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Escola Secundária de Paços de Ferreira Curso Profissional Técnicas de Secretariado.

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1 Escola Secundária de Paços de Ferreira Curso Profissional Técnicas de Secretariado

2 A reunião é uma das formas mais comuns de comunicação na extensão rural. Reunião como Método de Extensão Rural

3 Por que razão se convocam reuniões? Para fomentar o relacionamento pessoal e profissional; Para divulgar e analisar informação; Para decidir; Para fomentar a criatividade e o empenhamento.

4 Reuniões que não funcionam, Porquê? -O local da realização não é apropriado; -Não se justifica a realização da reunião, esta é desnecessária; -Os motivos e objectivos que determinaram a realização da reunião são vagos; -Falhas a nível da tomada de decisão que, na maioria das vezes, não acontece; -O horário definido para a realização da reunião não é o mais indicado; -Não estão presentes as pessoas certas; -- Inexistência de capacidade de controlo e direcção durante a reunião.

5 As reuniões como instrumento de trabalho -Não devem ser entendidas como perdas de tempo(desde que se justifiquem); -Podem abranger qualquer área operacional da organização; -Representam um dos componentes importantes da moderna gestão organizacional; - Podem ser entendidas como sistemas interaccionais para atingir objectivos.

6 Vantagens da Reunião As reuniões são instrumentos de motivação e dinamização; As reuniões são instrumentos de comunicação; As reuniões são instrumentos de controlo; As reuniões possibilitam a melhoria da capacidade e potencial individuais.

7 A Criatividade e a Participação nas Reuniões A comunicação eficaz e as atitudes comunicacionais na interacção. A maior parte dos comportamentos dos participantes numa reunião são verbais; O que se diz e a forma como se diz, induzem no receptor da informação determinadas reacções.

8 Existem vários tipos de reuniões: BRAINSTORMING; DEBATE; REUNIÕES DE CONVÍVIO OU INFORMAIS; PALESTRA.

9 Objectivo do Brainstorming: Criar ideias novas; Vantagens: Vantagens: Desenvolvimento harmonioso dos participantes e do formador; Preparação dos formandos para uma participação mais activa na sociedade e no local de trabalho; Oportunidade de todos intervirem; Transmite um ambiente de confiança.

10 Inconvenientes Inconvenientes Dificuldade de coordenação e de condução; Só pode ser utilizado com um número limitado de formandos; Dispersão por parte dos formandos; Pode ser difícil de controlar, podendo até mesmo gerar conflitos.

11 Vantagens: Vantagens: Estimula a participação activa; Desenvolve o sentido de crítica; Induz à aprendizagem mútua; Facilita a modificação de atitudes; Desenvolve a tolerância. Debates

12 Desvantagens Desvantagens Demorado; Não existe capacitação técnica; Não se adapta a qualquer tema. Pré-requisitos Tema atractivo; Participantes; Presidente da Mesa.

13 Os debates podem classificar-se como: Debates educativos; Debates de exploração; Debates informativos; Debates para solucionar problemas.

14 Preparação do Debate Objectivo principal; Introdução; Métodos; Demonstração breve; Meios visuais; Tempo.

15 Palestra * São reuniões alargadas; * É uma exposição formal feita em forma verbal por um orador a um grupo de ouvintes; * Pode haver um período de perguntas e respostas no final.Objectivo * Transmitir um conjunto organizado de informação a um público.

16 Vantagens Vantagens * É um método sistemático de transmissão de informações; * Por vezes pode fazer-se uma série de palestras, com várias palestras distribuídas ao longo do tempo; * A descoberta que cada agricultor faz do mundo dos outros; * O nº elevado de indivíduos; * Baixos custos.

17 Desvantagens * O ouvinte tem um papel passivo; * A atenção do público tende a dispersar-se, caso o orador não demonstre capacidades oratórias; *O nº elevado de indivíduos.

18 Participação activa e dinâmica do orador; Comunicação dialéctica horizontal; Grau de ensino do público alvo muito variado; Objectivos e interesses diversificados; Conteúdo programático essencialmente pragmático. Reuniões de Convívio ou Informais

19 Vantagens Descontracção do grupo; Comunicação directa entre o animador/orador e o grupo. Desvantagens Pode gerar conflitos dentro do grupo.

20 Conferência Esta uma reunião de chefes de estado ou uma conferência entre líderes de organizações.Videoconferência Videoconferência é uma discussão que permite o contacto visual e sonoro entre pessoas que estão em lugares diferentes, dando a sensação de que os interlocutores encontram-se no mesmo local. Permite não só a comunicação entre um grupo, mas também a comunicação pessoa-a-pessoa.

21 Correio Electrónico O correio electrónico é um dos mais cómodos e convenientes serviços: Permite enviar e receber correio através de todo o mundo, por custos muito baixos; É a implementação informática do correio tradicional.

22 As vantagens do são imensas: Barato - não pagamos selo, não gastamos papel; Ecológico - não há por exemplo carros a transportar cartas, papel a circular, …; Rápido - uma mensagem é enviada em segundos e recebida quando o destinatário aceder ao serviço de ; O conteúdo das mensagens enviadas por pode ser muito diversificado; Por outro lado, podemos associar-nos a mailing lists. A partir desse momento receberemos todas as informações relativas ao serviço subscrito.

23 Reuniões Electrónicas As Reuniões Electrónicas são um conceito que assenta nas reuniões tradicionais, mas com a particularidade de os participantes estarem fisicamente distantes/dispersos. O objectivo deste tipo de reuniões é permitir a sua realização e respectivas tomadas de decisões, independentemente da presença física dos participantes.

24 Os participantes são categorizados. Tal como nas reuniões tradicionais, existe sempre um responsável pelo decorrer da reunião – Facilitador. Os restantes elementos são categorizados como participantes, sendo intervenientes nos diversos pontos que constituem a reunião. O Facilitador é também um participante na reunião, que convoca os participantes, define a agenda e respectivos tópicos e comunica os resultados obtidos para cada ponto, na sua globalidade.

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26 O Planeamento de Reuniões Electrónicas tem como objectivo fulcral optimizar ao máximo alguns dos aspectos inerentes às Reuniões Electrónicas. Actualmente, o tempo dispendido em reuniões é um factor bastante relevante no que diz respeito à rentabilidade/produtividade no mundo empresarial. Um Planeamento pressupõe três momentos: Abertura, Actualização/Revisão e Fecho.

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28 Base de Dados Partilhadas Uma Base de Dados é uma colecção de dados partilhados, inter-relacionados e usados para múltiplos objectivos. O conceito de base de dados faz hoje parte do nosso dia a dia mesmo que por vezes de forma não explícita.

29 Reuniões Internacionais Destinatários Secretárias de Administração e Direcção, Assistentes Executivas Profissionais e Relações Públicas, que sejam responsáveis pela de organização de reuniões, eventos e cerimónias com presença de Entidades de vários países.

30 Objectivos Gerais Identificar e caracterizar culturas diferentes; Planear, organizar e acompanhar com eficácia reuniões, eventos ou cerimónias com a presença de Entidades de vários países; Evitar situações embaraçosas por falta de conhecimento de protocolo internacional.

31 Metodologia Formativa Expositiva com recurso a meios audiovisuais; Activa, com realização de exercícios práticos e análise de situações concretas apresentadas pelos formandos, através dos quais estes vão experimentando e apreendendo a teoria; Demonstrativa, através da análise de exemplos práticos.

32 FIM Trabalho realizado por: Sara Gonçalves n.º16; Susana Carneiro n.º18. 11ºS


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