Gerenciamento do Escopo

Gerenciamento do Escopo
PMBOK Guide 2000

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Objetivos Apresentar os processos, ferramentas e técnicas utilizadas para gerenciar o escopo de um projeto Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE

Ao final desta aula você será capaz de...
Organizar e estruturar todo o trabalho necessário para a realização do projeto Diferenciar escopo do projeto de escopo do produto Formalizar a autoridade do gerente de projetos Controlar as mudanças no escopo do projeto Formalizar a aceitação dos resultados Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE

Escopo do Projeto x Escopo do Produto
Escopo do Produto são características e funcionalidades que caracterizam o produto ou serviço Escopo do Projeto é todo o trabalho que terá que ser realizado para produzir o produto ou serviço O escopo do produto é encontrado através da especificação, ex.: funcionalidades de um software, dimensões de uma mesa, número de atendentes em um serviço de tele-marketing O escopo do projeto é encontrado através do plano de projeto, ex. Número e/ou abrangência de auditorias e revisões que deverão ser conduzidas durante o desenvolvimento, Qnt. de reuniões de checkpoint que serão conduzidas Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE Gerência de projeto - escopo

O que é Gerência de Escopo do Projeto?
Garantir que o projeto realize todo e somente o trabalho necessário para o seu sucesso Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE

Características Define e controla o que será incluído ou não no projeto Inclui somente os artefatos para gerenciar o escopo do projeto e não do produto Verificação constante para ter certeza que todo o trabalho necessário está sendo realizado Impedir a realização de trabalho extra que não faça parte do projeto (gold plating) Ressaltar que devemos perceber que os processos de escopo são, em sua maioria de definição (planejamento) e controle. Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE Gerência de projeto - escopo

Processos da Gerência do Escopo
Iniciação Planejamento de Escopo Controle de Modificação de Escopo Perguntar de que grupo faz parte cada processo! Definição de Escopo Verificação de Escopo Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE Gerência de projeto - escopo

Fluxo do controle do escopo
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Controle do escopo :: Entradas
Declaração do escopo do projeto Define, em conjunto com a EAP e o dicionário da EAP associados a ela, a linha de base do escopo do projeto e o escopo do produto. Estrutura analítica do projeto O principal documento gerado pelo processo Criar EAP, a própria EAP. Dicionário da EAP Documento complementar da EAP contendo o conteúdo detalhado dos componentes contidos em uma EAP Plano de gerenciamento do escopo do projeto Fornece orientação sobre como o escopo do projeto será definido, documentado, verificado, gerenciado e controlado pela equipe de gerenciamento de projetos Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE

Controle do escopo :: Entradas
Relatórios de desempenho Fornecem informações sobre o desempenho do trabalho do projeto, como as entregas provisórias que foram terminadas; Solicitações de mudança aprovadas Qualquer modificação feita na linha de base do escopo do projeto acordada; Informações sobre o desempenho do trabalho Informações sobre o andamento das atividades do projeto que estão sendo executadas para realizar o trabalho do projeto. Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE

Controle do escopo :: Ferramentas e Técnicas
Sistema de controle de mudanças Define os procedimentos para efetuar mudanças no escopo do projeto e no escopo do produto. inclui a documentação, os sistemas de acompanhamento e os níveis de aprovação necessários para autorizar mudanças Quando o projeto é gerenciado sob um contrato, o sistema de controle de mudanças também fica de acordo com todas as cláusulas contratuais relevantes Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE

Análise da variação Determinar a causa da variação em relação à linha de base do escopo e decidir se são necessárias ações corretivas As medições de desempenho do projeto são usadas para avaliar a extensão da variação. Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE

Replanejamento Solicitações de mudança aprovadas que afetam o escopo do projeto podem exigir modificações na EAP e no dicionário da EAP, na declaração do escopo do projeto e no plano de gerenciamento do escopo do projeto. Sistema de gerenciamento de configuração Garante que as mudanças solicitadas no escopo do projeto e no escopo do produto serão cuidadosamente consideradas e documentadas, antes de serem processadas pelo processo Controle integrado de mudanças. Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE

