Por. Francisco Eduardo Gomes Viana

Apresentação em tema: "Por. Francisco Eduardo Gomes Viana"— Transcrição da apresentação:

1 Por. Francisco Eduardo Gomes Viana
ARQUIVOLOGIA MPU – 2010 Por. Francisco Eduardo Gomes Viana

2 V NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA:
O que cai na prova do MPU V NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA: 1. Conceitos fundamentais de arquivologia. 2. O gerenciamento da informação e a gestão de documentos: diagnósticos; arquivos correntes e intermediário; protocolos; avaliação de documentos; arquivos permanentes. 3. Tipologias documentais e suportes físicos: microfilmagem; automação; preservação, conservação e restauração de documentos.

3 1. Conceitos fundamentais de arquivologia.
Arquivo: é o conjunto organizado de documentos produzidos ou recebidos por uma pessoa ou instituição ao longo de suas atividades. Função: é organizar os documentos, permitindo sua consulta rápida e eficiente, quando necessário. 1º finalidade: servir à instituição (administração); 2º finalidade: servir de base para a história.

4 Conceitos Documento: informação registrada em qualquer tipo e suporte. Informação: é a noção, idéia, conhecimento ou mensagem contida num documento. Ex: livro, relatório, certidão, memorando, CD musical... Comunicação: é o ato ou efeito de transmitir, fisicamente, de um ponto a outro, a informação contida num documento ou num conjunto de documentos. Suporte: meio físico utilizado para registrar a informação. Ex: papel, DVD, CD, VHS, Pendrive... Acervo: conjunto de documentos do arquivo.

5 2 O gerenciamento da informação e a gestão de documentos:
Diagnóstico; Avaliação de Documentos. Arquivos Correntes, Intermediário e Permanentes; Protocolo;

6 Diagnósticos: É a análise dos aspectos relacionados ao funcionamento do arquivo da instituição, de forma a identificar as falhas ou lacunas existentes, permitindo a adoção de medidas que visem aumentar a eficiência do mesmo. Proporciona informações sobre instalações físicas, condições ambientais, recursos humanos, tipo de acondicionamento, volume documental, controle de empréstimos...

7 AVALIAÇÃO É a definição dos prazos de guarda e da destinação dos documentos. A avaliação é feita com base nos valores dos documentos (administrativo e histórico). É feita por uma comissão e resulta na tabela de temporalidade da instituição. Vantagem da Avaliação de Documentos: -Ganho de espaço físico; -Economia de recursos humanos e materiais; -Facilita a recuperação de informações.

8 VALORES DOS DOCUMENTOS
Administrativos (primário): é o valor que o documento apresenta para o funcionamento de atividades realizadas na instituição. Todo documento nasce com esse valor e depois o perde. É um valor temporário e estará presente nas fases correntes e intermediárias. Histórico (secundário): é o valor que o documento apresenta para a história da instituição. É um valor definitivo (dura para sempre) e nem todo documento o apresentará como valor histórico. Está presente na fase permanente.

9 Quanto à Natureza dos Documentos
Especiais: guardam documentos de determinados tipos em condições especiais de armazenamento. (TIPO); Especializados: arquivo que guarda documentos de assuntos específicos. (ASSUNTO).

10 Teoria das Três Idades ou Fases

11 Características das Três Fases
1º fase (1º idade, corrente, ativo ou de movimento ): É a fase em que os documentos novos são criados; Nesta fase os documentos tramitam bastante e são muito consultados; Localização: Nos próprios setores: arquivos setoriais; Locais próximos aos setores: arquivo central ou geral.

12 2º fase (intermediário, limbo ou purgatório ):
Não precisa necessariamente estar próximo ao setor; É a fase em que os documentos ainda têm valor administrativo mas são pouco consultados; Nesta fase, os documentos aguardam sua destinação final (eliminação ou guarda permanente); O acesso é restrito aos setores produtores. Obs: para fins de prova, não existe arquivo morto, como é adotado em algumas instituições.

