Universidade do Minho Serviços de Documentação TÍTULO DA APRESENTAÇÃO Complemento de título Nome: e-mail: url Universidade do Minho Serviços de Documentação.

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1 Universidade do Minho Serviços de Documentação TÍTULO DA APRESENTAÇÃO Complemento de título Nome: e-mail: url Universidade do Minho Serviços de Documentação How to define and implement effective Open Access policies? Eloy Rodrigues eloy@sdum.uminho.pt

2 Universidade do Minho Serviços de Documentação TÍTULO DA APRESENTAÇÃO Complemento de título Nome: e-mail: url Universidade do Minho Serviços de Documentação Agenda  Defining and implementing OA policies at research performing organizations  UMinho experience  Defining and implementing funder OA policies  H2020 OA Policy  Portuguese funder (FCT) OA policy  Concluding Remarks

3 Universidade do Minho Serviços de Documentação TÍTULO DA APRESENTAÇÃO Complemento de título Nome: e-mail: url Universidade do Minho Serviços de Documentação Many types of OA policies  Voluntary (Request/Encourage)  Mandatory (Requirement)  Copyright retention + Repository deposit  Self-archiving/Repository deposit  Immediate deposit/Optional Access

4 Universidade do Minho Serviços de Documentação TÍTULO DA APRESENTAÇÃO Complemento de título Nome: e-mail: url Universidade do Minho Serviços de Documentação Recommended Institutional OA policy  Mandatory The most effective policy is a mandatory policy for peer-reviewed research.

5 Universidade do Minho Serviços de Documentação TÍTULO DA APRESENTAÇÃO Complemento de título Nome: e-mail: url Universidade do Minho Serviços de Documentação Gargouri, Y, Larivière, V & Harnad, S (2013) Ten-year Analysis of University of Minho Green OA Self- Archiving Mandate In E Rodrigues, A Swan & AA Baptista, Eds. Uma Década de Acesso Aberto e na UMinho no Mundo. U MinhoTen-year Analysis of University of Minho Green OA Self- Archiving Mandate Mandated vs Non mandated Figure 4: Percent Public Access deposits (PA), Restricted Access deposits (RA), Metadata Only and Not Deposited for the universities of Liège, Minho, Surrey (Mandated) and Lancaster (Non- Mandated) as well as the averages for 26 Mandated and 73 Non-Mandated UK repositories that were analyzed for publication year 2012.

6 Universidade do Minho Serviços de Documentação TÍTULO DA APRESENTAÇÃO Complemento de título Nome: e-mail: url Universidade do Minho Serviços de Documentação Recommended Institutional OA policy  Mandatory  Immediate self-archiving Requires researchers to deposit all peer- reviewed research immediately upon acceptance for publication into the institutional repository of the organization

7 Universidade do Minho Serviços de Documentação TÍTULO DA APRESENTAÇÃO Complemento de título Nome: e-mail: url Universidade do Minho Serviços de Documentação Vincent-Lamarre P, Boivin J, Gargouri Y, Larivière V, Harnad S. 2014 Estimating Open Access Mandate Effectiveness: I. The MELIBEA Score – Submitted to JASIST Figure 6: Average deposit rate when deposit is required at time of acceptance, at time of publication, or unspecified (Condition C4). For each of the three years, requiring deposit at time of acceptance consistently generates a higher deposit rate. Time of deposit

8 Universidade do Minho Serviços de Documentação TÍTULO DA APRESENTAÇÃO Complemento de título Nome: e-mail: url Universidade do Minho Serviços de Documentação Recommended Institutional OA policy  Mandatory  Immediate self-archiving  Deposit required, but Open Access may be delayed (or opted out) Publications may be deposited in embargoed or restricted access, if there are publisher restrictions to Open Acccess. Metadata must be always immediately accessible and repositories should implement the “Request a copy button”.

9 Universidade do Minho Serviços de Documentação TÍTULO DA APRESENTAÇÃO Complemento de título Nome: e-mail: url Universidade do Minho Serviços de Documentação Vincent-Lamarre P, Boivin J, Gargouri Y, Larivière V, Harnad S. 2014 Estimating Open Access Mandate Effectiveness: I. The MELIBEA Score – Submited to JASIST Figure 10: When deposit is required (no opt out) but authors can opt out of OA unconditionally (Condition C2), deposit rates are higher than when each individual OA opt-out has to be negotiated on a case-by-case basis. Deposit Required but OA may be opted out

10 Universidade do Minho Serviços de Documentação TÍTULO DA APRESENTAÇÃO Complemento de título Nome: e-mail: url Universidade do Minho Serviços de Documentação Recommended Institutional OA policy  Mandatory  Immediate self-archiving  Deposit required, but Open Access maybe delayed (or opted out)  Connect repository deposit with evaluation and reporting Authoritative publication information/lists should be directly drawn from the institutional repository for evaluation and reporting purposes.

