Gerenciamento das Aquisições

Gerenciamento das Aquisições
André Budziak Henrico Gonçalves

Introdução Um estudo feito pela Deloitte relata que 70% de 25 grandes organizações que participaram de uma pesquisa relataram experiências negativas com projetos terceirizados Terceirização em si é um projeto, então seguir uma abordagem de gerenciamento de projeto faz sentido para melhorar a probabilidade de sucesso Nem sempre a terceirização traz bons resultados: Um estudo feito pela Deloitte relata que 70% de 25 grandes organizações que participaram de uma pesquisa relataram experiências negativas com projetos terceirizados Por conta disso, muitas empresas trouxeram os projetos de volta para a organização Terceirização em si é um projeto, então seguir uma abordagem de gerenciamento de projeto faz sentido para melhorar a probabilidade de sucesso

Comprar ou adquirir produtos, serviços ou resultados Gestão de contratos e de controle de mudanças Administração das obrigações contratuais Gerenciamento de aquisições inclui os processos necessários para comprar ou adquirir produtos, serviços ou resultados necessários externos à (de fora da) equipe do projeto para realizar o trabalho A organização pode ser tanto o comprador como o vendedor dos produtos, serviços ou resultados de um projeto Abrange também os processos de gestão de contratos e controle de mudanças necessários para desenvolver e administrar os contratos ou pedidos de compra emitidos por membros autorizados da equipe de projeto Abrange também a administração todos os contratos emitidos por uma organização externa (comprador) que está adquirindo o projeto da organização executora (fornecedor) e a administração das obrigações contratuais atribuídas à equipe do projeto pelo contrato

Resumo dos processos de gerenciamento das aquisições do projeto Inclui 4 processos: Planejar as aquisições Realizar as aquisições Administrar as aquisições Encerrar as aquisições

Planejar as aquisições: documentação das decisões de compras do projeto Realizar as aquisições: obtenção de respostas de fornecedores, seleção de um fornecedor e adjudicação de um contrato Administrar as aquisições: gerenciamento das relações de aquisição e realização de mudanças e correções Encerrar as aquisições: finalizar todas as aquisições do projeto Processos da área de gerenciamento das aquisições Planejar as aquisições: processo de documentação das decisões de compras do projeto, especificando a abordagem e identificando fornecedores em potencial Realizar as aquisições: processo de obtenção de respostas de fornecedores, seleção de um fornecedor e adjudicação de um contrato Administrar as aquisições: processo de gerenciamento das relações de aquisição, monitorando o desempenho do contrato, e realização de mudanças e correções conforme necessário Encerrar as aquisições: processo de finalizar todas as aquisições do projeto

Esses processos interagem entre si e com os processos das outras áreas de conhecimento. Cada processo ocorre pelo menos uma vez em todos os projetos e em uma ou mais fases do projeto, caso o projeto seja dividido em fases.

Planejar as Aquisições

Planejar as aquisições
O que significa planejar aquisições? Identificar necessidades do projeto que podem ser melhor atendidas com aquisição de produtos; Decidir entre “Fazer ou comprar”; Identificar potenciais fornecedores; Definir como serão os processos de aquisição; Que bens e serviços precisamos comprar para o projeto? Como realizaremos essas compras? Quem são os potenciais fornecedores?

Estudo de caso Boeing 787 – Dreamliner;
Realizou a decisão de fazer apenas 15% das peças do 787; Não deu a atenção necessária aos contratos de aquisição; Não preparou as DT com “clareza, concisão e completude”;

Apesar do projeto ainda ser um sucesso;
Estudo de caso Apesar do projeto ainda ser um sucesso; Consequências: Ficou comum as peças fornecidas chegarem às linhas de montagem fora das especificações; Cláusulas de venda do jato definia descontos de até 40% para atrasos na entrega; O projeto só deve atingir a lucratividade a partir do milésimo jato fabricado;

Planejar as aquisições

Planejar as aquisições: entradas
Linha de base do escopo Declaração do escopo; EAP; Dicionário da EAP; Documentação dos requisitos: Requisitos com implicações contratuais e legais;

