UFRB – universidade federal do recôncavo da bahia

Apresentação em tema: "UFRB – universidade federal do recôncavo da bahia"— Transcrição da apresentação:

1 UFRB – universidade federal do recôncavo da bahia
VISÃO GERAL UFRB – universidade federal do recôncavo da bahia Usuários Potenciais 2008 2011 2012 Discentes 2118 6563 8146 Docentes 203 514 Indispon. Téc. Administrativos 150 486 Total 2471 7563 Quantidade de Cursos 2008 2011 2012 Graduação 16 32 46 Pós-Graduação 5 14 19 Total 21 65 Profissionais de TI* 2008 2011 2012 Gestor 1 2 Analista de TI 3 5 Técnico de TI Estagiário Terceirizado Total 6 9 12 * Atendimento ao usuário e Infraestrutura

2 UFRB – Disponibilidade de TI
Análise do Ponto de Vista do Usuário UFRB – Disponibilidade de TI Principais fatores que provocam a indisponibilidade de TI na UFRB PROBLEMAS QTD % TOTAL Quedas de Energia 101 84,87% 119 Indisponibilidade da Internet 99 83,19% Defeitos em Computadores 73 61,34% Interrupção da Rede Local 67 56,30% Defeitos em Impressoras 55 46,22% Carência de Treinamento 33 27,73% Vírus no Computador 14 11,76% Outro 11 9,24%

3 UFRB – Disponibilidade de TI
Análise das Ordens de Serviços - Manutenção Executada pela Garantia do Fornecedor de Computadores UFRB – Disponibilidade de TI Manutenção de computadores na UFRB

4 UFRB – Disponibilidade de TI
Análise da Sensibilidade do Usuário na Percepção da Interrupção dos Serviços de TI UFRB – Disponibilidade de TI Problemas com a indisponibilidade de TI Sim, com Frequência 39 Sim, algumas vezes 76 Sim, apenas uma vez 4 Não Total 119

5 UFRB – Disponibilidade de TI
Percepção do Usuário sobre o Impacto da Indisponibilidade de TI UFRB – Disponibilidade de TI Impacto da indisponibilidade de TI na UFRB TIPO DE IMPACTO QTD % TOTAL Atraso na execução de tarefas 103 86,55 119 Parada das atividades do setor 87 73,10 Atraso para a tomada de decisão 41 34,45 Não há impacto 1 0,84 IMPACTO DA INDISPONIBILIDADE DE TI REITORIA PROAD PROPLAN PROGEP PROGRAD PRPPG PROEXT PROPAAE Atraso na execução de tarefas 7 23 19 13 9 18 Atraso para a tomada de decisão 1 11 5 4 2 10 Parada das atividades do setor 24 15 6 8 Não há impacto

6 UFRB – Disponibilidade de TI
Visão dos Usuários quanto a Importância dos recursos de TI UFRB – Disponibilidade de TI Classificação dos recursos de TI conforme importância para os setores da UFRB Recursos Indispensável Importante Necessário Desnecessário Não Marcado Total Computador 114 5 119 Internet 103 10 6 Aplicativos do Office/Similares 91 26 2 Impressora 86 18 7 8 Telefone 81 24 Sistemas Governamentais (SIAPE, ...) 64 17 11 1 Rede Local 57 49 12 Sistemas Internos (SAGRES, ...) 43 14 Sites Institucionais (CNPq, ...) 33 32 25 3 Programas de Apoio a Gestão 30 20 Pen drive / HD externo 15 50 46 Scanner 48 Programas de Apoio a Docência 13 71 9 Data show 4 34 47 16 Lousa Digital 85

7 Renovação do Parque de Computadores da Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas da Universidade Federal do Recôncavo da Bahia: Impactos da adoção dos conceitos de Gerenciamento de Projetos José Sérgio Santos da Silva Frederico Júnior G. Silveira Valter Dantas Ramos Benedito Pamponet Pires Neto

8 Abordagem do trabalho Organização Pública1 Gerenciamento de Projetos2
Prestação de serviços de TIC3 1 – Universidade Federal do Recôncavo da Bahia - UFRB 2 – Adoção de práticas sugeridas pelo guia PMBOK® 3 – Tecnologia da Informação e Comunicação

9 Organização pública Desejável: Competência gerencial, planejamento, metas, indicadores, eficiência, inovação, criatividade, transparência e efetividade.

