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1 PREPARAÇÃO PARA A BANCA EXAMINADORA. 2 Introdução 1.O Examinador Voluntário - O que é / Benefícios - Competências Necessárias -Características Requeridas.

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1 1 PREPARAÇÃO PARA A BANCA EXAMINADORA

2 2 Introdução 1.O Examinador Voluntário - O que é / Benefícios - Competências Necessárias -Características Requeridas e Posturas Indesejáveis para um Examinador 2.Código de Ética 3.Atuando como Examinador - Responsabilidades, Produtos e Clientes do Examinador - Condições para designação como Examinador 4.Processo de avaliação TÓPICOS A SEREM ABORDADOS

3 3 O Programa Gaúcho da Qualidade e Produtividade – PGQP – foi lançado em outubro de 1992, com o objetivo de estimular, articular e promover ações visando tornar competitivos os produtos e serviços das organizações do RS, por meio da melhoria da qualidade e produtividade. INTRODUÇÃO

4 4 Você foi convidado para participar do treinamento de Preparação para a Banca Examinadora do Prêmio Qualidade RS - PGQP e, ao ser aprovado, passará a integrar um seleto grupo de profissionais que contribuem voluntariamente, com seu conhecimento e experiência em gestão, voluntariamente, para ajudar a melhorar a qualidade e o nível de competitividade das organizações do nosso País. Este pré-curso é uma atividade que antecede o curso presencial de Preparação para a Banca Examinadora. Bons estudos! INTRODUÇÃO

5 5 1.O Examinador Voluntário

6 6 pelo Exercício da Cidadania, pois todo o trabalho que o examinador realiza é voluntário. Isto causa também satisfação pessoal. O QUE É Atuar como Examinador é uma atividade voluntária que: desenvolve a pessoa como indivíduo; 6

7 7 Você terá acesso a Relatórios de Gestão de outras organizações, fará uma análise individual e posteriormente de consenso. Tudo isto permitirá conhecer muito bem o Sistema de Gestão das Organizações. Atuar como Examinador é uma atividade voluntária que: desenvolve a pessoa como indivíduo; aumenta o conhecimento em Gestão O QUE É

8 8 Atuar como Examinador é uma atividade voluntária que: desenvolve a pessoa como indivíduo; aumenta o conhecimento em Gestão e amplia a experiência profissional. Você terá acesso a Relatórios de Gestão de outras organizações, tendo a oportunidade de desenvolver a capacidade gerencial em organizações diferentes da sua. O QUE É

9 9 Reconhecimento - Reconhecimento - Cada vez mais se tem dado valor para as pessoas que atuam como voluntários e examinadores dos prêmios regionais e setoriais. Aumento da empregabilidade - Aumento da empregabilidade - Acompanhe e faça uma análise das pessoas que participam dos processos de avaliação. Certamente estão tendo reconhecimentos diferenciados. Aumento da Rede de Relacionamento - Network A avaliação sempre é feita em conjunto com outras pessoas e esta é uma excelente oportunidade para trocar informações, conhecimento e ampliar a sua rede de relacionamentos. BENEFÍCIOS ADICIONAIS DE SER UM EXAMINADOR VOLUNTÁRIO 9

10 10 Prestígio Profissional – Prestígio Profissional – cada vez mais tem se dado valor para as pessoas que atuam como voluntárias e examinadores dos prêmios regionais e setoriais. Intercâmbio Profissional com outros voluntários e organizações – Intercâmbio Profissional com outros voluntários e organizações – a avaliação é sempre realizada em conjunto com outros profissionais, e esta é uma excelente oportunidade para trocar informações, conhecimentos e ampliar sua rede de relacionamentos. Uso do Termo de Adesão – Uso do Termo de Adesão – é um documento previsto em Lei, que prova o número de horas de trabalho voluntário, e que protege o voluntário, a instituição que está disponibilizando o trabalho voluntário e a que está recebendo o voluntário. BENEFÍCIOS ADICIONAIS DE SER UM EXAMINADOR VOLUNTÁRIO

11 11 Autodesenvolvimento profissional Prestígio profissional Aumento da empregabilidade Exercício da cidadania Intercâmbio profissional - Networking Desenvolvimento da capacidade gerencial BENEFÍCIO DE SER VOLUNTÁRIO

