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Tipos de Reuniões de Trabalho. Reuniões a diferentes vozes A forma de comunicar é o factor essencial para se conseguir ter uma "REUNIÃO", na verdadeira.

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1 Tipos de Reuniões de Trabalho

2 Reuniões a diferentes vozes A forma de comunicar é o factor essencial para se conseguir ter uma "REUNIÃO", na verdadeira acepção da palavra. Ou seja, aproveitar determinado período de tempo para organizar projectos, reunir informação e construir uma interacção e proximidade entre todos os colaboradores, com sucesso.

3 É importante conhecer as ideias próprias dos seus empregados, mas tem outras maneiras para o fazer, sem prejudicar uma reunião que está definida para tratar de determinadas questões.

4 Reuniões Produtivas Admitimos que as reuniões podem ser muito úteis quando se trata de informar ou de tomar uma decisão. Mas, muitas vezes, consomem tempo, o seu e o dos outros participantes, sem produzir resultados.

5 Ritmo de Trabalho Cada pessoa tem o seu próprio relógio interno que ajuda a definir o seu ritmo de trabalho. Ficar cansado, sentir-se fresco ou voltar a ficar cansado é uma questão muito pessoal. Se quiser trabalhar com eficácia, tente conhecer bem o seu próprio ritmo.

6 Preparação de uma Reunião de Trabalho Quem organiza uma reunião de trabalho precisa, antes de tudo, definir o objectivo da reunião, propor os pontos que a vão compor e o que se quer em relação a cada um desses pontos. As orientações básicas, que podem ocorrer numa reunião são: Resolver problemas, compreender e avaliar situações; Tomar decisões, ponderar e escolher alternativas.

7 Fases da Preparação da Reunião Estabelecer objectivos: ter por escrito os objectivos que a reunião deve alcançar; Seleccionar os tópicos a serem discutidos: ter uma lista, por ordem de importância e prioridade da sequência; Escolher os participante: numa reunião só devem comparecer aqueles que podem contribuir com o tema proposto.

8 Convocar os participantes, nesta convocação deve constar: –Data, local e hora prevista da reunião; –O que vai ser discutido; –Quem serão os participantes; –O que levar para a reunião (documentos, informações etc.); –Quem é o responsável pela mesma; –Negociar a disponibilidade da agenda dos participantes; –Solicitar a confirmação de presença.

9 Estar preparado para a reunião: é importante o responsável se preparar o melhor possível examinando documentos, informações, arquivos etc.; Local para reunião: procurar ter uma sala ampla, ventilada, bem iluminada e com acomodação para todos os participantes da reunião.

10 Definir o Local da Reunião de Trabalho Local - acessível, boa iluminação, ventilação e número de cadeiras suficiente para a quantidade de participantes. Todo o material necessário que será utilizado durante a reunião deve ficar separado. Arrumação das cadeiras na medida do possível e dependendo no número de participantes em forma de U ou círculo.

11 Preparação Final Arrumação da sala - verificar se tudo está em boa ordem; Documentação: - Convite, Pauta da Reunião, Livro de Presença, Livro de Acta, Relatório a distribuir, informações etc. - Pasta contendo os materiais - bloco, lápis.

12 FIM Trabalho realizado por: Sara Gonçalves n.º16; Susana Carneiro n.º18.


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