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Ponta Delgada, 19 de Março de 2007

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Apresentação em tema: "Ponta Delgada, 19 de Março de 2007"— Transcrição da apresentação:

1 Ponta Delgada, 19 de Março de 2007
CAF Apresentação dos resultados da auto-avaliação nos serviços centrais da DRTQP Ponta Delgada, 19 de Março de 2007

2 Metodologia Equipa de Auto-Avaliação Ana Beatriz Mira
Carmélia Salgadinho Branco Dória Lopes Rovoredo Goreti Afonso Idílio Fernandes Lara Melo Lúcia Lima Pedro Araújo Rita Gonçalves dos Santos

3 Metodologia Processo de auto-avaliação Acompanhamento e Validação
Planeamento da auto-avaliação processos de auto-avaliação Condução dos Acompanhamento e Validação Apresentação da CAF à DRTQP Preenchimento da grelha de AA Apresentação de resultados da AA

4 Metodologia Planeamento da auto-avaliação Apresentação da CAF à DRTQP
Preenchimento da grelha de AA Apresentação de resultados da AA Proposta à gestão de topo; Apresentação da CAF, da equipa AA e do cronograma de tarefas à gestão de topo e gestores intermédios; Definição da metodologia a seguir pela equipa AA. Apresentação aos colaboradores. Reunião da equipa AA para identificação de iniciativas e indicadores; Recolha de evidências; Reunião da equipa AA para preenchimento da grelha AA e atribuição da pontuação. Análise dos resultados; Elaboração do relatório final e plano de melhorias ; Apresentação dos resultados ao gestor de topo e Vise-Presidência; Apresentação dos resultados à gestão intermédia e colaboradores.

5 Metodologia Elementos facilitadores DSE DPE DST DIFP FRE SAA OEFP GEAJ
DCIAFP GDR

6 Metodologia Dificuldades

7 Metodologia RELATÓRIO

8 Apresentação dos resultados
1 Liderança 1,4 2 Planeamento e Estratégia 1,7 3 Gestão das Pessoas 4 Parcerias e Recursos 2,0 5 Gestão dos Processos e da Mudança 1,8 6 Resultados Orientados para o Cidadão/Cliente 7 Resultados relativos às Pessoas 2,1 8 Impacto na Sociedade 0,5 9 Resultados de Desempenho-Chave Critérios Meios Resultados Total global - 15,3

9 Apresentação dos resultados
Meios Resultados 1 - LIDERANÇA 2 - PLANEAMENTO E ESTRATÉGIA 3 - GESTÃO DAS PESSOAS 4 - PARCERIAS E RECURSOS 5 - GESTÃO DOS PROCESSOS E DA MUDANÇA 6 - RESULTADOS ORIENTADOS PARA OS CIDADÃOS/ CLIENTES 7 - RESULTADOS RELATIVOS ÀS 8 - IMPACTO NA SOCIEDADE 9 - RESULTADOS DE DESEMPENHO CHAVE

10 Apresentação dos resultados
Pontuação Global Sectorial / DRTQP

11 Apresentação dos resultados
Fácil acesso às chefias intermédias e à gestão de topo Atendimento permanente Parcerias Equipamento tecnológico de última geração Pontos fortes Existência do CID Clara definição de procedimentos Empenhamento dos colaboradores Grande visibilidade do DR

12 Apresentação dos resultados
Pontos fracos Plano de melhorias Oportunidades de melhoria

13 Apresentação dos resultados
Elevado (5 pontos) Médio (3 pontos) Baixo (1 ponto) Critérios de prioritização das acções de melhoria Impacto Terá um impacto significativo em mais do que um objectivo da organização ou indicadores de desempenho Terá algum impacto em pelo menos um objectivo da organização ou indicador de desempenho É provável que tenha impacto em qualquer objectivo da organização ou indicador de desempenho Capacidade Pode ser implementada no curto prazo Requer poucos recursos materiais e humanos para ser alcançada Pode ser controlada pela organização É possível implementar no curto prazo Requer um n.º razoável de recursos para ser alcançada Pode ser controlada pela organização É improvável de ser implementada no curto prazo Requer um n.º significativo de recursos para ser alcançada Depende de factores externos à organização Satisfação A acção tem impacto directo na melhoria da satisfação do cidadão / cliente A acção tem impacto indirecto na melhoria da satisfação do cidadão / cliente Improvável impacto na satisfação do cidadão / cliente