13 3º fase(3º idade, permanente ou de custódia): É a fase em que os documentos já perderam seu valor administrativo e são guardados pelo valor histórico; Os documentos desta fase JAMAIS serão eliminados; A fase permanente é de acesso público. Exemplos de documentos ditos permanentes: Origem/ criação da instituição; Evolução da instituição; Funcionamento da instituição (atos normativos/ norma)

14 Protocolo É o controle da tramitação de documentos da instituição. É uma atividade típica da fase corrente. Atividades do setor de protocolo: Recebimento; Classificação; Registro e autuação (nº de controle) Expedição (distribuição) Controle (movimentação)

15 Avaliação (é comissão designada)
Protocolo NÃO FAZ Avaliação (é comissão designada) Eliminação (arquivo) Empréstimo (arquivo)

16 Quanto ao recebimento e classificação pode-se adotar a seguinte rotina:
Receber a correspondência Separar a correspondência oficial da particular Distribuir a correspondência particular Separar a correspondência oficial de caráter ostensivo da de caráter sigiloso Encaminhar a correspondência oficial sigilosa Abrir a correspondência ostensiva Interpretar e classificar a correspondência Apor carimbo de protocolo no canto superior direito do documento Anotar abaixo do número e da data a primeira distribuição e o código de assunto, se for o caso Elaborar o resumo do assunto a ser lançado na ficha de protocolo Encaminhar os papéis ao Setor de Registro e Movimentação

17 Registro e movimentação
Este setor funciona como um centro de distribuição e redistribuição de documentos e suas atribuições podem ser assim descritas: Preparar a ficha de protocolo, em duas vias, anotando: número de protocolo, data de entrada, procedência, espécie, número e data do documento, código e resumo do assunto, primeira distribuição; Anexar a segunda via da ficha ao documento, encaminhando-o ao seu destino, juntamente com os antecedentes, após o registro e as anotações pertinentes nas respectivas fichas; Inscrever os dados constantes da ficha de protocolo nas fichas de procedência e assunto, rearquivando-as em seguida; Arquivar as fichas de protocolo em ordem numérica; Receber dos vários setores os documentos a serem redistribuídos, anotar nas respectivas fichas (numéricas) o novo destino; Encaminhar os documentos aos respectivos destinos, de acordo com despacho de autoridade competente.

18 Expedição Geralmente são adotadas as seguintes atividades: Receber a correspondência; Verificar se não faltam folhas ou anexos; Numerar e completar a data, no original e nas cópias; Separar o original da cópias; Expedir o original com os anexos; Encaminhar as cópias, acompanhadas dos antecedentes que lhes deram origem, ao arquivo.

19 Documentos que não podem ser abertos pelo protocolo:
Particulares; Sigilosos.

20 Graus de sigilo: - Documentos sigilosos: Ultra-secretos; Secretos;
Confidenciais; Reservados; Particular. - Documentos não sigilosos: Ostensivos (ordinários): próprios para se mostrar. Obs: os documentos devem ser classificados antes de serem arquivados, com base no plano de classificação do órgão.

21 Observações: Lei 8159, Art. 23. Decreto fixará as categorias de sigilo que deverão ser obedecidas pelos órgãos públicos na classificação dos documentos por eles produzidos. § 1º Os documentos cuja divulgação ponha em risco a segurança da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas são originariamente sigilosos. § 2º O acesso aos documentos sigilosos referentes à segurança da sociedade e do Estado será restrito por um prazo máximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de sua produção, podendo esse prazo ser prorrogado, por uma única vez, por igual período. § 3º O acesso aos documentos sigilosos referente à honra e à imagem das pessoas será restrito por um prazo máximo de 100 (cem) anos, a contar da sua data de produção.

