INFORMAÇÃO BÁSICA CREDÍVEL

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2 INFORMAÇÃO BÁSICA CREDÍVEL

3 O QUE OS GESTORES PRETENDEM OBTER

4 INFORMAÇÃO BÁSICA CREDÍVEL
A QUALIDADE DA INFORMAÇÃO. Recurso económico essencial para a tomada de decisão e para a execução dos diversos processos de negócio. Uma informação incorreta, ou desatualizada, poderá levar a uma decisão errada produzindo um impacto negativo na organização. Um decisor que se baseie em informação desatualizada ou incorreta poderá adotar certamente em medidas desajustadas à realidade.

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A QUALIDADE DA INFORMAÇÃO Por outro lado, sendo a informação assumida como um recurso surge a necessidade de serem aplicados métodos de controlo de qualidade similares aos aplicados a outros recursos da empresa, tais como aos produtos disponibilizados. Esta assumpção torna-se mais critica quando a informação é o produto da empresa, como no caso de organizações que fornecem estudos de mercado.

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A QUALIDADE DA INFORMAÇÃO. Reduz a incerteza na tomada de decisão e influi decisivamente na ação. A informação deve possuir os seguintes atributos: Precisa Oportuna Simples Concisa

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O QUE PRETENDEM OS GESTORES Medir facilmente a performance das pessoas, departamentos ou organizações. Indicadores diversificados, de natureza financeira e não financeira, estruturados com vista a conduzir ao conhecimento do desempenho e alcance de objetivos. Quantificação de objetivos, meios e fatores críticos internos e externos Obter informação de síntese, proporcionando a cada gestor indicadores sintéticos fundamentais mas com possibilidade de desagregação

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O QUE PRETENDEM OS GESTORES A personalização, ou seja, a adequação dos indicadores às responsabilidades e poder de decisão efetivamente exercido por cada responsável Promovem a comunicação e motivam o diálogo interno Visam constituir as bases para a comparação com as metas fixadas Devem servir de base à avaliação do desempenho dos diferentes intervenientes, constituindo a referência para a determinação do montante de prémios e incentivos, se aplicável.

9 OS PILARES DO SISTEMA DE INFORMAÇÃO

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OS PILARES DO SISTEMA DE INFORMAÇÃO Um adequado sistema de informação pressupões: Um adequado Ambiente de Controlo; Uma adequada Identificação e Avaliação dos Riscos; Uma adequada definição das Atividades de Controlo; Um adequada Monitorização. Em suma, um adequado Sistema de Controlo Interno.

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OS OBJETIVOS DO SISTEMA DE CONTROLO INTERNO Promover a Eficácia Operacional; Assegurar uma adequado Relato Financeiro; Assegurar o cumprimento das obrigações legais e outras.

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Monitorização Atividades de Controlo Sistema de Informação Identificação e Avaliação do Risco Ambiente de Controlo

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Ambiente de Controlo Identificação dos Riscos Sistema de Informação Atividades de Controlo Monitorização Sistema de Controlo Interno

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OS PILARES DO SISTEMA DE INFORMAÇÃO Apenas é possível garantir a existência de informação adequada se existir: Um ambiente de controlo que promova uma cultura assente no recurso a quadros qualificados e competentes (internos ou externos), conhecedores do negócio capazes de identificarem de forma adequada os riscos de negócio; Um compromisso claro com a eficiência operacional e um adequado sistema de relato financeiro e operacional; Um adequado sistema de informação que recolha e trate os dados financeiros e operacionais e produza informação fiável e credível.

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OS PILARES DO SISTEMA DE INFORMAÇÃO Identificação dos Riscos Trata-se de uma atividade critica que deve ser avaliada e validada por uma entidade independente competente. Sistema de Informação A adequação do sistema de informação deve ser avaliado por uma entidade independente e competente.

