Profª MSc Nilzenir Ribeiro Função Gerencial do Profissional de Secretariado.

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1 Profª MSc Nilzenir Ribeiro Função Gerencial do Profissional de Secretariado

2 FUNÇÃO GERENCIAL É obter resultados com pessoas e com inovação. (Gustavo Boog). Profª MSc Nilzenir Ribeiro

3 O QUE É SECRETARIAR ?  “Com organização e tempo acha-se o segredo de fazer tudo e de fazê-lo bem feito”. (Pitágoras) (Pitágoras)

4 Profª MSc Nilzenir Ribeiro Funções Gerenciais do Secretário

5 Profª MSc Nilzenir Ribeiro PLANEJAMENTO Constitui em visualizar o futuro, traçando objetivos, programas e plano de ação.

6 Profª MSc Nilzenir Ribeiro ORGANIZAÇÃO É o ato de reunir uma estrutura ordenada de maneira lógica e racional, para que as atividades sejam executadas da melhor maneira possível.

7 Profª MSc Nilzenir Ribeiro DIREÇÃO Significa conduzir e orientar os colaboradores. Juntamente com as demais funções administrativas é considerada como a essência do trabalho do bom secretário. Os meios de direção são: a emissão de ordens; instruções; comunicação; motivação; liderança e coordenação.

8 Profª MSc Nilzenir Ribeiro CONTROLE Tem a finalidade de medir e avaliar se o que foi planejado e organizado está sendo, de fato, executado. Consiste em medir e corrigir o desempenho dos colaboradores para assegurar que os objetivos da empresa sejam atingidos. Etapas: estabelecimento de padrões; avaliação do desempenho; comparação do desempenho com o padrão estabelecido e ação corretiva.

9 Diante de tantas mudanças é necessário conhecer Profª MSc Nilzenir Ribeiro PLANEJAR EXECUTAR CONTROLAR

10 O SECRETÁRIO E A ARTE DE UM DESAFIO CONSTANTE Profª MSc Nilzenir Ribeiro PROCESSOS ADMINISTRATIVOS ATENDIMENTO APOIO LOGÍSTICO COMUNICAÇÃO

11 PROCESSOS ADMINISTRATIVOS ORGANIZAÇÃO DO AMBIENTE Planejamento e organização de layout da infra estrutura, recepção dos clientes, gerenciamento do funcionamento dos equipamentos e garantia do estoque de bens de consumo. ORGANIZAÇÃO DO EXPEDIENTE DIÁRIO Planejamento, organização e priorização das atividades administrativas, em função das metas da área em que atua. Profª MSc Nilzenir Ribeiro

12 ATENDIMENTO Profª MSc Nilzenir Ribeiro PRESENCIAL, TELEFÔNICO E VIRTUAL Gerenciamento das informações e inter-relacionamentos profissionais, entre o ambiente interno e externo à organização, focado na gestão de resultados.

13 COMUNICAÇÃO Profª MSc Nilzenir Ribeiro A arte de ouvir. A arte de se fazer entender. Segundo Peter Ducker, 60% de todos os problemas administrativos resultam de ineficiência da comunicação. Um bom ouvinte é aquele que procura ouvir não somente as palavras, mas também o seu significado.

14 Profª MSc Nilzenir Ribeiro Pesquisas indicam que causamos impactos, positivo ou negativo, quando nos comunicamos: 55% pela linguagem não verbal; 38% pelo tom de voz; 7% pelo conteúdo Secretário/ Comunicador Assertivo:. revelar-se por meio de palavras e atos; comunicar-se com pessoas em qualquer nível; utilizar linguagem positiva; aprender a dar retorno.

15 APOIO LOGÍSTICO ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS Organização e preparação de eventos internos e externos da organização, de pequeno e médio portes. ORGANIZAÇÃO DE VIAGENS Planejamento e organização de locomoção na cidade e viagens (nacionais e internacionais) de profissionais que assessora, para execução de atividade profissional. Profª MSc Nilzenir Ribeiro

16 Características necessárias para o Secretário Moderno  Visão: enxergar além do que é, ou seja, ter uma abordagem holística, não reduzindo seu universo mero “Fazer;  Ética: ter um conjunto de regras e normas morais que fundamenta suas atitudes profissionais;  Diversidade Cultural: escolher colaboradores talentosos, independente de diferenças raciais, culturais ou sexuais;  Educação e Treinamento: buscar constante aperfeiçoamento profissional.

17 Profª MSc Nilzenir Ribeiro As Habilidades do Secretário  Técnicas: é o conhecimento específico que envolve métodos, processos, procedimentos e técnicas para realização das tarefas. Ex. cronograma, programa de produção, etc.  Humanas: é a capacidade e o discernimento de trabalhar com pessoas e com equipes, comunicando, liderando, motivando.  Conceituais: é a capacidade ver a Organização de forma holística ou sistêmica, definindo assim, a missão do negócio, a visão de futuro e os valores essenciais da empresa.

