Gerenciamento de Documentos e Conhecimento

Apresentação em tema: "Gerenciamento de Documentos e Conhecimento"— Transcrição da apresentação:

1 Gerenciamento de Documentos e Conhecimento
Apresentação da Empresa

2 A Empresa Fundada em 2008, a Arkivus Soluções Tecnológicas sempre se especializou no desenvolvimento de soluções para gerenciamento de documentos e conhecimentos de empresas. Teve seu início na Incubadora Internacional de Empresas de Base Tecnológica da Universidade Estadual de Londrina – INTUEL, onde seus projetos foram aprovados e considerados inovadores por uma banca de especialistas. Com o crescimento e a conquista de uma boa carteira de clientes, a empresa se consolidou no mercado, mudando-se para uma nova sede, em um bairro nobre da cidade de Londrina. A inovação e o excelente atendimento continuam sendo as principais marcas da empresa, que está sempre surpreendendo o mercado com soluções cada vez mais práticas e eficazes.

3 Visão e Missão Visão Para 2018
“Ser reconhecida como uma empresa que oferece soluções de alta qualidade em gestão do conhecimento através de sistemas inovadores e atendimento personalizado, estando presente entre as 100 melhores empresas para se trabalhar no Paraná.” Missão “Criar soluções automatizadas de fácil utilização, que gerenciam informações de empresas, tornando-as mais ágeis, organizadas e seguras.”

4 O Que é GED e ECM? Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) é uma ferramenta utilizada por empresas para o controle e distribuição adequada de seus documentos (físicos e digitais). O Enterprise Content Management (ECM) é utilizado para transformar a informação em conhecimento, permitindo desde tomadas de decisões gerenciais até a prevenção do desaparecimento de conhecimento, caso funcionários-chave que dominam a informação saiam da organização.

5 Soluções Diferenciadas
A Arkivus não desenvolve somente softwares, a Arkivus desenvolve soluções que visam otimizar processos ou corrigir problemas que as empresas possuem quando o assunto é documentos. Utilizando como base os conceitos e ferramentas do GED e do ECM, a empresa possui uma série de soluções para os mais variados setores da empresa: Controle Automático de NF-e Leitura e Correção de Gabaritos Gestão de Contratos Abertura de Cadastros Controle de Guarda Física de Documentos BPM Entre outras... Gestão de Contratos de Crédito Consignado

6 Controle Automático de NF-e
O Controle Automático de NF-e é extremamente útil para as empresas que recebem um número significativo de NF-e de fornecedores e tem dificuldades para fazer o gerenciamento adequado das mesmas. Assim que o cliente recebe uma NF-e por , o sistema automaticamente busca o arquivo XML, faz a validação no site da Receita Federal, e armazena dentro do sistema, já na pasta correta, e faz toda a indexação do documento, facilitando buscas posteriores. O sistema ainda avisa se um fornecedor cancelar uma NF-e, e gera um relatório dos fornecedores que não estão enviando corretamente os arquivos XMLs. E mesmo que o cliente possua aqueles fornecedores que insistam em não enviar os arquivos XMLs das NF-es, o sistema consegue identificar os arquivos faltantes, ir no site da Receita Federal e fazer o download. O que mais chama a atenção é que todas essas ações são feitas de forma automática, sem ser necessário nenhum esforço por parte de qualquer colaborador do cliente.

7 Gestão de Contratos O gerenciamento adequado de contratos é de extrema importância para que qualquer empresa mantenha um bom relacionamento com seus fornecedores e clientes. Ele facilita o acesso à informação, evita pagamento de multas e gera um histórico de tudo o que está vinculado com o contrato. Quando um contrato está para vencer, o sistema da Arkivus automaticamente envia um para um ou mais responsáveis, avisando sobre a expiração. Todo controle de mudanças e aditivos que são feitos nos contratos também são facilmente controlados, garantindo que os usuários sempre estarão acessando a versão mais atual do contrato. Ainda é possível que o usuário faça um vínculo com todos os documentos vinculados ao contrato, como proposta comerciais, notas fiscais de pagamento, RFPs, etc, mantendo todo o histórico em um único lugar.

8 Controle de Guarda Física de Documentos
Ideal para empresas que possuem um ambiente para guardar seus documentos físicos, o Arkivus Store permite o cadastro de caixas e documentos, indicando qual a posição física da mesma dentro do arquivo (estante, prateleira, módulo, linha, posição, etc.), e complementando com uma descrição do conteúdo de cada caixa, facilitando assim buscas posteriores. O sistema permite uma fácil localização de caixas, e ainda controla empréstimos, envios e recebimentos, com registros de históricos de ações. Dessa forma é possível saber exatamente quem fez o que com cada caixa e cada documento. Através de uma interface web, pessoas de outros departamentos podem acessar o sistema e fazer requisições de documentos, informando se querem esses documentos em meio físico ou digital.