Acordos de cooperação: Define as relações comprador-fornecedor entre as partes; Registro dos riscos; Decisões contratuais relacionadas a riscos; Requisitos de recursos das atividades;

Cronograma do projeto; Estimativa dos custos das atividades; Permite avaliar se as licitações ou propostas de fornecedores são razoáveis; Linha de base do desempenho de custos;

Fatores ambientais da empresa; Ativos de processo organizacionais; Políticas, procedimentos e diretrizes formais de aquisições; Tipos de contrato de aquisição a serem usados; Sistema estabelecido de fornecedores pré-qualificados;

Planejar as aquisições: ferramentas e técnicas
Análise de “fazer” ou “comprar”: “Comprar” quando se deseja diminuir riscos às restrições do projeto; Melhor “fazer” se: Existem instalações ociosas ou força de trabalho disponível; Deseja-se reter o controle; O trabalho envolve informações ou procedimentos proprietários;

Opinião especializada: Desenvolve ou modifica os critérios que serão usados para avaliar as propostas de fornecedores; Fornece auxílio em questões, termos e condições exclusivos de aquisições;

Tipos de contratos: Determina o risco compartilhado entre comprador e fornecedor; Contratos de aquisição em geral se dividem em duas famílias: Preço fixo; Custos reembolsáveis; Contrato por tempo e materiais (híbrido);

Contratos de preço fixo: Contratos de preço fixo garantido (PFG); Contratos de preço fixo com incentivo na remuneração (PFIR); Contratos de preço fixo com ajuste econômico do preço (PF-AEP);

Contratos de custos reembolsáveis: Contratos de custo mais remuneração fixa (CMRF); Contratos de custo mais remuneração de incentivo (CMRI); Contratos de custo mais remuneração concedida (CMRC);

Contratos por tempo e material (T&M); O comprador paga por-hora e por-item; Usado quando o nível de esforço não pode ser estimado até o momento da realização do contrato; Tem elementos de contrato de preço fixo e de custos reembolsáveis;

Planejar as aquisições: saídas
Plano de gerenciamento das aquisições; Define como os processos de aquisição serão gerenciados; Pode incluir orientações para: Tipos de contratos a serem usados; Padronização dos documentos de aquisição; Coordenar as aquisições com outros aspectos do projeto; Etc..

Declarações do trabalho das aquisições; Descreve todo o trabalho e atividades que o vendedor deve completar; Deve ser claro, completo e conciso; Tipos: Performance Funcional Design

Decisões de fazer ou comprar; Documenta as decisões em relação a quais produtos, serviços ou resultados serão obtidos fora da organização; Documentos de aquisição; Usados para solicitar propostas de fornecedores em potencial; Documentos de aquisição incluem: Descrição do tipo de resposta desejado; DT da aquisição; Cláusulas contratuais requeridas;

Critérios para seleção de fontes; Desenvolvidos e usados para avaliar as propostas dos fornecedores; Podem ser objetivos ou subjetivos; São exemplos de critérios de seleção: Custo geral ou do ciclo de vida; Capacidade técnica; Risco; Garantia; Etc..

Solicitações de mudanças; O resultado do processo pode gerar necessidades de mudanças no plano de gerenciamento do projetos, planos auxiliares e outros componentes;

Realizar as Aquisições

Realizar as aquisições é o processo de:
Realizar Aquisições Realizar as aquisições é o processo de: Obtenção de respostas de fornecedores Seleção de um fornecedor Adjudicação de um contrato. Realizar as aquisições é o processo de obtenção de respostas de fornecedores, seleção de um fornecedor e adjudicação de um contrato (consulte as Figuras 12-4 e 12-5). Nesse processo, a equipe receberá licitações ou propostas e aplicará critérios de seleção previamente definidos para escolher um ou mais fornecedores que sejam qualificados para realizar o trabalho e aceitáveis como fornecedor. (def. Adjudicação) É o ato judicial mediante o qual se estabelece e se declara que a propriedade de uma coisa (bem imóvel) se transfere de seu primitivo dono (transmitente) para o credor (adquirente) que então assume sobre a mesma, todos os direitos de domínio e posse que são inerentes a toda e qualquer alienação.