14 Apresentação dos resultados
Tabela de prioritização – Critério 1 (Liderança) Acções de Melhoria I C S IxCxS RANK Definir um conjunto de mecanismos formais que permitam a partilha da informação inter e intra departamental. 5 125 1 Criar uma calendarização com respectiva ordem de trabalhos, de reuniões gerais em que participem os dirigentes de topo e as chefias intermédias. 2 Implementar práticas para um melhor acompanhamento das dificuldades individuais. 3 Desenvolver um estilo de liderança que promova a motivação dos colaboradores. 4 Definir de forma expressa e clara a missão e a visão a médio e longo prazos e divulgá-las por toda a organização, pelos cidadãos/clientes e por todas as partes interessadas através de mecanismos já existentes. Construir a missão, a visão e os valores para que se ajustem com relativa facilidade a mudanças do ambiente externo. 75 6 Criar uma calendarização de reuniões em que participem as chefias intermédias e os colaboradores. 7

15 Apresentação dos resultados
Continuação Acções de Melhoria I C S IxCxS RANK Implementar uma cultura de debate da classificação de serviço com os colaboradores. 3 5 75 8 Implementar um sistema de uma avaliação a 360º. 9 Criar um sistema de recolha de ideias e opiniões que dê origem a uma cultura de abertura traduzida pelo envolvimento das partes interessadas na formulação da visão, da missão, dos valores dos objectivos estratégicos e operacionais. 45 10 Divulgar o mapa actualizado de férias do pessoal. 11 Criação de Manual de Procedimentos, por cada serviço, que contenha expressamente as funções, responsabilidades e autonomias para cada nível de gestão e divulgá-lo às partes interessadas. 27 12 Implementar um sistema de avaliação que permita a atribuição de prémios (ex. de assiduidade, produtividade, pontualidade). 1 25 13 Generalizar a prática de comunicar as ausências dos gestores. 15 14 Criar um mecanismo de Auditorias Internas.

16 Apresentação dos resultados
Tabela de prioritização – Critério 2 (Planeamento e Estratégia) Acções de Melhoria I C S IxCxS RANK Envolver os colaboradores no processo de elaboração do Plano de Actividades e proceder à sua divulgação interna. 5 3 75 1 Proceder à divulgação interna do Rel. Activ. 45 2 Partilhar com os colaboradores os aspectos relevantes abordados em reuniões de chefia. Realizar periodicamente balanços dos vários sectores para definição de orientações e estratégias. 4 Exarar documentalmente as orientações para os serviços, emanadas das reuniões informais, para efeitos de aplicação de critérios uniformes. 27 Elaboração de Inquéritos p/ recolha de Informação sobre aspectos relevantes p/ a activ. da DRTQP. 25 6 Reorganizar os Placards informativos de forma + apelativa. 7 Diligenciar o alargamento do período de relevância dos IRCT’s para efeitos dos Quadros de Pessoal. 15 8 Publicitar o mapa de saídas dos motoristas. 9 Publicitar o calendário de tarefas do pessoal auxiliar. 10

17 Apresentação dos resultados
Tabela de prioritização – Critério 3 (Gestão das Pessoas) Acções de Melhoria I C S IxCxS RANK Promover uma maior política de diálogo / troca de informação, entre os vários serviços da DRTQP. 5 125 1 Criar mecanismos para avaliação da satisfação dos colaboradores. 2 Reformular o sistema de arquivo com vista à sua optimização. 3 45 Proporcionar a formação específica e ajustadas a algumas categorias (ex. Técnicos de Emprego e auxiliares) e a algumas áreas formativas (ex. auditorias, acreditação). 4 Actualizar e implementar o Manual de Acolhimento. 27 Apostar no e-learning. 6 Contratar serviço de manutenção mensal dos aparelhos de ar condicionado. 25 7 Maior flexibilidade na atribuição de Jornadas Contínuas aos colaboradores. 8

18 Apresentação dos resultados
Continuação Acções de Melhoria I C S IxCxS RANK Divulgar o Plano de Emergência. 1 3 5 15 9 Criar medidas enquadradoras para os fumadores. 10 Criar um espaço para permanência dos motoristas e do pessoal auxiliar. 11 Melhorar as condições de trabalho do Observatório do Emprego e Formação Profissional (manutenção do edifício e instalação de ar condicionado). 12 Garantir aos serviços que necessitam de confidencialidade no atendimento, os espaços físicos adequados. 13 Criar um Plano de Saúde. 14 Promover mecanismos de recolha de sugestões e ideias interno (ex. Caixa de sugestões com questionário dirigido aos funcionários). Criar um bar/refeitório com condições adequadas, face ao número de funcionários existentes. 16 Contratar uma firma de segurança. 17

