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E-Invoicing Online Billing. ìndice Bem vindo ao Online Billing 3 Como se registar no Online Billing 4 Factura Electrónica e Pagamento Electrónico 10 Como.

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1 e-Invoicing Online Billing

2 ìndice Bem vindo ao Online Billing 3 Como se registar no Online Billing 4 Factura Electrónica e Pagamento Electrónico 10 Como aceder11 Aceder às suas novas facturas13 Procurar e Ordenar15 Como Pagar as suas facturas17 Visualizar o seu extracto de conta22 Como reclamar uma factura25 Adicionar outras contas29 Alterar a sua Password31 Cancelar o seu registo 33 Especificações34 Para colocar alguma questão contactar Tel:

3 Bemvindo ao Online Billing As tarefas administrativas são um processo moroso Quando tem mil e uma tarefas para fazer, a última coisa que precisa é de uma pilha de documentos para registar e arquivar. Rapidez e simplicidade é o que necessita. Foi a pensar nisso, que para tornar a sua vida mais fácil, a TNT desenvolveu um sistema de Administração Electrónica que lhe vai permitir administrar todas as suas contas – facturas, créditos, extractos e pagamentos – com apenas alguns cliques. È inteligente, rápido e ecológico. Não podia ser mais simples! Este manual auxilia-o no que precisa de saber sobre a utilização deste sistema – a forma mais eficiente de gerir as suas contas com a TNT.

4 registo no Online Billing Vá à página da TNT e seleccione o Online Billing a partir do menu Links Rápidos. Agora basta escolher a opção para se registar e seguir 4 passos, simples. Estes dados serão utilizados para criar o seu acesso, User ID e Password e endereço de . Seleccione o seu Idioma, introduza o seu número de conta com a TNT, o País será preenchido automaticamente. O endereço de que coloca deve ser aquele para o qual deseja ser contactado, após o registo no Online Billing. Este será automaticamente copiado para os outros campos que pedem endereço de . O User ID deve ser único, no nosso sistema, e deve ter entre 6 a 15 caracteres. É aconselhado que utilize o seu como User ID. A Password deve ter caracteres alfabéticos e numéricos, e deve ter no mínimo 6 caracteres. Depois de preencher todos os campos obrigatórios, marcados com um asterisco vermelho, clique em Continuar. Registar-se no Online Billing com a TNT é rápido e fácil. 1. Registo de informação

5 registo no Online Billing Procure uma factura emitida á menos de 3 meses. Depois complete os detalhes da sua conta e valide, colocando o número da sua factura e o seu valor total. 2. Registo

6 registo no Online Billing Se tiver mais que um número de conta com a TNT, repita o processo e após introduzir todas as contas, clique em Continuar. 2. Registo

7 registo no Online Billing Tem que aceitar os Termos da TNT e Condições de Transporte, assinalando a caixa. Clique em Continuar, para confirmar o seu registo. 3. Termos e Condições

8 registo no Online Billing Registou-se com sucesso, no Online Billing. Pode imprimir os detalhes do seu registo, clicando em Imprimir Detalhes de Confrimação Receberá um , em breve, para activar os seus dados de acesso. 4. Confirmação

9 registo no Online Billing Basta clicar no link que vai no que recebeu e, nas próximas 24h deverá aceder ao Online Billing colocando o seu User ID e Password, activando com sucesso o seu registo 5. Benvindo ao Online Billing

10 eInvoicing e ePayment Em apenas alguns cliques pode aceder toda a informação da sua conta, sem ter que perder tempo a procurar as facturas no armário ou nas pastas de arquivo, manualmente. Receba as suas facturas por via electrónica Receba um de alerta, sempre que for emitida uma nova factura Faça o Download das suas facturas ou extractos de conta, em PDF ou em excel Tenha acesso às suas facturas e extractos de conta, 24h por dia, 7 dias na semana, 365 dias no ano Pague as suas facturas online Registe a reclamação das suas facturas, e siga a sua resolução

11 aceder ao Online Billing Pode aceder pela página seleccionando o Online Billing fatravés do menu de Links Rápidoswww.tnt.com Pode aceder directamente através do link Ou quando receber a sua notificação de novo documento emitido, pode aceder através do link que consta no .www.express.tnt.com/onlinebilling/login Em seguida basta introduzir o seu User ID e Password, e clique no botão Login Se esquecer a sua Password ou User ID, basta que clique no botão Password / User ID Esquecido e este será enviado para o seu (de notificação). Se não tivermos o seu , vamos enviar a informação para o que temos registado como de notificação. Existem diferentes formas de aceder ao site do Online Billing.