Realizar Aquisições as ferramentas e técnicas descritas aqui podem ser usadas sozinhas ou em combinação para selecionar os fornecedores. Por exemplo, é possível usar um sistema de ponderação para: • Selecionar um único fornecedor que será solicitado a assinar um contrato padrão e • Estabelecer uma sequência de negociação classificando todas as propostas pelas pontuações da avaliação ponderada atribuídas a cada proposta. Realizar aquisições: entradas, ferramentas e técnicas, e saídas

Fluxo de Dados Nos itens de aquisições mais importantes, o processo geral de solicitação de respostas dos fornecedores e avaliação dessas respostas pode ser repetido. É possível gerar uma lista resumida de fornecedores qualificados com base em uma proposta preliminar. Uma avaliação mais detalhada poderá então ser realizada de acordo com um documento de requisitos mais específicos e abrangentes solicitado aos fornecedores da lista resumida.

Realizar Aquisições: Entradas
As entradas são as seguintes: Plano de Gerenciamento do Projeto O plano de gerenciamento das aquisições Documentos de Aquisição Critérios para Seleção de Fontes Lista de Fornecedores Qualificados O plano de gerenciamento das aquisições, que faz parte do plano de gerenciamento do projeto descrito na Seção , é uma entrada para realizar aquisições e descreve como os processos de aquisição serão gerenciados desde o desenvolvimento da documentação até o encerramento do contrato (Seção ). Os critérios de seleção de fontes podem incluir informações sobre a competência, capacidade, datas de entrega, custo dos produtos, custo do ciclo de vida, conhecimentos técnicos e abordagem do contrato exigidos do fornecedor (conforme descrito na Seção ) Uma listagem dos fornecedores que foram pré-selecionados de acordo com qualificações e experiência anterior, de modo que as aquisições sejam dirigidas somente aos fornecedores que possam ter bom desempenho nos contratos resultantes.

Realizar Aquisições: Entradas
As entradas são as seguintes: Ativos de Processos Organizacionais Proposta de Fornecedores Documentos do Projeto Registro de Riscos Decisões contratuais relacionadas a riscos Decisões de fazer ou comprar Acordos de Cooperação As propostas de fornecedores preparadas em resposta a um pacote de documentos de aquisição compõem o conjunto de informações básico que será usado por um grupo de avaliação para selecionar um ou mais licitantes bem-sucedidos (fornecedores). Os documentos do projeto que são frequentemente considerados incluem: • Registro de riscos (Seção ) e • Decisões contratuais relacionadas a riscos (Seção ). ??? Sempre que houver um acordo de cooperação, os papéis do comprador e do fornecedor já terão sido decididos pela administração executiva. Em alguns casos, o fornecedor pode já estar trabalhando com base em algum tipo de contrato provisório financiado pelo comprador ou em conjunto pelas duas partes. O esforço do comprador e do fornecedor nesse processo é preparar coletivamente uma declaração do trabalho da aquisição que atenda aos requisitos do projeto. Em seguida, as partes negociarão um contrato final para ser firmado. Os ativos de processos organizacionais que podem influenciar o processo de realização das aquisições incluem, entre outros: • Listagens de fornecedores em potencial e previamente qualificados e • Informações sobre experiências passadas relevantes com os fornecedores, tanto positivas como negativas.

