César Ramalho Director Geral AYON – Business Solutions, Lda Universidade Lusíada Metodologia de Gestão de Projectos de Sistemas de.

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1 César Ramalho Director Geral AYON – Business Solutions, Lda cesar.ramalho@ayon.pt Universidade Lusíada Metodologia de Gestão de Projectos de Sistemas de Informação Maio 2008

2 O Grupo AYON Business Solutions Soluções de gestão com base em software internacional e plataforma Microsoft APR Sistemas de informação Soluções de gestão com base em software nacional e plataforma Oracle B2F Business To Future Sistemas de Business Inteligence

3 Os Clientes

4 DesafiosGlobalização Concorrência Fazer mais com menos Ambiente Económico Evoluções Tecnológicas Resultados

5 Pessoas Determinam o sucesso das Empresas

6 Amplificar o Potencial das Pessoas Produtividade Pessoal Acesso à Informação Trabalho em Equipa

7 Estudo de empresas

8 2 Mundos Diferentes Fátima,Financeira Produção Supply Chain CRM Carlos,IT Julia,Marketing Luís,Vendas Luciana,Compras Produtividade Empresarial Processos de Negócio ProdutividadePessoal

9 Financeiro Outros Sistemas de Informação Vendas e Marketing Operações Uma Empresa

10 Customer Model PERFIL - Demográfico - Carreira - Relacionamento - Ambiente de Trabalho - Processos de Negócio - Ferramentas de Trabalho... PERFIL - Demográfico - Carreira - Relacionamento - Ambiente de Trabalho - Processos de Negócio - Ferramentas de Trabalho...

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14 Noções base – Definição de projecto Esforço temporário com o objectivo de criar um produto ou serviço único Temporário porque tem um início e fim concreto, que é atingido quando os objectivos são cumpridos ou quando se torna claro que não vão ser atingidos e o projecto é abandonado Temporário porque tem um início e fim concreto, que é atingido quando os objectivos são cumpridos ou quando se torna claro que não vão ser atingidos e o projecto é abandonado Único porque pressupõe fazer algo que nunca foi feito antes. A presença de elementos repetitivos não afecta o caracter único do esforço global Único porque pressupõe fazer algo que nunca foi feito antes. A presença de elementos repetitivos não afecta o caracter único do esforço global

15 Noções base – O que é gestão de projectos ? Gestão de projectos é a aplicação de conhecimento, capacidades, ferramentas, e técnicas às actividades do projecto de forma a atingir ou ultrapassar as expectativas dos envolvidos no projecto Este processo envolve o equilíbrio entre necessidades concorrentes: Âmbito, tempo, custo, e qualidade Âmbito, tempo, custo, e qualidade Diferentes necessidades (identificadas) e expectativas (não identificadas) Diferentes necessidades (identificadas) e expectativas (não identificadas)

16 Noções base – Principais grupos de processos Conclusão Planeamento ExecuçãoControlo

17 Porque falham os projectos de SI ? Os 3 factores críticos: O Cliente Envolvimento da Gestão de Topo Organização

18 Porque falham os projectos de SI ? Os 3 factores críticos: O Fornecedor Conhecimento do Negócio do Cliente Equipa Produto adequado

19 Porque falham os projectos de SI ? Os 3 factores críticos: Gestão de projecto Responsabilidade partilhada Planeamento e Controlo

20 Gestão partilhada Dir. Geral AYON Gestor Projecto AYON DesenvolvimentoImplementação Gestor Cliente Gestor Projecto Cliente FinanceiraProdução... Equipa de Gestão Executiva Equipa Gestão Operacional

21 Definição do âmbito Identificar os problemas reais Identificar os problemas reais Envolver Envolver Definir claramente os objectivos Definir claramente os objectivos Ter sempre em conta a empresa real e os recursos disponíveis Ter sempre em conta a empresa real e os recursos disponíveis Ter em mente a obtenção de resultados intermédios Ter em mente a obtenção de resultados intermédios Projectar a totalidade do ciclo de vida Projectar a totalidade do ciclo de vida e os cadernos de encargos ?

22 A gestão das expectativas Expectativas vs. Aspirações Expectativas vs. Aspirações O calendário não estica O calendário não estica Fale agora ou cale-se para sempre ? Fale agora ou cale-se para sempre ? Agora que já negociámos... Agora que já negociámos... Envolver Envolver Não prometa ! Não prometa ! Não se esqueça da comunicação Não se esqueça da comunicação

23 Metodologia geral de reuniões Marcação antecipada por e-mail 1 semana antes Marcação antecipada por e-mail 1 semana antes Recepção dos temas a abordar até 48 horas antes Recepção dos temas a abordar até 48 horas antes Envio do plano da reunião 48 horas antes por e- mail (serve de confirmação) Envio do plano da reunião 48 horas antes por e- mail (serve de confirmação) Toda a documentação de suporte aos pontos tratados deve ser entregue em papel ou formato electrónico pela parte emissora Toda a documentação de suporte aos pontos tratados deve ser entregue em papel ou formato electrónico pela parte emissora Os pontos que não façam parte do plano, serão tratados sempre a seguir aos previstos Os pontos que não façam parte do plano, serão tratados sempre a seguir aos previstos Definir sempre datas de resposta, e responsável por esta, para os pontos que fiquem em aberto Definir sempre datas de resposta, e responsável por esta, para os pontos que fiquem em aberto Acta escrita sempre pelo Gestor de Projecto, enviada a todos os participantes no prazo máximo de 48 horas Acta escrita sempre pelo Gestor de Projecto, enviada a todos os participantes no prazo máximo de 48 horas

24 Levantamento de necessidades Marque o levantamento para uma altura que não seja inconveniente Marque o levantamento para uma altura que não seja inconveniente Mantenha uma postura humilde Mantenha uma postura humilde Lembre-se que tem dois ouvidos e uma boca Lembre-se que tem dois ouvidos e uma boca Tente detectar os botões verdes e os botões vermelhos do utilizador Tente detectar os botões verdes e os botões vermelhos do utilizador Escreva tudo Escreva tudo Tente falar com o utilizador na sua linguagem Tente falar com o utilizador na sua linguagem Não faça promessas Não faça promessas

25 Levantamento de necessidades Não aponte soluções para tudo Não aponte soluções para tudo Não minimize os problemas do utilizador Não minimize os problemas do utilizador Valide as necessidades Valide as necessidades Verifique se o utilizador não faz pedidos por analogia com o que já conhece Verifique se o utilizador não faz pedidos por analogia com o que já conhece Faça vários tipos de perguntas Faça vários tipos de perguntas Não entre em áreas pantanosas Não entre em áreas pantanosas Anote as sugestões do utilizador Anote as sugestões do utilizador

26 Levantamento de necessidades Valide todas as necessidades do utilizador Valide todas as necessidades do utilizador Tente determinar as suas expectativas Tente determinar as suas expectativas Use as ferramentas documentais adequadas Use as ferramentas documentais adequadas Identifique os responsáveis e todos a envolver Identifique os responsáveis e todos a envolver Comprometa Comprometa Envolva Envolva

27 Metodologias de referência Vaporware e realidade Vaporware e realidade Gestão de crise e talento individual são as metodologias mais usadas no mundo real Para além de uma metodologia sólida, a gestão de projectos baseia-se, principalmente, em relações humanas, bom senso e liderança

28 Metodologia de Gestão de Projectos

29 César Ramalho Director Geral AYON – Business Solutions, Lda cesar.ramalho@ayon.pt