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CAF Apresentação dos resultados da auto-avaliação nos serviços centrais da DRTQP Ponta Delgada, 19 de Março de 2007.

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1 CAF Apresentação dos resultados da auto-avaliação nos serviços centrais da DRTQP Ponta Delgada, 19 de Março de 2007

2 Metodologia Equipa de Auto-Avaliação Ana Beatriz Mira Carmélia Salgadinho Branco Dória Lopes Rovoredo Goreti Afonso Idílio Fernandes Lara Melo Lúcia Lima Pedro Araújo Rita Gonçalves dos Santos

3 Metodologia Apresentação da CAF à DRTQP Acompanhamento e Validação Apresentação de resultados da AA Preenchimento da grelha de AA Planeamento da auto-avaliação Processo de auto-avaliação Condução dos processos de auto-avaliação

4 Metodologia Apresentação da CAF à DRTQP Apresentação da CAF à DRTQP Apresentação de resultados da AA Apresentação de resultados da AA Preenchimento da grelha de AA Preenchimento da grelha de AA Planeamento da auto-avaliação Planeamento da auto-avaliação Proposta à gestão de topo; Apresentação da CAF, da equipa AA e do cronograma de tarefas à gestão de topo e gestores intermédios; Definição da metodologia a seguir pela equipa AA. Apresentação aos colaboradores. Reunião da equipa AA para identificação de iniciativas e indicadores; Recolha de evidências; Reunião da equipa AA para preenchimento da grelha AA e atribuição da pontuação. Análise dos resultados; Elaboração do relatório final e plano de melhorias ; Apresentação dos resultados ao gestor de topo e Vise- Presidência; Apresentação dos resultados à gestão intermédia e colaboradores.

5 Metodologia Elementos facilitadores

6 Metodologia Dificuldades

7 Metodologia RELATÓRIO

8 Apresentação dos resultados 1Liderança1,4 2Planeamento e Estratégia1,7 3Gestão das Pessoas1,7 4Parcerias e Recursos2,0 5Gestão dos Processos e da Mudança1,8 6Resultados Orientados para o Cidadão/Cliente2,0 7Resultados relativos às Pessoas2,1 8Impacto na Sociedade0,5 9Resultados de Desempenho-Chave2,1 Meios Resultados Critérios Total global - 15,3

9 Apresentação dos resultadosMeiosResultados 1 - LIDERANÇA2 - PLANEAMENTO E ESTRATÉGIA 3 - GESTÃO DAS PESSOAS 4 - PARCERIAS E RECURSOS 5 - GESTÃO DOS PROCESSOS E DA MUDANÇA 6 - RESULTADOS ORIENTADOS PARA OS CIDADÃOS/ CLIENTES 7 - RESULTADOS RELATIVOS ÀS PESSOAS 8 - IMPACTO NA SOCIEDADE 9 - RESULTADOS DE DESEMPENHO CHAVE

10 Apresentação dos resultados Pontuação Global Sectorial / DRTQP

11 Apresentação dos resultados Fácil acesso às chefias intermédias e à gestão de topo Equipamento tecnológico de última geração Clara definição de procedimentos Grande visibilidade do DR Empenhamento dos colaboradores Existência do CID Atendimento permanente Pontos fortes Parcerias

12 Apresentação dos resultados Pontos fracos Oportunidades de melhoria Plano de melhorias

13 Critérios de prioritização das acções de melhoria Impacto Capacidade Satisfação Elevado (5 pontos) Médio (3 pontos) Baixo (1 ponto) Terá um impacto significativo em mais do que um objectivo da organização ou indicadores de desempenho Pode ser implementada no curto prazo Requer poucos recursos materiais e humanos para ser alcançada Pode ser controlada pela organização A acção tem impacto directo na melhoria da satisfação do cidadão / cliente Terá algum impacto em pelo menos um objectivo da organização ou indicador de desempenho É possível implementar no curto prazo Requer um n.º razoável de recursos para ser alcançada Pode ser controlada pela organização A acção tem impacto indirecto na melhoria da satisfação do cidadão / cliente É provável que tenha impacto em qualquer objectivo da organização ou indicador de desempenho É improvável de ser implementada no curto prazo Requer um n.º significativo de recursos para ser alcançada Depende de factores externos à organização Improvável impacto na satisfação do cidadão / cliente