12 aceder ao Online Billing Ao clicar no ePayment pode liquidar as suas facturas online, ver o seu extracto de conta ou registar e acompanhar as suas reclamações de facturas. Ao clicar no eInvoicing pode visualizar todas as suas facturas e notas de crédito, das últimas 26 semanas, em vários formatos. Após colocar os dados de acesso, entra na página do Online Billing

13 aceder aos novos documentos Depois de seleccionar o eInvoicing e entrar na página será, automáticamnete, exibida a lista das suas novas facturas e notas de crédito, pode visualizá-las como: Um PDF. É uma cópia electrónica da sua factura, que tem exactamente a mesma informação que a factura original, e pode ser impressa em papel, enviada por ou por fax. Um Ficheiro em Excel (CSV, XLS or XML). Que pode ser importado directamente para o seu software de contabilidade. Para visualizar o ficheiro no formato que deseja, basta clicar no ícone correspondente, exibido na chave á sua esquerda. Se quiser fazer o download de mais de uma factura (no máximo de 10), basta seleccionar os formatos que deseja e clicar em download seleccionados, que irá criar um ficheiro em ZIP. Após ter feito o download ou ter visualizado um documento ele, automaticamente, passa para a secção de Todos os Documentos. Visualizar

14 aceder aos novos documentos Para retirar itens dos Novos Documentos, basta seleccionar o que deseja e clicar em Remover dos novos documentos. Assim este documento vai ser marcado como lido e passa para a Secção de Todos os Documentos. Remover

15 procurar e ordenar Quando quiser procurar um documento, que já foi visualizado, deve clicar em Todos os Documentos. Depois pode procurar por: Número de conta Número de factura Data da factura Tipo de Documento Procurar

16 procurar e ordenar Pode ordenar as suas facturas por ordem crescente ou decrescente, de acordo com Número de conta Número de factura Data da factura Tipo de documento Valor Data de vencimento Clique no cabeçalho da coluna desejada, uma vez para ordenar por ordem crescente e duas vezes para colocar por ordem decrescente. O eInvoicing permite arquivar durante 26 semanas, toda a a documentação de facturação, das suas contas, desde a data em que fez o seu registo. Após as 26 semanas, a factura mais antiga será apagada, pelo que não se deve esquecer de efectuar o download dos ficheiros que necessita para o seu sistema de contabilidade. OrdenareArchiving

17 liquidar as suas facturas A partir da página do Online Billing, seleccione o ePayment, para efectuar o pagamento das suas facturas online, visualizar e fazer o download dos seus extractos de conta, ou fazer o registo de uma reclamação, de factura, e seguir o seu processo de resolução. Seleccione as facturas e notas de crédito associadas que deseja liquidar. Se quiser fazer um pagamento parcial, altere o valor do pagamento no campo em frente à factura seleccionada. Clique do botão Continuar ePaymentSeleccionar facturas

18 liquidar as suas facturas Seleccione o seu modo de pagamento, da lista suspensa. E de seguida seleccione o seu mod de pagamento, da lista suspensa. APENAS POSSÌVEL PARA PAGAMNTOS COM CARTÃO DE CRÉDITO Por fim clique no biotão Continuar. Método de Pagamento

19 liquidar as suas facturas Introduza os seu detalhes de pagamento necessários, de acordo com o método seleccionado Por fim clique no biotão Continuar. Detalhes de Pagamento

20 liquidar as suas facturas Por favor, seja paciente enquanto o seu pagamento está a ser autorizado. Autorização

21 liquidar as suas facturas A confirmação do pagamento efectuado, aparecerá, após o mesmo ter sido autorizado, mostrando o número de referência do seu pagamento. Por favor imprima a confirmação do seu pagamento, e guarde nos seus registos. Clique em Voltar ás facturas para voltar ás facturas em aberto. Confirmação