12 12 RECONHECIMENTO DO VOLUNTÁRIO

13 13 RECONHECIMENTO DO VOLUNTÁRIO Cerimônia do Prêmio Qualidade RS

14 14 Para atuar como examinador é necessário atender a alguns requisitos, baseados no ideograma CHA Conhecimentos Conhecimentos Habilidades Habilidades Atitudes Atitudes Vamos ver cada um deles agora! SER EXAMINADOR

15 15 SER EXAMINADOR - COMPETÊNCIAS Programa

16 16 Você precisa conhecer e dominar os 8 Critérios de Excelência: * Liderança * Estratégias e Planos * Clientes * Sociedade * Informações e Conhecimento * Pessoas * Processos * Resultados Programa 16 SER EXAMINADOR - COMPETÊNCIAS

17 17 Você precisa ter conhecimentos sobre os principais Conceitos de Qualidade, entre eles podemos citar: * PDCA * 5 S * MASP * entre outros Programa 17 SER EXAMINADOR - COMPETÊNCIAS

18 18 Programa Durante o processo de avaliação de uma candidata, você está representando o Programa, por isso precisa ter um conhecimento mínimo sobre o mesmo. 18 SER EXAMINADOR - COMPETÊNCIAS

19 19 Programa Você estará com o Relatório de Gestão da candidata e o Guia de Avaliação dos Critérios e utilizando estes dois instrumentos deverá identificar as evidências que comprovem o atendimento de cada um dos requisitos dos critérios/ itens. Isto também deverá acontecer durante e após o processo de visita. 19 SER EXAMINADOR - COMPETÊNCIAS

20 20 Programa A condução acontece antes, durante e após a visita, pois em todos os momentos é preciso estar atento as etapas e prazos do Prêmio Qualidade RS 20 SER EXAMINADOR - COMPETÊNCIAS

21 21 Programa Sobre a atual situação das evidências apresentadas para o atendimento dos requisitos. 21 SER EXAMINADOR - COMPETÊNCIAS

22 22 Programa "Não tome partido". Seja justo em suas decisões. 22 SER EXAMINADOR - COMPETÊNCIAS

23 23 Programa Ouça com atenção a sua equipe e as pessoas da organização. 23 SER EXAMINADOR - COMPETÊNCIAS

24 24 Programa Seja ético, conduza os trabalhos de acordo com o planejado, cumprindo os prazos e tarefas estabelecidos. 24 SER EXAMINADOR - COMPETÊNCIAS

25 25 Existem algumas características que precisam estar presentes nos examinadores. Vamos ver algumas delas a partir de agora: * Capacidade de análise É muito importante para o estudo e entendimento do Relatório da Gestão, pois é nesta análise que o examinador compreende a sistemática da organização. * Respeito aos procedimentos Respeitar as etapas e as orientações do Programa e ler atentamente o Manual da Banca Examinadora. Respeitar as regras da organização durante a visita. CARACTERÍSTICAS REQUERIDAS PARA UM EXAMINADOR

26 26 Organização é essencial para obter um bom resultado na elaboração dos relatórios, na visita, no cumprimento dos prazos, na elaboração do relatório de avaliação final. * Organização: * Facilidade de comunicação: * Trabalho em equipe: A comunicação é importante entre a equipe de examinadores, com o juiz relator e com a organização durante a visita. A boa comunicação facilitará a condução da visita, a forma de colocar os questionamentos e de conduzir a visita harmoniosamente. O trabalho do examinador é realizado em equipe: Examinador Líder, um ou dois Examinadores e Juiz Relator. 26 CARACTERÍSTICAS REQUERIDAS PARA UM EXAMINADOR

27 27 * Discrição: * Foco na tarefa: * Disciplina: Ser reservado em suas palavras e atos, confidencialidade. Focar no objetivo do trabalho, manter sempre a objetividade. Seguir os prazos e a agenda estabelecidos. 27 CARACTERÍSTICAS REQUERIDAS PARA UM EXAMINADOR

