Documento de Informações Periódicas DIOPS Versão 3.0.2

Documento de Informações Periódicas DIOPS Versão 3.0.2
DIOPE - Diretoria de Normas e Habilitação das Operadoras

Instalação do DIOPS Na página de “download” do sistema, todos os usuários terão que “baixar” os dois arquivos de instalação para, depois, optar pela instalação completa ou atualização. Os usuários, que tiveram algum tipo de problema na instalação, deverão “baixar” os dois arquivos “ADO” para otimizar a comunicação do banco de dados com o aplicativo. Se, mesmo assim, o sistema não funcionar, entrar em contato com a ANS. DIOPS 3.0.2

Instalação do DIOPS O que é o InstalaDIOPS.EXE ?
É um programa de instalação, responsável por atualizar o ambiente da operadora como projeto DIOPS. O usuário poderá optar pela instalação completa ou pela atualização (preservando a base de dados anterior). DIOPS 3.0.2

Instalação do DIOPS Opção Instalação Completa
Instala no ambiente da operadora o DIOPS.EXE (versão 3.0.2) e DIOPS.MDB (base de dados). Nesta base de dados, as tabelas cadastrais e de movimento econômico-financeiro estão sem nenhum registro. IMPORTANTE: Esta opção SOMENTE deve ser utilizada por operadora que, nunca fez uso do DIOPS. Caso esta opção seja utilizada por operadora que já faça uso do DIOPS, TODOS seus dados serão apagados. Opção Atualização do DIOPS a partir da versão 2.0 até 3.0.1 Atualiza o ambiente da operadora com a nova versão do DIOPS.EXE (3.0.2) a partir das versões 2.0., 2.0.1, e e algumas tabelas da base de dados. Caso a operadora esteja com alguma versão do DIOPS anterior a 2.0, ela deverá fazer uso a opção Instalação Completa. DIOPS 3.0.2

Instalação do DIOPS Para as operadoras que vierem a instalar a versão de atualização, é fortemente recomendada a realização de um back up da versão anterior do DIOPS. Um bom procedimento é copiar toda a pasta onde o DIOPS 2.X está instalado (geralmente C:\arquivos de programas\Diops) para um CD-R/CD-RW ou outro diretório (por exemplo, C:\backup\Diops). Esse procedimento possibilita a recuperação dos dados em caso de erros e deve ser realizado antes da atualização do software. DIOPS 3.0.2

Características gerais da nova versão
Na versão atual, o sistema efetuará uma validação prévia, quadro a quadro, de modo que, sendo constatado um erro de preenchimento, o usuário não conseguirá avançar para o próximo quadro. Na Validação dos Dados, o sistema irá discriminar automaticamente os erros encontrados no cruzamento de informações. Note que alguns ERROS de validação, a partir desta versão, são considerados graves e impedirão o envio do aplicativo até que sejam corrigidos. DIOPS 3.0.2

Características gerais
Do Backup O DIOPS 3 possui o recurso de backup, para que os dados possam ser protegidos e recuperados, quando necessário. IMPORTANTE: Os arquivos de backup das versões anteriores NÃO são compatíveis com a versão 3.0, e vice-versa. DIOPS 3.0.2

Periodicidade e Prazos de Entrega As informações serão entregues à ANS, conforme os prazos abaixo especificados. Quadros cadastrais (1 a 7, exceto o 2-A): após o primeiro envio, sempre que houverem modificações nas informações. Quadros de receitas e despesas e demonstrativos (8 a 15 e 2-A): preenchimento trimestral, com entrega até o último dia útil do segundo mês subseqüente ao trimestre. DIOPS 3.0.2

Manual de Orientação da Versão 3.0 O Manual de Orientação desta nova versão é indispensável para uma melhor utilização por parte do usuário, pois foi revisto e atualizado, com ênfase nas inovações da nova versão. Recomendamos fortemente sua consulta, para evitar erros de preenchimento, economizar o tempo do usuário e solucionar as dúvidas mais comuns. DIOPS 3.0.2

Quadro 1 - Cadastro Cadastro DIOPS 3.0.2

Quadro 1 - Cadastro A rotina de preenchimento deste quadro foi alterada em relação à versão anterior. Nesta versão existem campos de preenchimento obrigatório que impossibilitarão o usuário a prosseguir para outro quadro, enquanto não forem devidamente preenchidos. DIOPS 3.0.2

Quadro 1 - Cadastro As alterações nos campos assinalados com asterisco, terão que ser devidamente comprovadas com envio da documentação atualizada referente à alteração. O sistema emitirá um aviso para lembrar o usuário deste procedimento sempre que estas informações forem alteradas. DIOPS 3.0.2

