APRESENTAÇÃO DO MÓDULO AQUISIÇÕES / PERIÓDICOS

Apresentação em tema: "APRESENTAÇÃO DO MÓDULO AQUISIÇÕES / PERIÓDICOS"— Transcrição da apresentação:

1 APRESENTAÇÃO DO MÓDULO AQUISIÇÕES / PERIÓDICOS
Aleph APRESENTAÇÃO DO MÓDULO AQUISIÇÕES / PERIÓDICOS Alda Guimarães Inês Barroso UL, Fevereiro 2008

2 Aleph 500.18.01 TABELA DE CONTEÚDOS O que mudou na versão 18.01?
A interface GUI do Módulo de Aquisições A interface GUI do Módulo de Aquisições /PP Diagrama do processamento dos periódicos Diagrama do processamento dos periódicos no SIBUL Fluxo do processamento dos periódicos Criar / Seleccionar Registo bibliográfico Módulo de Aquisições Registo de fornecedor Registo de assinatura Registo de periodicidade Registo de entrada de exemplares Reclamações 2 UL, Fevereiro 2008

3 Barras de ferramentas:
Aleph O que mudou na versão 18.01? Barras de ferramentas: Versão 15.02 Versão 18.01 CAT AQU EMP EIB ALEPHADM O que mudou relativamente aos PP? A funcionalidade Pesquisa passou a integrar os módulos de AQU, CAT e EMP. Os periódicos passaram a constituir uma secção do módulo de Aquisições. As funções de gestão anteriormente executadas no módulo ADMIN, passaram a integrar o módulo de AQU na secção Administração. O Gestor de tarefas passou a integrar o módulo de AQU, sendo acessível a partir da Barra de ferramentas do módulo. 3 UL, Fevereiro 2008

4 Aleph 500.18.01 A interface GUI do Módulo de Aquisições
Pesquisa Periódicos Pesquisa de encomendas Administração Facturas Encomendas A barra de navegação tem 6 separadores indicativos das diferentes funcionalidades do módulo: 4 UL, Fevereiro 2008

5 Aleph 500.18.01 A interface GUI do Módulo de Aquisições/PP 5
Barra do PP Barra de encomenda Barra do título Barra de tarefas Painel superior Árvore de navegação Painel inferior Painel de navegação Barra de operações 5 UL, Fevereiro 2008

6 Aleph 500.18.01 A interface GUI do Módulo de Aquisições/PP
Na secção periódicos há dois modos de trabalho: Funcional (1) onde se processa o trabalho de gestão dos PP Resumo (2) que corresponde, grosso modo, ao módulo de navegação da versão anterior, pois permite redireccionar o PP activo no separador periódicos para outros separadores (pesquisa, aquisições, exemplares) ou para outros módulos (catalogação, empréstimos, EIB) (3) 3 2 6 UL, Fevereiro 2008

7 Aleph A interface GUI do Módulo de Aquisições/PP Modo Funcional O mapa de navegação (1)no modo funcional apresenta–se sob a forma de árvore com raízes e nós: As raízes da árvore, representadas a negrito, (2) correspondem a diferentes etapas do processamento dos PP; Os nós ( 3) correspondem a acções desenvolvidas no âmbito das respectivas raízes. 2 2 2 2 2 3 3 3 3 3 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 3 3 3 3 3 1 1 1 1 1 2 2 2 2 2 2 2 2 2 3 3 3 3 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 7 UL, Fevereiro 2008

8 Aleph 500.18.01 A interface GUI do Módulo de Aquisições/PP
Modo Funcional [O] Control Lista as bases adm a que se quer restringir a entrada de exemplares. [K] Check In Método recomendado para registo de entrada de novos exemplares do PP. A selecção de um item na listagem de exemplares reflecte-se na raíz [E] e respectivos nós. [P] Grupo Método alternativo para registo de entrada de exemplares. Padrões Método de previsão de periodicidade através dos campos 853 e 853X. Periodicidade Método alternativo de previsão de chegada de exemplares. Corresponde ao formulário de exemplares da versão anterior. 8 UL, Fevereiro 2008

9 Aleph 500.18.01 A interface GUI do Módulo de Aquisições/PP
Modo Funcional [L] Lista Assinaturas Contém informações sobre as assinaturas existentes relativas ao PP seleccionado. [S] Assinatura Oferece informação sobre a assinatura seleccionada em [L] [N] Padrões (Ver: nó Padrões sob a raíz [O] Control) [G] Histórico É o diário da assinatura seleccionada em [L] .Regista as intervenções relacionadas com a encomenda e assinatura do PP. [I] Exemplares Contém a listagem de todos os exemplares ligados à assinatura seleccionada em [L]. [C] Reclamações [R] Lista circulação 9 UL, Fevereiro 2008