28 28 * Empatia Capacidade psicológica para se identificar com o "EU" de outro, conseguindo sentir o mesmo que este nas situações e circunstâncias vivenciadas (ser receptivo). * Visão sistêmica Visão do todo de uma organização, da inter- relação entre as áreas, com o ambiente externo. 28 CARACTERÍSTICAS REQUERIDAS PARA UM EXAMINADOR

29 29 Estas características devem estar ausentes durante todo o processo de avaliação do Prêmio Qualidade RS Descomprometimento Rigidez Arrogância Atitude antiética Prepotência Passividade Inconseqüência Inflexibilidade Dispersão POSTURAS INDESEJÁVEIS PARA UM EXAMINADOR 29

30 30 2.Código de Ética

31 31 Todos os membros da Banca Examinadora do Premio Qualidade RS, bem como os demais colaboradores estão regidos por um Código de Ética, definido sob as mesmas bases do Prêmio Nacional da Qualidade - PNQ, onde estes assumem compromissos com princípios éticos nas seguintes regras: Regras de Conduta Regras de Confidencialidade Regras sobre Conflito de Interesses CÓDIGO DE ÉTICA 31

32 32 É rigorosamente vedado aos examinadores: aceitar honorários, comissão ou atenções pessoais que representem valor, de organizações avaliadas/candidatas atuais ou de anos anteriores, que possam, de alguma maneira, gerar suspeitas quanto à integridade do processo de premiação; oferecer serviços de consultoria ou qualquer tipo de assessoramento para organizações que tenha avaliado, por pelo menos dois anos após o ciclo de premiação; usar informações privilegiadas decorrentes do processo de avaliação, como forma de obter vantagens pessoais ou de oferecer serviços profissionais; utilizar ou reproduzir, em benefício próprio, para fins comerciais ou de recebimento de vantagens diretas ou indiretas sem prévia autorização, quaisquer materiais ou publicações de propriedade da instituição gestora; REGRAS DE CONDUTA

33 33 É rigorosamente vedado aos examinadores (continuação): falar, apresentar-se ou executar qualquer atividade em nome da instituição gestora, sem estar devidamente autorizado para tal; comunicar-se com as organizações avaliadas/candidatas solicitando documentação, informações ou esclarecimentos sobre o Relatório da Gestão, o planejamento da visita ou quaisquer outros assuntos relativos ao processo de premiação, sem autorização prévia da instituição gestora; usar a logomarca da instituição gestora ou do Prêmio Qualidade RS como identificação de sua condição de examinador, assim como a colocação em seu cartão de visita; e identificar-se como examinador do Prêmio Qualidade RS sem que tenha participado efetivamente da análise da organização candidata daquele ciclo ou sem informar o ano em que isto ocorreu. A condição de membro da Banca Examinadora deve ser informada da seguinte forma: Examinador/Examinador Líder–Prêmio Qualidade RS REGRAS DE CONDUTA

34 34 Os Examinadores obrigam-se a tomar as seguintes precauções, com o objetivo de manter a confidencialidade de todas as informações obtidas durante o processo de avaliação: salvaguardar as informações recebidas durante o processo de avaliação, relativas as organizações candidatas atuais ou de ciclos anteriores, evitando discuti-las até mesmo com familiares, pessoas de seu relacionamento, outros examinadores e colegas de profissão, exceto quando esta troca de informações fizer parte do processo de avaliação; não revelar o nome das organizações candidatas, atuais ou de ciclos anteriores, nem mesmo revelar sua identidade de alguma outra forma indireta; não reproduzir ou divulgar as informações do Relatório da Gestão ou de qualquer outro documento utilizado no processo de avaliação das organizações candidatas; e não revelar a outros membros da banca examinadora, as organizações candidatas ou à instituição gestora, seja durante as atividades de treinamento, de avaliação ou de julgamento, sua condição de consultor ou sua participação na preparação de uma candidata ao Prêmio Qualidade RS. REGRAS DE CONFIDENCIALIDADE