11 Universidade do Minho Serviços de Documentação TÍTULO DA APRESENTAÇÃO Complemento de título Nome: e-mail: url Universidade do Minho Serviços de Documentação Vincent-Lamarre P, Boivin J, Gargouri Y, Larivière V, Harnad S. 2014 Estimating Open Access Mandate Effectiveness: I. The MELIBEA Score – Submited to JASIST Figure 8: Average deposit rates, with and without internal use. For each of the three years, average OA + RA deposit rates are higher when the deposit is required for internal institutional use (e.g., research evaluation; Condition C7) Connecting institutional mandate - research evaluation

12 Universidade do Minho Serviços de Documentação TÍTULO DA APRESENTAÇÃO Complemento de título Nome: e-mail: url Universidade do Minho Serviços de Documentação Implementing institutional OA policies (MedOANet)  Consultation and preparation phase;  Defining/adopting the policy;  Institutional repository ready;  Continuous support and advocacy  Follow up and monitoring ( MedOANet Guidelines for implementing open access policies: For research performing and research funding organizations – Turkish Version - http://medoanet.eu/sites/www.medoanet.eu/files/documents/MEDOANET2013_GUIDLine_d p_TR_ws.pdf ) http://medoanet.eu/sites/www.medoanet.eu/files/documents/MEDOANET2013_GUIDLine_d p_TR_ws.pdf

13 Universidade do Minho Serviços de Documentação TÍTULO DA APRESENTAÇÃO Complemento de título Nome: e-mail: url Universidade do Minho Serviços de Documentação Implementing institutional OA policies http://goo.gl/ScddAv

14 University of Minho Experience An Open Access pioneer [2003-2013]

15 Universidade do Minho Serviços de Documentação TÍTULO DA APRESENTAÇÃO Complemento de título Nome: e-mail: url Universidade do Minho Serviços de Documentação  Publicly launched in November 2003  Deposition of publications by author (or “proxy”) self-archiving  No library mediated deposit/archiving RepositóriUM (2003)

16 Universidade do Minho Serviços de Documentação TÍTULO DA APRESENTAÇÃO Complemento de título Nome: e-mail: url Universidade do Minho Serviços de Documentação UMinho self-archiving policy (2004)  This policy was established by a Rectoral Document, in the first anniversary of RepositóriUM  Following the signature of the Berlin Declaration in November 2004  Implemented from January 1st 2005

17 Universidade do Minho Serviços de Documentação TÍTULO DA APRESENTAÇÃO Complemento de título Nome: e-mail: url Universidade do Minho Serviços de Documentação UMinho self-archiving policy (2004)  Established by a Rectoral Document, in the first anniversary of RepositóriUM  Following the signature of the Berlin Declaration in November 2004  Implemented from January 1st 2005

18 Universidade do Minho Serviços de Documentação TÍTULO DA APRESENTAÇÃO Complemento de título Nome: e-mail: url Universidade do Minho Serviços de Documentação Results

19 Universidade do Minho Serviços de Documentação TÍTULO DA APRESENTAÇÃO Complemento de título Nome: e-mail: url Universidade do Minho Serviços de Documentação Upgrade of UMinho OA policy (2010)

20 Universidade do Minho Serviços de Documentação TÍTULO DA APRESENTAÇÃO Complemento de título Nome: e-mail: url Universidade do Minho Serviços de Documentação Why?  The number and percentage of UMinho research output archived was decreasing since 2007  Open Access is seen as a relevant factor on the strategy of University of Minho  To continue and improve the UMinho Open Access experience, maintaining UMinho has an OA frontline institution; Upgrade of UMinho OA policy (2010)

21 Universidade do Minho Serviços de Documentação TÍTULO DA APRESENTAÇÃO Complemento de título Nome: e-mail: url Universidade do Minho Serviços de Documentação

