INFORMAÇÕES INFORMAIS NA MONITORAÇÃO DO AMBIENTE ORGANIZACIONAL:

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1 INFORMAÇÕES INFORMAIS NA MONITORAÇÃO DO AMBIENTE ORGANIZACIONAL:
UM ESTUDO EXPLORATÓRIO NO SETOR DE TI Fernando Kuhn Andriotti Orientador: Prof. Dr. Henrique Freitas Bom dia a todos, Gostaria de agradecer a presença dos membros da banca, Dra. Edimara Mezzomo Luciano, Dra. Raquel Janissek-Muniz, Dr. Antônio Maçada e ao meu orientador, Dr. Henrique Freitas pelos comentários feitos na ocasião da minha defesa de projeto, os quais ajudaram a organizar e enriquecer o trabalho que apresento aqui hoje, que buscou compreender de que forma usuários e fornecedores (não no sentido comumente utilizado da palavra) de informação gerenciam/utilizam as informações de cunho mais informal para monitorar o seu ambiente organizacional. Porto Alegre, 07 de março de 2008

2 Informação & TI O excesso de informação no ambiente impede que estejamos a par de tudo o que ocorre (DAVENPORT, 2001; DAFT et al., 1988) Monitorar o seu ambiente, ou seja, saber o que está ocorrendo ao seu redor é fundamental para a manutenção da vantagem competitiva das organizações (PORTER, 1986) A Tecnologia da Informação (TI) é uma das responsáveis pela captação de informação e mesmo gestão desta. Tomemos como exemplo cada um de nós aqui hoje, é de comum acordo que todos recebemos mais informações do que podemos, de fato, gerenciar. Ou seja, a oferta é muito grande, seja pelo acesso facilitado a meios mais clássicos, como jornais, revistas rádio, televisão, seja através de meios mais modernos possibilitados através da internet, principalmente. Daft e outros já chamavam a atenção para isto em 1988, mais tarde Davenport corrobora esta mesma visão. A TI, sem dúvida, desempenha um papel informante em tudo isto, seja na disponibilização, seja no gerenciamento – os sistemas cada vez mais evoluem para suportar o ritmo e volume das atividades atuais. Já em 1986 Porter ressaltava a importância de sabermos o que ocorre ao nosso redor, atualmente esta necessidade ganha importância, sendo fundamental às organizações que desejam permanecer no mercado. Introdução 1/3 Delimitação Questão de pesquisa Objetivos (2) Elementos teóricos (2) Modelo teórico Método (2) Resultados (5) Considerações finais Limites/Contrib.

3 Excesso de informação Apesar do avanço das TIs na gestão da informação, nem sempre elas permitem a gestão da informação informal, pouco estruturada (FREITAS; JANISSEK-MUNIZ, 2006) Organizações não precisam de mais informação e sim de informações úteis, relevantes e no momento adequado (FRISHAMMAR, 2002). Esta dificuldade em filtrar aquilo que é mais importante leva gestores e executivos a recorrerem a fontes de informações menos formais, mais pessoais (DAFT et al., 1988). Com todo o avanço já proporcionado pela TI, ainda falta algo que permita a gestão das informações que não são formalmente recebidas, através de canais convencionais. Outro ponto importante, já ressaltado pela literatura de BI, é a falta de tratamento dado às informações coletadas, formais ou informais. Acaba que as informações coletadas acabam sendo armazenadas em verdadeiros repositórios, e lá residem, inertes. No lado dos gestores, os quais acessam essas bases, fica o desafio de identificar aquilo que realmente tem algum valor para a organização. Ao se deparar com tal dificuldade o gestor, iludido pela falta de informações, mas que na real é uma dificuldade de localização, recorre a mais informações. Desta forma,em função da dificuldade, ou então em função da facilidade de contato, esses gestores acabam recorrendo a fontes mais informais, na maior parte das vezes, contatos pessoais, para adquirir informações com valor. Introdução 2/3 Delimitação Questão de pesquisa Objetivos (2) Elementos teóricos (2) Modelo teórico Método (2) Resultados (5) Considerações finais Limites/Contrib.