35 35 Os Examinadores obrigam-se a manifestar a condição de conflito de interesses sempre que fatores objetivos ou subjetivos (estreito relacionamento, experiências passadas ou preconceitos em relação a organização candidata) os impedirem de avaliar ou julgar de maneira independente e imparcial, ou puderem prejudicar a imagem da instituição gestora ou do processo de premiação. Dentre os fatores objetivos são claramente definidos três níveis de conflito de interesses no processo de avaliação: relacionamento direto, quando o Examinador possui um vínculo empregatício ou profissional com a organização avaliada/candidata, ou com um fornecedor ou cliente importante para a organização candidata. Inclui-se neste nível a existência de relacionamento familiar (parentes de primeiro grau), pessoal e social com funcionários da organização candidata. REGRAS SOBRE CONFLITO DE INTERESSES

36 36 propriedade significativa, quando uma parte importante dos bens pessoais do Examinador é, ou possa vir a ser, influenciada pela organização candidata. Inclui-se neste nível a participação acionária. concorrência, quando o Examinador está diretamente envolvido com concorrentes da organização candidata, através de relações de trabalho, de posse de ações, etc. A não-observação do código de ética implica a exclusão do Examinador dos próximos ciclos do Sistema de Avaliação da Gestão e do Prêmio Qualidade RS. REGRAS SOBRE CONFLITO DE INTERESSES

37 37 3.Atuando como Examinador

38 38 Um voluntário, para ser examinador do Prêmio Qualidade RS, terá sua avaliação realizada considerando os seguintes itens: Desempenho no curso de interpretação dos critérios de avaliação Avaliação do instrutor durante o curso presencial de Examinador: 1.Trabalho Individual - Análise do Caso para Estudo 2.Exercício do conteúdo Pré-curso 3.Pontuação individual 4.Redação de comentários Participação em ciclos anteriores (quando aplicável) CONDIÇÕES PARA DESIGNAÇÃO COMO EXAMINADOR

39 39 Baseado nos itens anteriores o instrutor habilita o voluntário como: Examinador Examinador Líder SER EXAMINADOR

40 40 Uma vez sendo habilitado como examinador ou examinador líder, o voluntário poderá ser designado para atuar (dependendo da necessidade do Programa), no Prêmio Qualidade RS, observando-se os requisitos: Análise curricular; Acesso a computador e internet; Se veterano, bom desempenho em anos anteriores (relatório de boa qualidade, entregue no prazo e conduta de acordo com o Código de Ética e orientações recebidas); Experiência profissional para avaliar gestão; Inexistência declarada de conflito de interesse com a organização; Disponibilidade de agenda; e Capacidade de liderança, para o examinador líder. SER EXAMINADOR

41 41 Examinador Líder Cumprir o Código de Ética; Liderar o processo de avaliação; Seguir as orientações do Manual do Examinador; Cumprir os prazos da coordenação do Prêmio; Em caso de dúvida sobre o processo, contatar o Coordenador do Prêmio. Examinador Líder Cumprir o Código de Ética; Liderar o processo de avaliação; Seguir as orientações do Manual do Examinador; Cumprir os prazos da coordenação do Prêmio; Em caso de dúvida sobre o processo, contatar o Coordenador do Prêmio.Examinador Cumprir o Código de Ética; Realizar a avaliação; Seguir as orientações do Manual do Examinador; Cumprir os prazos da coordenação do Prêmio e do examinador líder; Em caso de dúvida sobre o processo, contatar o examinador líder ou o Coordenador do Prêmio.Examinador Cumprir o Código de Ética; Realizar a avaliação; Seguir as orientações do Manual do Examinador; Cumprir os prazos da coordenação do Prêmio e do examinador líder; Em caso de dúvida sobre o processo, contatar o examinador líder ou o Coordenador do Prêmio. RESPONSABILIDADES

42 42 Qual o principal produto do examinador? Relatório de avaliação - RA com comentários que agreguem valor para as candidatas e coerente com a pontuação O RA é o resultado do trabalho da Banca Examinadora. PRODUTOS E CLIENTES

43 43 PLANILHA RA A ferramenta que será utilizada pela equipe examinadora e que resultará no produto final a ser entregue ao cliente é a planilha RA, que faz parte do Kit do Examinador, disponível para donwload no hotsite do PQRS2014. Existe uma planilha RA para análise de candidatas Medalha e outra para candidatas Troféu. Este arquivo contém todas as planilhas necessárias ao processo. Uma das planilhas é a Ajuda, onde explica o que deve ser feito em cada etapa.

