SOCIEDADE DE SÃO VICENTE DE PAULO Sede Nacional- Rua do Riachuelo, 75, Centro Rio de Janeiro- RJ- CEP 20230 010 21- 2242 3834- Fax-21-2232 3914- e-mail-

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1 SOCIEDADE DE SÃO VICENTE DE PAULO Sede Nacional- Rua do Riachuelo, 75, Centro Rio de Janeiro- RJ- CEP 20230 010 21- 2242 3834- Fax-21-2232 3914- e-mail- secretaria@ssvpbrasil.org.br www.ssvpbrasil.org.br Prêmio Direitos Humanos 2004 CAPACITAÇÃOPARAFUNCIONÁRIOS

2 FORMAÇÃO AVANÇADA Parte II

3 CAPACITAÇÃOPARAFUNCIONÁRIOS As Formação Avançada está dividida em : I.Orientação aos Aplicadores II.Conselhos Vicentinos – função III.Obras Unidas – organização e função I.Gestão de Pessoas

4 CAPACITAÇÃOPARAFUNCIONÁRIOS I. Orientação aos Aplicadores: Esta parte do Módulo deve ser aplicada somente para os servidores que atuam na administração, na secretaria e recepção das Unidades Vicentinas. Lembrando que os assuntos: Quem foi Frederico Ozanam, quem foi São Vicente de Paulo e Atendimento aos Familiares e à Comunidade deverão ser ministrados também na Formação Avançada. Cuidar para abordar assuntos específicos dos quando for aplicar para funcionários dos Conselhos e específicos para Obras Unidas, quando for aplicar para Obra Unida.

5 CAPACITAÇÃOPARAFUNCIONÁRIOS II. Conselhos Vicentinos Função:

6 CAPACITAÇÃOPARAFUNCIONÁRIOS Quando a SSVP foi fundada em 1883, seu crescimento foi muito rápido e espalhou pelos países europeus com muita rapidez. Em 1835, fundou-se o Conselho Particular para agregar as conferências e garantir que os grupos não desviassem do objetivo proposto e do espírito original. No mesmo ano foi criado o Conselho Geral para cuidar dos Conselhos Particulares e orientá-los. Em 1850, foram criados os Conselhos nacionais; Em 1856, foram criados os Conselhos Centrais. Completou a hierarquia da SSVP.

7 CAPACITAÇÃOPARAFUNCIONÁRIOS Após esta organização os fundadores criaram o primeiro Manual de Orientação e de Organização, em 1835. Esse Manual passou a ser o elemento vital para as Conferências e demais conselhos e Unidades. O que resultou na Regra que temos hoje. E é graças a esta preocupação de Ozanam que a SSVP é mesma no mundo todo. Não perdeu o foco. “Os Conselhos Vicentinos existem para servir todas as conferências, ajudando-as a ter vida espiritual e intensificar seu serviço e diversificar suas atividades para estarem consciente das necessidades dos pobres.” (Regulamento Internacional)

8 CAPACITAÇÃOPARAFUNCIONÁRIOS Os Conselhos: Conselho Particular, Conselho Central, Conselho Metropolitano, Conselho Nacional e Conselho Geral Internacional, formam uma estrutura de responsabilidade e de serviço. São unidos entre si e seguem o Regulamento da SSVP. Administram os bens da SSVP, cuidam para que a espiritualidade, o carisma, os serviços de caridade nas conferências espalhadas pelo mundo sejam direcionadas aos pobres; Encorajam o sentido de pertença a uma Sociedade que busca servir Jesus Cristo na pessoa do Pobre.

9 CAPACITAÇÃOPARAFUNCIONÁRIOS 1. Função cristã : - Agente motivador da ação cristã, da vocação e do carisma segundo SVP e os fundadores da SSVP; - A SSVP é uma Instituição cristã para a vida na caridade, através do serviço direto aos Pobres; - Sua função cristã deve estar fundamentada nos ensinamentos da Igreja e nas origens da SSVP, cumprindo com fidelidade o carisma e a espiritualidade vicentina: o amor e o serviço aos Pobres. - Os conselhos vicentinos dirigem pessoas de fé, que almejam uma vida de santidade.