4 Informação informal É fundamental a organização ter boas fontes para monitorar o seu ambiente (SAPIRO, 1993), de modo a focar seu esforço em fontes, e informações, que sejam realmente relevantes (DEGENT, 1986). Segundo Davenport (2001) as informações mais importantes e valiosas estão na cabeça dos executivos. As informações recebidas de fontes informais permitem um maior nível de riqueza, detalhe e profundidade (AGUILAR, 1967; KEEGAN, 1974; BARBOSA, 1997, 2006; CHOO, 1999). Se os executivos acabam recorrendo a essas fontes mais pessoais, e mesmo fontes formais privilegiadas, é extremamente importante verificar a qualidade de cada uma, de modo a não perder o foco, ou então dispor de energia em fontes que não agreguem. Especialmente em razão do “perigo” em se ter na lista de fontes, algumas que sejam mais ou menos tendenciosas. Conforme Davenport, as informações mais importantes estão na mente de cada um de nós, o que soa um tanto como óbvio, mas que tem implicações na hora de avaliar, selecionar e filtrar as informações recebidas. A vantagem deste tipo de fontes, mais pessoal, é a possibilidade de se poder extrair, na verdade interagir, de forma a obter uma maior profundidade, mais nível de detalhes e poder confrontar o que é dito – além da própria agilidade que esse tipo de interações proporciona. Introdução 3/3 Delimitação Questão de pesquisa Objetivos (2) Elementos teóricos (2) Modelo teórico Método (2) Resultados (5) Considerações finais Limites/Contrib.

5 Delimitação do estudo? Há muita informação disponível – cada vez mais difícil localizar o que é mais importante (DAVENPORT, 2001; COHEN, 2002; ) Diversos autores estudaram a monitoração do ambiente, com base em informações formais (AGUILAR, 1967; SAPIRO, 1993; ABELS, 2002; BARBOSA, 2006) Apenas superficialmente as informações informais foram abordadas em alguns estudos (SMELTZER; FANN; NIKOLAISEN, 1988; FRISHAMMAR, 2003; ALBRIGHT, 2004) A informação informal na monitoração do ambiente é o tema deste estudo Procurei delimitar meu trabalho justamente nessas informações informais que são utilizadas para monitorar o ambiente. Na literatura, a qual é vasta de estudos nesta área, trata muito de informações formais, e apenas alguns artigos tratam, ainda que superficialmente, destas fontes. Aqui apresento alguns dos autores que abordaram a monitoração do ambiente baseado em informações formais ... e também informais. Introdução (3) Delimitação Questão de pesquisa Objetivos (2) Elementos teóricos (2) Modelo teórico Método (2) Resultados (5) Considerações finais Limites/Contrib.

6 Questão de pesquisa De que forma os executivos da área de TI lidam com as informações informais nas suas atividades de monitoração do ambiente e de tomada de decisão? A questão de pesquisa que espero responder ao final deste trabalho é... Introdução (3) Delimitação Questão de pesquisa Objetivos (2) Elementos teóricos (2) Modelo teórico Método (2) Resultados (5) Considerações finais Limites/Contrib.

7 Objetivo geral Identificar e analisar o uso da informação informal por executivos (usuários) e por especialistas (fornecedores) à luz das diferentes dimensões de monitoração do ambiente. O objetivo geral de meu trabalho é verificar de que forma usuários e fornecedores usam a informação informal nas atividades de monitoração do ambiente. Introdução (3) Delimitação Questão de pesquisa Objetivos (1/2) Elementos teóricos (2) Modelo teórico Método (2) Resultados (5) Considerações finais Limites/Contrib.

