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UFRB – UNIVERSIDADE FEDERAL DO RECÔNCAVO DA BAHIA VISÃO GERAL Usuários Potenciais200820112012 Discentes211865638146 Docentes203514Indispon. Téc. Administrativos150486Indispon.

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1 UFRB – UNIVERSIDADE FEDERAL DO RECÔNCAVO DA BAHIA VISÃO GERAL Usuários Potenciais Discentes Docentes203514Indispon. Téc. Administrativos150486Indispon. Total Quantidade de Cursos Graduação Pós-Graduação51419 Total Profissionais de TI* Gestor112 Analista de TI355 Técnico de TI221 Estagiário013 Terceirizado001 Total6912 * Atendimento ao usuário e Infraestrutura

2 UFRB – D ISPONIBILIDADE DE TI Análise do Ponto de Vista do Usuário Principais fatores que provocam a indisponibilidade de TI na UFRB PROBLEMASQTD%TOTAL Quedas de Energia10184,87% 119 Indisponibilidade da Internet9983,19% Defeitos em Computadores7361,34% Interrupção da Rede Local6756,30% Defeitos em Impressoras5546,22% Carência de Treinamento3327,73% Vírus no Computador1411,76% Outro119,24%

3 UFRB – D ISPONIBILIDADE DE TI Análise das Ordens de Serviços - Manutenção Executada pela Garantia do Fornecedor de Computadores Manutenção de computadores na UFRB

4 UFRB – D ISPONIBILIDADE DE TI Análise da Sensibilidade do Usuário na Percepção da Interrupção dos Serviços de TI Problemas com a indisponibilidade de TI Sim, com Frequência39 Sim, algumas vezes76 Sim, apenas uma vez4 Não0 Total119

5 UFRB – D ISPONIBILIDADE DE TI Percepção do Usuário sobre o Impacto da Indisponibilidade de TI Impacto da indisponibilidade de TI na UFRB TIPO DE IMPACTOQTD%TOTAL Atraso na execução de tarefas10386,55119 Parada das atividades do setor8773,10119 Atraso para a tomada de decisão4134,45119 Não há impacto10,84119 IMPACTO DA INDISPONIBILIDADE DE TI REITORIA PROAD PROPLAN PROGEP PROGRAD PRPPG PROEXT PROPAAE Atraso na execução de tarefas Atraso para a tomada de decisão Parada das atividades do setor Não há impacto1

6 UFRB – D ISPONIBILIDADE DE TI Visão dos Usuários quanto a Importância dos recursos de TI Classificação dos recursos de TI conforme importância para os setores da UFRB Recursos Indispensável Importante Necessário Desnecessário Não Marcado Total Computador Internet Aplicativos do Office/Similares Impressora Telefone Sistemas Governamentais (SIAPE,...) Rede Local Sistemas Internos (SAGRES,...) Sites Institucionais (CNPq,...) Programas de Apoio a Gestão Pen drive / HD externo Scanner Programas de Apoio a Docência Data show Lousa Digital

7 RENOVAÇÃO DO PARQUE DE COMPUTADORES DA PRÓ-REITORIA DE GESTÃO DE PESSOAS DA UNIVERSIDADE FEDERAL DO RECÔNCAVO DA BAHIA: IMPACTOS DA ADOÇÃO DOS CONCEITOS DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS José Sérgio Santos da Silva Frederico Júnior G. Silveira Valter Dantas Ramos Benedito Pamponet Pires Neto

8 ABORDAGEM DO TRABALHO 1 – Universidade Federal do Recôncavo da Bahia - UFRB 2 – Adoção de práticas sugeridas pelo guia PMBOK® 3 – Tecnologia da Informação e Comunicação Organização Pública 1 Gerenciamento de Projetos 2 Prestação de serviços de TIC 3

9 ORGANIZAÇÃO PÚBLICA Desejável: Competência gerencial, planejamento, metas, indicadores, eficiência, inovação, criatividade, transparência e efetividade.

