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Estatísticas. Virtualização Perfil atual de assuntos virtualizados no Sistema Fluxus na JFCE TOTAL DE ASSUNTOS A SEREM VIRTUALIZADOS:61 TOTAL DE ASSUNTOS.

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1 Estatísticas

2 Virtualização Perfil atual de assuntos virtualizados no Sistema Fluxus na JFCE TOTAL DE ASSUNTOS A SEREM VIRTUALIZADOS:61 TOTAL DE ASSUNTOS NÃO VIRTUALIZADOS:73 TOTAL GERAL DE ASSUNTOS:134 % DE ASSUNTOS VIRTUALIZADOS:45,52% TOTAL DE ASSUNTOS QUE GERAM P.A.:118 % DE ASSUNTOS QUE GERAM P.A.:88,06% TOTAL DE ASSUNTOS QUE PODEM SER REQUERIDOS PELO SERVIDOR:77 % DE ASSUNTOS QUE PODEM SER REQUERIDOS PELO SERVIDOR:57,46% TOTAL DE ASSUNTOS QUE REQUEREM VALIDAÇÃO DA CHEFIA:15 % DE ASSUNTOS QUE REQUEREM VALIDAÇÃO DA CHEFIA:11,19% TOTAL DE ASSUNTOS ATIVOS:128 % DE ASSUNTOS ATIVOS:95,52%

3 Virtualização Comentários Valores referentes ao período de nov/07 a out/08. Total de processos (físicos e virtuais) cadastrados no Sistema Fluxus. Total de cadastro de 892 portarias (virtualizadas). Total de 2801 documentos principais fora de processos Cada documento possui despachos e anexos Cada documento é movimentado em média 9 vezes Economia de folhas de documentos fora de processos economizadas (Apenas 20% da documentação)

4 Virtualização Gráfico 1 Gráfico 2 Gráfico 3 Média

5 Virtualização Gráfico 4

6 Virtualização Comentários No trimestre 1 os processos físicos correspondem a 98% do total de processos cadastrados no Sistema Fluxus. No trimestre 1 os processos virtuais correspondem a 2% do total de processos cadastrados no Sistema. No trimestre 4 os processos físicos correspondem a 43% do total de processos cadastrados. No trimestre 4 os processos virtuais correspondem a 57% do total de processos cadastrados.

7 Estimativa da quantidade média de folhas dentro de Processos no período de nov/07 a out/08 Total de documentos: Total de despachos em processos: 91 Total de anexos em processo: Quantidade de folha por anexo: 3 Total de folhas de anexo: Redução de custos Quantidade de folha por anexo 3 x Total de anexos em processo = Total de folhas de documento Total geral de folhas em processos: Total de despachos em processos 91 + = Total de folhas em processos Total de folhas de documento Total de documentos 6.724

8 Estimativa da quantidade média de folhas dentro de Processos no período de nov/07 a out/08 Quantidade de processos físicos: Quantidade de processos virtuais: Média de documentos por processo: Total de processos Total geral de folhas em processos = Média de documentos por processo 7.72 Redução de custos /

9 Avaliação dos custos com impressão de documentos dentro de processos no período de nov/07 a out/08 Custos calculados considerando: Valor unitário de capa de processo: R$ 1,98 Valor unitário de um rolo de etiqueta (160 unidades): R$ 3,43 Valor unitário de uma resma de papel (500 folhas): R$ 9,60 Valor unitário de tonner para impressora laser: R$ 700 Capacidade de impressão por tonner: 3000 folhas Custo de processo: Redução de custos Custo da folha (R$ 9,60/ 500) Custo de impressão da folha (R$ 700/3000) Média de documentos por processo + impressão da etiqueta 8,72 + x Custo da capa R$ 1,98 Custo da etiqueta R$ 3,43 / = Custo médio de processo R$ 4,20

10 Avaliação dos custos com impressão de processos no período de nov/07 a out/08 Quantidade de processos físicos: Quantidade de processos virtuais: Custo de processos físicos: Custo médio de processo R$ 4,20 Quantidade de processos físicos = Média de documentos por processo R$ ,80 x Economia com processos virtuais Custo médio de processo R$ 4,20 Quantidade de processos físicos = Média de documentos por processo R$ ,80 x Redução de custos

11 Estimativa da quantidade de folhas em documentos fora de Processos entre nov/07 a out/08 Total de documentos principais: Total de despachos em documentos: 365 Total de anexos dentro de documentos: Quantidade de folha por anexo: 3 Total de folhas anexos por documento: Redução de custos Quantidade de folhas por anexo 3 x / Total de anexos dentro de documentos Total de documentos principais = Total de folhas de anexo por documento 3,85