Realizar Aquisições: Ferramentas e Técnicas
As ferramentas e técnicas são: Reuniões com licitantes Técnicas de avaliação de proposta Estimativas Independentes Opinião Especializada As reuniões com licitantes (às vezes chamadas de reuniões com contratadas, com fornecedores e de pré-licitação) são reuniões com todos os fornecedores e compradores antes da apresentação de uma licitação ou proposta. São usadas para garantir que todos os fornecedores em potencial tenham um entendimento claro e comum da aquisição (tanto dos requisitos técnicos como contratuais) e que nenhum licitante receba um tratamento preferencial. As respostas às perguntas podem ser incorporadas aos documentos de aquisição como emendas. Para serem justos, os compradores devem ter muito cuidado para garantir que todos os fornecedores em potencial tenham acesso a todas as perguntas de cada fornecedor em potencial e a todas as respostas do comprador. Em aquisições complexas, onde a seleção de fontes será feita com base nas respostas dos fornecedores a critérios de ponderação previamente definidos, um processo formal de revisão da avaliação será definido pelas políticas de aquisição do comprador. O comitê de avaliação fará uma seleção para aprovação da administração antes da adjudicação. Para muitos itens de aquisição, a organização adquirente pode optar por preparar suas próprias estimativas independentes ou ter uma estimativa de custos preparada por um profissional externo, para servir como uma verificação para as respostas propostas. Diferenças significativas nas estimativas de custos podem ser uma indicação de que a declaração do trabalho da aquisição foi deficiente, ambígua e/ou que os fornecedores em potencial não entenderam corretamente ou não responderam totalmente à declaração do trabalho da aquisição. A opinião especializada pode ser usada na avaliação das propostas dos fornecedores. A avaliação das propostas pode ser realizada por uma equipe multidisciplinar de revisão com experiência em cada uma das áreas cobertas pelos documentos de aquisição e o contrato proposto, e pode incluir conhecimentos de disciplinas funcionais, como contratos, direito, finanças, contabilidade, engenharia, projeto, pesquisa, desenvolvimento, vendas e fabricação.

Realizar Aquisições: Ferramentas e Técnicas
As ferramentas e técnicas são: Publicidade Pesquisa na internet Negociações das aquisições As listas existentes de fornecedores em potencial muitas vezes podem ser expandidas com a colocação de anúncios em publicações de grande circulação, como em jornais selecionados ou em publicações comerciais especializadas. Algumas jurisdições governamentais exigem anúncios públicos de determinados tipos de itens de aquisição e a maioria delas exige anúncios públicos de contratos governamentais pendentes. A internet tem uma grande influência na maioria das aquisições de projetos e das aquisições da cadeia de suprimentos nas organizações. Embora muitas mercadorias, componentes e itens comerciais de prateleira possam ser rapidamente localizados e garantidos a um preço fixo na internet, um esforço de aquisição altamente complexo e de alto risco que precisa ser monitorado com atenção não pode ser obtido dessa maneira. (Conhecimento tácito) As negociações esclarecem a estrutura, os requisitos e outros termos das compras de modo que seja possível obter um acordo mútuo antes de assinar o contrato. As disposições finais do contrato refletem todos os acordos obtidos. Os assuntos tratados englobam responsabilidades, autoridade para fazer mudanças, legislação e termos aplicáveis, abordagens comerciais e técnicas de gerenciamento, direitos de propriedade, financiamento de contratos, soluções técnicas, cronograma geral, pagamentos e preços. As negociações são concluídas com um documento de contrato que pode ser celebrado pelo comprador e pelo fornecedor. Para itens de aquisições complexas, a negociação do contrato pode ser um processo independente com entradas (por exemplo, lista de questões ou de itens pendentes) e saídas (por exemplo, decisões documentadas) próprias. Para os itens de aquisição simples, os termos e condições do contrato podem ser previamente definidos e não-negociáveis e só precisam ser aceitos pelo fornecedor. O gerente do projeto não pode ser o principal negociador nas aquisições. O gerente e outros membros da equipe de gerenciamento do projeto podem estar presentes durante as negociações para fornecer assistência e, se necessário, para acrescentar esclarecimentos dos requisitos técnicos, de qualidade e de gerenciamento do projeto.