19 Apresentação dos resultados
Tabela de prioritização – Critério 4 (Parcerias e Recursos) Acções de Melhoria I C S IxCxS RANK Criar um centro de custos p/ cada serviço da DRTQP. 5 3 75 1 Promover formação específica nas áreas sujeitas a parceria. 45 2 Criar uma intranet na DRTQP. Diminuir o tempo de resposta aos pedidos de apoio técnico solicitados pelos serviços da DRTQP ao gab. de informática. 4 Proceder à ident. todos os funcionários nas secretárias. 25 Proceder à identificação, c/ crachás, do pessoal auxiliar e recepcionistas. 6 Proceder à introdução dos elementos identificativos nos s em toda a DRTQP. 7 Proporcionar lugares de estacionamento a todos os colaboradores. 8 Implementar um sistema eficaz de controlo das entradas e saídas dos cidadãos / clientes. 15 9 Proporcionar um lugar de estacionamento para os cidadãos /clientes portadores de deficiência. 10

20 Apresentação dos resultados
Tabela de prioritização – Critério 5 (Gestão dos Processos e da Mudança) Acções de Melhoria I C S IxCxS RANK Implementar, ao nível legislativo, uma maior articulação entre a proposta técnica apresentada e os trâmites subsequentes à concretização de diplomas. 5 3 75 1 Proceder à introdução e permanente actualização dos conteúdos informativos no portal do gov, no espaço afecto à DRTQP. 2 Promover um maior envolvimento de todos os funcionários nas mudanças chave da organização. Optimizar e reajustar os recursos humanos em função das necessidades. 45 4 Possibilitar a utilização do SGC fora do local de trabalho. 25 Divulgar a existência da Caixa de Sugestões junto dos cidadãos/clientes. 15 6

21 Apresentação dos resultados
Tabela de prioritização – Critério 6 (Resultados Orientados para os Cidadãos / Clientes ) Acções de Melhoria I C S IxCxS RANK Elaborar instrumentos para aferição da satisfação dos cidadãos /clientes (internos e externos) sobre o desempenho global da organização. 3 5 45 1

22 Apresentação dos resultados
Tabela de prioritização – Critério 7 (Resultados Relativos às Pessoas) Acções de Melhoria I C S IxCxS RANK Criar instrumentos de aferição sobre motivação, envolvimento das pessoas e desenvolvimento de competências. 5 3 75 1 Criar instrumento de aferição sobre a satisfação dos funcionários em relação às condições de trabalho. 45 2 Criar um núcleo de actividades recreativas/culturais. Proceder ao tratamento estatístico dos instrumentos de Notação Periódica 9 4 Proceder a uma análise comparativa entre os balanços sociais anuais.

23 Apresentação dos resultados
Tabela de prioritização – Critério 8 (Impacto na Sociedade) Acções de Melhoria I C S IxCxS RANK Quantificar e qualificar o impacto económico e social junto da comunidade local. 3 1 9 Proceder ao apuramento dos dados recolhidos sobre a implementação do Plano de Operacionalidade do Plager.Gov. 2 Criar um plano estratégico com vista à utilização de fontes de energia renováveis, e mecanismos de quantificação desse mesmo impacto.

24 Apresentação dos resultados
Tabela de prioritização – Critério 9 (Resultados de Desempenho- Chave) Acções de Melhoria I C S IxCxS RANK Implementar medidas de análise e avaliação dos seguintes resultados externos: Grau de cumprimento dos objectivos em termos de resultados e de impacto (na sociedade). 5 3 75 1 b)Melhoria da qualidade do serviço ou produto. 2 c)Quantificação e qualificação da relação custo-eficácia (resultados conseguidos ao menor custo possível). d)Grau de eficiência do serviço 4 e)Indicadores de desempenho resultante de inspecções e auditorias anteriormente realizadas.

25 Apresentação dos resultados
Continuação Acções de Melhoria I C S IxCxS RANK Implementar medidas de análise e avaliação dos seguintes resultados internos: Indicadores relativos à participação de todas as partes interessadas na organização. 5 3 75 6 b)Indicadores relativos à capacidade da organização em satisfazer e conciliar as necessidades de todas as partes interessadas. 7 c)Quantificar e qualificar todas as evidências relativas à melhor utilização de tecnologias de informação (na gestão do conhecimento interno e/ou no trabalho em rede e comunicação interna e externa). 8

26 Apresentação dos resultados
Continuação Acções de Melhoria I C S IxCxS RANK Consolidar a prática do uso de medidas de avaliação dos seguintes itens: Grau de execução orçamental. 5 3 75 9 b)Grau de realização dos objectivos financeiros. 10 c)Grau de realização dos interesses financeiros dos vários departamentos. 11 d)Percentagem da despesa cabimentada. 12 e)Grau de execução da receita. 13