22 Decreto 4553/ 2002, Art. 7º:  Os prazos de duração da classificação a que se refere este Decreto vigoram a partir da data de produção do dado ou informação e são os seguintes: (Redação dada pelo Decreto nº 5.301, de 2004) I - ultra-secreto: máximo de trinta anos; II - secreto: máximo de vinte anos; III - confidencial: máximo de dez anos; e IV - reservado: máximo de cinco anos. Parágrafo único.  Os prazos de classificação poderão ser prorrogados uma vez, por igual período, pela autoridade responsável pela classificação ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre a matéria.

23 Decreto 4553/ 2002 Art. 24. Os documentos sigilosos em suas expedição e tramitação obedecerão às seguintes prescrições: I - serão acondicionados em envelopes duplos; II - no envelope externo não constará qualquer indicação do grau de sigilo ou do teor do documento; III - no envelope interno serão apostos o destinatário e o grau de sigilo do documento, de modo a serem identificados logo que removido o envelope externo; IV - o envelope interno será fechado, lacrado e expedido mediante recibo, que indicará, necessariamente, remetente, destinatário e número ou outro indicativo que identifique o documento; e V - sempre que o assunto for considerado de interesse exclusivo do destinatário, será inscrita a palavra pessoal no envelope contendo o documento sigiloso.

24 3. Tipologias documentais e suportes físicos:
Microfilmagem; Automação; Preservação, Conservação e Restauração de documentos.

25 Tipos de documentos: Textuais: informações em formato de texto. Ex: livro, relatório, certidão, ofício, ata... Iconográficos: informações em forma de imagem estática. Ex: fotografia, negativos, diapositivos (Slides), desenhos, gravuras e gráficos... Cartográficos: são documentos em formatos e dimensões variáveis contendo representações geográficas, arquitetônicas ou e engenharia. Ex: mapas, plantas e perfis (tipo de planta); Micrográficos: micro-reprodução de imagens usando técnicas específicas, são microfilmes (ganha espaço/ tem valor legal). Ex: rolos, microficha. Observação: Tem valor legal: lei 5443/ 68 e decreto 1799/ 96. Sonoros: apenas som; Filmográficos: filmagens; Informático/ digital: informação legível por computador. Ex: MP3, arquivo do Word, Excel... Audiovisuais: documentos cuja informação esteja em forma de som e/ ou imagem em movimento.

26 Obs: É importante destacar que o fato de um documento estar inserido em um dos tipos citados não exclui a possibilidade de o mesmo estar inserido em outro tipo. Obs2: Se necessário o arquivamento de fax, deve-se fazê-lo com fotocópia (Xerox) do fax e não com o próprio fax, cujo papel, em certos modelos, se deteriora rapidamente.

27 A microfilmagem, dado o seu alto custo, só é proposta quando os documentos têm valor primário ou secundário que justifique a despesa. E, é lógico, faz-se mister um julgamento de valor sempre que se pretender destruir documentos. Decreto 1799/ 96. Art. 7° Na microfilmagem de documentos, cada série será precedida de imagem de abertura... Art. 8º No final da microfilmagem de cada série, será reproduzida a imagem de encerramento, imediatamente após o último documento...

28 Automação O termo automação é um termo polissêmico, ou seja, a palavra é capaz de reunir diversos significados. O termo – ou os seus sinônimos: “automatização” e “informatização” – representa, de uma maneira geral, a substituição do trabalho do homem, manual, por sistemas previamente programados que se auto-controlam, regulam e realizam uma série de operações em velocidade superior à capacidade humana.

29 Observação Importante:
Para que uma mensagem de correio eletrônico tenha valor documental, é necessário existir certificação digital que ateste a identidade do remetente, na forma estabelecida em lei.

30 Preservação, Conservação e Restauração de documentos
O principal objetivo da conservação é o de estender a vida útil dos documentos, procurando mantê-los o mais próximo possível do estado físico em que foram criados. A restauração tem por objetivo revitalizar a concepção original, ou seja, a legibilidade do documento.