10 Aleph 500.18.01 A interface GUI do Módulo de Aquisições/PP
Modo Funcional [M] Lista de exemplares Listagem de todos os exemplares do PP, independentemente da assinatura a que estejam anexados. [A] Todos Exemplares Regista os empréstimos, reservas e alterações respeitantes a todos os exemplares do PP. [E] Exemplares Contém informações sobre o exemplar anteriormente seleccionado em qualquer das listagens [K], [I] ou [M]. [H] Histórico Regista os empréstimos, reservas e alterações respeitantes ao exemplar anteriormente seleccionado. [Z] Histórico Empréstimos [U] Sumário Empréstimos Reclamações 10 UL, Fevereiro 2008

11 Aleph 500.18.01 A interface GUI do Módulo de Aquisições/PP
Funcionalidade comum a todas as raízes e nós: Cabeçalhos parametrizáveis em todos os tipos de listagens: Clicar com o lado direito do rato num cabeçalho de uma lista (1) abre uma janela (2) com uma lista de atributos disponíveis para esse cabeçalho, que se podem adicionar ou subtrair, conforme for mais conveniente; Clicar sobre a linha divisória das colunas e arrastando o rato é possível alterar a largura das colunas. 1 2 11 UL, Fevereiro 2008

12 Aquisições/Periódicos
Aleph Diagrama do processamento dos periódicos AQU CIRC CAT REG Fornecedores Assinatura Periodicidade Exemplares Pesquisa ULB01 Seleccionar REG.BIB Criar REG BIB Catalogação Aquisições/Periódicos Facturas PP Encomendas Pesquisa Pesquisa de encomendas ADM 12 UL, Fevereiro 2008

13 Diagrama do processamento dos periódicos no SIBUL
Aleph REGISTO BIBLIOGRÁFICO REGISTO ADM BASE ADM ULB63 REG. Fornecedor 63CDE REG. Assinatura REG. Periodicidade REG. Exemplares ULB… REGISTO BIBLIOGRÁFICO REGISTO ADM BASE ADM ULB63 REG. Fornecedor 63CDE REG. Assinatura REG. Periodicidade REG. Exemplares ULB… 13 UL, Fevereiro 2008

14 Aleph 500.18.01 Fluxo do processamento dos periódicos Base ULB01
Criar / Seleccionar registo bibliográfico Bases ADM Criar / Seleccionar registo de fornecedor Criar registo de assinatura Criar registo de periodicidade Criar registo de exemplar 14 UL, Fevereiro 2008

15 Seleccionar Percorrer (2) Escolher o índice pretendido (3)
Módulo de Aquisições - Seleccionar registo bibliográfico Aleph Pesquisar registo bibliográfico a partir do módulo de aquisições Clicar em Pesquisa (1) Seleccionar Percorrer (2) Escolher o índice pretendido (3) Efectuar a pesquisa (4) 1 1 1 3 3 3 3 4 4 4 4 2 2 2 15 UL, Fevereiro 2008

16 Visualizar registo seleccionado (5), caso exista na ULB01
Módulo de Aquisições - Seleccionar registo bibliográfico Aleph Visualizar registo seleccionado (5), caso exista na ULB01 2 1 5 16 UL, Fevereiro 2008

17 Módulo de Aquisições - Seleccionar registo bibliográfico Aleph Seleccionar Ficheiro na barra de navegação superior e seleccionar base ADM (6); seleccionar Periódicos no painel inferior (7) 6 7 17 UL, Fevereiro 2008

18 Se não existir na base ULB01 o registo bibliográfico:
Módulo de Aquisições - Seleccionar registo bibliográfico Aleph Se não existir na base ULB01 o registo bibliográfico: Seleccionar Ficheiro (1) Seleccionar mudar de módulo (2) Escolher Executar catalogação (3) 1 2 3 18 UL, Fevereiro 2008

19 1. Seleccionar Catalogação na barra de navegação superior
Módulo de Catalogação - Criar registo bibliográfico Aleph 1. Seleccionar Catalogação na barra de navegação superior 2. Seleccionar a opção Abrir template 19 UL, Fevereiro 2008

20 3. Seleccionar o template de publicação periódica: pp.mrc (ulb01)
Módulo de Catalogação - Criar registo bibliográfico Aleph 3. Seleccionar o template de publicação periódica: pp.mrc (ulb01) 20 UL, Fevereiro 2008

21 4. Abrir o template seleccionado 5. Catalogar o periódico
Módulo de Catalogação - Criar registo bibliográfico Aleph 4. Abrir o template seleccionado 5. Catalogar o periódico 6. Enviar para o servidor 21 UL, Fevereiro 2008