Quadro 1 - Cadastro Outra inovação foi em relação ao preenchimento da Região de Atuação. Ao clicar no botão "..." abre-se uma Janela, onde o usuário selecionará, por UF, todos os municípios onde a operadora exerce esforço de venda dos seus produtos e o sistema irá enquadrá-la, automaticamente, depois da confirmação, na Região de Atuação adequada segundo o disposto pela RDC n.º 77 de 17 de julho de 2001. DIOPS 3.0.2

Quadro 1 - Cadastro DIOPS 3.0.2

Quadro 2 - Dados básicos Dados Básicos
Nesta versão, o usuário só conseguirá avançar para outro quadro, se preencher todos os campos obrigatórios. DIOPS 3.0.2

Quadro 3 - Administradores
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Quadro 3 - Administradores
A disposição dos dados deste quadro também foi alterada. Agora, o usuário poderá "navegar" pelos administradores cadastrados observando as informações relevantes e pertinentes por administrador na parte inferior do vídeo. Ressalte-se que, obrigatoriamente, um dos administradores terá que ser selecionado como "Responsável Técnico", caso contrário, o usuário não conseguirá preencher os quadros subsequentes. Na necessidade de alteração do Responsável Técnico, o sistema só aceitará a mudança quando, na opção de edição[1] , for desmarcada a caixa de seleção do antigo Responsável Técnico. [1] Botão de Edição DIOPS 3.0.2

Quadro 4 - Representante
O Representante terá que ser um dos Administradores da Operadora (incluídos no Quadro 3). DIOPS 3.0.2

Quadro 4 - Representante
Os dados de endereço devem ser referentes ao domicílio do representante com um telefone de fácil acesso. DIOPS 3.0.2

Quadro 5 - Acionistas/cotistas
Quantidade de Ações/Cotas Quantidade de ações/cotas da Operadora que o acionista/cotista possui. Não incluir pontos ou outros caracteres especiais. Ex.: 9999 DIOPS 3.0.2

O quadro não é disponibilizado para as operadoras sem fins lucrativos. DIOPS 3.0.2

O quadro fica indisponível para preenchimento se a caixa “pulverizado” for marcada. DIOPS 3.0.2

Quadro 6 - Controladas/coligadas
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Quadro 6 - Controladas/coligadas
SÃO COLIGADAS, AS SOCIEDADES, QUANDO UMA PARTICIPA COM 10% OU MAIS DO CAPITAL SOCIAL DA OUTRA SEM CONTROLÁ-LA. É CONTROLADA, A SOCIEDADE, NA QUAL A CONTROLADORA, DIRETAMENTE OU ATRAVÉS DE OUTRA CONTROLADA, É TITULAR DE DIREITOS ACIONÁRIOS QUE ASSEGUREM, DE MODO PERMANENTE, PREPONDERÂNCIA NAS DELIBERAÇÕES SOCIAIS E O PODER DE ELEGER A MAIORIA DOS ADMINISTRADORES. DIOPS 3.0.2

Quadro 7 - Dependências Dependências
A disposição dos dados deste quadro também foi alterada. Agora, o usuário poderá "navegar" pelas dependências cadastradas observando as informações relevantes e pertinentes por dependência na parte direita do vídeo. DIOPS 3.0.2

Quadro 8 - Contraprestações Líquidas
A função deste quadro é informar, trimestre a trimestre, a evolução das Contraprestações Líquidas (receitas) da operadora DIOPS 3.0.2

Quadro 8-A - Receitas Provenientes do SUS
A função deste quadro é informar, trimestre a trimestre, o percentual das receitas da operadora que são oriundas do SUS. No total, todas as receitas com assistência à saúde são consideradas, tanto contraprestações quanto as demais. DIOPS 3.0.2

Quadro 9 - Eventos Indenizáveis Líquidos
A função deste quadro é informar, trimestre a trimestre, a evolução dos Eventos Indenizáveis Líquidos (custo com assistência à saúde) da operadora DIOPS 3.0.2

Eventos Indenizáveis Líquidos
Quadro 9A - Resumo Eventos Indenizáveis Líquidos A função deste quadro é informar, trimestre a trimestre, o percentual dos Eventos Indenizáveis Líquidos que são gastos na rede própria da operadora (cálculo mencionado no art. 19 da RDC n.º 39/2000). Os valores informados devem ser, sempre, os contabilizados desde o primeiro até o último dia do trimestre em questão. DIOPS 3.0.2