14 Apresentação dos resultados Tabela de prioritização – Critério 1 (Liderança) Acções de MelhoriaICSIxCxSRANK Definir um conjunto de mecanismos formais que permitam a partilha da informação inter e intra departamental Criar uma calendarização com respectiva ordem de trabalhos, de reuniões gerais em que participem os dirigentes de topo e as chefias intermédias Implementar práticas para um melhor acompanhamento das dificuldades individuais Desenvolver um estilo de liderança que promova a motivação dos colaboradores Definir de forma expressa e clara a missão e a visão a médio e longo prazos e divulgá-las por toda a organização, pelos cidadãos/clientes e por todas as partes interessadas através de mecanismos já existentes Construir a missão, a visão e os valores para que se ajustem com relativa facilidade a mudanças do ambiente externo Criar uma calendarização de reuniões em que participem as chefias intermédias e os colaboradores

15 Apresentação dos resultados Continuação Acções de MelhoriaICSIxCxSRANK Implementar uma cultura de debate da classificação de serviço com os colaboradores Implementar um sistema de uma avaliação a 360º Criar um sistema de recolha de ideias e opiniões que dê origem a uma cultura de abertura traduzida pelo envolvimento das partes interessadas na formulação da visão, da missão, dos valores dos objectivos estratégicos e operacionais Divulgar o mapa actualizado de férias do pessoal Criação de Manual de Procedimentos, por cada serviço, que contenha expressamente as funções, responsabilidades e autonomias para cada nível de gestão e divulgá-lo às partes interessadas Implementar um sistema de avaliação que permita a atribuição de prémios (ex. de assiduidade, produtividade, pontualidade) Generalizar a prática de comunicar as ausências dos gestores Criar um mecanismo de Auditorias Internas

16 Apresentação dos resultados Tabela de prioritização – Critério 2 (Planeamento e Estratégia) Acções de MelhoriaICSIxCxSRANK Envolver os colaboradores no processo de elaboração do Plano de Actividades e proceder à sua divulgação interna Proceder à divulgação interna do Rel. Activ Partilhar com os colaboradores os aspectos relevantes abordados em reuniões de chefia Realizar periodicamente balanços dos vários sectores para definição de orientações e estratégias Exarar documentalmente as orientações para os serviços, emanadas das reuniões informais, para efeitos de aplicação de critérios uniformes Elaboração de Inquéritos p/ recolha de Informação sobre aspectos relevantes p/ a activ. da DRTQP Reorganizar os Placards informativos de forma + apelativa Diligenciar o alargamento do período de relevância dos IRCTs para efeitos dos Quadros de Pessoal Publicitar o mapa de saídas dos motoristas Publicitar o calendário de tarefas do pessoal auxiliar

17 Apresentação dos resultados Tabela de prioritização – Critério 3 (Gestão das Pessoas) Acções de MelhoriaICSIxCxSRANK Promover uma maior política de diálogo / troca de informação, entre os vários serviços da DRTQP Criar mecanismos para avaliação da satisfação dos colaboradores Reformular o sistema de arquivo com vista à sua optimização Proporcionar a formação específica e ajustadas a algumas categorias (ex. Técnicos de Emprego e auxiliares) e a algumas áreas formativas (ex. auditorias, acreditação) Actualizar e implementar o Manual de Acolhimento Apostar no e-learning Contratar serviço de manutenção mensal dos aparelhos de ar condicionado Maior flexibilidade na atribuição de Jornadas Contínuas aos colaboradores

18 Apresentação dos resultados Continuação Acções de MelhoriaICSIxCxSRANK Divulgar o Plano de Emergência Criar medidas enquadradoras para os fumadores Criar um espaço para permanência dos motoristas e do pessoal auxiliar Melhorar as condições de trabalho do Observatório do Emprego e Formação Profissional (manutenção do edifício e instalação de ar condicionado) Garantir aos serviços que necessitam de confidencialidade no atendimento, os espaços físicos adequados Criar um Plano de Saúde Promover mecanismos de recolha de sugestões e ideias interno (ex. Caixa de sugestões com questionário dirigido aos funcionários) Criar um bar/refeitório com condições adequadas, face ao número de funcionários existentes Contratar uma firma de segurança