10 GERENCIAMENTO DE PROJETOS Desejável: Aplicação de práticas que potencializem as chances de êxito na execução de projetos.

11 PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS DE TIC Desejável: Disponibilidade, qualidade, integridade e segurança.

12 FATORES DE MOTIVAÇÃO Necessidade de ampliar a disponibilidade do parque de TI ; Necessidade de melhoria no atendimento às demandas de TI; Estabelecer relações estratégicas Disponibilidade de informações (históricos de atendimentos, ordens de serviço etc.); Disponibilidade de recursos e competências necessárias.

13 E STÁGIOS PRÉ - DECISÓRIOS Reflexão Necessidade de computadores nos Pavilhões de Aulas (Projetores) Perfil de Hardware necessário: 1 X Computadores e acessórios disponíveis no Almoxarifado Perfil de Hardware disponível: 4 X Necessidade de melhorar a disponibilidade dos recurso de TI no Administrativo (Implantação do SIG) Perfil de Hardware necessário: 2 X Mão-de-obra técnica disponível. Interesse do CMP – Inventário de TI

14 E STÁGIOS PRÉ - DECISÓRIOS REITORIA PROPLAN COTEC Núcleo de Suporte e Infraestrutura Núcleo de Gestão de Atendimento ao Usuário Núcleo de Desenvolvimento de Sistemas Núcleo de Segurança da Informação PROGEP CMP PROAD ALMOXARIFADO Diálogos – Informais (visitas) Slides – Apresentação do Projeto Instrumentos de Comunicação

15 A PRESENTAÇÃO DO PROJETO Data da Abertura: 03 de Maio de 2012 Data do Encerramento:30 de Maio de 2012 Gerente do Projeto: José Sérgio Santos da Silva Equipe do Projeto: Benedito Pamponet Pires Neto - COTEC Frederico Junior Gomes da Silveira - COTEC Valter Dantas Ramos - COTEC Francisco da Silva Cruz - PROGEP Leila Selles Silva Lima – PATRIMÔNIO Jarbas Queiroz dos Santos – ALMOXARIFADO Eron Lemos – PAVILHÕES DE AULAS RENOVAÇÃO DO PARQUE DE COMPUTADORES DA PROGEP

16 PROCESSO DE PLANEJAMENTO Problema EscopoAtividades Porque? O quê?Como? Frequentes problemas nos setores da PROGEP/UFRB relacionados ao uso de TI Existência de demanda por computadores (salas de aula) Grande impacto da interferência elétrica na indisponibilidade de computadores Necessidade de agregar qualidade aos serviços prestados pela COTEC Melhorar a disponibilidade dos recursos de TI da PROGEP. Para isso, realizar a instalação de no- breaks, a renovação e padronização do parque de computadores. Identificar as atividades Analisar os riscos Estimar os custos Estimar o tempo Alocar pessoas Executar Monitorar Encerrar

17 P ROCESSOS DE INICIAÇÃO Termo de Abertura Termo de Abertura do Projeto e Identificação das Partes Interessadas Usuários de serviços da PROGEP (servidores, estudantes e terceirizados); Pró-Reitor da PROGEP; Coordenadora da COTEC; PROAD/CMP – Coordenadoria de Materiais e Patrimônio Gestor dos Pavilhões de Aulas Chefe do Núcleo de Gestão de Atendimento ao Usuário – NUGAS; Reitor da UFRB Stakeholders PROGEP Eficiência na execução de atividades; Melhoria na qualidade de serviços prestados; Redução de atrasos na execução de atividades; Maior disponibilidade dos recursos computacionais COTEC Redução da demanda por manutenção de computadores; Melhoria da condição para a implantação do Sistema de Gestão; Agregar qualidade aos serviços prestados; Melhorar o desempenho do setor de atendimento

18 P LANO DE GERENCIAMENTO DO PROJETO Identificação dos Requisitos Definição do EscopoAtividades Início Encerramento Riscos Custos, Tempo Alocação Monitoramento