10 GERENCIAMENTO DE PROJETOS
Desejável: Aplicação de práticas que potencializem as chances de êxito na execução de projetos.

11 Prestação de serviços de Tic
Desejável: Disponibilidade, qualidade, integridade e segurança.

12 Necessidade de ampliar a disponibilidade do parque de TI ;
Fatores de motivação Necessidade de ampliar a disponibilidade do parque de TI ; Necessidade de melhoria no atendimento às demandas de TI; Estabelecer relações estratégicas Disponibilidade de informações (históricos de atendimentos, ordens de serviço etc.); Disponibilidade de recursos e competências necessárias.

13 Estágios pré-decisórios
Necessidade de computadores nos Pavilhões de Aulas (Projetores) Perfil de Hardware necessário: 1X Mão-de-obra técnica disponível. Reflexão Necessidade de melhorar a disponibilidade dos recurso de TI no Administrativo (Implantação do SIG) Perfil de Hardware necessário: 2X Computadores e acessórios disponíveis no Almoxarifado Perfil de Hardware disponível: 4X Interesse do CMP – Inventário de TI

14 Estágios pré-decisórios
Instrumentos de Comunicação Diálogos – Informais (visitas) Slides – Apresentação do Projeto REITORIA PROPLAN COTEC Núcleo de Suporte e Infraestrutura Núcleo de Gestão de Atendimento ao Usuário Núcleo de Desenvolvimento de Sistemas Núcleo de Segurança da Informação PROGEP CMP PROAD ALMOXARIFADO

15 Apresentação do projeto
RENOVAÇÃO DO PARQUE DE COMPUTADORES DA PROGEP Data da Abertura: 03 de Maio de 2012 Data do Encerramento:30 de Maio de 2012 Gerente do Projeto: José Sérgio Santos da Silva Equipe do Projeto: Benedito Pamponet Pires Neto - COTEC Frederico Junior Gomes da Silveira - COTEC Valter Dantas Ramos - COTEC Francisco da Silva Cruz - PROGEP Leila Selles Silva Lima – PATRIMÔNIO Jarbas Queiroz dos Santos – ALMOXARIFADO Eron Lemos – PAVILHÕES DE AULAS

16 PROCESSO DE PLANEJAMENTO
Problema Escopo Atividades Porque? O quê? Como? Frequentes problemas nos setores da PROGEP/UFRB relacionados ao uso de TI Existência de demanda por computadores (salas de aula) Grande impacto da interferência elétrica na indisponibilidade de computadores Necessidade de agregar qualidade aos serviços prestados pela COTEC Melhorar a disponibilidade dos recursos de TI da PROGEP. Para isso, realizar a instalação de no-breaks , a renovação e padronização do parque de computadores. Identificar as atividades Analisar os riscos Estimar os custos Estimar o tempo Alocar pessoas Executar Monitorar Encerrar

17 Processos de iniciação
Termo de Abertura Termo de Abertura do Projeto e Identificação das Partes Interessadas Usuários de serviços da PROGEP (servidores, estudantes e terceirizados); Pró-Reitor da PROGEP; Coordenadora da COTEC; PROAD/CMP – Coordenadoria de Materiais e Patrimônio Gestor dos Pavilhões de Aulas Chefe do Núcleo de Gestão de Atendimento ao Usuário – NUGAS; Reitor da UFRB Stakeholders PROGEP Eficiência na execução de atividades; Melhoria na qualidade de serviços prestados; Redução de atrasos na execução de atividades; Maior disponibilidade dos recursos computacionais COTEC Redução da demanda por manutenção de computadores; Melhoria da condição para a implantação do Sistema de Gestão; Agregar qualidade aos serviços prestados; Melhorar o desempenho do setor de atendimento