10 CAPACITAÇÃOPARAFUNCIONÁRIOS 2. Função administrativa: - Administrar e orientar todo o trabalho das unidades vicentinas em sua área de atuação; - Cuidar para que o carisma vicentino esteja em todos os trabalhos: na administração do patrimônio; na organização das reuniões; no atendimento ao público, no atendimento aos Pobres, na formação dos associados; na realização de eventos, na prestação de serviços remunerados e voluntários, na organização dos mandatos, na fidelidade à Regra e aos princípios da SSVP, na transparência do trabalho. Enfim, cuidar para que o regulamento da SSVP e os estatutos sociais sejam cumpridos.

11 CAPACITAÇÃOPARAFUNCIONÁRIOS Como se organiza um Conselho Vicentino: - Diretoria: formada pela eleição de seu presidente. Este nomeia seus auxiliares administrativos: vice-presidente, secretário e tesoureiro, bem como os coordenadores de Comissões e/ou departamentos. E cada comissão tem um trabalho específico. - Atividades específicas: Reuniões mensais (ordinárias) e as extraordinárias, quando houver necessidade de se reunir mais vezes; Visitas: visitar as unidades a ele vinculadas. Tão essenciais quanto sua visita aos assistidos.

12 CAPACITAÇÃOPARAFUNCIONÁRIOS Funcionários dos Conselhos: A diretoria dos conselhos prestam serviços voluntários e vocacionados executado na entrega, doação, zelo e amor à SSVP. Toda prestação de serviços é gratuita pelos seus associados segundo a disposição de tempo de cada um dos associados, por isso faz-se necessário a contratação de funcionários, como: administrador, secretário executivo, recepcionista e outros de acordo com a necessidade e a dimensão do serviço prestado. Os funcionários devem conhecer como funciona o conselho, como funciona a SSVP.

13 CAPACITAÇÃOPARAFUNCIONÁRIOS a. Secretaria Executiva: - Prestar serviços administrativos orientados pelo presidente do Conselho; - Orientar e resolver com precisão as necessidades do conselho e das Unidades a ele vinculadas. - Ter capacidade de resolver e executar com clareza os objetivos da SSVP; - Ter espírito de liderança e de equipe; - Ter flexibilidade para saber atender bem e cooperar na demanda dos trabalhos e na realização dos mesmos; - Alguém de confiança do presidente. * As funções específicas estão nas páginas. 33 e 34 do Módulo. Estude-as.

14 CAPACITAÇÃOPARAFUNCIONÁRIOS b. Recepcionista: - É quem realiza o primeiro contato com as pessoas: visitantes, funcionários, parceiros, vicentinos, com o público em geral. Precisa ter habilidade para lidar com o público pessoalmente, por telefone e outros meios de comunicação. - Conhecer bem a Instituição, ser educado(a),amável, bem humorado(a) e agradável; - Saber administrar o tempo, passar informações corretas e precisas e ter conhecimento de informática. -* As funções específicas estão nas páginas. 34 e 35 do Módulo. Estude-as.

15 CAPACITAÇÃOPARAFUNCIONÁRIOS III. Obras Unidas. O que são?

16 CAPACITAÇÃOPARAFUNCIONÁRIOS 3. Obras Unidas. - Unidade Vicentina com personalidade jurídica. Tem diretoria própria e estão vinculadas aos Conselhos Centrais e Metropolitanos e em casos especiais ao Conselho Particular. É uma Obra de Caridade unida à SSVP. Pode ser: asilos, creches, hospitais,abrigos, albergues, educandários, etc. a. Função: atender casos de necessidades extremas, de acompanhamento diário. Realizam um trabalho que foge da alçada das conferências vicentinas. Realizam trabalho social por causa da indiferença da ação dos governos na área social.

17 CAPACITAÇÃOPARAFUNCIONÁRIOS b. Organização: É organizada para suprir uma necessidade especial de caridade e de justiça em favor dos Pobres. Tem uma diretoria formada por presidente, vice presidente, secretário e tesoureiro. Está amparada pelo Regulamento da SSVP e pelo Estatuto Social, e deve cumpri- los. O presidente da OU é membro do Conselho Central ao qual a Unidade está vinculada. Para que uma OU seja criada é necessário a aprovação do CNB – Conselho Nacional do Brasil.