Quadro 9A - Resumo Eventos Indenizáveis Líquidos A análise deste quadro permite verificar o enquadramento da operadora nos segmentos definidos pela RDC 39. Do custo hospitalar, se acima de 60% é despendido em rede própria, a operadora pertence ao segmento primário principal; entre 30% e 60%, a operadora pertence ao segmento primário subsidiário; menos de 30%, a operadora pertence ao segmento terciário. Do custo médico, se acima de 60% é despendido em médicos da rede própria, a operadora pertence ao segmento secundário principal; entre 30% e 60%, a operadora pertence ao segmento secundário subsidiário; menos de 30%, a operadora pertence ao segmento terciário. DIOPS 3.0.2

Quadro 9A - Resumo Eventos Indenizáveis Líquidos Lembrando: Para operadoras de planos exclusivamente odontológicos, se o percentual de eventos despendido em médicos da rede própria for maior do que 30%, a operadora pertence ao segmento próprio; entre 10% e 30%, pertence ao segmento misto; abaixo de 10%, pertence ao segmento terciário. DIOPS 3.0.2

Quadro 10 - Despesas de Comercialização
Este quadro informa, trimestre a trimestre, quanto a operadora está gastando em despesas de comercialização (comissões). Os valores informados devem ser, sempre, os contabilizados desde o primeiro até o último dia do trimestre em questão. DIOPS 3.0.2

Quadro 10 - Despesas de Comercialização
Os valores devem estar segregados pelo tipo de plano, ou seja, quanto foi gasto com: i) planos de atenção médico-hospitalar vendidos na modalidade de pré-pagamento; ii) planos de atenção médico-hospitalar em outras modalidades; iii) planos de atenção odontológica na modalidade de pré-pagamento; iv) planos de atenção odontológica em outras modalidades. DIOPS 3.0.2

Quadro 11 - Ativo Ativo O preenchimento deste quadro deve representar a posição patrimonial da operadora no encerramento do trimestre em preenchimento, isto é, deve refletir toda a movimentação acumulada do exercício. DIOPS 3.0.2

Quadro 12 - Passivo Passivo O preenchimento deste quadro deve representar a posição patrimonial da operadora no encerramento do trimestre em preenchimento, isto é, deve refletir toda a movimentação acumulada do exercício. DIOPS 3.0.2

Quadro 12 A - Lucros (Superávits) ou Prejuízos (Déficits) Acumulados
Este quadro tem por finalidade refletir a movimentação ocorrida nas seguintes contas, conforme a natureza jurídica da operadora: 2518 – Lucros ou Prejuízos Acumulados; ou 2618 – Superávits ou Déficits Acumulados; ou 2718 – Resultados Mensais DIOPS 3.0.2

“OBSERVE QUE OS VALORES REDUTORES DA CONTA DEVEM SER INFORMADOS PRECEDIDOS DE SINAL NEGATIVO.” DIOPS 3.0.2

SALDO EM 31 DE DEZEMBRO DO EXERCÍCIO ANTERIOR Informar, somente no primeiro trimestre, o saldo da conta de Lucros (Superávits) ou Prejuízos (Déficits) Acumulados em 31 de dezembro do ano anterior. Repare que nos trimestres subsequentes, o valor que o usuário informou no 1º trimestre será repetido. DIOPS 3.0.2

LUCROS DISTRIBUÍDOS Informar o valor extraído (sinal negativo) da conta de Lucros Acumulados, destinado à distribuição de lucros durante o trimestre corrente. DIOPS 3.0.2

LUCROS DISTRIBUÍDOS ( continuação) Repare que, ao informar o valor referente ao trimestre (campo esquerdo), o valor vai acumulando automaticamente no campo "ACUMULADO". Nos trimestres subseqüentes, ao informar o novo valor do, 2º trimestre por exemplo, o campo "ACUMULADO" irá somar, automaticamente, o valor informado no 2º trimestre ao valor informado no 1º trimestre, e assim sucessivamente, até o final do exercício, de modo que, no 4º trimestre, o campo "ACUMULADO", venha a refletir o movimento acumulado do ano. Os campos de preenchimento das linhas seguintes, deverão respeitar a mesma analogia. DIOPS 3.0.2

CONSTITUIÇÃO DE RESERVAS Informar o montante das reservas constituídas (sinal negativo) a partir da apuração do lucro líquido do trimestre corrente. DIOPS 3.0.2

REVERSÃO DE RESERVAS Informar o valor retornado à conta de Lucros Acumulados, decorrente da Reversão de Reservas durante o trimestre corrente. DIOPS 3.0.2