18 Plano de gerenciamento do projeto
Identificação dos Requisitos Definição do Escopo Atividades Início Encerramento Riscos Custos, Tempo Alocação Monitoramento

19 Plano de gerenciamento do projeto
Início Ampliar a disponibilidade dos recursos de TI; Reduzir o impacto negativo das oscilações elétricas no uso de computadores; Otimizar o emprego de recursos computacionais; Reduzir a demanda por manutenção de computadores; Melhorar a qualidade dos serviços de TI da COTEC Ampliar a disponibilidade de serviços da PROGEP Apoio à implantação do Sistema Integrado de Gestão Identificação dos Requisitos Definição do Escopo

20 Plano de gerenciamento do projeto
Início Troca de todos os computadores e instalação de nobreaks na PROGEP. Remover os atuais computadores, prepará-los e destiná-los às salas de aula dos pavilhões. Identificação dos Requisitos Definição do Escopo Atividades

21 Plano de gerenciamento do projeto
Identificação dos Requisitos Definição do Escopo Atividades Início Riscos Custos, Tempo Alocação Monitoramento Estudo da Estrutura da PROGEP Realização de Backup Instalação/Configuração de Softwares Restauração de Backup Instalação de Nobreak Remoção do Computador Atual Instalação/Configuração do Novo Computador Aceitação do Usuário

22 Plano de gerenciamento do projeto
Identificação dos Requisitos Definição do Escopo Atividades Início Riscos Custos, Tempo Alocação Monitoramento Estudo da Estrutura da PROGEP Indisponibilidade de setores (reuniões) Mudança na estrutura após coleta de dados Custo : R$ (hora trabalhada) Tempo: 8 horas 2 pessoas Uma da equipe técnica Uma da PROGEP

23 Plano de gerenciamento do projeto
Identificação dos Requisitos Definição do Escopo Atividades Início Riscos Custos, Tempo Alocação Monitoramento Custo : R$ (hora trabalhada) Tempo: 05 minutos 1 pessoa (Equipe técnica) Danos por queda Acondicionamento incorreto Remoção do Computador Atual Desvio do destino programado

24 Plano de gerenciamento do projeto
Identificação dos Requisitos Definição do Escopo Atividades Início Riscos Custos, Tempo Alocação Monitoramento Ausência do Usuário para validar o Backup Perda de dados do Usuário Custo : R$ (hora trabalhada) Tempo: 15 min. 2 pessoas Uma da equipe técnica Uma da PROGEP (usuário) Realização de Backup

25 Plano de gerenciamento do projeto
Identificação dos Requisitos Definição do Escopo Atividades Início Riscos Custos, Tempo Alocação Monitoramento Custo : R$ (hora trabalhada) Tempo: 10 minutos Ausência do usuário Não conformidade com os requisitos Aceite do Usuário Indisponibilidade de condição para realização de testes 2 pessoas Uma da equipe técnica Uma da PROGEP (usuário)

26 Plano de gerenciamento do projeto
Apropriação da Estrutura (PROGEP) Criação de Backup Instalação de Softwares Restauração de Backup Instalação de Nobreak Remoção do Computador Instalação do Novo Computador Aceite do Usuário Recebimento dos Computadores A Z 1 dia 15 minutos 05 minutos 10 minutos Estimativa de tempo: 1h 10 min. Monitoramento 1 h 10 min. Coordenadoria de Material e Patrimônio 5 dias

27 Plano de gerenciamento do projeto
Criação de Backup Instalação de Softwares Restauração de Backup Instalação de Nobreak Remoção do Computador Instalação do Novo Computador Aceite do Usuário A Z 15 minutos 05 minutos 10 minutos Estimativa de tempo: 1h 10 min. Monitoramento 1 h 10 min. Execução Setor 1 Setor 2 Setor 3 Setor 4 Setor 5 Setor 6 Setor 7 Setor 8 Setor 9 Setor 10 Setor 11 Menor tolerância a erros Calendário rígido para execução