22 10. Seleccionar Mudar módulo 11. Escolher Aquisições/Periódicos
Módulo de Catalogação - Criar registo bibliográfico Aleph 9. Voltar a Ficheiro 10. Seleccionar Mudar módulo 11. Escolher Aquisições/Periódicos 7. Clicar em Ficheiro 8. Seleccionar base ADM 22 UL, Fevereiro 2008

23 Na secção Administração (1) escolher Fornecedores (2)
Módulo de Aquisições - Registo de fornecedor Aleph Ambiente de Trabalho Na secção Administração (1) escolher Fornecedores (2) 1 2 23 UL, Fevereiro 2008

24 Módulo de Aquisições - Registo de fornecedor Aleph Verificar se o fornecedor existe na base administrativa (em qualquer das suas sub-bibliotecas) 24 UL, Fevereiro 2008

25 Clicar em Adicionar no painel superior (1)
Módulo de Aquisições - Registo de fornecedor Aleph Se já existir na base ADM mas tiver sido criado por outra sub-biblioteca: Clicar em Adicionar no painel superior (1) Seleccionar a nova sub-biblioteca (2) Clicar em OK na janela Adicionar nível (3) 2 3 1 1 3 25 UL, Fevereiro 2008

26 Clicar em Adicionar no painel inferior (4)
Módulo de Aquisições - Registo de fornecedor Aleph Clicar em Adicionar no painel inferior (4) 4 4 Verificar no painel superior se o fornecedor passou a constar na sub- biblioteca a que o adicionámos. (5) Painel superior 5 5 26 UL, Fevereiro 2008

27 Se não existir na base ADM: Clicar em Adicionar no painel superior (1)
Módulo de Aquisições - Registo de fornecedor Aleph Se não existir na base ADM: Clicar em Adicionar no painel superior (1) Preencher o formulário no painel inferior (2) Clicar em Adicionar (3) 1 1 1 2 3 27 UL, Fevereiro 2008

28 Aleph 500.18.01 Ambiente de Trabalho Módulo de Aquisições -
Registo de assinatura Aleph Ambiente de Trabalho Na secção Periódicos seleccionar o modo Funcional (1) Seleccionar Ficheiro e ligar à base ADM (2) No ícone Periódicos escolher o índice para chamar o registo a que se quer ligar uma assinatura (3) Seleccionar Lista Assinaturas (4) 4 2 3 1 1 4 28 UL, Fevereiro 2008

29 Aleph 500.18.01 Ambiente de Trabalho Módulo de Aquisições -
Registo de assinatura Aleph Ambiente de Trabalho Painel superior Adiciona assinaturas à lista Abre um novo ciclo de periodicidade para uma assinatura Abre um novo ciclo de periodicidade para uma assinatura Painel inferior Painel inferior Adiciona manifestações a uma assinatura Adiciona manifestações a uma assinatura Grava as modificações feitas no registo de assinatura Grava as modificações feitas no registo de assinatura 29 UL, Fevereiro 2008

30 Se não existir assinatura na base ADM
Módulo de Aquisições - Registo de assinatura Aleph Se não existir assinatura na base ADM No painel superior clicar em Adicionar (1) para abrir no painel inferior o formulário (2) para o registo da assinatura 1 2 30 UL, Fevereiro 2008

31 Preencher os campos do formulário no painel inferior (3)
Módulo de Aquisições - Registo de assinatura Aleph Preencher os campos do formulário no painel inferior (3) Clicar em Adicionar no painel inferior (4) 3 4 31 UL, Fevereiro 2008

32 Módulo de Aquisições - Registo de assinatura Aleph A assinatura criada pela sub-biblioteca ULB63 para o PP constitui a cópia 1 na base ADM 32 UL, Fevereiro 2008

33 Se já existir assinatura na base ADM
Módulo de Aquisições - Registo de assinatura Aleph Se já existir assinatura na base ADM Seleccionar no painel superior a assinatura pretendida Clicar Adicionar / Duplicar no painel superior 33 UL, Fevereiro 2008

34 3. Alterar no formulário os campos considerados necessários
Módulo de Aquisições - Registo de assinatura Aleph 3. Alterar no formulário os campos considerados necessários 4. Clicar Adicionar no painel inferior 34 UL, Fevereiro 2008

35 Aleph 500.18.01 Módulo de Aquisições - Registo de assinatura
A assinatura criada pela sub-biblioteca 63CDE para o mesmo PP constitui a cópia 2 na base ADM. O registo BIB tem quatro registos de assinatura associados: os três primeiros são manifestações da cópia 1, pertencente à ULB63, referenciados sequencialmente pelo mesmo número 1 O quarto é a única manifestação da cópia 2, pertencente à 63CDE, referenciado sequencialmente pelo número 2 35 UL, Fevereiro 2008

