Claudio Luiz Coordenador de Treinamentos. PORTAL ADMINISTRATIVO SIPAC Claudio Luiz Téc. Tecnologia da Informação Coordenador e Instrutor de Treinamentos.

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1 Claudio Luiz Coordenador de Treinamentos

2 PORTAL ADMINISTRATIVO SIPAC Claudio Luiz Téc. Tecnologia da Informação Coordenador e Instrutor de Treinamentos

3  Visão Geral  SIPAC (Administrativo)  Conclusões

4 Requisições, Almoxarifado, Orçamento, Compras, Patrimônio, Licitação, Liquidação da despesa, Infra- Estrutura, Contratos, Convênios, Bolsas, Faturas, Processos, Transportes, Restaurante Universitário Férias, Frequência, Financeiro, Dimensionamento de Força de Trabalho, Avaliação Funcional, Consignações, Concursos, Capacitação, etc… SIPAC SIGPRH Administrativos Infantil, Médio, Técnico, Graduação, Pós-Graduação, Pesquisa, Extensão, Monitoria, EAD, produção Intelectual, etc… SIGAA Área Fim SIGAdmin

5  Sistema de controle e gestão dos procedimentos administrativos  Como entrar: ◦ www.sipac.ufrn.br www.sipac.ufrn.br  Quem usa? ◦ Qualquer setor/funcionário que trabalhe com procedimentos administrativos: processos, requisições, compras, etc… SIPAC

6  Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos Requisições, Almoxarifado, Orçamento, Compras, Patrimônio, Licitação, Liquidação da despesa, Infra-Estrutura, Contratos, Convênios, Bolsas, Faturas, Processos, Transportes, Restaurante Universitário www.sipac.ufrn.br

7 Requisições Almoxarifado Patrimônio Compras/ Licitação Liquidação da Despesa Obras e Infra- Estrutura Contratos e Convênios Transportes Faturas Orçamento Registro de Preços Processos e Documentos Auditoria Interna Portais de Gestão e Administrativo SIPAC

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10 Orçamento UFRN Superintendências, Pró-Reitorias, Almoxarifado Central… Centros Acadêmicos Hospitais Unidades SIAFI Unidades SIPAC (Centros de Custos) Governo Federal SIAFI

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14  Vínculo Orçamentário: ◦ Verificação se o centro de custo possui orçamento suficiente antes de requisitar a realização de uma despesa  Antes do SIPAC ◦ Requisições tramitando sem aval orçamentário inicial.  As requisições são liberadas baseadas na distribuição orçamentária interna: ◦ Material (Compra, Almoxarifado); ◦ Diárias; ◦ Passagens; ◦ Itens Contratados; ◦ Hospedagem; ◦ Suprimento de Fundos; ◦ Outras.

15  Opções Disponíveis

16  Opção: Orçamento da Unidade PTRES (Programa de Trabalho Resumido) - é o código atribuído pelo sistema que corresponde ao conjunto formado pela Unidade Orçamentária e pelo Programa de Trabalho.

17 Vínculo Orçamentário  Opção: Orçamento da Unidade Fonte de Recursos - Entende-se por fonte de recursos a origem ou a procedência dos recursos que devem ser gastos com uma determinada finalidade.

18 Vínculo Orçamentário  Opção: Orçamento da Unidade Esfera - Classificação de uma determinada despesa que tem por finalidade identificar se está inserida no orçamento fiscal (F), da seguridade social (S) ou de investimento das empresas estatais (I).

19 Vínculo Orçamentário  Opção: Orçamento da Unidade Plano Interno - é o instrumento de planejamento e de acompanhamento da ação programada, usado como forma de detalhamento de um projeto/atividade, de uso exclusivo de cada ministério ou órgão.

20  Se a unidade (centro de custo) possuir orçamento, segue normalmente;  Se a unidade não possuir orçamento suficiente, a requisição fica pendente de autorização;  Permite que solicitar autorização para outra unidade;  Permite utilizar orçamento de saldos de empenhos com modalidade estimativa;  Permite separação de orçamento que vem de convênios.