18 CAPACITAÇÃOPARAFUNCIONÁRIOS Estatuto Social: são normas que expressam formalmente os princípios que regem sua organização. É constituído a partir de um Modelo emitido pelo CNB. Diretoria: o presidente e o vice precisam ser vicentinos. Tesoureiros e secretários não precisam ser vicentinos, mas devem ser pessoas cristãs comprometidas com a causa dos Pobres. Possui um Conselho Fiscal. Regimento Interno: instrumento disciplinar do funcionamento diário. Estabelece normas e procedimentos das atividades internas.

19 CAPACITAÇÃOPARAFUNCIONÁRIOS Meios de subsistência: promovidas pela prática da caridade. São mantidas pelas doações espontâneas da comunidade em geral; Recebem verbas de subvenções (as vezes) e pela doações dos vicentinos; promoções de rifas e eventos promovidos pela própria OU ( e para isso deve contar com a ajuda também dos funcionários). Com benefícios ou aposentadoria dos internos de acordo com as normas do Estatuto do Idoso. Todos os meios de subsistência são transparentes e analisados por um Conselho Fiscal. É importante que o carisma vicentino esteja operante em toda atividade de promoção.

20 CAPACITAÇÃOPARAFUNCIONÁRIOS Patrimônio: às vezes as OUs possuem seu patrimônio próprio doados por pessoas caridosas e/ou funcionam em local pertencente ao Conselho a que está vinculada. Este patrimônio deve ser administrado com ética, responsabilidade e transparência. Legislações: Leis vigentes do país; regra da SSVP, estatuto, regimento interno, SUAS, ANVISA, Estatuto do Idoso, Estatuto da Criança e do Adolescente e outras Leis vigentes no país e municípios.

21 CAPACITAÇÃOPARAFUNCIONÁRIOS Profissionalização dos funcionários: Não basta ter boa vontade é necessário ter conhecimento e experiência profissional. Precisa conhecer a função que está assumindo. Precisa passar por uma orientação profissional e orientação vicentina. Cumprir todas as normas prescritas no Regulamento, no regimento interno e nas leis vigentes. Os funcionários precisam ter em mente que trabalham por uma entidade cristã, sem fins lucrativos e que servem pessoas Pobres e desamparadas pelos parentes e pela sociedade. É preciso ter amor no servir.

22 CAPACITAÇÃOPARAFUNCIONÁRIOS Função do Administrador: - Administrar ou gerenciar a OU, é bom que seja formado em Administração ou que tenha experiência na área. - Precisa ter conhecimento das normas vicentinas, do Ministério da Justiça e do Trabalho, Ministério da Saúde, Ministério Público e demais normas e leis vigentes no território nacional. - Cuidar para que todos os trabalhos da “casa” sejam executados com eficiência e com qualidade; - Comunicar ao presidente da Obra toda e qualquer irregularidade, bem como suas decisões tomadas. * A funções específicas estão nas páginas 40 e 41 do Módulo. Estude- as.

23 CAPACITAÇÃOPARAFUNCIONÁRIOS Função do Secretário: -Tem como função primordial manter organizada em arquivos informatizados ou não, toda a documentação (registros, notas, documentos e outros) da Obra e dos internos. -Atender bem ao público com zelo e eficiência; - Ser gentil e educado com todos, sem distinção; - Reportar diretamente ao administrador e auxiliá-lo naquilo que for de sua competência. - Precisa ter qualificação para a função exercida. * A funções específicas estão nas páginas 41e 42 do Módulo. Estude- as.

24 CAPACITAÇÃOPARAFUNCIONÁRIOS Recepcionista: - Atender bem ao público pessoalmente no telefone, e-mails etc; - Fornecer todas as informações solicitadas; - Controlar entradas e saídas de funcionários e visitantes; - Manter o ambiente organizado e de forma adequada; - Receber com amorosidade os visitantes e parentes dos internos; - Auxiliar na secretaria quando for solicitado; - Receber e enviar correspondências, e-mails,; receber doações espontâneas de materiais e fornecer recibos. - Conhecer a entidade e ser gentil.