Controle do escopo :: Saídas
Declaração do escopo do projeto (atualizações) Se as solicitações de mudança aprovadas afetarem o escopo do projeto, então a declaração do escopo do projeto será revisada e refeita. Estrutura analítica do projeto (atualizações) Se as solicitações de mudança aprovadas afetarem o escopo do projeto, então a EAP é revisada e refeita para refletir as mudanças aprovadas. Dicionário da EAP (atualizações) Se as solicitações de mudança aprovadas afetarem o escopo do projeto, então o dicionário da EAP é revisado e refeito para refletir as mudanças aprovadas. Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE

Linha de base do escopo (atualizações) A declaração do escopo detalhada do projeto, a EAP e o dicionário da EAP associados a ela. Mudanças solicitadas Os resultados do controle do escopo do projeto podem gerar mudanças solicitadas, que são processadas para revisão e destinação de acordo com o processo Controle integrado de mudanças do projeto. Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE

Ações corretivas recomendadas Qualquer passo recomendado para que o desempenho futuro esperado do projeto fique de acordo com o plano de gerenciamento do projeto e com a declaração do escopo do projeto. Ativos de processos organizacionais (atualizações) As causas das variações, as razões que motivaram as ações corretivas escolhidas e outros tipos de lições aprendidas do controle de mudanças do escopo do projeto são documentados e atualizados no banco de dados histórico dos ativos de processos organizacionais. Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE

Plano de gerenciamento do projeto (atualizações) Se as solicitações de mudança aprovadas afetarem o escopo do projeto, então a linha de base dos custos e os documentos dos componentes correspondentes, e as linhas de base do cronograma do plano de gerenciamento do projeto, são revisados e refeitos para refletir as mudanças aprovadas. Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE

Fluxograma de processo do gerenciamento do escopo do projeto

Iniciação Perguntar o que motiva um projeto. Que estímulos empresariais temos? Linkar com PMBOK. Falar sobre o surgimento do produto software livre, exemplo de E&T, pág 53. Gerência de projeto - escopo

Qual a finalidade do processo de Iniciação?
É o processo responsável por formalizar a existência de um projeto ou que o mesmo deva continuar na próxima fase  Implica em SELECIONAR o projeto que será executado. É executado por muitos de nós de forma adhoc, na hora de decidir, por exemplo onde investir Os recursos disponíveis para atualização/geração de produtos de nossas empresas Se vai reformar a sala ou a cozinha ... É também neste processo q tomamos a árdua decisão de cancelar um determinado projeto no meio do caminho. Deveríamos executá-lo sempre entre antes de cada fase para avaliar isso!! Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE Gerência de projeto - escopo

Elementos do Processo de Iniciação

Iniciação :: Entradas Product Description Documento extremamente importante contendo a descrição do produto ou serviço que será gerado pelo projeto Deve conter o relacionamento claro com o negócio que será beneficiado com a sua criação Esta descrição deverá ser detalhada à medida que o projeto for evoluindo A forma e conteúdo variam, mas deve prover informação suficiente para suportar o planejamento do projeto Acordo entre a parte técnica (projeto) e a parte cliente (necessidade do consumidor). O PMBOK usa o termo detail enough. Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE Gerência de projeto - escopo

Iniciação :: Entradas Strategic Plan O projeto a ser desenvolvido deve estar alinhado com o plano estratégico da empresa Project Selection Criteria Critérios definidos para escolha de projetos (financeiro, mercado, etc) Historical Information Sobre resultados de seleções anteriores de projetos Sobre desempenho de projetos anteriores Sobre os resultados de fases anteriores do projeto Sobre os resultados de fases anteriores do projeto -> no caso de se estar executando este processo no início de uma determinada fase do projeto. Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE Gerência de projeto - escopo

Iniciação :: Ferramentas e Técnicas
Project selection methods Visa a mensuração do projeto para efeitos de comparação durante a seleção. Duas categorias: Benefit measurement (abordagem comparativa) Murder Board Peer review Modelos de pontuação (scoring models) Modelos econômicos Benefícios comparados a custos Constrained optimization (abordagem matemática) Programação linear Programação inteira Programação dinâmica Programação multi-objetivo Considera: - os project selection criteria dos inputs (critérios múltiplos são combinados em uma função de valor único) - um meio de calcular valor sob incertezas (calculation method) Os métodos de benefit measurement e constrained optimization também são conhecidos como decision models Murder board: o projeto é apresentado a um conjunto de pessoas q tentam eliminá-lo, num quadro - Peer review: comparação aos pares lincar com modelos de decisão multicritério Scoring models: coloca parâmetros de avaliação e calcula score deles para decidir Economic models: Taxa interna de retorno, período de retorno DICA: todos os constrained optimization têm “programming” no final! Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE Gerência de projeto - escopo