Realizar Aquisições: Saídas
As saídas são as seguintes: Fornecedores selecionados Adjudicação do contrato de aquisição Calendários de recursos Solicitações de Mudanças Os fornecedores selecionados são aqueles que foram julgados como estando em uma faixa competitiva de acordo com o resultado da avaliação da proposta ou da licitação (e que negociaram uma minuta do contrato que se tornará o contrato real quando for feita a adjudicação???). A aprovação final de todas as aquisições complexas, de alto valor e alto risco em geral exige a aprovação da alta administração da organização antes da adjudicação. O contrato de aquisição é concedido para cada fornecedor selecionado. O contrato pode ter a forma de um simples pedido de compra ou de um documento complexo. Independentemente da complexidade do documento, o contrato é um acordo legal que gera obrigações entre as partes e que obriga o fornecedor a oferecer os produtos, serviços ou resultados especificados e obriga o comprador a remunerar o fornecedor. O contrato é uma relação legal sujeita a ações corretivas nos tribunais. A quantidade e a disponibilidade de recursos contratados e as datas em que cada recurso específico pode estar ativo ou inativo são documentadas. As solicitações de mudanças no plano de gerenciamento do projeto, nos planos auxiliares e em outros componentes são processadas para revisão e destinação por meio do processo de realização do controle integrado de mudanças (Seção 4.5). ?

Realizar Aquisições: Saídas
As saídas são as seguintes: Atualizações do plano de gerenciamento do projeto Linha de base de custos Linha de base do escopo Linha de base do cronograma Plano de gerenciamento das aquisições Atualizações dos documentos do projeto Documentação dos requisitos Matriz de rastreabilidade de requisitos Registro de riscos Os elementos do plano de gerenciamento do projeto que podem ser atualizados incluem, entre outros: Os documentos do projeto que podem ser atualizados incluem, entre outros:

Administrar as Aquisições

Administrar Aquisições
Este processo consiste em: Gerenciar as relações de aquisição Monitorar o desempenho do contrato Fazer mudanças e correções necessárias Muitas vezes é algo tratado como uma função administrativa separada Em relação ao acordo feito o que está sendo cumprido, como esta sendo cumprido, se está seguindo os padrões e requisitos necessários... Se é identificada a necessidade de mudança como proceder na negociação e fazer alterações contratuais. Por sua natureza legal e principalmente quando a própria empresa é fornecedora, existe a necessidade de que essa administração seja uma função administrativa separada.

Engloba a aplicação de processos apropriados de gerenciamento de projetos: Orientar e gerenciar a execução do projeto Reportar o desempenho Realizar o controle da qualidade Realizar o controle integrado de mudanças Monitorar e controlar os riscos Autorização do cumprimento efetivo do contrato Desempenho técnico, cronograma, custos... Inspecionar e verificar adequação Mudanças adequadas e que todos tenham ciencia Mitigação Deve existir uma relação rigorosa entre o que esta sendo pago/feito. Tudo deve ser analisado e documentado, e ações corretivas estabelecidas. São assuntos legais que envolvem varios e interesses e são portanto sensiveis.

Administrar aquisições: entradas, ferramentas e técnicas, e saídas.

Fluxo de Dados

Administrar Aquisições: Entradas
As entradas são as seguintes: Documentos de Aquisição Registros dos contratos e declaração do trabalho Plano de gerenciamento do projeto Inclui o plano de gerenciamento das aquisições Contrato As entradas consistem da parte burocratica envolvida (o contrato em si, o plano de gerenciamento, relatorios, CRs) Também envolvem o plano da aquisição (que esta no plano de gerencic. Do proj)

Administrar Aquisições: Entradas
Relatórios de desempenho Documentação Técnica e “satisfações” Solicitações de mudanças aprovadas Informações sobre o desempenho do trabalho Cumprimento de padrões de qualidade As entradas consistem da parte burocratica envolvida (o contrato em si, o plano de gerenciamento, relatorios, CRs) Também envolvem o plano da aquisição (que esta no plano de gerencic. Do proj)

Administrar Aquisições: Ferramentas e Técnicas
As ferramentas e técnicas são: Sistema de controle de mudanças do contrato Análise de desempenho das aquisições Avaliação estruturada do progresso em relação à qualidade e ao escopo Identificação de êxitos e fracassos Inspeções e auditorias Análogo a CRs em desenvolvimento de software Avaliação estruturada do q esta sendo executado (cumprido ou n) .. Pagamento sistematico segundo o q for realizado. Vai variar muito com cada contrato Documentação dos “conflitos” (tudo deve ser negociado) Registrar