25 CAPACITAÇÃOPARAFUNCIONÁRIOS IV. Gestão de Pessoas.

26 CAPACITAÇÃOPARAFUNCIONÁRIOS - É preciso ter habilidades específicas para gerir pessoas, mesmo no terceiro setor. - O presidente e sua diretoria são os principais gestores; - O administrador da Obra também é um gestor; - O gestor precisa desempenhar com eficiência quatro funções: a.planejar; b. organizar; c.dirigir; d.controlar. *A gestão de pessoas exige um equilíbrio emocional e competência.

27 CAPACITAÇÃOPARAFUNCIONÁRIOS - Busca-se dar ênfase na organização administrativa, procurando destacar a melhor utilização dos recursos disponíveis, otimizando o ciclo decisório ( etapas que geram uma decisão), proporcionando maior agilidade ao fluxo de informações e reduzindo custos. - Nas Unidades da SSVP, é preciso gerir pessoas de forma simples e eficaz. Inicia pelo recrutamento, seleção, e desenvolvimento, sempre motivando os funcionários a realizarem um trabalho cada dia melhor e eficaz que atendam as necessidades desta grande rede de caridade.

28 CAPACITAÇÃOPARAFUNCIONÁRIOS - A avaliação de desempenho do funcionário representa uma análise sistemática do desempenho do profissional na função que exerce, destacando o que está sendo bom e o que precisa ser melhorado. - Gerir pessoas é trabalhar com seres humanos com sentimentos, vontades, alegrias e tristezas. É preciso equilíbrio na habilidade psicológica e ética. - O ser humano tem aptidões, sonhos e podem produzir e crescer nos aspectos: psicológico, profissional, espiritual, ético, pessoal. Mas muitas vezes precisam de motivação para isso.

29 CAPACITAÇÃOPARAFUNCIONÁRIOS - O gestor de pessoas precisa ter habilidade para corrigir e elogiar com motivação para o crescimento do outro. - É imprescindível a motivação, o diálogo, o treinamento, o respeito, a gratidão para que a pessoa se desenvolva e torne-se empreendedora nas funções que exerce. - Agindo assim,o gestor estará contribuindo para termos funcionários cada vez mais eficientes e motivados. - E quem ganha com isso? A SSVP com um trabalho otimizado; os Pobres assistidos pela Unidade Vicentina; o funcionário no seu desenvolvimento como pessoa e como profissional.

30 CAPACITAÇÃOPARAFUNCIONÁRIOS Concluindo: “Aprender não significa adquirir mais informações, mas expandir a capacidade de produzir os resultados que verdadeiramente desejamos na vida.” (Peter M. Senge, 1990) Devemos todos nós, vocacionados, voluntários ou remunerados, conhecer a vida de São Vicente de Paulo e suas recomendações feitas às Filhas da Caridade, seguida pela Família Vicentina:

31 CAPACITAÇÃOPARAFUNCIONÁRIOS “Ao servir os Pobres, serve a Jesus Cristo. Servis a Jesus Cristo na pessoa dos Pobres. E isto é tão verdade como estamos aqui. Uma irmã irá dez vez a cada dia ver os doentes, e dez vezes ao dia encontrará Deus neles.(...) Ide ver os Pobres condenados na prisão e neles encontrará Deus. Servi às crianças e nelas encontrarás Deus! Minhas filhas, quão admirável é isso! Ide a uma casa muito pobre e ali encontrarás Deus...” (SVP IX, 240) Portanto, é preciso ter vocação para servir aos Pobres, sejamos voluntários ou remunerados!

32 SOCIEDADE DE SÃO VICENTE DE PAULO Sede Nacional- Rua do Riachuelo, 75, Centro Rio de Janeiro- RJ- CEP 20230 010 21- 2242 3834- Fax-21-2232 3914- e-mail- secretaria@ssvpbrasil.org.br www.ssvpbrasil.org.br Prêmio Direitos Humanos 2004 Louvado seja nosso Senhor Jesus Cristo! ECAFO - CNB