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OS PILARES DO SISTEMA DE INFORMAÇÃO As Atividades de Controlo As atividades de controlo devem assegurar que: No processo de elaboração e preparação das Demonstrações Financeiras foram tomadas em consideração as principais asserções: Existência Plenitude Mensuração Realização Corte de Operações Que a informação operacional (não financeira) é adequada.

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OS PILARES DO SISTEMA DE INFORMAÇÃO As Asserções das Demonstrações Financeiras Existência – Os ativos existem; Plenitude – Os passivos estão todos registados; Mensuração – Os elementos das Demonstrações Financeiras estão devidamente mensurados (valorizados); Realização – os ativos são realizáveis, convertidos em dinheiro ou equivalentes; Corte de Operações – as transações e acontecimentos estão reconhecidos / registados no período correto de modo a refletir de forma adequada os resultados do exercício e permitir a avaliação adequada do desempenho

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OS PILARES DO SISTEMA DE INFORMAÇÃO Uma das Componentes críticas do Sistema de Controlo Interno consiste na sua adequada Monitorização. O Processo de Monitorização assegura que o Sistema de Controlo Interno continue efetivo, consistindo este um pilar fundamental do sistema de informação.

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OS PILARES DO SISTEMA DE INFORMAÇÃO Os Objetivos do Processo de Monitorização. O processo de monitorização continuo permite aos responsáveis da gestão determinar se as restantes componentes do Sistema de Controlo Interno continuam a funcionar de forma adequada; As deficiências de controlo são identificadas e comunicadas em tempo útil aos responsáveis de gestão de modo a garantir que sejam tomadas as necessárias medidas corretivas. O processo de monitorização pode assentar um atividades continuadas ou atividades pontuais.

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OS PILARES DO SISTEMA DE INFORMAÇÃO O Processo de Monitorização num Mundo em Mudança Permanente e Rápida. A atividade económica, cada vez mais, carateriza-se por uma permanente e rápida mudança ao mais diversos níveis; Tal exige a capacidade para as organizações adaptarem-se rapidamente às alterações no meio envolvente de modo a poderem continuar a gerir os recursos de forma eficiente Deste modo, o Processo de Monitorização torna-se numa atividade critica à continuidade das organizações.

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OS PILARES DO SISTEMA DE INFORMAÇÃO O Processo de Monitorização num Mundo em Mudança Permanente e Rápida. A mudança pode implicar Riscos novos, diferentes daqueles com os quais a organização se habituou a lidar; A resposta aos novos riscos podem obrigar à redefinição dos sistemas de informação, em virtude da necessidade de controlar e agir sobre novas variáveis; Tal pode obrigar a processos de gestão da mudança.

22 O PROCESSO DE MONITORIZAÇÃO

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O PROCESSO DE MONITORIZAÇÃO De modo a assegurar a qualidade da informação é essencial promover um adequado processo de monitorização.

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Estabelecer as Bases "Tone for the Top" Clara definição do modelo associado ao Controlo Interno Planear & Executar Definir quais os Riscos a Mitigar / Definir Prioridades Identificar os controlos Identificar a Informação Relevante relativa aos Controlos Implementar procedimentos de monitorização Avaliar & Reportar Definir as Prioridades de Relato Reportar os Resultados ao Nível Apropriado Acompanhamento das Medidas Corretivas

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ESTABELECER AS BASES "Tone from the Top" – Assegurar de forma inequívoca o compromisso da gestão relativamente ao projeto Promover o enquadramento do projeto tendo por base o modelo de Controlo Interno do COSO.

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PLANEAR E EXECUTAR Estabelecer Prioridades face aos riscos identificados, incluindo novos riscos Identificar os Controlos que mitiguem os riscos, se algum Identificar a Informação Relevante que permita avaliar da operacionalidade dos controlos Conceber e Implementar Procedimentos de Monitorização, com um custo que seja adequado face aos benefícios, que assegure: (i) a obtenção dos dados que suportam a informação relevante; (ii) e o seu adequado tratamento.