19 P LANO DE GERENCIAMENTO DO PROJETO Identificação dos Requisitos Definição do Escopo Início Ampliar a disponibilidade dos recursos de TI; Reduzir o impacto negativo das oscilações elétricas no uso de computadores; Otimizar o emprego de recursos computacionais; Reduzir a demanda por manutenção de computadores; Melhorar a qualidade dos serviços de TI da COTEC Ampliar a disponibilidade de serviços da PROGEP Apoio à implantação do Sistema Integrado de Gestão

20 P LANO DE GERENCIAMENTO DO PROJETO Identificação dos Requisitos Definição do Escopo Atividades Início Troca de todos os computadores e instalação de nobreaks na PROGEP. Remover os atuais computadores, prepará-los e destiná-los às salas de aula dos pavilhões.

21 P LANO DE GERENCIAMENTO DO PROJETO Plano de Gerenciamento do Projeto Identificação dos Requisitos Definição do Escopo Atividades Início Riscos Custos, Tempo Alocação Monitoramento Estudo da Estrutura da PROGEP Realização de Backup Instalação/Configuração de Softwares Restauração de Backup Instalação de Nobreak Remoção do Computador Atual Instalação/Configuração do Novo Computador Aceitação do Usuário

22 P LANO DE GERENCIAMENTO DO PROJETO Plano de Gerenciamento do Projeto Identificação dos Requisitos Definição do EscopoAtividades Início Riscos Custos, Tempo Alocação Monitoramento Estudo da Estrutura da PROGEP Indisponibilidade de setores (reuniões) Mudança na estrutura após coleta de dados Custo : R$ (hora trabalhada) Tempo: 8 horas 2 pessoas Uma da equipe técnica Uma da PROGEP

23 P LANO DE GERENCIAMENTO DO PROJETO Plano de Gerenciamento do Projeto Identificação dos Requisitos Definição do EscopoAtividades Início Riscos Custos, Tempo Alocação Monitoramento Custo : R$ (hora trabalhada) Tempo: 05 minutos 1 pessoa (Equipe técnica) Danos por queda Acondicionamento incorreto Remoção do Computador Atual Desvio do destino programado

24 P LANO DE GERENCIAMENTO DO PROJETO Plano de Gerenciamento do Projeto Identificação dos Requisitos Definição do EscopoAtividades Início Riscos Custos, Tempo Alocação Monitoramento Ausência do Usuário para validar o Backup Perda de dados do Usuário Custo : R$ (hora trabalhada) Tempo: 15 min. 2 pessoas Uma da equipe técnica Uma da PROGEP (usuário) Realização de Backup

25 P LANO DE GERENCIAMENTO DO PROJETO Plano de Gerenciamento do Projeto Identificação dos Requisitos Definição do EscopoAtividades Início Riscos Custos, Tempo Alocação Monitoramento Custo : R$ (hora trabalhada) Tempo: 10 minutos Ausência do usuário Não conformidade com os requisitos Aceite do Usuário Indisponibilidade de condição para realização de testes 2 pessoas Uma da equipe técnica Uma da PROGEP (usuário)

26 P LANO DE GERENCIAMENTO DO PROJETO Apropriação da Estrutura (PROGEP) Criação de Backup Instalação de Softwares Restauração de Backup Instalação de Nobreak Remoção do Computador Instalação do Novo Computador Aceite do Usuário Recebimento dos Computadores A A Z 1 dia 15 minutos 05 minutos 10 minutos 15 minutos 10 minutos Estimativa de tempo: 1h 10 min. Monitoramento 1 h 10 min. Coordenadoria de Material e Patrimônio 5 dias

27 P LANO DE GERENCIAMENTO DO PROJETO Criação de Backup Instalação de Softwares Restauração de Backup Instalação de Nobreak Remoção do Computador Instalação do Novo Computador Aceite do Usuário A A Z 15 minutos 05 minutos 10 minutos 15 minutos 10 minutos Estimativa de tempo: 1h 10 min. Monitoramento 1 h 10 min. Execução Setor 1 Setor 2 Setor 3 Setor 4 Setor 5 Setor 6 Setor 7 Setor 8 Setor 9 Setor 10 Setor 11 Menor tolerância a erros Calendário rígido para execução