19 Apresentação dos resultados Tabela de prioritização – Critério 4 (Parcerias e Recursos) Acções de MelhoriaICSIxCxSRANK Criar um centro de custos p/ cada serviço da DRTQP Promover formação específica nas áreas sujeitas a parceria Criar uma intranet na DRTQP Diminuir o tempo de resposta aos pedidos de apoio técnico solicitados pelos serviços da DRTQP ao gab. de informática Proceder à ident. todos os funcionários nas secretárias Proceder à identificação, c/ crachás, do pessoal auxiliar e recepcionistas Proceder à introdução dos elementos identificativos nos s em toda a DRTQP Proporcionar lugares de estacionamento a todos os colaboradores Implementar um sistema eficaz de controlo das entradas e saídas dos cidadãos / clientes Proporcionar um lugar de estacionamento para os cidadãos /clientes portadores de deficiência

20 Apresentação dos resultados Tabela de prioritização – Critério 5 ( Gestão dos Processos e da Mudança) Acções de MelhoriaICSIxCxSRANK Implementar, ao nível legislativo, uma maior articulação entre a proposta técnica apresentada e os trâmites subsequentes à concretização de diplomas Proceder à introdução e permanente actualização dos conteúdos informativos no portal do gov, no espaço afecto à DRTQP Promover um maior envolvimento de todos os funcionários nas mudanças chave da organização Optimizar e reajustar os recursos humanos em função das necessidades Possibilitar a utilização do SGC fora do local de trabalho Divulgar a existência da Caixa de Sugestões junto dos cidadãos/clientes

21 Apresentação dos resultados Tabela de prioritização – Critério 6 (Resultados Orientados para os Cidadãos / Clientes ) Acções de MelhoriaICSIxCxSRANK Elaborar instrumentos para aferição da satisfação dos cidadãos /clientes (internos e externos) sobre o desempenho global da organização

22 Apresentação dos resultados Tabela de prioritização – Critério 7 (Resultados Relativos às Pessoas) Acções de MelhoriaICSIxCxSRANK Criar instrumentos de aferição sobre motivação, envolvimento das pessoas e desenvolvimento de competências Criar instrumento de aferição sobre a satisfação dos funcionários em relação às condições de trabalho Criar um núcleo de actividades recreativas/culturais Proceder ao tratamento estatístico dos instrumentos de Notação Periódica Proceder a uma análise comparativa entre os balanços sociais anuais

23 Apresentação dos resultados Tabela de prioritização – Critério 8 (Impacto na Sociedade) Acções de MelhoriaICS IxCxSRANK Quantificar e qualificar o impacto económico e social junto da comunidade local Proceder ao apuramento dos dados recolhidos sobre a implementação do Plano de Operacionalidade do Plager.Gov Criar um plano estratégico com vista à utilização de fontes de energia renováveis, e mecanismos de quantificação desse mesmo impacto

24 Apresentação dos resultados Tabela de prioritização – Critério 9 (Resultados de Desempenho- Chave) Acções de MelhoriaICSIxCxSRANK Implementar medidas de análise e avaliação dos seguintes resultados externos: a)Grau de cumprimento dos objectivos em termos de resultados e de impacto (na sociedade) b)Melhoria da qualidade do serviço ou produto c)Quantificação e qualificação da relação custo- eficácia (resultados conseguidos ao menor custo possível) d)Grau de eficiência do serviço e)Indicadores de desempenho resultante de inspecções e auditorias anteriormente realizadas

25 Apresentação dos resultados Continuação Acções de MelhoriaICSIxCxSRANK Implementar medidas de análise e avaliação dos seguintes resultados internos: a)Indicadores relativos à participação de todas as partes interessadas na organização b)Indicadores relativos à capacidade da organização em satisfazer e conciliar as necessidades de todas as partes interessadas c)Quantificar e qualificar todas as evidências relativas à melhor utilização de tecnologias de informação (na gestão do conhecimento interno e/ou no trabalho em rede e comunicação interna e externa)

26 Apresentação dos resultados Continuação Acções de MelhoriaICS IxCxSRANK Consolidar a prática do uso de medidas de avaliação dos seguintes itens: a)Grau de execução orçamental b)Grau de realização dos objectivos financeiros c)Grau de realização dos interesses financeiros dos vários departamentos d)Percentagem da despesa cabimentada e)Grau de execução da receita