8 Objetivos específicos
Identificar na literatura elementos que possibilitem uma melhor compreensão de monitoração do ambiente, assim adotando um elenco de dimensões desta; Com base nas diferentes dimensões de monitoração do ambiente, compreender de que forma especialistas (aqui fornecedores de informação informal) coletam, armazenam e disseminam a informação; Com base nas diferentes dimensões de monitoração do ambiente, compreender de que forma executivos (aqui usuários de informação informal) coletam, armazenam, usam e disseminam a informação. Para alcançar o objetivo geral, procurei identificar na literatura elementos que me permitissem compreender a monitoração do ambiente e elaborar um modelo que me permitisse estudar executivos (chamados de usuários) e especialistas (aqui fornecedores) coletam, armazenam, usam e disseminam a informação informal. Introdução (3) Delimitação Questão de pesquisa Objetivos (2/2) Elementos teóricos (2) Modelo teórico Método (2) Resultados (5) Considerações finais Limites/Contrib.

9 Elementos teóricos Fontes Armazenamento Sapiro (1993) - Seleção
- Classificação Degent (1986) - Avaliação constante - Foco nas que forem relevantes Armazenamento Aaker (1983) - Grande exposição a informações - Muitas informações perdidas - Importância em haver um sistema, simples ou complexo, para armazenar De acordo com alguns autores foi possível decompor as principais recomendações para o bom desenvolvimento de uma atividade de monitoração do ambiente em 5 grupos distintos, os quais compõem o modelo final. Inicialmente trata-se da seleção de fontes adequadas, as quais possam trazer informações relevantes, as quais, por sua vez, devem ser armazenadas para garantir o acesso e uma história, para que nada se perca. Introdução (3) Delimitação Questão de pesquisa Objetivos (2) Elementos teóricos (1/2) Modelo teórico Método (2) Resultados (5) Considerações finais Limites/Contrib.

10 Elementos teóricos Forma de coleta Exploração/Disseminação Finalidade
Daft e Weick (1984) - 100% infos, com 100% custo / 80% info, 20% custo Freitas e Janissek (2006) - forma de coleta influencia diretamente o custo Exploração/Disseminação Choo (2005) - Interpretar e dar sentido - Entender o presente e planejar o futuro Finalidade Choo (2001) - tomada de decisão - planejamento estratégico - redução das incertezas E para isso é fundamental que a forma de coleta seja avaliada, pois disto pode depender a profundidade das informações coletadas. Que é uma etapa fundamental, onde as informação são interpretadas e adquirem valor para o gestor/empresa, e que então poderão ser utilizadas de fato, para uma tomada de decisão, o planejamento estratégico, ou mesmo para deixar o ambiente menos incerto. Introdução (3) Delimitação Questão de pesquisa Objetivos (2) Elementos teóricos (2/2) Modelo teórico Método (2) Resultados (5) Considerações finais Limites/Contrib.

11 Dimensões da Monitoração
Onde armazenar as infos coletadas Fontes que devem ser monitoradas Abrir o acesso a outros dentro da organização Cada um destes grupos está representado nesta imagem e que representam a totalidade da atividade de monitoração do ambiente. Introdução (3) Delimitação Questão de pesquisa Objetivos (2) Elementos teóricos (2) Modelo teórico Método (2) Resultados (5) Considerações finais Limites/Contrib. Com qual finalidade é realizada a monitoração Escolher corretamente as formas de coleta Simon (1965); Aaker (1983); Albright (2004)

12 Método de pesquisa Pesquisa de natureza exploratória e qualitativa
Técnica para coleta dos dados: entrevistas em profundidade Foco da análise: monitoração do ambiente e tomada de decisão com base em informações informais Estudo estruturado em duas etapas de coleta de dados: Fornecedores (especialistas em fornecer informação) 2 jornalistas Usuários (executivos usuários de informação) 5 executivos, presidentes ou diretores, de empresas de TI da região metropolitana Para poder alcançar o objetivo a que se propõe o trabalho, optou-se por uma pesquisa de exploratória, realizada através de entrevistas em profundidade, tendo como foco a monitoração do ambiente e as informações informais. O estudo foi dividido em duas etapas, primeiramente para buscar compreender quem fornece informações (especialistas), num segundo momento, por parte de quem usa (executivos da área de TI) Introdução (3) Delimitação Questão de pesquisa Objetivos (2) Elementos teóricos (2) Modelo teórico Método (1/2) Resultados (5) Considerações finais Limites/Contrib.