Iniciação :: Ferramentas e Técnicas
Expert judgment Julgamento de especialistas e consultores pode ajudar na decisão de fazer ou não o projeto Experts: Colegas ou outras unidades da empresa Consultores Stakeholders, incluindo os clientes Associações técnicas Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE

Iniciação :: Resultado Principal
Project Charter Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE

Iniciação :: Resultado :: O que é Project Charter?
Documento que formaliza a existência de um projeto e estabelece a autoridade e responsabilidade do gerente de projeto para a realização das atividades O project charter pode ser tratado como um documento legal com assinatura do gerente geral (Kerzner) Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE Gerência de projeto - escopo

Iniciação :: Resultado :: Conteúdo do Project Charter
Identificação da autoridade do gerente sobre o projeto para alocação de recursos Incluir ou ter referências para outros documentos contendo: A necessidade e relacionamento com o negócio que o produto/serviço pretende atender Resumo do produto Descrição do produto ou serviço Motivação para o seu desenvolvimento Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE

Iniciação :: Resultado :: Project Charter nas Empresas
O contrato assinado para um projeto pode servir como project charter Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE

Iniciação :: Resultado :: Project Charter é...
Criado por um gerente externo ou de um nível alto na empresa e não pelo gerente de projetos ou pela equipe Criado durante a fase inicial Não é evolutivo Não necessita de mudança quando ocorrem mudanças no projeto Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE

Iniciação :: Outros Resultados
Project manager identified/assigned Constraints Assumptions Constraints: restrições (ex.: deadline fixo, feriados, etc.) Assumptions: premissas (ex.: data em q alguém do time estará disponível) Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE Gerência de projeto - escopo

Planejamento do Escopo

Qual a finalidade do processo Planejamento do Escopo?
Processo responsável por planejar, elaborar e documentar progressivamente o trabalho a ser realizado no projeto Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE

Elementos do Processo Planejamento do Escopo

Planejamento do Escopo :: Entradas
Descrição do Produto (Product description) Características do produto ou serviço que o projeto está incumbido de criar. Project charter Documento que reconhece formalmente a existência do projeto. Restrições (Constraints) Fatores que limitarão as opções da equipe de gerência do projeto. Premissas (Assumptions) Fatores que para os propósitos de planejamento são considerados verdadeiros. Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE

Planejamento do Escopo :: Ferramentas e Técnicas
Análise do Produto (Product Analysis) Visa obter conhecimento sobre o produto a ser desenvolvido Análise do custo/benefício (Benefit/cost analysis) Estimativa dos custos e benefícios tangíveis e intangíveis e análise de ROI e payback period. Identificação de alternativas Brainstorming Lateral thinking Avaliação especializada Product analysis – inclui técnicas como: - product breakdown analysis system engineering - value engineering - function analysis - quality function deployment Lateral thinking – técnica para identificação de alternativas - pensar em outro assunto, de outra forma, em algo não relacionado diretamente ao projeto, para aplicar em questões análogas do projeto. Re-organização dos dados de forma a descobrir padrões e relacão entre dados (Edward de Bono- 1971), ver .mht em anexo Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE Gerência de projeto - escopo

Planejamento do Escopo :: Resultado Principal
Declaração do Escopo (Scope Statement) Documento base para delinear um entendimento comum sobre o escopo do projeto entre todos os “stakeholders”. Arranjar template Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE Gerência de projeto - escopo

Conteúdo do “Scope Statement”
Deve incluir ou conter referências para: Justificativa para o projeto (project justification) Sumário sobre o produto ou serviço (project’s product) Lista do que será disponibilizado ao término do projeto, incluindo os sub-produtos (project deliverables) Objetivos do projeto de forma quantitativa para que possa ser avaliado o sucesso do projeto (project objectives) Project objectives devem incluir pelo menos: - custo - cronograma - medidas de qualidade E cada atributo (ex. custo) deve ter: - medida (ex. U$ dolar) - valor relativo ou absouto (ex. U$ 10k) Senão você pode aumentar em muito o risco do projeto (ex. com “satisfação do cliente” como objetivo)! Repare que todos esses faziam parte do project charter, exceto project deliverables => normalmente vc. Anexa o project charter ao scope statement! Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE Gerência de projeto - escopo