RESULTADO LÍQUIDO Informar o resultado líquido apurado no movimento do trimestre corrente. Observe que o valor calculado na coluna "ACUMULADO" deverá ser igual ao valor reportado no campo de Resultado Líquido do Quadro 13. DIOPS 3.0.2

JUROS SOBRE O CAPITAL PRÓPRIO Informar o valor correspondente aos juros sobre o capital próprio, abatido dos Lucros Acumulados (sinal negativo) durante o trimestre corrente. DIOPS 3.0.2

AJUSTE DE EXERCÍCIOS ANTERIORES Informar o montante líquido dos ajustes feitos na conta de Lucros/Prejuízos Acumulados realizados durante o trimestre corrente. Lembre-se que o sinal terá que ser negativo se o saldo dos ajustes for diminuir o saldo da conta de Lucros/Prejuízos Acumulados. DIOPS 3.0.2

LUCRO INCORPORADO AO CAPITAL SOCIAL Informar o valor extraído (sinal negativo) dos Lucros Acumulados, durante o trimestre corrente, para incorporação ao Capital Social, conforme decisão em assembléia geral ou alteração contratual. DIOPS 3.0.2

OUTROS Informar qualquer outra entrada ou retirada dos Lucros Acumulados, ocorrida durante o trimestre corrente, que não se enquadre nas opções anteriores. DIOPS 3.0.2

MOVIMENTO DO EXERCÍCIO Este campo, não disponível para preenchimento, é um totalizador automático para o usuário ir acompanhando a entrada dos dados. DIOPS 3.0.2

SALDO DO EXERCÍCIO ATUAL Este campo, não disponível para preenchimento, corresponde ao saldo da conta de Lucros (Superávits)/ Prejuízos (Déficits) Acumulados, no trimestre corrente. Deverá ser igual ao valor reportado na linha "Lucros (Superávits)/ Prejuízos (Déficits) Acumulados" do Quadro 12 (Passivo). DIOPS 3.0.2

Quadro 13 - Resultado do Período
Esse quadro, ao contrário dos quadros 8, 9 e 10, deve ser preenchido considerando-se as movimentações efetuadas desde o primeiro dia do ano até o último dia do trimestre em preenchimento. DIOPS 3.0.2

Quadro 13 - Resultado do Período
A exemplo dos quadros 11 e 12, este quadro deve retratar o resultado verificado no balancete de encerramento do último mês do trimestre em questão. Por exemplo, no terceiro trimestre devem ser consideradas as movimentações de 1.º de janeiro a 30 de setembro. DIOPS 3.0.2

Quadro 14 - Provisões Técnicas
NOVO Os campos deste quadro deverão representar os respectivos saldos do encerramento do trimestre em preenchimento. DIOPS 3.0.2

Nesta versão, a Provisão para Remissão mereceu destaque dentro do campo de Outras Provisões. Dessa forma, ao informar o saldo da Provisão para Remissão, a operadora deverá discriminar, nos campos respectivos, as parcelas de curto e de longo prazos, que serão totalizadas automaticamente no campo Remissão. DIOPS 3.0.2

O campo “Outras” corresponderá ao somatório da Provisão para Remissão mais qualquer outra provisão técnica que venha a ser constituída, não prevista no Plano de Contas Padrão, e reportada no último campo também denominado Outras. DIOPS 3.0.2

Quadro 14 A - Ativos Vinculados
Quadro onde serão informados os Ativos Garantidores das Provisões Técnicas das operações de Planos de Assistência à Saúde, respeitando a diversificação prevista pela RN n.º67, de 4 de fevereiro de 2004. Este quadro ficou disponível para preenchimento somente a partir de 01/04/2003, sendo que sua obrigatoriedade será a partir do 1º trimestre de 2005, por depender de normatização ulterior. Alterar DIOPS 3.0.2

Alterar Os ativos deverão ser cadastrados por custódia, código, quantidade, preço unitário e valor contábil. DIOPS 3.0.2

Alterar Para cadastrar imóveis o usuário deverá acessar no Menu Arquivo, a opção “Cadastro” e em seguida, “Imóveis” ou ainda, selecionar RGI no campo “Custódia”, na janela “Cadastro de Ativos Vinculados”. DIOPS 3.0.2

Quadro 15 - Informações Gerais
Sugestões/ Justificativas/ Comentários Espaço reservado para a Operadora sugerir, justificar ou comentar acerca do conteúdo do DIOPS em questão, bem como complementar informações, caso seja necessário. Total de Funcionários Número total de funcionários que a Operadora possui no encerramento do trimestre em preenchimento. DIOPS 3.0.2

Validação dos Dados IMPORTANTE:
Enquanto houver inconsistência de dados, as opções de Transmitir pela Internet… e Gerar disquetes… estarão DESATIVADAS. DIOPS 3.0.2