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PLANEAR E EXECUTAR Identificar a informação relevante que permita avaliar da operacionalidade dos controlos Informação direta – A informação direta substancia os controlos e é obtida através da observação dos controlos em funcionamento, refazendo os controlos ou testando os mesmos diretamente; Informação indireta – Consiste em toda a restante informação utilizada de modo a aferir se os controlos continuam a operar de forma eficaz.

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PLANEAR E EXECUTAR Informação Indireta – a mesma pode incluir, podendo contudo ser mais vasta: Estatísticas Operacionais; "Key Risk Indicators"; "Key Performance Indicators – KPI"; e Comparação com Indicadores Setoriais.

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O PROCESSO DE MONITORIZAÇÃO Processo contínuo; Avaliações pontuais. A prioridade deve ser na implementação de um processo de monitorização contínuo, podendo o mesmo basear-se: Em recursos internos; Na contratação de serviços em "Outsourcing", junto de entidades que possuam esse conhecimento.

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O PROCESSO DE MONITORIZAÇÃO De forma a garantir Informação de Gestão Básica e Credível é essencial promover e assegurar uma adequada monitorização do sistema de controlo interno. A monitorização do sistema de controlo interno, pode ser promovida através de recursos internos, ou recursos externos. Em organizações de pequena e média dimensão, poderá ser mais eficiente a contratualização desta função em regime de "Outsourcing", assegurando a alocação de recursos humanos com as necessárias competências, conhecimento e experiência, de forma eficiente, sem ser necessário a criação de uma estrutura interna pesada face à dimensão da entidade.

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O PROCESSO DE MONITORIZAÇÃO As variáveis fundamentais na seleção da entidade a contratar em regime de "Outsourcing" deverá basear-se: Na experiência em projetos similares; e Na competência técnica e profissional dos quadros envolvidos.

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ASSEGURAR INFORMAÇÃO CREDÍVEL Promover a conceção e implementação de um adequado sistema de controlo interno. O mesmo deverá ter por base uma adequada Monitorização efetuada por profissionais competentes e experientes. As ações de Monitorização podem traduzir-se na realização de: Auditoria operacionais; e/ou Auditorias financeiras.

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ASSEGURAR INFORMAÇÃO CREDÍVEL De modo a promover e assegurar informação credível é essencial: O conhecimento do setor e da atividade; O conhecimento da organização; A adoção de um modelo de gestão e análise baseado no conceito de Controlo Interno do COSO; O recursos a profissionais competentes e experientes; Uma Efetiva Monitorização.

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Ambiente de Controlo Identificação dos Riscos Sistema de Informação Atividades de Controlo Monitorização Sistema de Controlo Interno

35 A NOSSA EXPERIÊNCIA

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A experiência obtida em anteriores trabalhos, a incorporação na nossa metodologia de auditoria do conceito de auditoria baseada no risco e o conhecimento dos fatores indispensáveis à existência de um adequado sistema de controlo interno, tornam a António Andrade Gonçalves, SROC, um Parceiro relevante nesta área

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Os projetos podem consistir em: Auditorias Financeiras e/ou Auditorias Operacionais. Estas últimas, orientadas para a avaliação do sistema de controlo interno, em particular no que se refere: ao processo de identificação dos riscos; o desenho do sistema de informação; as atividades de controlo implementadas; a eficácia do processo de monitorização.

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PRODUTOS Relatório Destinado à Gestão: Identificação e Avaliação das Oportunidades de Melhoria; Apresentação de Recomendações; Definição do Plano de Ação; e Participação no Processo de Monitorização. Relatório Destinado aos Sócios / Acionistas: Avaliação do Sistema de Controlo Interno.

39 António Andrade Gonçalves, SROC, Unipessoal, Lda.
Rua Augusto de Figueiredo, 3 B Loja Carnaxide T F E W