Planejamento do Escopo :: Outros Resultados
Plano de gerência do Escopo (Scope Management Plan) Documento que descreve como o escopo do projeto será gerenciado e como mudanças serão integradas ao projeto Deverá indicar como as mudanças serão identificadas e classificadas Pode ser formal ou informal, muito ou pouco detalhado É um componente do Project Plan Detalhamento do Suporte (Supporting detail) Arranjar template Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE Gerência de projeto - escopo

Definição do Escopo

Qual a finalidade do processo Definição do Escopo?
Detalhamento do que será disponibilizado em partes menores, mais detalhadas e gerenciáveis, com a finalidade de: Ter um visão melhor para avaliação de cronograma, custos e recursos Padrões para medição de performance e controle (baselines) Atribuição de responsabilidades Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE

Definição do Escopo A definição apropriada do escopo é um ponto crítico para sucesso do projeto ”Quando existe uma definição pobre do escopo, pode ser esperado um custo final do projeto mais alto por causa de inevitáveis mudanças que rompem com o ritmo do projeto, causam retrabalho, aumentam o tempo do projeto e diminuem a produtividade e o moral da força de trabalho” Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE

Elementos do Processo “Definição do Escopo”

Definição do Escopo :: Entradas
Declaração do Escopo Documentação que servirá de base para tomada de decisões futuras no projeto e para confirmar ou desenvolver um entendimento comum do escopo entre as partes envolvidas Restrições fatores que limitarão as opções da equipe de gerência do projeto Premissas fatores que, para os propósitos do planejamento, são consideradas verdadeiros, reais, ou certos Restrições e informações históricas sobre erros e omissões cometidos em projetos/fases anteriores são extremamente úteis. Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE Gerência de projeto - escopo

Definição do Escopo :: Entradas
Saídas de outros planejamentos As saídas dos processos de outras áreas de conhecimento devem ser revisadas para previsão de possíveis impactos no detalhamento do escopo do projeto Informações Históricas As informações históricas sobre projetos anteriores devem ser consideradas durante o detalhamento do escopo Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE

Definição do Escopo :: Ferramentas e Técnicas
Modelos de estrutura analítica do projeto (work breakdown structure templates) é um agrupamento orientado ao subproduto (deliverable-oriented) dos elementos do projeto que organiza e define o escopo total do projeto é freqüentemente usada para elaborar ou confirmar um entendimento comum do escopo do projeto Decomposição Técnica para dividir os produtos que serão disponibilizados (deliverables) em unidades menores (sub-produtos) que possam ser gerenciadas Deve fornecer detalhes suficientes para todas as outras etapas (planejamento, execução, controle e finalização) Lincar com o PMBOK, página 58, pedir para eles lerem e explicarem, através de um fluxograma? Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE Gerência de projeto - escopo

Definição do Escopo :: Resultado Principal
Work Breakdown Structure Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE

Definição do Escopo :: Resultado Principal :: WBS
O que é uma WBS? Agrupamento e decomposição de todas as tarefas que serão realizadas no projeto definindo o seu escopo O que não está na WBS está fora do escopo do projeto Tem a mesma estrutura de índice para um livro Existem padrões/templates que podem servir de base para a sua elaboração É usada como base para gerar o cronograma. Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE Gerência de projeto - escopo

Exemplo WBS 1. Software Release 1.0 1.1 Levantar Requisitos 1.1.1Fazer apresentações 1.1.2 Fazer reuniões Especificação Técnica Elaborar casos De uso Elaborar Modelo dados telas Implementação Protótipo Módulo AAA Módulo BBB Manuais Parte Geral 1.2 Manuais ... Code of Activity Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE

Montando uma WBS Deve ser montada a partir do escopo do produto e do projeto O primeiro nível é montado a partir de Fases do projeto Cada atividade incluída deve contribuir para geração do produto ou sub-produto Para montá-la, usa-se o mesmo método visto na decomposição. Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE Gerência de projeto - escopo

Montando uma WBS (cont.)
Cada nível é um detalhamento da atividade superior Cada atividade pode receber um identificador único (code of activity) que pode ser estabelecido de forma hierárquica, ajudando na sumarização de custos e recursos A WBS deve ser detalhada até chegar em atividades que o gerente de projetos consiga gerenciar (work packages) Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE Gerência de projeto - escopo