22 TÍTULO DA APRESENTAÇÃO Complemento de título Nome: e-mail: url Universidade do Minho Serviços de Documentação Gargouri Y, Hajjem C, Larivière V, Gingras Y, Carr L, et al. 2010 Self-Selected or Mandated, Open Access Increases Citation Impact for Higher Quality Research. PLoS ONE 5(10): e13636. doi:10.1371/journal.pone.0013636

23 Universidade do Minho Serviços de Documentação TÍTULO DA APRESENTAÇÃO Complemento de título Nome: e-mail: url Universidade do Minho Serviços de Documentação Minho University requires: All academic staff to mandatory deposit into RepositóriUM a copy of all peer reviewed publications dated after January 2011; From January 2011, all official publication lists or reports, from individual researchers and research units, submitted internally at UMinho, must contain a link to the version archived at RepositóriUM UMinho upgraded policy (RT-98/2010)

24 Universidade do Minho Serviços de Documentação TÍTULO DA APRESENTAÇÃO Complemento de título Nome: e-mail: url Universidade do Minho Serviços de Documentação 1 st quarter 2011: Roadshow on the new policy in all the Schools/Institutes [Faculties] of UMinho Since the end of the 1 st quarter 2011: Quarterly monitoring of policy compliance Implementation of UMinho policy

25 Universidade do Minho Serviços de Documentação TÍTULO DA APRESENTAÇÃO Complemento de título Nome: e-mail: url Universidade do Minho Serviços de Documentação Results

26 Universidade do Minho Serviços de Documentação TÍTULO DA APRESENTAÇÃO Complemento de título Nome: e-mail: url Universidade do Minho Serviços de Documentação Results

27 Universidade do Minho Serviços de Documentação TÍTULO DA APRESENTAÇÃO Complemento de título Nome: e-mail: url Universidade do Minho Serviços de Documentação PUB. YEAR 2013 PUB. YEAR 2012 PUB. YEAR 2011 PUB. YEAR 2010 OTHER YEARS NUMBER OF PUBLICATIONS DEPOSITED IN 2013 22831985218135562 Results

28 Universidade do Minho Serviços de Documentação TÍTULO DA APRESENTAÇÃO Complemento de título Nome: e-mail: url Universidade do Minho Serviços de Documentação  Defining and implementing Funder OA policies

29 Universidade do Minho Serviços de Documentação TÍTULO DA APRESENTAÇÃO Complemento de título Nome: e-mail: url Universidade do Minho Serviços de Documentação Recommended Funder OA policy  Mandatory The most effective policy is a mandatory policy for peer-reviewed research.

30 Universidade do Minho Serviços de Documentação TÍTULO DA APRESENTAÇÃO Complemento de título Nome: e-mail: url Universidade do Minho Serviços de Documentação Recommended Funder OA policy  Mandatory  Immediate self-archiving Requires researchers to deposit all peer- reviewed research immediately upon acceptance for publication into an repository

31 Universidade do Minho Serviços de Documentação TÍTULO DA APRESENTAÇÃO Complemento de título Nome: e-mail: url Universidade do Minho Serviços de Documentação Recommended Funder OA policy  Mandatory  Immediate self-archiving  Deposit required, Open Access maybe delayed (embargoed), but not opted out Funders usually allow embargo period to OA (not to deposit) of 6 to 12 months (SSH)

32 Universidade do Minho Serviços de Documentação TÍTULO DA APRESENTAÇÃO Complemento de título Nome: e-mail: url Universidade do Minho Serviços de Documentação Recommended Funder OA policy  Mandatory  Immediate self-archiving  Deposit required, but Open Access maybe delayed (or opted out)  Consider OA publishing costs (APCs) to be eligible costs Article Processing Charges for OA only journals are supported within the funding rules.

33 Universidade do Minho Serviços de Documentação TÍTULO DA APRESENTAÇÃO Complemento de título Nome: e-mail: url Universidade do Minho Serviços de Documentação Recommended Funder OA policy  Mandatory  Immediate self-archiving  Deposit required, but Open Access maybe delayed (or opted out)  Consider OA publishing costs (APCs) to be eligible costs  Connect repository deposit with evaluation and reporting Authoritative publication information/lists should be directly drawn from the repository infrastructure for evaluation and reporting purposes.