44 44 4.Processo de Avaliação

45 45 Esta etapa é realizada pelos examinadores individualmente de acordo com as informações recebidas nos treinamentos preparatórios, nos documentos enviados e conforme orientações complementares da coordenação do Premio. Durante a análise individual, os examinadores não têm conhecimento sobre os demais membros da equipe. Ao final da análise e até a data acordada, os examinadores devem enviar sua avaliação individual para a coordenação. Os examinadores podem utilizar o Fórum Examinador / Juiz para tirar as dúvidas sobre análise do RG. Dúvidas de processo devem ser direcionadas para a Secretaria Executiva – PGQP. PROCESSO DE AVALIAÇÃO ANÁLISE INDIVIDUAL

46 46 A etapa de consenso inicia antes da primeira reunião da banca de juízes: O Examinador Líder conversa com a equipe e busca o consenso de uma data presencial para o consenso. A reunião de consenso é conduzida pelo Examinador Líder e seu objetivo é fazer o consenso do RA que consiste em definir a pontuação de consenso da equipe, revisar e fazer o consenso dos comentários de PFs e OMs e preparar os tópicos de visita, para o caso da candidata ser visitada. A preparação da visita consiste na realização de uma reunião da equipe examinadora para definição e consenso dos pontos de verificação, bem como para planejamento do cumprimento da agenda. Esta etapa é fundamental para a boa condução da visita. Deve haver interação entre equipe examinadora e juiz, de forma que todos os pontos a serem verificados sejam levantados e apontados. PROCESSO DE AVALIAÇÃO ANÁLISE DE CONSENSO E PREPARAÇÃO DA VISITA

47 47 O Examinador Líder consensua com a equipe sugestões de data dentro da semana escolhida pela candidata na inscrição. A seleção das candidatas que serão visitadas dependerá da capacidade de processo do Prêmio. Etapa 1 – Definição da data e agenda Ao informar as candidatas que passaram para etapa de visita, a candidata tem conhecimento dos examinadores designados, podendo manifestar algum conflito de interesses. Examinador Líder acorda com a organização data da visita e informa data no portal. PROCESSO DE AVALIAÇÃO ETAPA VISITA

48 48 Etapa 2 – Logística As candidatas com mais de 50 colaboradores (excluindo unidades de corporação) pagam as despesas dos examinadores. Por esta razão equipe verifica com a candidata se ela providenciará logística ou se o examinador organiza e as despesas são ressarcidas posteriormente. Examinadores de candidatas com menos de 50 colaboradores e de unidades de corporação providenciam logística e encaminham comprovantes para o PGQP para ressarcimento. PROCESSO DE AVALIAÇÃO ETAPA VISITA

49 49 Etapa 2 – Logística - Despesas Orientações em relação ao ressarcimento das despesas de examinadores: Hospedagem permitida para distancias maiores de 80 km. Deslocamento intermunicipal: ônibus ou automóvel, neste caso informar quilometragem que haverá um reembolso de R$ 0,75 por quilômetro rodado. Alimentação: ressarcimento de almoço. Janta no caso de necessidade de hospedagem. Bebidas alcoólicas, doces e sobremesas não incluídos. PROCESSO DE AVALIAÇÃO ETAPA VISITA

50 50 Etapa 2 – Logística - Despesas Observação: Todas as despesas serão analisadas, considerando as médias de valores da região e, se a escolha de hotéis e restaurantes forem consideradas abusivas, não haverá ressarcimento dos gastos. Exceções entrar em contato, previamente, com a Secretaria Executiva para aprovação da Gestora do Processo. PROCESSO DE AVALIAÇÃO ETAPA VISITA

51 51 Etapa 3 – Visita A visita é conduzida pelo Examinador Líder. Antes do início da visita, deve ser realizada uma reunião de abertura, com a presença da liderança da organização. Nesta reunião devem ser abordados os seguintes pontos: Apresentação da equipe; Apresentação do motivo da visita; Declaração da manutenção da confidencialidade; Confirmação do acesso às instalações e registros, dentro dos objetivos da avaliação; Explicação da amostragem da avaliação; Apresentação e confirmação da agenda. PROCESSO DE AVALIAÇÃO ETAPA VISITA