21  Unidade Almoxarifado possui orçamento: ◦ Reposição do estoque.  Ao solicitar material ao almoxarifado, unidades requisitantes transferem orçamento para o almoxarifado referentes às despesas.

22 58.000,00 (saldo) -400,00 (contingenciamento) -400,00 (contingenciamento) Unidade Solicitante 57.600,00 (saldo) Requisição Almoxarifado Atendimento (400,00) Orçamento 400,00 Orçamento

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25  Dotação e Distribuição Orçamentária;  Transferência de Orçamento entre gestoras e centros de custos;  Controle dos Estágios da Execução das Despesas: ◦ Empenho; ◦ Liquidação; ◦ Pagamento.  Detalhamento por Centro de Custo; Constitui o emanado de autoridade competente, que cria para o estado obrigação de pagamento pendente ou não de implemento de condição. Funciona como garantia ao credor do ente público de que existe o crédito necessário para a liquidação de um compromisso assumido.

26 Módulo: Orçamento  Dotação e Distribuição Orçamentária;  Transferência de Orçamento entre gestoras e centros de custos;  Controle dos Estágios da Execução das Despesas: ◦ Empenho; ◦ Liquidação; ◦ Pagamento.  Detalhamento por Centro de Custo; É a verificação do implemento de condição, ou seja, verificação objetiva do cumprimento contratual.

27 Módulo: Orçamento  Dotação e Distribuição Orçamentária;  Transferência de Orçamento entre gestoras e centros de custos;  Controle dos Estágios da Execução das Despesas: ◦ Empenho; ◦ Liquidação; ◦ Pagamento.  Detalhamento por Centro de Custo; É a emissão do cheque ou ordem bancária em favor do credor.

28  Integração com o SIAFI: ◦ ND, NE, NL, NS, Tabelas Auxiliares, etc.  SIAFI -> Visão global das gestoras;  SIPAC -> Visão interna de cada gestora. ND – Nota de Dotação NL – Nota de Lançamento NS – Nota de Sistema NE – Nota de Empenho Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal

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31  Material ◦ Compra, Almoxarifado, Importação, Registro de Preços Vigente.  Diárias, passagens, serviços prestados (PF e PJ), Hospedagem, Manutenção, Suprimento de Fundos, Auxílio Financeiro a Estudante, etc…  Integrado com dados de RH. ◦ Contas, cargos, designações, dados pessoais

32  O sistema valida o preenchimento da requisição segundo a legislação: ◦ Cálculos de impostos em Pessoa Física ◦ Integração entre passagens e diárias, bloqueio de entrega de tickets, cálculo das diárias automática, diárias internacionais com cotação do dolar atual, etc…..  SCDP: ( Sistema de Concessão de Diárias e Passagens) ◦ Atualmente trabalhando na integração com o SCDP; ◦ Cadastro de viagem pelo SIPAC; ◦ Dados da viagem enviados automaticamente ao SCDP; ◦ Demais trâmites pelo SCDP. É um sistema informatizado, do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão, acessado via Internet, que integra as atividades de concessão, registro, acompanhamento, gestão e controle das diárias e passagens, decorrentes de viagens realizadas no interesse da administração, em território nacional ou estrangeiro.

33 Almoxarifado Central Almoxarifado Setorial Registro de Preços Entrada no estoque via lançamento da nota fiscal Cadastro único de materiais, fornecedores, marcas, etc…. Nota Fiscal Setores internos

34  Controle de estoques de materiais;  Controle de vários almoxarifados;  Entrada no estoque por: ◦ Nota fiscal; ◦ Nota de fornecimento (entre almoxarifados).  Baixa no estoque por: ◦ Atendimento de requisição; ◦ Saídas por perda, inservibilidade, etc.

35  Emissão das etiquetas de prateleiras;  Materiais podem ser bloqueados para não serem solicitados;  Almoxarifado pode ser bloqueado para pedido;  Controle de vencimento de materiais;  Integração com orçamento (Vínculo orçamentário): ◦ Atendimento da requisição pode implicar em baixa no orçamento da unidade de custo da requisição.

