A apresentação está carregando. Por favor, espere

A apresentação está carregando. Por favor, espere

BPM Day Serra Gaúcha 2013. Implantação do Escritório de Processos e Iniciativas BPM na Universidade de Passo Fundo UPF José Luís de Freitas Executivo.

Apresentações semelhantes


Apresentação em tema: "BPM Day Serra Gaúcha 2013. Implantação do Escritório de Processos e Iniciativas BPM na Universidade de Passo Fundo UPF José Luís de Freitas Executivo."— Transcrição da apresentação:

1 BPM Day Serra Gaúcha 2013

2 Implantação do Escritório de Processos e Iniciativas BPM na Universidade de Passo Fundo UPF José Luís de Freitas Executivo Administrativo e Financeiro UPF Kely Dorigoni Escritório de Processos UPF

3 Estrutura Funcional FUPF Conselho Diretor UPF (Reitor) VRADM Gestão Executiva TI Escritório de Processos RHCONTABFINANCADMCOMPRASPATRIMÔNIOORÇAMENTO VREAC, VRPPG, VRGRAD UPF IdiomasIntegrado UPF

4 Processos Pessoas Tecnologia Implantação do Escritório de Processos Dez / 2011 Criação do Escritório de Processos - Reitoria Fev / 2012 Estruturação do Escritório de Processos Fev / 2013 Reestruturação da Equipe Ago / 2013 Transferência para DTI

5 Metodologia de Gerenciamento de Processos de Negócio UPF Ferramentas de Apoio -Orquestra BPM – Cryo -BizAgi Modeler -OpenProj

6 Apresentação dos Cases Case 1 – Automação e Integração de Processos com o ERP Case 2 – Melhoria e Documentação de Processos Case 3 – Análise de Processos: Gargalos Solucionados pelo ERP

7 Escopo: Reestruturação do Processo de Planejamento Orçamentário Institucional. Case 1: Planejamento Orçamentário Institucional Automação e Integração do Processo com ERP

8 Diagnóstico -Falta de planejamento e cumprimento de prazos; -Falta de ferramenta adequada às necessidades; -Falta de conhecimento sobre gestão orçamentária; -Gerenciamento precário de solicitações de suplementações; -Utilização de verdinhos. Case 1: Planejamento Orçamentário Institucional Automação e Integração do Processo com ERP

9 Case 1: Planejamento Orçamentário Institucional O Verdinho

10 Desafios -Cumprimento de prazos; -Cultura do planejamento de necessidades; -Cultura do papel (verdinho). Case 1: Planejamento Orçamentário Institucional Automação e Integração do Processo com ERP

11 Processos -Planejamento Orçamentário Institucional -Ajustes e Suplementações Orçamentárias Case 1: Planejamento Orçamentário Institucional Automação e Integração do Processo com ERP

12 Melhorias Implementadas -Definição do Processo e Regras de Negócio; -Definição dos responsáveis de cada centro de custo. Case 1: Planejamento Orçamentário Institucional Automação e Integração do Processo com ERP

13 Melhorias Implementadas -Reestruturação do software de orçamento e integração com automação; -Orçamento distribuído em 12 meses. Case 1: Planejamento Orçamentário Institucional Automação e Integração do Processo com ERP

14 Outras Melhorias Implementadas -Definição de períodos controlados automaticamente a partir de um cronograma; -Inserção automática dos valores de suplementações aprovadas. Case 1: Planejamento Orçamentário Institucional Automação e Integração do Processo com ERP

15 Melhorias Implementadas -Gerenciamento do total de suplementações solicitadas.

16 Escopo: Processos que envolvem a disponibilização do recurso financeiro pela Prefeitura Municipal de Passo Fundo e a necessidade de aquisição de equipamentos do UPF Parque. Case 2: Aquisição de Equipamentos UPF Parque Melhoria e Documentação de Processos

17 Diagnóstico -Problemas de comunicação interna; -Falta de conhecimento dos envolvidos em relação ao processo; -Muitos handoffs desnecessários; -Não cumprimento de prazos e falta de informações. Case 2: Aquisição de Equipamentos UPF Parque Melhoria e Documentação de Processos

18 Desafio -Atender aos prazos cumprindo todos os requisitos e alinhando o envolvimento de uma instituição de ensino superior de grande porte e um órgão público. Case 2: Aquisição de Equipamentos UPF Parque Melhoria e Documentação de Processos

19 Processos -Aquisição de Equipamentos do UPF Parque -Orçamento de Equipamentos -Licitação Modalidade Pregão Melhorias Implementadas -Definição dos processos, padronização da documentação e checklist de informações; -Eliminação de áreas com envolvimento desnecessário; -Diminuição do tempo e adequação do orçamento; -Diminuição do ruído na comunicação com aproximação das áreas envolvidas. Case 2: Aquisição de Equipamentos UPF Parque Melhoria e Documentação de Processos

20 Case 2: Aquisição de Equipamentos UPF Parque Melhoria e Documentação de Processos

21 Escopo: Identificar gargalos e dificuldades nos processos de pagamento de contas em espécie, cheques ou qualquer outro meio não informatizado. Case 3: Conferência e Pagamento de Contas Análises de Processos: Gargalos Solucionados pelo ERP

22 Diagnóstico -O processo operacional de conferência de dados e efetivação de pagamentos é maduro e de baixa variação, no entanto, não existem ferramentas suficientes e adequadas de apoio. Case 3: Conferência e Pagamento de Contas Análises de Processos: Gargalos Solucionados pelo ERP

23 Entregas para Seção de Desenv. de Sistemas -10 processos mapeados de conferência e pagamento de contas; -Identificados os principais problemas e necessidades de sistemas de cada processo; -Priorização e detalhamento das demandas de desenvolvimento de sistemas e manutenções evolutivas. Case 3: Conferência e Pagamento de Contas Análises de Processos: Gargalos Solucionados pelo ERP

24 PROCESSO MAPEADO NECESSIDADE DETALHADA PARECER JURÍDICO LAYOUT BANCO Case 3: Conferência e Pagamento de Contas Análises de Processos: Gargalos Solucionados pelo ERP

25 Alguns Números Fev / 2012 Dez / 2013 Número de Projetos: 13 Processos Mapeados: 110 Processos Redesenhados: 30 Aproximadamente 50 áreas envolvidas

26 Desafios do Escritório de Processos UPF -Amadurecer e viabilizar melhorias na relação de trabalho entre a área de Desenvolvimento de Sistemas e o Escritório de Processos; -Evoluir e garantir a implementação das auditorias internas de processos; -Definição de indicadores por processos; -Eliminar a Cultura do Verdinho!!!

27 Obrigado! José Luís de Freitas Kely Dorigoni


Carregar ppt "BPM Day Serra Gaúcha 2013. Implantação do Escritório de Processos e Iniciativas BPM na Universidade de Passo Fundo UPF José Luís de Freitas Executivo."

Apresentações semelhantes


Anúncios Google