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COLETA DE DADOS. Processo que permite a obtenção de dados que, através de uma metodologia de análise específica, fornecem bases factuais para a tomada.

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1 COLETA DE DADOS

2 Processo que permite a obtenção de dados que, através de uma metodologia de análise específica, fornecem bases factuais para a tomada de decisão. Consiste em registrar eventos de forma organizada num determinado período. É caracterizada como uma das etapas mais críticas do processo de solução de problema ou de pesquisa, pois se não realizada corretamente comprometerá toda análise que virá a seguir.

3 QUANDO UTILIZAR: Deve ser feita em todas as fases do processo de análise e solução de problemas. Não há necessidade de usar sempre dados novos, pode- se utilizar dados já existentes para analisar problemas atuais, ou mesmo para comparar as informações atuais com as já existentes. O coletor dos dados deverá ser pessoas que conheçam o processo e estejam bem treinadas e orientadas a respeito da tarefa de coletar dados, a fim de diminuir a chance de erro no levantamento. Um dado ruim é pior do que não ter nenhum dado.

4 Erros mais freqüentes: Selecionar amostras tendenciosas, falta de objetividade na definição do dado a ser observado, colher dados insuficientes ou em demasia, erros na transcrição, Como coletar? Por meio de questionários, folhas de verificação, check list, relatórios existentes. Não esquecer de definir a freqüência das observações, local, responsável, se é por amostragem ou não.

5 COMO FAZER: Os seguintes aspectos deverão ser considerados para que as informações sejam confiáveis: 1º.Defina o objetivo – estabeleça um plano de ação coerente, direcione adequadamente as atividades. 2º.Formule perguntas – objetivas e contenham as informações necessárias ao planejamento das atividades. 3º.Defina a quantidade e o tamanho da amostra de dados – a formulação de perguntas deve considerar o tipo de técnica estatística necessária para gerar informações confiáveis.

6 4º.Defina os pontos para coleta dos dados – identifique os pontos mais críticos onde a coleta possa proporcionar dados mais representativos. 5º.Elabore a folha de verificação e as instruções – de forma estruturada para facilitar as anotações dos dados coletados. 6º.Determine a frequência para a coleta de dados – em função do objetivo e do resultado pretendido. Estabeleça uma periodicidade: diária, semanal, mensal. 7º.Escolha o coletor de dados – lembrando: nenhuma medida é melhor do que aquele que a realiza.

7 8º.Treine o coletor – confirmada a eficiência do formulário, treine o coletor no seu preenchimento e nos aspectos relacionados as dificuldades inerentes ao processo de coleta. 9º.Realize a coleta – de posse da folha de verificação e instruções realize a coleta dentro do planejado. Não se esqueça que os processos são dinâmicos, exigindo uma constante adaptação.

8 FOLHA DE CONTROLE DE PROCESSO x x x x x x x x x/ / / / / / / x x x x / / / / / / / x x x x x x x/ / / / / / / / / / / / / / / x x x x x x x x x/ / / / / / / / / FORMULÁRIO DE PESQUISA Perguntas SN x x x x x x x ? X x x x x x x x x ? X x x x x x x x x x x x x x x x x ? X x x x x x x x x x ? X

9 ANÁLISE DE PARETO

10 É necessário definirmos duas características de dados: dados na forma de variáveis e dados na forma de atributos. Exemplo: atributos são dados na forma de características: nossa vendas no mês de fevereiro foram ótimas. Variáveis são dados numéricos: nossas vendas no mês de fevereiro foram de R$ ,00. Daí podemos concluir que se necessitamos de precisão de dados utilizamos os dados na forma de variáveis, caso a precisão não seja tão importante, usamos atributos. Abordagem estatística que permite, através de uma representação gráfica específica, a identificação dos aspectos relevantes relacionados à qualidade.

11 É usado para mostrar por ordem de importância, a contribuição de cada item para o efeito total. Para classificar oportunidades para a melhoria. É uma técnica gráfica simples para a classificação de itens desde os mais até os menos freqüentes. Ele é baseado no Princípio de Pareto, que declara que muitas vezes apenas alguns itens são responsáveis pela maior parte do efeito. É um gráfico de barras verticais que associa dados variáveis com dados na forma de atributos permitindo determinar quais problemas ou assuntos resolver e qual a sua ordem de prioridade. Os dados utilizados foram reportados numa Lista de Verificação ou em uma outra fonte de coleta de dados, concentra a nossa atenção e esforços para problemas ou assuntos verdadeiramente importantes (separa o importante do trivial).

12 Quando utilizar: Definição de projetos de melhoria: -Identificação das principais fontes de custo; -Identificação das principais causas que afetam um processo; -Escolha do projeto de melhoria a ser desenvolvido na empresa. Análise de custo de projetos: -Identificação da distribuição de recursos por projetos; -Identificação de áreas prioritárias para investimento.

13 COMO FAZER: 1º.Identifique o problema – de acordo com o tipo: não- conformidades, causas, áreas de produção, unidades fabris... 2º.Quantifique os valores para cada categoria – isso permitirá a comparação e seleção daquelas que tem maior peso. 3º.Liste as categorias em ordem decrescente – para facilitar a compreensão da análise. 4º.Calcule a freqüência relativa e acumulada para cada categoria – Fr = nº de ocorrência na categoria. 100 nº total de ocorrências

14 5º.Construa um gráfico de colunas – para cada categoria, definida no eixo horizontal construa um coluna. O eixo vertical indicará por exemplo o nº de itens defeituosos ou custo. 6º.Construa um gráfico de linha – a contribuição acumulativa das categorias deverá ser mostrada no eixo vertical direito, no qual constará a frequencia acumulada (%).

15 Exemplo: Numa central telefônica de uma grande empresa, havia a sensação de saturação do sistema utilizado. Para melhor representar o que ocorria foi realizado um acompanhamento com as telefonistas que teriam que responder aos problemas, em que números ocorriam e lançá-los na Lista de Verificação. NºTipo de DefeitoNº. de Ocorrências % Acumulado 1Linha ruidosa Linha aberta Alarme8586 4Não responde4595 5Não toca25100 Total Geral515100

16

17 Aplicação : Uma editora realizou um estudo para identificar as principais não-conformidades do processo de produção literária, que vinham se tornando o motivo de reclamações por parte dos leitores. Foi considerado, para efeito da análise, uma amostra de cinco livros de uma edição de suspense, escrita por um autor inglês, e que teve grande divulgação.

18 Não-conformidades no livro de suspense Tipo de NCContagemTotal Legendas trocadas/ / / / / / / / / / /13 Página rasgada/ / /3 Erros de tradução/ / / / / / / / / / / / / 32 Numeração errada das páginas/ 2 Manchas na capa/ / / 6 Páginas em branco/1 Figuras trocadas/ / 4 Total61

19 Planilha de apuração Não-ConformidadeFreqüência Relativa % Freqüência Acumulada % Erros de tradução52,5 Legendas trocadas21,373,8 Manchas na capa9,883,6 Figuras trocadas6,690,2 Página rasgada5,095,2 Numeração errada das páginas3,298,4 Páginas em branco1,6100,0


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