Administrar Aquisições: Ferramentas e Técnicas
Relatórios de desempenho Sistemas de pagamento Administração de reinvidicações Negociação das disputas Sistema de gerenciamento de registros Análogo a CRs em desenvolvimento de software Avaliação estruturada do q esta sendo executado (cumprido ou n) .. Pagamento sistematico segundo o q for realizado. Vai variar muito com cada contrato Documentação dos “conflitos” (tudo deve ser negociado) Registrar

Administrar Aquisições: Saídas
As saídas são as seguintes: Documentação da aquisição Contrato com cronogramas, mudanças, documentação técnica atualizada. Atualizações dos ativos de processos organizacionais Correspondência Cronogramas e solicitações de pagamento Documentação da avaliação do desempenho do fornecedor

Administrar Aquisições: Saídas
Solicitações de mudanças Orientações e ações consideradas construtivas por uma das partes Atualizações do plano de gerenciamento do projeto Plano de gerenciamento de aquisições Linha de base do cronograma

Encerrar as Aquisições

É o processo de finalização de cada aquisição do projeto Serve de apoio ao processo de encerramento do projeto ou fase Foco em verificar que todo o trabalho descrito no contrato foi terminado Atualização dos registros para refletir os resultados finais, arquivamento dessas informações para uso futuro

Resulta quando comprador e fornecedor acordam mutuamente que as obrigações do contrato foram cumpridas Contudo, a recisão antecipada pode ocorrer se uma parte é incapaz de cumprir suas obrigações

Entradas: Plano de gerenciamento do projeto Documentação da aquisição Cronograma do contrato, escopo, qualidade e desempenho de custos, mudanças no contrato, registros de pagamento e resultados de inspeções Para encerrar o contrato, toda a documentação da aquisição é coletada, indexada e arquivada Todos os documentos são catalogados. Essas informações podem ser usadas como informações de lições aprendidas e como uma base para avaliar as contratadas para contratos futuros.

Ferramentas e técnicas: Auditoria de aquisições Avaliação estruturada do processo de aquisições Identificar êxitos e fracassos Acordos negociados Acerto final justo de todas as questões, reinvidicações e disputas pendentes Sistema de gerenciamento de registros A auditoria de aquisições é uma avaliação estruturada do processo de aquisições, desde o processo de planejamento das aquisições até o de administração das aquisições O objetivo da auditoria de aquisições é identificar êxitos e fracassos que possam ser identificados na preparação ou na administração de outros contratos de aquisições no projeto (caso tenha várias fases) ou em outros projetos dentro da organização executora Acordos negociados Em todas as relações de aquisição, o acerto final justo de todas as questões, reinvidicações e disputas pendentes por meio de negociação é o objetivo principal.

Saídas Aquisições encerradas Aviso formal por escrito de que o contrato foi concluído Atualizações nos ativos de processos organizacionais Arquivo de aquisições: documentos indexados do contrato Aceitação da entrega: aviso formal por escrito de que as entregas foram aceitas ou rejeitadas Documentação de lições aprendidas Os elementos dos ativos de processos organizacionais que podem ser atualizados incluem, entre outros: Arquivo de aquisições Um conjunto completo de documentos indexados do contrato, incluindo o contrato encerrado, é preparado para inclusão com os arquivos finais do projeto Aceitação da entrega O comprador, em geral por meio do administrador de aquisições autorizado, envia ao fornecedor um aviso formal por escrito de que as entregas foram aceitas ou rejeitadas. Documentação de lições aprendidas As lições aprendidas, a experiência adquirida e as recomendações de melhoria dos processos devem ser incluídas nos arquivos do projeto para melhorar as aquisições futuras

Referências HELDMAN, Kim. Gerência de Projetos: Fundamentos: um guia para quem quercertificação em gerência de projetos. 4. ed. Rio de Janeiro: Elsevier, 2005. HELDMAN, Kim. Gerência de Projetos: Fundamentos: Guia para exame oficial do PMI. 3 ed. Rio de Janeiro, Elsevier, 2006. PMI - Project Management Institute. Guia do conjunto de conhecimentos em gerenciamento de projetos (PMBOK). 4ª ed. Newton Square Pennsylvania, 2008.

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