31 Fatores que danificam os documentos:
Físicos: umidade, temperatura, luminosidade; Químicos: poeira, fumaça, tinta, objetos metálicos, fita adesiva; Biológicos: insetos, microorganismos, ratos, homem...

32 Dicas Água, alimentos e fogo não entram no arquivo; Limpeza: pano úmido e aspirador; Não se devem dobrar documentos; Para reparos de documentos é indicado o uso de colas ou fitas adesivas com pH neutro (sem acidez). Fotografia e negativos devem ser manuseados com luvas de algodão; Anotações nos documentos, usa-se lápis macio. Retirar lixo do dia após o final do expediente, evitando pernoite do lixo;

33 Alisamento Consiste em colocar os documentos em bandejas de aço inoxidável, expondo-os à ação do ar com forte percentagem de umidade, 90 a 95%, durante uma hora, em uma câmara de umidificação. Em seguida, são passados a ferro, folha por folha, em máquinas elétricas. Caso existam documentos em estado de fragilidade, recomenda-se o emprego de prensa manual sob pressão moderada. Na falta de equipamento adequado, aconselha-se usar ferro de engomar caseiro.

34 Banho de gelatina Consiste em mergulhar o documento em banho de gelatina ou cola, o que aumenta a sua resistência, não prejudica a visibilidade e a flexibilidade e proporciona a passagem dos raios ultravioletas e infravermelhos. Os documentos, porém, tratados por este processo, que é natural, tornam-se suscetíveis ao ataque dos insetos e dos fungos, além de exigir habilidade do executor.

35 Tecido Processo de reparação em que são usadas folhas de tecido muito fino, aplicadas com pasta de amido. A durabilidade do papel é aumentada consideravelmente, mas o emprego do amido propicia o ataque de insetos e fungos, impede o exame pelos raios ultravioletas e infravermelhos, além de reduzir a legibilidade e a flexibilidade.

36 Silking Este método utiliza tecido – crepeline ou musseline de seda – de grande durabilidade, mas, devido ao uso de adesivo à base de amido, afeta suas qualidades permanentes. Tanto a legibilidade quanto a flexibilidade, a reprodução e o exame pelos raios ultravioletas e infravermelhos são pouco prejudicados. É, no entanto, um processo de difícil execução, cuja matéria prima é de alto custo.

37 Laminação Processo em que se envolve o documento, nas duas faces, com uma folha de papel de seda e outra de acetato de celulose, colocando-o numa prensa hidráulica. O acetato de celulose, por ser termoplástico, adere ao documento, juntamente com o papel de seda, e dispensa adesivo. A durabilidade e as qualidades permanentes do papel são asseguradas sem perda da legibilidade e da flexibilidade, tornando-o imune à ação de fungos e pragas. Qualquer mancha resultante do uso pode ser removida com água e sabão.

38 Encapsulação Utiliza basicamente películas de poliéster e fita adesiva de duplo revestimento. O documento é colocado entre duas lâminas de poliéster fixadas nas margens externas por fita adesiva nas duas faces; entre o documento e a fita deve haver um espaço de 3mm, deixando o documento solto dentro das duas lâminas. A encapsulação é considerada um dos mais modernos processos de restauração de documentos.

39 Obs1: convém destacar que, na eliminação, os processos mais indicados são a fragmentação e a reciclagem. O processo de incineração, por não ser ecologicamente correto, deve ser evitado. Obs2: A taxa adequada para a manutenção de um acervo é a seguinte: temperatura de 22ºC a 25º C, umidade relativa de 55%. A medição de temperatura se faz com o uso de termômetros, e a de umidade com higrômetro, podendo se utilizar o termoigrômetro (junção dos dois equipamentos).

40 Para passar em concurso tem que ser igual às Casas Bahia:
FIM Para passar em concurso tem que ser igual às Casas Bahia: DEDICAÇÃO TOTAL A VOCÊ!