34 Universidade do Minho Serviços de Documentação TÍTULO DA APRESENTAÇÃO Complemento de título Nome: e-mail: url Universidade do Minho Serviços de Documentação Horizon 2020 Open Access Mandate Grant Agreement: § 29.2 Open access to scientific publications Each beneficiary must ensure open access (free of charge, online access for any user) to all peer- reviewed scientific publications relating to its results. In particular, it must: (a) as soon as possible and at the latest on publication, deposit a machine-readable electronic copy of the published version or final peer-reviewed manuscript accepted for publication in a repository for scientific publications; Moreover, the beneficiary must aim to deposit at the same time the research data needed to validate the results presented in the deposited scientific publications. (b) ensure open access to the deposited publication — via the repository — at the latest: (i) on publication, if an electronic version is available for free via the publisher, or (ii) within six months of publication (twelve months for publications in the social sciences and humanities) in any other case. (c) ensure open access — via the repository — to the bibliographic metadata that identify the deposited publication. The bibliographic metadata must be in a standard format and must include all of the following: - the terms ["European Union (EU)" and "Horizon 2020"]["Euratom" and Euratom research and training programme 2014-2018"]; - the name of the action, acronym and grant number; - the publication date, and length of embargo period if applicable, and - a persistent identifier.

35 Universidade do Minho Serviços de Documentação TÍTULO DA APRESENTAÇÃO Complemento de título Nome: e-mail: url Universidade do Minho Serviços de Documentação FCT Open Access Policy

36 Universidade do Minho Serviços de Documentação TÍTULO DA APRESENTAÇÃO Complemento de título Nome: e-mail: url Universidade do Minho Serviços de Documentação FCT OA Policy  The FCT Policies on Open Access are a direct outcome of a public consultation held in 2013.  They encompass guidelines for free, online access to peer-reviewed publications and data arising from FCT funding.  The policies came into force on 5 May 2014.

37 Universidade do Minho Serviços de Documentação TÍTULO DA APRESENTAÇÃO Complemento de título Nome: e-mail: url Universidade do Minho Serviços de Documentação FCT OA Policy  Open Access policy based on an repository deposit approach and in line with EC recommendations  Integral to this move is the existence of a well-established open access repository infrastructure: Repositório Científico de Acesso Aberto de Portugal (RCAAP)RCAAP

38 Universidade do Minho Serviços de Documentação TÍTULO DA APRESENTAÇÃO Complemento de título Nome: e-mail: url Universidade do Minho Serviços de Documentação FCT OA Policy  The core of the policy on open access to publications arising from FCT-funded research is that all publications of research outputs, subject to peer-review or another form of scientific review, should be deposited in one of the open access repositories hosted within RCAAP as soon as possible, preferably immediately on acceptance for publication.policy on open access to publications arising from FCT-funded research  An embargo period is allowed, after which the full content of the publications should be made freely available.  The policy applies to journal articles, papers in conference proceedings, posters, books and book chapters, monographs, Masters and PhD theses.  FCT funding encompasses project grants, studentships and fellowships, career development contracts (FCT Investigator).

39 Universidade do Minho Serviços de Documentação TÍTULO DA APRESENTAÇÃO Complemento de título Nome: e-mail: url Universidade do Minho Serviços de Documentação FCT Implementation (planned)  The funding information will be registered in the metadata of each funded publication in RCAAP repositories  For reporting and evaluation purposes, only publications deposited into a RCAAP repository will be considered  The cost reporting tool will only allow to report costs of publications deposited into a RCAAP repository.  There will be a support and helpdesk system combining FCT services/staff and the RCAAP helpdesk system (central node with local repository managers)

40 Universidade do Minho Serviços de Documentação TÍTULO DA APRESENTAÇÃO Complemento de título Nome: e-mail: url Universidade do Minho Serviços de Documentação Concluding Remarks  Define simple, and clear Open Access mandate  Require deposit into repository  At the time of acceptance of publication  Connect repository deposit with evaluation and reporting

41 Universidade do Minho Serviços de Documentação TÍTULO DA APRESENTAÇÃO Complemento de título Nome: e-mail: url Universidade do Minho Serviços de Documentação Concluding Remarks  Define policies in a convergent way  Institutional policies  National/Funder policies  H2020 policies

42 Universidade do Minho Serviços de Documentação TÍTULO DA APRESENTAÇÃO Complemento de título Nome: e-mail: url Universidade do Minho Serviços de Documentação Thank you! http://repositorium.sdum.uminho.pt