52 52 Após a reunião de abertura, é realizada a visita. É vedado levar qualquer material da candidata para fora de suas instalações. Todos os documentos da candidata devem ser devolvidos ao final da visita. Os examinadores devem comportar-se conforme as orientações contidas no Manual da Banca Examinadora e Código de Ética. É expressamente proibido aceitar brindes ou quaisquer vantagens ou presentes da candidata, conforme descrito no Código de Ética da banca examinadora. PROCESSO DE AVALIAÇÃO ETAPA VISITA

53 53 Ao final da visita, deve ser realizada a reunião de encerramento para marcar o término das atividades e reiterar aspectos importantes do processo de avaliação. Nesta reunião devem ser abordados os seguintes pontos: Agradecimento à candidata pela cooperação; Declaração da confidencialidade das informações; Informação sobre a seqüência do processo (elaboração do relatório, decisão pelos juízes, como o resultado será passado para a candidata,...). PROCESSO DE AVALIAÇÃO ETAPA VISITA

54 54 Não levar gravador, câmera ou filmadora para o local; Observar todas as normas de segurança, higiene e ambientais da candidata; Não discutir questões tipo: observações pessoais, do grupo, elogios, etc, sem assegurar privacidade total. Não aceitar presentes, brindes ou atenções pessoais que possam representar valor. Ser pontual nos compromissos. Cumpra agenda! Estar consciente de ser um convidado. Seja educado e gentil. Comunicar-se com o Examinador Líder ou Coordenador do Prêmio se houver problemas durante a visita. ORIENTAÇÕES PARA UMA VISITA DE SUCESSO

55 55 Não entrevistar pessoas que não sejam da força de trabalho. Evitar transparecer indecisão. Procurar obter privacidade para entrevistar os interlocutores. Ao solicitar documentos para análise e verificação na sala de apoio, identifique-os para posterior devolução ao cedente. Não levar material das candidatas, como relatórios ou outras documentações. Cumprimentar e agradecer CADA UM dos entrevistados, pela cooperação. ORIENTAÇÕES PARA UMA VISITA DE SUCESSO

56 56 Encerrada a visita, a equipe examinadora deve realizar uma reunião de consenso da pontuação da candidata pós visita, bem como para definição dos pontos fortes e oportunidades para melhoria mais relevantes e que devem constar no relatório de avaliação da candidata. Neste momento também deve ser redigida a conclusão geral. Quem coordena o trabalho e envia o resultado ao PGQP é o Examinador Líder, mas toda a equipe deve ser envolvida neste consenso. PROCESSO DE AVALIAÇÃO CONSENSO PÓS-VISITA

57 57 O Examinador Líder deve encaminhar à coordenação, o arquivo com a pontuação consolidada da candidata, relato da visita e a versão preliminar do Relatório de Avaliação da candidata. Importante: O Juiz Relator é responsável por analisar os relatórios de avaliação recebidos do Examinador Líder para verificar a consistência entre comentários e pontuação, antes da realização da reunião da Banca de Juízes, bem como a qualidade da redação dos comentários. Todas as organizações candidatas recebem um Relatório de Avaliação com as seguintes informações: Conclusão Geral; Pontos fortes e oportunidades de melhoria por critério ou item; Sugestões da Banca Examinadora para a melhoria do relatório da gestão. PROCESSO DE AVALIAÇÃO RELATÓRIO DE AVALIAÇÃO

58 58 O Caso para Estudo é um instrumento auxiliar utilizado no Curso Presencial para simular a prática de avaliação a uma Candidata fictícia. Para melhor aproveitamento durante o Curso Presencial é necessário que você faça o download do Caso para Estudo. Em seguida fazer cuidadosamente uma ou mais leituras em todo o seu conteúdo, principalmente o perfil. CASO PARA ESTUDO

59 59 Parabéns! Com certeza agora você está mais preparado para desempenhar sua função de examinador. Esperamos vê-lo no curso presencial. Lembre-se que de nada adianta estudar muito se depois não aplicar na prática o que foi aprendido! FINALIZAÇÃO


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