Características dos “work packages” São reais e podem ser estimadas de forma confiável Podem ser completadas nos padrões de 4 a 40hs ou 8 a 80hs Possuem um resultado significativo Podem ser completadas sem necessidade de mais informações Poderão ser divididas posteriormente, pelo time de projeto, em tarefas menores Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE

Benefícios da WBS Fornece uma visão gráfica do escopo do projeto Previne o esquecimento e a falta de entendimento sobre as atividades Facilita comunicação entre todos os “stakeholders” Fornece ao time uma visão do todo Fornece uma base segura para estimativas de custo, tempo e recursos Forma de PROVAR necessidade de recursos, custo e tempo Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE

WBS é a informação básica para todo o projeto
Riscos Estimativas Diagramas RH WBS Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE

Definição do Escopo:: Resultado Principal :: WBS
Outros tipos de Estruturas CWBS (contractual WBS): define o nível de relato do fornecedor OBS (Organizational Breakdown Structure): relação das atividades da WBS com as unidades organizacionais RBS (Resource Breakdown Structure): relação das atividades da WBS com os recursos BOM (Bill of Materials): visão hierárquica da composição de um produto para a sua fabricação PBS (Project Breakdown Structure): mesmo que WBS, é utilizado quando se usa incorretamente WBS com o significado de BOM Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE

Verificação do Escopo

Qual a finalidade do processo Verificação do Escopo
Obter a aceitação formal do escopo do projeto pelos “stakeholders” Processo contínuo visando garantir que todas as atividades sejam realizadas corretamente e satisfatoriamente Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE

Elementos do Processo Verificação do Escopo

Verificação do Escopo :: Entradas
Work results Produtos ou subprodutos completados Padrões de qualidade Custos Product documentation Especificações Documentos Técnicos Desenhos Work results = resultados do project plan execution Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE Gerência de projeto - escopo

Estrutura Analítica do Projeto (WBS) Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE

Scope Statement Tomada de deisões futuras Entendimento comum entre Stakeholders Necessita de revisões e refinamentos Project Plan Documento para gerenciar a execução do projeto Work results = resultados do project plan execution Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE Gerência de projeto - escopo

Verificação do Escopo :: Ferramentas e Técnicas
Inspeção Atividades como medição, exames e testes, verificando se tudo está realizado conforme os requisitos Também chamadas de revisões, auditorias e “walkthroughs”, embora esses termos tenham significados diferentes em algumas áreas Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE

Verificação do Escopo :: Resultado
Formal Acceptance Documento formal que o cliente aceitou o produto ou subprodutos de uma fase ou do final do projeto Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE

Controle da Mudança de Escopo

Qual a finalidade do processo Controle da Mudança de Escopo
Garantir que mudanças sejam acordadas por todos Determinar quando uma mudança ocorreu Gerenciamento de uma mudança quando/se ela ocorrer Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE

Elementos do Processo de Controle da Mudança de Escopo

Controle da Mudança de Escopo :: Entradas
WBS Performance Reports Scope Management Plan Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE

Controle da Mudança de Escopo :: Entradas
Change Requests Mudanças podem ocorrer de diversas formas Oral ou escrita Direta ou indiretamente Iniciadas internamente ou externamente Autorizadas legalmente ou opcionais Ocorrem devido a: Evento externo Erros ou omissões no escopo do produto e projeto Uma característica que irá contribuir para o projeto Implementação de um plano de contingência em resposta a riscos Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE

Controle da Mudança de Escopo :: Ferramentas e Técnicas
Scope Change Control Define os procedimentos de como o escopo do projeto deva ser alterado Inclui: Paperwork Tracking systems Níveis de autorização necessários Performance measurement Additional planning Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE

Controle da Mudança de Escopo :: Resultado
Scope Changes Qualquer mudança no escopo definido e aprovado na WBS Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE

Controle da Mudança de Escopo :: Outros Resultados
Lessons Learned Registro dos problemas ocorridos e das soluções para que no futuro os mesmos problemas não ocorram mais Adjusted Baseline Ajuste(s), quando necessário, no(s) documento(s) base correspondentes (documentos de escopo, de risco, etc) Corrective Action Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE

Recomendação de Leitura
Capítulo 5 do PMBOK Guide 2000. Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE

Gerenciamento do Escopo
PMBOK Guide 2000

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