferramenta: discussão em grupo e consenso. (costuma ser uma definição política/estratégica)

15 ETAPAS DE IMPLANTAÇÃO 2. CAPACITAÇÃO DE MULTIPLICADORES
Objetivo: capacitar uma equipe inicial de pessoas que possam replicar e disseminar o novo conhecimento com os demais setores e pessoas da instituição. Ferramentas: treinamento, aplicação e assessoramento.

16 ETAPAS DE IMPLANTAÇÃO 3. MAPEAMENTO DOS PROCESSOS
Objetivo: conhecer todos os processos que constituem a rede de trabalho do setor piloto. QUAIS SÃO E QUANTOS SÃO. Ferramenta: trabalho em grupo para listar todos os processos que constituem a rede de trabalho do setor piloto.

17 ETAPAS DE IMPLANTAÇÃO 4. ESCOLHA DOS PROCESSOS CRÍTICOS
Objetivo: selecionar quais os processos mais críticos para serem “enjaulados” ou controlados. Ferramentas: trabalho em grupo, tempestade de idéias, consenso.

18 ETAPAS DE IMPLANTAÇÃO 5. CONHECIMENTO DO PROCESSO
Objetivo: conhecer, detalhadamente, como cada processo crítico é feito pelos diversos setores/pessoas por onde tramita. Ferramentas: planilha 3Q1POC (5W1H) O QUE (what), QUEM (who), QUANDO (when), POR QUE (why), ONDE (where), COMO (how).

19 ETAPAS DE IMPLANTAÇÃO 6. DESENHO ou MODELAGEM DO PROCESSO E VALIDAÇÃO
Objetivo: permitir a visualização do caminho que o processo segue em toda sua tramitação e confirmar com os envolvidos se o fluxo está correto. Ferramenta: fluxograma e trabalho em equipe.

20 ETAPAS DE IMPLANTAÇÃO 7. DOCUMENTAÇÃO
Objetivo: anotar os principais passos e elementos vinculados ao processo, para facilitar sua consulta e aplicação. Ferramenta: escrever o POP (Procedimento Operacional Padrão) e todos os formulários a ele vinculados.

21 ETAPAS DE IMPLANTAÇÃO 8. REGISTRO E CONTROLE
Objetivo: criar um local real e virtual (escritório/ central / etc.) que armazene e garanta o padrão dos processos modelados nos diversos setores, dando a eles acessibilidade e viabilidade de rápida alteração, sempre que necessário. Ferramenta: um sistema eletrônico de registro e acesso (portal do servidor, work flow ou similar).

22 ETAPAS DE IMPLANTAÇÃO 9. DISSEMINAÇÃO DO CONHECIMENTO e CAPACITAÇÃO DOS USUÁRIOS Objetivo: sensibilizar e treinar todos os que vão, a partir daí, utilizar os processos padronizados. Ferramenta: cartilhas, manuais e treinamento.

23 ETAPAS DE IMPLANTAÇÃO 10. INSTITUCIONALIZAÇÃO
Objetivo: incorporar à cultura e às rotinas da organização a nova forma de trabalho. Ferramenta: normatização, controle, avaliação e correções necessárias e constantes.

24 INSTITUCIONALIZAÇÃO Para Thomaz Wood Jr. (1999): -”Dizer que um segmento da atividade humana foi institucionalizado corresponde a afirmar que este segmento foi submetido a controle social.”

25 INSTITUCIONALIZAÇÃO -”Uma das principais vantagens da institucionalização é a de tornar a ação do outro previsível, libertando o indivíduo de uma considerável quantidade de tensão”.

26 INSTITUCIONALIZAÇÃO - “A partir do momento que a vida em grupo é institucionalizada, define-se uma esfera de rotinas supostamente naturais para todos os seus membros.”