28 P LANO DE GERENCIAMENTO DO PROJETO Setor 1 Setor 5 Setor 2 Setor 3 Setor 4 Setor 6 Setor 7 Setor 8 Setor 9 Setor 10 Setor 11 SETORES QTD. Computadores Estimativa de Tempo Estimativa de Tempo (Total) h 10 min. 5h 50 min. 2h 20 min. 4h 40 min. 1h 10 min. 2h 20 min. 5h 50 min. Cronograma 08 Mai 2012 (Manhã) 08 Mai 2012 (Tarde) 11 Mai 2012 (Manhã) 15 Mai 2012 (Manhã) 16 Mai 2012 (Manhã) 17 Mai 2012 (Manhã) 17 Mai 2012 (Tarde) 22 Mai 2012 (Manhã) 23 Mai 2012 (Manhã) QTD Técnicos

29 P LANO DE GERENCIAMENTO DO PROJETO Setor 1 Setor 5 Setor 2 Setor 3 Setor 4 Setor 6 Setor 7 Setor 8 Setor 9 Setor 10 Setor 11 SETORESQTD. Horas Estimativa de Custo Hora/Trabalhada R$ 20,00 X 2 = R$ 40,00 Subtotal R$ 720,00 R$ 360,00 R$ 600,00 R$ 800,00 R$ 80,00 R$ 720,00 R$ 240,00 Alocação RH R$ 5.720,00 48 horas Planejamento – 30 h Monitoramento – 24 h Total 54 h Custo Unitário: R$ 20,00 R$ 1.080,00 Total: R$ 6.800,00

30 P LANO DE GERENCIAMENTO DO PROJETO Setor 1 Setor 2 Setor 3 Setor 4 Setor 5 Setor 6 Setor 7 Setor 8 Setor 9 Setor 10 Setor 11 Assinatura do Termo de Entrega (Aceite) Encerramento E x e c u ç ã o Emissão de relatórios; Revisão final do Projeto; Conclusão das aquisições; Liberação da equipe

31 P ROJETOS ENCERRADOS Em 2012 PROGEP (37) PROAD (42) AUDITORIA INTERNA (7) PROPLAN – CONTABILIDADE (12) SURRAC (17) PROPAAE (30) PROEXT (21) Em 2013

32 C ARLOS M AGNO DA S. X AVIER Como o cliente explicou Como o Lider de Projeto entendeu Como ficou o Projeto Como foi construído Como o consultor de negócio descreveu Como o projeto foi documentado Funcionalidades implantadas O que foi cobrado do cliente

33 Como foi mantido... C ARLOS M AGNO DA S. X AVIER

34 O que o cliente queria! C ARLOS M AGNO DA S. X AVIER

35 [...] a eficiência real de uma organização será determinada muito mais pelas pessoas que pela própria estrutura [...] (MOTTA; VASCONCELOS, 2006, p. 264)

36 REFERÊNCIAS COSTA, Rodrigo. Gerenciamento de Projetos de TI. Rio de Janeiro – ESR Project Management Institute. A guide to the Project management body of knowledge. 4 ed. New Square: Project Management Institute, MOTTA, Fernando C. P.; VASCONCELOS, Isabella F. G. Teoria Geral da Administração. 3. ed. rev. São Paulo: Pioneira Thomson Learning, SILVA, José Sérgio S. Projeto de melhoria de TI da PROGEP-UFRB. Cruz das Almas – BA 02 mai SILVA, José S. S. Os impactos da (in) disponibilidade de Tecnologia da Informação na Gestão da Universidade Federal do Recôncavo da Bahia. Cruz das Almas: FAMAM, SOUZA, Warli Anjos. Programa Gestão de Políticas Públicas e Segurança Social Mestrado Profissional: CCA686 – Gestão Orçamentária e Financeira de Projetos Públicos. UFRB-CCAAB Cruz das Almas – BA, 2012.


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