12 Movimentações entre lotações de todos os documentos: Média de movimentos por documento: 4 Total de folhas economizadas inclusive cópias: Total de folhas de documento Média de movimentos+documento 5 x = Total de folhas economizadas Total de despachos em documentos 365 Quantidade de folhas por anexo 3 Total de documentos principais x += Total de folhas de documento Total de anexos dentro de documentos Estimativa da quantidade média de folhas economizadas em documentos fora de Processos entre nov/07 a out/08 Total geral de folhas de documentos: Redução de custos

13 Avaliação dos custos com impressão de documentos fora de processos no período de nov/07 a out/08 Custos calculados considerando: Valor unitário de uma resma de papel (500 folhas): R$ 9,60 Valor unitário de tonner para impressora laser: R$ 700 Capacidade de impressão por tonner: folhas Custo médio de uma cópia: R$ 0,03 Total de folhas de documento: Total de folhas economizadas inclusive cópias: Custo das folhas principais (R$ 9,60/ 500)x (R$ 700/3000)x Custo de impressão da folha+cópias +(R$0,03x83.760) + Economia em R$ de folhas R$ 3.525,37 = Redução de custos

14 Gráfico 5 R$ Gasto com impressão Poupado com a virtualização Legenda: Gráfico 6 Redução de custos

15 Avaliação de economia com a virtualização de Portarias no período de nov/07 a out/08 Custos calculados considerando: Quantidade de portarias emitidas: 892 Quantidade de cópias de cada portaria: 19 Valor unitário de uma resma de papel (500 folhas): R$ 9,60 Valor unitário de tonner para impressora laser: R$ 700,00 Custo médio de uma cópia: R$ 0,03 Capacidade de impressão por tonner: folhas Economia de virtualização portaria: Quantidade de cópias de cada portaria 892x19 + Custo de portarias impressas 892x(R$9,60/500)x19 Custo da cópia R$ 0,03 Custo de impressão da folha (R$ 700/3000) + x Custo de portarias R$ 817,00 =

16 Redução de custos Gráfico 7Gráfico 8 R$ Gasto com impressão Poupado com a virtualização Legenda:

17 Redução de custos Gráfico 9 R$ Gasto com impressão Poupado com a virtualização Legenda:

18 Gráfico 10 Redução de custos R$ Gasto com impressão Poupado com a virtualização Legenda:

19 Gráfico 11 Redução de custos R$ Gasto com impressão Poupado com a virtualização Legenda:

20 Comentários A virtualização de proporcionou uma economia de R$ ,10 no período de nov/07 a out/08. Redução de 24% do custo total de impressão no período de nov/07 a out/08, decorrente da virtualização. A impressão de processos corresponde a 46% dos custos de impressão no período de nov/07 a out/08. A impressão de documentos fora de processos corresponde a 30% dos custos de impressão no período de nov/07 a out/08. Redução de custos

21 Economia de tempo Comentários Uma portaria física leva de 5 a 16 dias úteis para ser assinada. Uma portaria virtual leva em torno de 10 minutos para ser assinada. Tempo total gasto em portarias virtualizadas no Sistema Fluxus: Tempo gasto em cada portaria 10 minutos x Quantidade de portarias emitidas 892 = Tempo gasto em todas as portaria 8920 minutos A assinatura de todas as 892 portarias através do Sistema Fluxus, no período de nov/07 a out/08 corresponde a 6,2 dias.

22 Economia de tempo Comentários Média de tempo de fluxo de um processo até o seu arquivamento no Sistema: - Virtuais: 45 dias 30 horas 52´ e 58 - Físicos: 75 dias 14 horas 21´ e 40 Tempo médio em cada setor: - Virtual: 4,5 dias - Físico: 10,71 dias

23 Projeções Comentários Projeção apresentada considerando estimativa percentual anual de virtualização de 9%. Previsão de 90% de virtualização dos processos em Dezembro de Gráfico 12 Estamos aqui

24 Projeções Gráfico 13 Economia total acumulada até 2013: R$ ,47

25 Gráfico 14 Projeções Economia total acumulada até 2013: R$ ,15

26 Gráfico 15 Projeções R$ Gasto com impressão Poupado com a virtualização Legenda:

27 Gráfico 16 Projeções R$ Gasto com impressão Poupado com a virtualização Legenda:

28 Gráfico 17 Economia total acumulada até 2013: R$ ,75

29 Gráfico 18

30 Projeções Comentários Estimativa de economia em virtualização calculada considerando os seguintes critérios: - Quantitativo de processos, portarias e demais documentos virtualizados no Sistema Fluxus no primeiro ano da sua implantação da JFCE cadastrados no Sistema Fluxus no primeiro ano de sua implantação na JFCE. - Crescimento do percentual de virtualização em 9% / ano.


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