28 Plano de gerenciamento do projeto
Setor 1 Setor 5 Setor 2 Setor 3 Setor 4 Setor 6 Setor 7 Setor 8 Setor 9 Setor 10 Setor 11 SETORES QTD. Computadores Estimativa de Tempo Estimativa de Tempo (Total) 5 2 4 1 1h 10 min. 5h 50 min. 2h 20 min. 4h 40 min. Cronograma 08 Mai 2012 (Manhã) 08 Mai 2012 (Tarde) 11 Mai 2012 (Manhã) 15 Mai 2012 (Manhã) 16 Mai 2012 (Manhã) 17 Mai 2012 (Manhã) 17 Mai 2012 (Tarde) 22 Mai 2012 (Manhã) 23 Mai 2012 (Manhã) QTD Técnicos 3

29 Plano de gerenciamento do projeto
Setor 1 Setor 5 Setor 2 Setor 3 Setor 4 Setor 6 Setor 7 Setor 8 Setor 9 Setor 10 Setor 11 SETORES QTD. Horas Estimativa de Custo Hora/Trabalhada 6 3 5 2 R$ 20,00 X 2 = R$ 40,00 Subtotal R$ 720,00 R$ 360,00 R$ 600,00 R$ 800,00 R$ 80,00 R$ 240,00 Alocação RH R$ 5.720,00 48 horas Planejamento – 30 h Monitoramento – 24 h Total h Custo Unitário: R$ 20,00 R$ 1.080,00 Total: R$ 6.800,00

30 Plano de gerenciamento do projeto
Setor 1 Setor 2 Setor 3 Setor 4 Setor 5 Setor 6 Setor 7 Setor 8 Setor 9 Setor 10 Setor 11 Assinatura do Termo de Entrega (Aceite) Encerramento E x e c u ç ã o Emissão de relatórios; Revisão final do Projeto; Conclusão das aquisições; Liberação da equipe

31 Projetos encerrados Em 2012 PROGEP (37) PROAD (42) Em 2013
AUDITORIA INTERNA (7) PROPLAN – CONTABILIDADE (12) SURRAC (17) PROPAAE (30) PROEXT (21)

32 Carlos Magno da S. Xavier
Como o cliente explicou Como o Lider de Projeto entendeu Como ficou o Projeto Como foi construído Como o consultor de negócio descreveu Como o projeto foi documentado Funcionalidades implantadas O que foi cobrado do cliente

33 Carlos Magno da S. Xavier
Como foi mantido... Carlos Magno da S. Xavier

34 Carlos Magno da S. Xavier
O que o cliente queria! Carlos Magno da S. Xavier

35 “[...] a eficiência real de uma organização será determinada muito mais pelas pessoas que pela própria estrutura [...]” (MOTTA; VASCONCELOS, 2006, p. 264)

36 referências COSTA, Rodrigo. Gerenciamento de Projetos de TI. Rio de Janeiro – ESR 2011. Project Management Institute. A guide to the Project management body of knowledge. 4 ed. New Square: Project Management Institute, 2008. MOTTA, Fernando C. P.; VASCONCELOS, Isabella F. G. Teoria Geral da Administração. 3. ed. rev. São Paulo: Pioneira Thomson Learning, 2006. SILVA, José Sérgio S. Projeto de melhoria de TI da PROGEP-UFRB. Cruz das Almas – BA 02 mai SILVA, José S. S. Os impactos da (in) disponibilidade de Tecnologia da Informação na Gestão da Universidade Federal do Recôncavo da Bahia. Cruz das Almas: FAMAM, 2012. SOUZA, Warli Anjos. Programa Gestão de Políticas Públicas e Segurança Social Mestrado Profissional: CCA686 – Gestão Orçamentária e Financeira de Projetos Públicos. UFRB-CCAAB Cruz das Almas – BA, 2012.