27 Apresentação dos resultados Plano de melhorias
Ficha da acção 1: Partilha de informação (formas) – Critério 1 Actividades a realizar Desenvolvimento da acção Benefícios Divulgar informação relevante por correio electrónico Defenir um conjunto de mecanismos formais que permitam a partilha da informação inter e intra departamental Permitir que toda a informação relevante se encontre acessível, de forma imediata e actual, a todas as partes interessadas Criar pastas partilhadas acessíveis a todos os departamentos, com conteúdos pré-definidos Partilhar pastas, dentro de cada departamento, de toda a informação produzida Criar uma intranet Setembro 2007 Responsável: Gestão de topo e intermédia

28 Apresentação dos resultados Plano de melhorias
Ficha da acção 2: Reunião de chefias – Critério 1 Actividades a realizar Desenvolvimento da acção Benefícios Criar um calendário de reuniões de chefias Criar uma calendarização com respectiva ordem de trabalhos, de reuniões gerais em que participam os dirigentes de topo e as chefias intermédias Criar uma rotina de reuniões semanais entre chefias, e optimizá-las em termos de resultados, libertando a chefia de topo de abordagens sistemáticas Divulgar previamente a ordem de trabalhos Distribuir previamente a documentação objecto de análise Junho 2007 Responsável: Gestão de topo

29 Apresentação dos resultados Plano de melhorias
Ficha da acção 3: Acompanhamento de dificuldades individuais – Critério 1 Actividades a realizar Desenvolvimento da acção Benefícios Promover junto dos colaboradores a identificação de dificuldades individuais Implementar práticas para um melhor acompanhamento das dificuldades individuais Promover um verdadeiro espírito de equipa e cooperação Acompanhar e orientar a execução de tarefas específicas, através da partilha mútua de conhecimentos Distribuir previamente a documentação objecto de análise Junho 2007 Responsável: Chefias intermédias

30 Apresentação dos resultados Plano de melhorias
Ficha da acção 4: Liderança proactiva – Critério 1 Actividades a realizar Desenvolvimento da acção Benefícios Dirigir palavras de estímulo e de reconhecimento Aumento da motivação Atitudes assertivas Desenvolver um estilo de liderança que promova a motivação dos colaboradores Demonstrar flexibilidade face a situações pessoais concretas Gerir conflitos de forma moderadora Melhoria no desempenho individual Acolher e implementar sugestões e ideias Promover a criatividade e inovação Junho 2007 Responsável: Chefias e colaboradores

31 Apresentação dos resultados Plano de melhorias
Ficha da acção 5: Missão e Visão – Critério 1 Actividades a realizar Desenvolvimento da acção Benefícios Definir de forma expressa e clara a missão e a visão a médio e longo prazos e divulgá-las por toda a organização, pelos cidadãos/clientes e por todas as partes interessadas através de mecanismos já exitentes Criar um documento que defina a Visão e a respectiva Missão Definição clara da Visão e Missão Divulgar o documento Junho 2007 Responsável: Gestão de topo

32 Apresentação dos resultados Plano de melhorias
Ficha da acção 6: Diálogo e troca de informação (conteúdos) – Critério 3 Actividades a realizar Desenvolvimento da acção Benefícios Definir quais as necessidades de partilha de informação relevante, para os diversos departamentos Promover uma maior política de diálogo / troca de informação entre os vários serviços da DRTQP Criar uma cultura de partilha de informação Propor ao CID a criação de um boletim informativo interno Criar um sistema de recolha de informação relevante, em função das necessidades acima identificadas Junho 2007 Responsável: Chefia de topo e intermédia

33 Apresentação dos resultados Plano de melhorias
Ficha da acção 7: Avaliação da satisfação dos colaboradores – Critério 3 Actividades a realizar Desenvolvimento da acção Benefícios Elaboração de um inquérito pela psicóloga da DRTQP Criar mecanismos para a avaliação da satisfação dos colaboradores Conhecer o grau de satisfação dos colaboradores Distribuição do inquérito pelo SAA Tratamento estatístico dos dados recolhidos pela psicóloga Janeiro 2008 Responsável: Psicóloga e SAA

34 Implementação CONVITE À ACÇÃO Aposta no futuro desejável para a DRTQP
Compromisso com o envolvimento no projecto de mudança

35 QUESTÕES

36 OBRIGADA RITA GONÇALVES DOS SANTOS Email: rita.mf.santos@azores.gov.pt
Diapositivos elaborados por Ana Beatriz Mira


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