18 Profª MSc Nilzenir Ribeiro COMPETÊNCIAS ESSENCIAIS DO PROFISSIONAL DE SECRETARIADO

19 Profª MSc Nilzenir Ribeiro Competências Essenciais  Como Assessor atuar junto aos centros de decisão viabilizando processos de negociação, de comunicação e do campo de atuação da empresa para alcance dos objetivos organizacionais, ou seja, deve ter: I -capacidade de articulação de acordo com os níveis de competências fixadas pelas organizações; [...] VI -domínio dos recursos de expressão e de comunicação compatíveis com o exercício profissional, inclusive nos processos de negociação e nas comunicações interpessoais ou inter-grupais; [...] XI - capacidade de maximização e otimização dos recursos tecnológicos; XII -eficaz utilização de técnicas secretariais, com renovadas tecnologias, imprimindo segurança, credibilidade e fidelidade no fluxo de informações; [...] (Artigo 04 da Resolução CES/CNE 003/2005)

20 Profª MSc Nilzenir Ribeiro Competências Essenciais  Como Gestor precisa desenvolver funções gerenciais nas áreas articuladas com as estratégias organizacionais, tendo [...] II -visão generalista da organização e das peculiares relações hierárquicas e inter-setoriais; III -exercício de funções gerenciais, com sólido domínio sobre planejamento, organização, controle e direção; [...] VII - receptividade e liderança para o trabalho em equipe, na busca da sinergia; [...] X -gestão e assessoria administrativa com base em objetivos e metas departamentais e empresariais; [...] (Artigo 04 da Resolução CES/CNE 003/2005)

21 Profª MSc Nilzenir Ribeiro Competências Essenciais  Como Consultor, em uma visão sistêmica e generalista, sempre apresentar relatórios, pareceres, projetos analíticos que proporcionem informações, que subsidiem os executivos em sua gestão ou no desenvolvimento organizacional, fazendo: [...] IV -utilização do raciocínio lógico, critico e analítico, operando com valores e estabelecendo relações formais e causais entre fenômenos e situações organizacionais; [...] IX -gerenciamento de informações, assegurando uniformidade e referencial para diferentes usuários; [...] (Artigo 04 da Resolução CES/CNE 003/2005)

22 Profª MSc Nilzenir Ribeiro Competências Essenciais  Como Empreendedor o Secretário, em sua busca analítica (consultoria) nas diversas áreas do saber, deve propor ou implantar idéias e práticas inovadoras que aprimorem seu trabalho e contribuam para organização. Para tanto deve ter: [...] V - habilidade de lidar com modelos inovadores de gestão; [...] VIII -adoção de meios alternativos relacionados com a melhoria da qualidade e da produtividade dos serviços, identificando necessidades e equacionando soluções; [...] XIII -iniciativa, criatividade, determinação, vontade de aprender, abertura às mudanças, consciência das implicações e responsabilidades éticas do seu exercício profissional. [...] (Artigo 04 da Resolução CES/CNE 003/2005)

23 SECRETARIADO A ARTE DO GERENCIAR Profª MSc Nilzenir Ribeiro Ético; Ser elo entre clientes interno e externo, parceiros, fornecedores; Administrar processos de trabalho; Trabalhar em equipe; Conexão, no processo globalizado; Ter bom humor; Cultivar sua empregabilidade.

24 HOJE O PROFISSIONAL SECRETÁRIO Agente de resultado; Agente facilitador; Agente de qualidade; e Agente de mudança. Profª MSc Nilzenir Ribeiro

25 “O homem que caminha para o futuro não pode se deixar influenciar por limites de conhecimentos. Todos os dias estamos sentados em uma sala de aula, a sala que ministra a aula da vida” Olinda Silva Profª MSc Nilzenir Ribeiro

26 EXISTEM TRÊS TIPOS DE PESSOAS (PROFISSIONAIS): As que fazem acontecer; As que veem acontecer; As que não sabem o que está acontecendo Qual é o seu tipo? Profª MSc Nilzenir Ribeiro

27 FAÇA ACONTECER!!!

28 REFERÊNCIAS ANTUNES, Chussy Karlla Souza 1 Construção das Competências Essenciais do Profissional de Secretariado Executivo 2010 BRASIL. MEC, CNE. Resolução nº. 3, de 23 de junho de 2005. Institui as diretrizes curriculares nacionais para os cursos de graduação em secretariado executivo e dá outras providências. Relator: Éfrem de Aguiar Maranhão. Diário Oficial, Brasília, DF, p. 79, 27 jun. 2005. Seção 1. Disponível em:. Acesso em: 12 junho. 2016. FLEURY, Maria Tereza Leme; FLEURY, Afonso Construindo o conceito de competência. RAC, Edição Especial 2001: 183-196. NATALENSE, Maria Liana Castro. A secretária do futuro. Rio de Janeiro: Qualitymark, 1998. 104 p. Contribuição Especial das Professora : Stela Pudo e Fatima Soares. Profª Msc. Nilzenir Ribeiro

29 PARTICIPE DO XIX CONSEC: www.xixconsec.com.brwww.xixconsec.com.br Profª MSc Nilzenir Ribeiro

30 E-mail: nilzenir@yahoo.com.br Muito Obrigada!!! Profª Msc. Nilzenir Ribeiro