13 Desenho de pesquisa As etapas da pesquisa podem ser compreendidas de acordo com o desenho aqui exposto... Introdução (3) Delimitação Questão de pesquisa Objetivos (2) Elementos teóricos (2) Modelo teórico Método (2/2) Resultados (5) Considerações finais Limites/Contrib.

14 Fontes informais Fontes
Por parte dos usuários nas entrevistas apareceram uma dezena de fontes informais que são consultadas, sendo que a presença de clientes-chave foi sempre citado como um componente importante. Outra fonte recorrente foram os colegas de trabalho, ou seja, pessoas mais próximas, do convívio do dia-a-dia. Já por parte de quem fornece, mesmo sendo um ambiente competitivo, acaba que os profissionais (jornalistas) recorrem a colegas de profissão, outros profissionais. Aproveitei para questionar cada um dos usuários e dos fornecedores no que tange a confiabilidade de cada uma das fontes. Para isso apresentei uma lista de fontes e foram dadas notas de 0 a 10. Apesar das fontes informais terem um destaque em relação às fontes formais, receberam notas mais baixas. Introdução (3) Delimitação Questão de pesquisa Objetivos (2) Elementos teóricos (2) Modelo teórico Método (2) Resultados (1/5) Considerações finais Limites/Contrib. Fontes informais aparecem com destaque, no entanto, com uma baixa nota de confiabilidade (5) em relação às fontes formais (7)

15 De que forma coleta Formas de coleta
Quanto às formas de coleta, o contato face-a-face, principalmente através de encontros informais, obtiveram destaque. Isto vai, de certa forma, ao encontro de outras pesquisas realizadas na área e que apontam as conversas “ao vivo” como sendo as mais valiosas pois permitem que se obtenha mais do que originalmente se busca, além de possibilitar que se capte outros sinais mais subjetivos (por exemplo - expressão facial) Introdução (3) Delimitação Questão de pesquisa Objetivos (2) Elementos teóricos (2) Modelo teórico Método (2) Resultados (2/5) Considerações finais Limites/Contrib. Coletando os dados através de contatos pessoais, obtém-se um maior nível de riqueza, de detalhamento. Apenas 1 entrevistado reportou que recebe as informações relevantes unicamente da matriz

16 Como armazena Armazenamento
Apesar de reconhecerem como fundamentais, em poucos casos as informações informais são armazenadas; Quando ocorre é através de outros sistemas, apenas de uma parcela do todo. Quanto ao armazenamento, pude me identificar pois utilizo uma das técnicas que foi citada, que é o uso do , ou seja, tudo registrado através de mensagens, o que acaba se tornando um banco de dados, de fácil uso. Apesar de apresentar neste quadro as formas de armazenamento, não significa que toda e qualquer informação seja armazenada desta ou daquela forma, muito pelo contrário, somente uma pequena parcela das informações informais são armazenadas. Não houve uma diferença marcante entre fornecedores e usuários. Introdução (3) Delimitação Questão de pesquisa Objetivos (2) Elementos teóricos (2) Modelo teórico Método (2) Resultados (3/5) Considerações finais Limites/Contrib.