27 Apresentação dos resultados Plano de melhorias Ficha da acção 1: Partilha de informação (formas) – Critério 1 Desenvolvimento da acção Actividades a realizar Benefícios Defenir um conjunto de mecanismos formais que permitam a partilha da informação inter e intra departamental Divulgar informação relevante por correio electrónico Criar pastas partilhadas acessíveis a todos os departamentos, com conteúdos pré-definidos Partilhar pastas, dentro de cada departamento, de toda a informação produzida Criar uma intranet Permitir que toda a informação relevante se encontre acessível, de forma imediata e actual, a todas as partes interessadas Setembro 2007 Responsável: Gestão de topo e intermédia

28 Apresentação dos resultados Plano de melhorias Ficha da acção 2: Reunião de chefias – Critério 1 Desenvolvimento da acção Actividades a realizar Benefícios Criar uma calendarização com respectiva ordem de trabalhos, de reuniões gerais em que participam os dirigentes de topo e as chefias intermédias Criar um calendário de reuniões de chefias Divulgar previamente a ordem de trabalhos Distribuir previamente a documentação objecto de análise Criar uma rotina de reuniões semanais entre chefias, e optimizá-las em termos de resultados, libertando a chefia de topo de abordagens sistemáticas Junho 2007 Responsável: Gestão de topo

29 Apresentação dos resultados Plano de melhorias Ficha da acção 3: Acompanhamento de dificuldades individuais – Critério 1 Desenvolvimento da acção Actividades a realizar Benefícios Implementar práticas para um melhor acompanhamento das dificuldades individuais Promover junto dos colaboradores a identificação de dificuldades individuais Acompanhar e orientar a execução de tarefas específicas, através da partilha mútua de conhecimentos Distribuir previamente a documentação objecto de análise Promover um verdadeiro espírito de equipa e cooperação Junho 2007 Responsável: Chefias intermédias

30 Apresentação dos resultados Plano de melhorias Ficha da acção 4: Liderança proactiva – Critério 1 Desenvolvimento da acção Actividades a realizar Benefícios Desenvolver um estilo de liderança que promova a motivação dos colaboradores Dirigir palavras de estímulo e de reconhecimento Aumento da motivação Junho 2007 Responsável: Chefias e colaboradores Atitudes assertivas Demonstrar flexibilidade face a situações pessoais concretas Gerir conflitos de forma moderadora Acolher e implementar sugestões e ideias Promover a criatividade e inovação Melhoria no desempenho individual

31 Apresentação dos resultados Plano de melhorias Ficha da acção 5: Missão e Visão – Critério 1 Desenvolvimento da acção Actividades a realizar Benefícios Definir de forma expressa e clara a missão e a visão a médio e longo prazos e divulgá- las por toda a organização, pelos cidadãos/clientes e por todas as partes interessadas através de mecanismos já exitentes Criar um documento que defina a Visão e a respectiva Missão Divulgar o documento Definição clara da Visão e Missão Junho 2007 Responsável: Gestão de topo

32 Apresentação dos resultados Plano de melhorias Ficha da acção 6: Diálogo e troca de informação (conteúdos) – Critério 3 Desenvolvimento da acção Actividades a realizar Benefícios Promover uma maior política de diálogo / troca de informação entre os vários serviços da DRTQP Definir quais as necessidades de partilha de informação relevante, para os diversos departamentos Propor ao CID a criação de um boletim informativo interno Criar um sistema de recolha de informação relevante, em função das necessidades acima identificadas Criar uma cultura de partilha de informação Junho 2007 Responsável: Chefia de topo e intermédia

33 Apresentação dos resultados Plano de melhorias Ficha da acção 7: Avaliação da satisfação dos colaboradores – Critério 3 Desenvolvimento da acção Actividades a realizar Benefícios Criar mecanismos para a avaliação da satisfação dos colaboradores Elaboração de um inquérito pela psicóloga da DRTQP Distribuição do inquérito pelo SAA Tratamento estatístico dos dados recolhidos pela psicóloga Conhecer o grau de satisfação dos colaboradores Janeiro 2008 Responsável: Psicóloga e SAA

34 Implementação CONVITE À ACÇÃO Aposta no futuro desejável para a DRTQP Compromisso com o envolvimento no projecto de mudança

35 QUESTÕES

36 OBRIGADA RITA GONÇALVES DOS SANTOS Diapositivos elaborados por Ana Beatriz Mira


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