9 Gestão de Contratos de Crédito Consignado
Visando agilizar o processo e reduzir custos de empresas de crédito consignado, a Arkivus desenvolveu o Arkivus FX, um sistema para plataforma mobile que torna as ações do representante em vendas muito mais simples. Ao invés de levar consigo uma grande quantidade de documentos, o vendedor leva um tablete. Nesse ele registra todos os dados do cliente, tira fotos de documentos, tira uma foto do cliente, faz um registro de voz, pega a assinatura e ainda guarda a posição de GPS do cliente. Todas essas ferramentas juntas aumentam significativamente a segurança da operação, reduzindo ações de pessoas más intencionadas. Uma vez que o contrato digital é concluído e assinado pelo cliente, ele já é automaticamente transmitido para a central de operações, onde é avaliado e submetido para o banco específico. A média de duração da operação cai de 1 semana para 2 horas. Ou seja, o cliente recebe o dinheiro mais rápido, assim como a Financeira. Todos saem ganhando!

10 Leitura e Correção de Gabaritos
Para colégios e universidades que utilizam gabaritos em suas provas/simulados e precisam fazer uma leitura rápida e eficaz. Através de uma tecnologia chamada OMR (Optical Mark Recognition) o Arkivus CR é capaz de ler os mais variados tipos de gabaritos e com uma eficácia 20x maior do que as leitoras ópticas. Além de ser mais rápido, o sistema utiliza algoritmos de auto-alinhamento e auto-angulação, sendo capaz de processar até os gabaritos com problemas de corte e impressão. O sistema é capaz de processar mais de gabaritos em menos de 15min, sem limites de processamento. Após a leitura, os gabaritos são corrigidos pelo sistema Arkivus Exam, que gera vários relatórios pedagógicos para professores e alunos. Esses relatórios auxiliam os professores a identificarem problemas ou evoluções de seus alunos e tomarem decisões para melhorar o desempenho dos mesmos. Os alunos conseguirão comparar seus resultados com as médias das turmas e séries, verificando onde ele precisa melhorar.

11 Abertura de Cadastros Existem vários tipos de cadastros de clientes. Muitos deles requerem que o cliente leve consigo uma boa quantidade de documentos no momento da operação: RG, CPF, Comprovante de Residência, Comprovante de Renda, e assim por diante. O Arkivus Client é um sistema que deixa esse processo de cadastro extremamente simples e muito mais controlado. Através de um portal web integrado com o sistema de GED/ECM, o sistema é um passo-a-passo onde basta o usuário seguir as instruções para efetuar o cadastro do cliente, já digitalizando todos os documentos necessários. A digitalização é feita através de um suporte em acrílico com uma webcam na ponta, permitindo a captura de qualquer tamanho de documento, e inclusive do rosto do cliente se necessário. Ao final do processo de cadastro, uma ficha em PDF é criada com os dados do cliente e os documentos digitalizados. Essa ficha é armazenada automaticamente no sistema de GED/ECM, já com todas as indexações que permitirão buscas posteriores de forma simples e rápida. É a solução ideal para Bancos, Cooperativas, Faculdades com EAD, Lojas de Móveis, etc.

12 BPM - Business Process Modeling
Adequada para empresas que precisam automatizar seus processos que envolvem documentos, o Arkivus BPM permite a criação de fluxos de trabalho (workflows), dos mais simples aos mais complexos, já integrado ao sistema de GED/ECM. Para cada etapa é possível definir responsáveis, ações automáticas (como envio de s), duração máxima e caminhos alternativos. A ferramenta ainda permite a integração com sistemas já utilizados pelo cliente, através da chamada ou execução de funções, inclusive com inserção de dados no Banco de Dados. Um histórico permite que eu acompanhe todos os processos em execução ou finalizados, identificando aonde o mesmo está parado, por onde ele já passou, quais os pareceres dos envolvidos em cada etapa e quanto tempo durou cada passo. Dessa forma é possível identificar gargalos nos processos da empresa e propor ações de melhorias.

13 Tecnologia Utilizada Sistema Web desenvolvido em ASP .NET e HTML5;
Banco de Dados SQL Server 2008 R2 Express; Funciona em ambiente Windows (server e client). Roda nos principais navegadores de internet (Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome, Safari, Opera, entre outros).

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