17 A exploração/disseminação
Todos procuram repassar e discutir as informações informais com outros colegas e profissionais/clientes; É importante possuir clientes-chave, com quem possam debater as informações informais. Quando se trata de explorar, dar sentido, interpretar as informações, também corroborando outros estudos, aparece com destaque o debate com outras pessoas, ou seja, diferentes pontos de vista sobre uma mesma informação. Entre os usuários, na qualidade de executivos, volta novamente com destaque a presença de clientes-chave, ou seja, onde há uma relação de confiança e que planos e idéias são apresentados e discutidos. Introdução (3) Delimitação Questão de pesquisa Objetivos (2) Elementos teóricos (2) Modelo teórico Método (2) Resultados (4/5) Considerações finais Limites/Contrib.

18 Com que finalidade Finalidade
Informação informal como suporte à tomada de decisão, nas diferentes fases descritas por Simon (1965); A informação informal como complemento/opinião, que serve para corroborar outras fontes. De acordo com os resultados encontrados, tanto por parte dos fornecedores, quanto por parte dos usuários, pode-se apontar a informação informal como sendo um estopim, ou seja, algo que dá início, que desencadeia todo um processo de busca de informações, que ora são formais, ora informais (confrontado o que foi coletado formalmente). Isto pois há toda uma preocupação, no que tange as informação informais (e que impacta por sua vez a confiabilidade), e a isenção do que é coletado. Introdução (3) Delimitação Questão de pesquisa Objetivos (2) Elementos teóricos (2) Modelo teórico Método (2) Resultados (5/5) Considerações finais Limites/Contrib.

19 O executivo e a informação informal
Busca constante por informações – mercado muito dinâmico Importância de um contato pessoal mais forte Internet como sendo um canal para busca de informações, especialmente o Uso intensivo de contato privilegiado com algum cliente Colega de trabalho com quem possa debater Informações informais como início de um processo maior Evitar ameaças depende fortemente das informações informais Raramente armazena as informações informais que recebe no dia-a-dia Informações informais permeando as diferentes atividades do dia-a-dia Algumas conclusões que puderam ser obtidas com este trabalho: Usuários e executivos estão atentos ao mercado e ao que ocorre no seu ambiente, buscam informações para estarem atualizados Buscam estabelecer um contato mais forte, mais próximo, com alguns clientes, ou mesmo outros profissionais, com quem possam interagir e expor mais abertamente os planos e produtos Especialmente o sendo utilizado como ferramenta de busca, armazenamento e disseminação de informação Poder debater, com algum cliente de trabalho, as informações coletadas, especialmente se esta outra pessoa tiver mais experiência As informações informais como desencadeadoras de um processo mais intenso de busca de informações, quando se trata de monitoração do ambiente Utilizadas para evitar ameaças, ou seja, através das informações informais que é possível avistar as ameaças do mercado Introdução (3) Delimitação Questão de pesquisa Objetivos (2) Elementos teóricos (2) Modelo teórico Método (2) Resultados (5) Considerações finais Limites/Contrib.

20 Limites & Sugestões Estudo exploratório na região de Porto Alegre [limite por que?] Baixo número de casos Análise qualitativa dos dados [isso é um limite?] Expandir o estudo para informações formais Buscar compreender o que ocorre em outras áreas, que não empresas ligadas à TI Realizar um estudo maior para verificar se há diferenças significativas em organizações com idade e tamanho Introdução (3) Delimitação Questão de pesquisa Objetivos (2) Elementos teóricos (2) Modelo teórico Método (2) Resultados (5) Considerações finais Limites/Contrib.

21 INFORMAÇÕES INFORMAIS NA MONITORAÇÃO DO AMBIENTE ORGANIZACIONAL:
UM ESTUDO EXPLORATÓRIO NO SETOR DE TI Fernando Kuhn Andriotti Orientador: Henrique Freitas - critério de seleção dos casos? - pq jornalistas? por serem fornecedores de informação, escolhi agências reputadas - método: consistência? entrevista em profundidade, qualitativo - pq não pegou revisão da literatura tal? o que eu coletei. - a honestidade conta na hora das respostas, com sinceridade - o processo foi exercido desde o início, com propriedade, literatura, escolha do método, análise e conlusões - ter a minha razão para as coisas