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39  Compras ◦ Captação das necessidades de compras das Unidades; ◦ Formação dos processos de licitação:  De acordo com as modalidades permitidas;  Material/Serviço. ◦ Controle de acréscimos/supressões.  Licitação: ◦ Registro das propostas, julgamento, cartas convites; ◦ Disponibilização dos editais/atas de registro de preços; ◦ Comunicados para os fornecedores;  Futura integração com SIASG ( Sistema Integrado de Administração de Serviços Gerais). 

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42  Controle de saldo das atas dos registros de preços da UFRN;  Solicitações aos fornecedores via SIPAC: ◦ Com Vínculo Orçamentário.  Bloqueio de itens para renegociação;  Controle de vencimento de atas.

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44  Controle Patrimônial em todos os passos ◦ Aquisição ◦ Tombamento  Movimentação interna ◦ Recolhimento  Alienação  Guia de Movimentação de Bens  Termo de Responsabilidade  Levantamento Patrimonial  Relatórios gerenciais ◦ Inventário, aquisições por grupo, setor, fonte de recursos, etc…

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47  Controle do processo de liquidação de despesas das compras de materiais.  Realização do acompanhamento da entrega do material pelo fornecedor ganhador de uma licitação: ◦ Notificação de fornecedores em atraso; ◦ Registro de penalizações de fornecedores em atraso;  Cadastro de processos de pagamento, notas fiscais, etc.

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49  Cadastro e acompanhamento financeiro de contratos;  Contratos de Despesas e Receitas;  Distribuição dos gastos por unidade;  Saldo atual dos contratos e contratos a vencer;  Acompanhamento de todos os pagamentos;  Controle de contratos de terceirização de mão-de-obra;  Registro de aditivos, repactuações orçamentárias, GRUs.  Histórico dos fiscais;  Armazenamentos de arquivos (termo original, termos aditivos, etc.);  Livro de Ocorrências.

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52  Cadastro de Faturas; ◦ Água, luz, telefone ◦ Contratos (agência de turismo e hotéis).  Leitura de arquivos das contas telefônicas (Disponibilizados pela Embratel e Claro)  Leitura de arquivos das contas de energia (Disponibilizados pela COSERN)

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55  Controle da manutenção da infra-estrutura: ◦ Ordens de serviço de manutenção; ◦ Almoxarifado de manutenção da infra-estrutura;  Controle das obras da instituição;  Controle financeiro e cronograma físico;  Módulo para arquitetos controlarem o andamento dos projetos;  Controle para coleta de resíduos.

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57  Auxílio na formulação e publicação do boletim de serviços da instituição;  Envio de informativos eletronicamente pelas unidades;  Consulta de portarias, documentos, atos, etc…  Economia ◦ Antes era impresso semanalmente para os setores

58  Submissão dos projetos;  Registro dos convênios;  Acompanhamento financeiro e de prestação de contas;  Geração da minuta do convênio/contrato.

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60  Controle da Frota de veículos da Instituição;  Cadastro de: ◦ Motoristas; ◦ Insumos: pneu, combustível, óleo…  Registro de entrada / saída de veículos;  Registro dos abastecimentos;

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62  Registro e acompanhamento de processos e documentos  Acompanhamento e tramitação de documentos  Tramitação com leitor de código de barras  Memorandos Eletrônicos: ◦ Registro; ◦ Tramitação; ◦ Acompanhamento.

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64  Controle dos bolsistas financiados pela UFRN;  Emissão de declaração de bolsa;  Envio de frequência online;  Geração de folha de pagamento.

65  Relatório de Frequências Enviadas:

66  Cadastro de Conveniados  Cadastro de Despesas  Módulo de vendas das refeições  Registro de entrada de conveniados

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68  Portais:  Reitoria;  Direções dos Centros/Hospitais;  Auditoria Interna;  Fundação.

69  www.sipac.ufrn.br

70 Inovação e transferência UFMA UFBA UFERSA UFC UFS UFRA UFRB UFRN Rede de Cooperação IFES DPF UFRN DPRF MJ Rede de Cooperação MJ Os sistemas da UFRN obtiveram um reconhecimento nacional e a UFRN celebrou diversos termos de cooperação para transferência de tecnologia.

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