22 visualizar valores pagos Para visualizar as facturas liquidadas, seleccione o Estado Processado e o período que deseja visualizar, de seguida clique em Procurar. Se quiser fazer o download da lista de facturas liquidadas, basta clicar no botão de Download. De imediato terá a o seu download num ficheiro CSV. Para visualizar o detalhe de pagamento para uma factura, basta clicar no campo Valor Pago dessa factura. Facturas liquidadasDownloadDetalhes do pagamento

23 Pode ordenar as suas facturas por ordem crescente ou decrescente, de acordo com: Referência Data de referência Número de documento Valor Clique no cabeçalho da coluna desejada, uma vez para ordenar por ordem crescente e duas vezes para colocar por ordem decrescente. Para visualizar todos os documentos em aberto, numa lista consolidada, clique em Visualizar detalhe. Para fazer o download da lista de documentos em aberto, basta clicar no botão Visualizar detalhe. Terá depois a opção para fazer o download em Excel ou CSV. A opção de impressão, também está disponível. visualizar documentos em aberto Documentos em abertoVisualizar detalhesDownload

24 Seleccione o ano referente ao qual deseja visualizar, o saldo. Para visualizar os documentos que fazem parte desse saldo, clique na coluna de Débito, Crédito ou Saldo. Para visualizar numa coluna adicional, o valor da sua facturação, para cada mês, selecccione Visualizar facturação no menu. visualizar saldos e extractos SaldosVisualizar detalheVisualizar/ Esconder Valor de Facturação

25 Seleccione Valores em Abertono menu. Clique no ícone Acção na factura que deseja registar uma reclamação. reclamar uma factura e seguir o seu processo de resolução Seleccione a factura

26 Seleccione a Razão (motivo) da sua reclamação, a partir das opção que lhe vão aparecer na lista suspensa. Insira os seus comentários adicionais na caixa de texto Comentários, devendo sempre colocar o número da carta de porte que quer reclamar. A seguir clique em Enviar. reclamar uma factura e seguir o seu processo de resolução Detalhes da reclamação

27 Receberá a confirmação de que a sua reclamação foi registada. Para acompanhar o processo de resolução da mesma, clique em Reclamações no menu. reclamar uma factura e seguir o seu processo de resolução Confirmação da sua reclamação

28 Para visualizar todas as reclamações registadas, seleccione o Estado Todas e o período que deseja visualizar, depois clique em Procurar. Para visualizar apenas as reclamações que estão em aberto, escolha o Estado Aberto e o período que deseja visualizar. Para visulaizar os detalhes de uma reclamação, ou enviar uma mensagem à TNT relacionada com uma reclamação, clique na reclamação. reclamar uma factura e seguir o seu processo de resolução ReclamaçõesVisualizar detalhe

29 adicionar outras contas Para adicionar mais contas ao seu User ID no Online Billing, seleccione Manutenção de Contas no menu. Seleccione Registar mais Contas. Pode igualmente apagar uma conta, do seu User ID no Online Billing. Basta seleccionar a conta que deseja apagar e clique em Apagar Conta Para voltar à página inicial clique em Cancelar. Registar novas contasApagar conta

30 adicionar outras contas Por favor confirme que tem em seu poder, uma factura com menos de 3 meses. De seguida preencha os detalhes da sua conta, o número da factura e o seu valor total. Por fim clique em Adicionar Conta. Detalhes de Conta

31 alterar a password Para altera a sua password, seleccione Manutenção da Password na página do Online Billing. De seguida seleccione Alterar Password. Alterar a password

32 alterar a password Insira a sua Password actual, e de seguida a nova Password duas vezes. Clique no botão Guardar. Alterar a password

33 cancelar O seu registo no Online Billing Para cancelar o seu registo no Online Billing, seleccione Manutenção de Password na página do Online Billing. De seguida seleccione Cancelar Registo, e confirme o cancelamento. Cancelar Registo

34 especificações Existem alguns requisitos que vai precisar para trabalhar com o Online Billing da TNT Exigido:Web browsers Última versão do Microsoft Internet Explorer 7 ou superior ao Firefox 3. Para visualizar as facturas em formato PDF Adobe Acrobat v9.0 e Adobe Reader v8.0 Para fazer o download dos ficheiros das facturas Microsoft Excel 97 ou superior Requisitos minimos: Windows 95, NT4, 98, Me, 2000 ou XP Professional Processodor – 500 MHz RAM – 64 Mbytes Resolução de ecrã 800x600 e 16-bit para as cores


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