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Prof. Josemar Henrique de Melo Aula 4 Gestão de Documentos I.

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1 Prof. Josemar Henrique de Melo Aula 4 Gestão de Documentos I

2 Gestão Documental Desenvolvimento da História da Arquivologia: – Revolução Francesa: Princípio de Procedência ou proveniência (1848 – Natalis de Wailly) Agregar documentos por fundos, isto é reunir todos os tí- tulos provenientes de um corpo de um estabelecimento, de uma família ou de um indivíduo e dispor segundo uma determinada ordem os diferentes fundos Integridade externa dos acervos no que concerne a separa- ção de diferentes conjuntos documentais.

3 Gestão Documental Desenvolvimento da História da Arquivologia: – Princípio da ordem interna ou da ordem original: ( Manual dos Arquivistas Holandeses) O sistema de organização dos documentos deve basear-se na organização primitiva do fundo de arquivo que corres- ponde em linha gerais a organização da administração donde é proveniente. A ideia de um documento de arquivo apenas quando ingressa nas instituições de arquivo. A eliminação, quando ocorria, não era da responsabilidade do arquivista. Guarda de documentos considerados históricos.

4 Gestão Documental Até início do século XX predominava a Arquivís- tica ligada a história. – Desenvolvimento da His- tória positivista e sua entrada nos arquivos e começando a organizar de acordo com suas neces- sidade de pesquisa. – Desenvolvimento de algumas técnicas utiliza- das na Arquivística tendo como base também a biblioteconomia. As instituições arquivísti- cas desafiadas a alterar seu prfil, rompendo com a função exclusiva de guarda e acesso à docu- mentos históricos.

5 Gestão Documental Diferenciava, de país para país os graus de inter- venção dos arquivos nas instituições produtora de documentos. Primeiras discussões: – Hillary Jenkinson: Os documentos de arquivos são apenas os de suporte pa- pel; Preocupado com os arquivo históricos e na necessidade de prestar serviços arquivísticos à produção históriográfica; Ser arquivista é produzir soluções políticas e técnicas para preservação da história. A eliminação é um trabalho da administração e não do ar- quivista

6 Gestão documental No período entre guerras outra preocupação passa a caracterizar a arquivís- tica: A Avaliação documental Complexificação do Esta- do e aumento exponen- cial da produção de do- cumentos. Cada país trata de enca- rar o tema: – Inglaterra Public Record Office Act (1877); – Alemanha estabeleci- mento de 3 parâmetros: idade conteúdo e posição hierárquica da entidade produ-tora. – Teorização sobre os valor dos documentos.

7 Gestão Documental A Explosão documental amplia os problemas: – Pessoal, equipamentos, edifícios; – Caráter pragmático: satu- ração dos depósitos de ar- quivo shistóricos; – Fazer avaliações e elimina- ções dos documentos

8 Gestão Documental Desenvolvimento no EUA da Administração Científica: – Aplicação de métodos cientí- ficos à administração para garantir a consecução de seus objetivos com a máxima pro- dução e o menor custo; – Eficiência: capacidade de obter melhores resultados com menores recursos; – Eficácia: fazer o que é preciso para se atingir os objetivos. (Fazer a coisa certa da forma certa) – Produtividade Criação de comissões para avaliar as formas de produ- ção, tramitação e armaze- namento dos documentos = subsídios para a gestão dcumental. – Comissão Hoover(1950): situação crítica de docu- mentos (Federal Record Act) – Comissão Federal sobre o Fluxo de papéis(1970): ex- cesso de formulários e infor- mação dispersa. (Paperwork Reduction act)

9 Gestão Documental Record Management program forma a base para a gestão de documentos nos EUA 1.Conceito de ciclo de vida; 2.Programa de ação continuada; 3.Controle da gestão; 4.Especialização de quem a praticava Controle da produção documental, a racionali- zação das eliminações e conservação econômica e concentrada dos documentos de guarda inter- mediária; difusão de manuais de procedimentos. (Indolfo, 2007)

10 Gestão Documental Na Arquivística o primeiro profissional a fazer re- ferência ao ciclo vital dos documentos foi Philip C. Brooks: – (...) reconhecia a necessidade dos arquivistas desvi- arem sua atenção dos usos acadêmicos dos registros para todas as fases de seu ciclo de vida. (Indolfo, 2007) – Neste ambiente Theodore Schellenberg (1950) desen- ve uma teorização própria sobre o valor do documen- to: Valor primário – para entidade produtora Valor secundário – para a investigação (valor de prova e de informação)

11 Gestão Documental Valores de Prova: – Organização e funcionamento da instituição; – História da instituição (origem, desenvolvimento e encer- ramento); – Usos históricos; Valor de informação: – Unicidade: a informação não pode ser encontrada em outras fontes; – Forma: concentração de informação nos documentos; – Importância: deve ser julgado depois dos critérios de uni- cidade e forma.

12 Gestão Documental Record Management e Teoria das 3 Idades – Criação americana traduzida como Gestão Docu- mental: visa a intervenção da administração Arqui- vística logo na primeira idade dos documentos, na fase de produção e tramitação. – A gestão documental afirma-se como uma nova área distinta da Arquivística e com estrito vínculo com a administração. – Record management x Archivist = criação de profissionais separados e atuações separadas Base para criação da Teoria das 3 Idades.

13 Gestão Documental Pré-arquivagem: – Designar o tratamento dados aos documentos durante o período de tempo entre sua retirada dos serviços produtores e sua incorporação aos arqui- vos históricos. – O sentido terminológico esta superado na Arquivís- tica nacional, tendo em vista a entrada da teoria das Três Idades. Teoria das 3 Idades: – Atividades inerentes ao arquivistas nas 3 fases de vida do arquivo: CorrenteIntermediáriaPermanente

14 Gestão Documental Obs.: – Não se pode falar de gestão documental como con- ceito único e de aplicação universal, mas de diversida- de que se produziram com as práticas em diferentes países. – Nenhum modelo é exportável tal qual fora no seu próprio contexto (Duchein, 1993)

15 Gestão Documental Conceitos: Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. (Dicionário Brasileiro de Arquivologia/Lei 8.159) Domínio da gestão adminis- trativa geral com vista a asse- gurar a economia e eficácia das operações desde a cria- ção, manutenção e utilização final dos documentos (RAMP – UNESCO). Todas as funções e processos que se aplicam aos documen- tos ao longo de sua vida para garantir sua produção, auten- ticidade, integridade, conser- vação, fiabilidade e sua dispo- nibilidade. (Herrerra, 2011) Implementação de um con- junto de medidas que visam a racinalização na constituição, avaliação, aquisição, organiza- ção, conservação e comunica- ção dos arquivos (Dicionário de terminologia Arquivística, Lisboa)

16 Gestão Documental Conceitos: – Conjunto de medidas e rotinas visando a racionaliza- ção e eficiência na criação, tramitação, classificação, uso primário e avaliação de arquivos. (Dicionário de Termi- nologia Arquivística, 2010) – Área da administração geral que procura alcançar economia e eficiência na criação, manutenção, uso e eliminação de documentos. (Dictionary of archival Terminology – CIA) – Controle sistemático e administrativo dos documen- tos durante o ciclo de vida de forma que assegure eficiência e economia na sua criação, uso, manuseio, controle, manutenção e destinação. (Pearces-Moses, 2005)

17 Gestão Documental ISO – Primeira norma internacional tipo ISO que trata dos processos que garantem um sistemático con- trole da produção, uso, manutenção e eliminação de documentos.


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