Validação dos Dados Na Validação dos dados, o sistema irá discriminar automaticamente os erros encontrados no cruzamento de dados. Note que estes ERROS de validação, a partir desta versão, são considerados graves e impedirão o envio do aplicativo até que sejam corrigidos. O usuário irá notar, também, que nesta versão 3.0.2, foram suprimidos diversos avisos que existiam na versão anterior. DIOPS 3.0.2

Validação dos Dados Na opção “visualizar” o usuário poderá verificar quais campos de preenchimento obrigatório não foram informados, imprimindo um relatório para conferência. Os erros agora listados, são impeditivos de envio e terão que ser corrigidos. Esta inovação tem por objetivo melhorar a qualidade dos dados enviados. DIOPS 3.0.2

Validação dos Dados 1) Cruzamento de dados: - Quadro 11 x Quadro 12
O Total do Ativo (Quadro 11) e o Total do Passivo (Quadro 12) devem ser sempre iguais. Caso não seja verificada esta lógica de preenchimento o sistema impedirá o envio! DIOPS 3.0.2

Validação dos Dados Quadro 8 x Quadro 13 Q8 (1.º Tri) = Q13 (1.º Tri)
Q 8 (2.º Tri) + Q8 (1.º Tri) = Q13 (2.º Tri) e assim por diante... DIOPS 3.0.2

Validação dos Dados Exemplo numérico:
No primeiro trimestre, o total geral do quadro 8 foi R$ (valores de 1.º de janeiro a 31 de março). No quadro 13 deve constar o mesmo valor, R$ No segundo trimestre, o total geral do quadro 8 foi R$ (valores computados de 1.º de abril a 30 de junho). Dessa vez, o quadro 13 deve apresentar o valor de R$ (valores computados de 1.º de janeiro a 30 de junho, ou seja, montante igual à soma dos totais verificados no quadro 8 no 1.º e 2.º trimestres. Pelo mesmo raciocínio, se no terceiro trimestre o Quadro 8 apresentar total de R$ (valores de 1.º de julho a 30 de setembro), o quadro 13 deve apresentar valor de R$ DIOPS 3.0.2

Validação dos Dados Quadro 9 x Quadro 13
O saldo dessa operação é que será cruzado com o total do quadro 9 Q9 (1.º Tri) = Q13 (1.º Tri) Q 9 (2.º Tri) + Q9 (1.º Tri) = Q13 (2.º Tri), e assim por diante DIOPS 3.0.2

Validação dos Dados Exemplo (Quadro 9 x Quadro 13) 1.º Trimestre
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Q10 (1.º Tri) = Q13 (1.º Tri) Q10 (2.º Tri) + Q10 (1.º Tri) = Q13 (2.º Tri), e assim por diante... DIOPS 3.0.2

Validação dos Dados Exemplo (Quadro10 x Quadro 13) 1.º Trimestre
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Validação dos Dados Quadro 9 x Quadro 9-A
Os totais desses quadros devem sempre apresentar o mesmo valor (ambos são “fechados” por trimestre). DIOPS 3.0.2

Valores devem ser coincidentes em todos os períodos Quadro 12 DIOPS 3.0.2

Lembretes Finais O DIOPS é um software, e como tal, necessita de alguns cuidados básicos para que tenha sua praticidade e utilidade sempre mantidas: Backup periódico: é recomendável que a cada instalação de nova versão e a cada envio à ANS, seja efetuado também o backup dos dados. É recomendável, também, que sempre exista uma pasta “espelho” do diops, preferencialmente em uma mídia removível, como CD-R/RW. DIOPS 3.0.2

Lembretes Finais Protocolos: sempre anotar ou manter cópias dos protocolos de envio, pois eles são a prova de que a remessa dos dados foi realizada. Arquivo .MDB: O arquivo que contém os dados do diops é do formato .mdb, “diops.mdb”. Logo, pode ser aberto em outros aplicativos de banco de dados, como o Microsoft Access, entre outros. Não recomendamos a alteração e mesmo o acesso ao “diops.mdb” por outro aplicativo que não o Diops. A integridade do arquivo pode ser danificada, o que gerará problemas na recepção dos dados. DIOPS 3.0.2

Lembretes Finais Manual de Orientação: é fortemente recomendada sua leitura antes mesmo dos preenchimento de cada um dos quadros. Sua consulta pode solucionar uma série de dúvidas comuns. Prazo de envio: evite deixar o envio do DIOPS para última hora, podem ocorrer sobrecargas que deixem o sistema lento. DIOPS 3.0.2

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