36 Adicionar outra assinatura ao PP na mesma sub-biblioteca
Módulo de Aquisições - Registo de assinatura Aleph Adicionar outra assinatura ao PP na mesma sub-biblioteca Seleccionar a assinatura pretendida Clicar em Adicionar/Duplicar no painel superior Proceder às alterações no formulário Clicar em Adicionar no painel inferior A ULB63 tem 3 assinaturas para o mesmo PP (identificadas pelos nºs 1, 3 e 4 na sequência; A 63CDE continua a ter só uma assinatura para o mesmo PP (com duas manifestações) 36 UL, Fevereiro 2008

37 Para corrigir ou modificar um campo do registo de assinatura :
Módulo de Aquisições - Registo de assinatura Aleph Para corrigir ou modificar um campo do registo de assinatura : Seleccionar a assinatura a modificar no painel superior (1) Proceder às alterações no painel inferior (2) Clicar no botão Gravar (3) 1 2 3 37 UL, Fevereiro 2008

38 O Aleph contempla dois modos de predição dos intervalos
Módulo de Aquisições - Registo de periodicidade Aleph O Aleph contempla dois modos de predição dos intervalos de publicação dos PP: Padrões (Baseado nos campos 853/853X) Periodicidade (Baseado num formulário) O mesmo registo BIB pode estar associado a estes dois tipos de registo de periodicidade desde que eles provenham de bases ADM diferentes Dentro da mesma base ADM, todas as sub-bibliotecas têm que optar por um destes dois tipos de registo de periodicidade 38 UL, Fevereiro 2008

39 Criar registo de periodicidade Padrões Seleccionar separador PP (1)
Módulo de Aquisições - Registo de periodicidade Aleph Criar registo de periodicidade Padrões Seleccionar separador PP (1) Seleccionar modo Funcional (2) Seleccionar Padrões (Aceder em Control ou Assinatura) (3) Seleccionar separador Padrões (4) Clicar em Adicionar (5) 1 3 2 5 4 39 UL, Fevereiro 2008

40 Criar registo de periodicidade Padrões
Módulo de Aquisições - Registo de periodicidade Aleph Criar registo de periodicidade Padrões Seleccionar separador 3. Padrão no painel inferior (6) Clicar em Template (7) Seleccionar um template da lista (8) Clicar em Adicionar (9) 6 7 9 8 9 6 7 8 40 UL, Fevereiro 2008

41 Adaptar o Padrão à especificidade do PP
Módulo de Aquisições - Registo de periodicidade Aleph Adaptar o Padrão à especificidade do PP Seleccionar o separador Nível X no painel superior (10) Clicar em Adicionar no painel superior(11) 10 11 41 UL, Fevereiro 2008

42 Escolher a assinatura a que se quer aplicar o padrão (12)
Módulo de Aquisições - Registo de periodicidade Aleph Escolher a assinatura a que se quer aplicar o padrão (12) Preencher os campos de enumeração e cronologia definidos pelo padrão escolhido, de acordo com as especificidades do PP (13) Clicar em Adicionar no painel inferior (14 ) 13 12 14 42 UL, Fevereiro 2008

43 Clicar em Abrir para gerar um novo ciclo de periodicidade (17)
Módulo de Aquisições - Registo de periodicidade Aleph Clicar em Periodicidade para visualizar e validar o ciclo de periodicidade gerado (15) Clicar em Modificar para corrigir um Padrão: o registo é enviado para o módulo de catalogação (16) Clicar em Abrir para gerar um novo ciclo de periodicidade (17) 17 16 43 UL, Fevereiro 2008

44 Criar registo de periodicidade Formulário
Módulo de Aquisições - Registo de periodicidade Aleph Criar registo de periodicidade Formulário Seleccionar registo bibliográfico (1) Seleccionar Periodicidade (2) Preencher formulário (3) Clicar em Adicionar no painel superior (4) 5 4 2 3 5 4 2 3 4 3 1 2 4 3 1 2 3 44 UL, Fevereiro 2008

45 Criar registo de periodicidade Formulário
Módulo de Aquisições - Registo de periodicidade Aleph Criar registo de periodicidade Formulário Verificar no painel inferior se o perfil gerado corresponde ao pretendido(6) Proceder às eventuais alterações no formulário e clicar gravar(7) Clicar Abrir(8) 6 8 7 6 8 45 UL, Fevereiro 2008

46 O controlo de exemplares pode ser efectuado de dois modos:
Módulo de Aquisições - Registo de entrada de exemplares Aleph O controlo de exemplares pode ser efectuado de dois modos: Check In Método recomendado para dar entrada a novos exemplares. Vantagem: Permite a restrição por sub-biblioteca. Grupo Método alternativo para registo de entrada de exemplares. Vantagem: Permite fundir exemplares (entrada de nºs duplos). 46 UL, Fevereiro 2008

47 Seleccionar base ADM (1) Seleccionar registo pretendido (2)
Módulo de Aquisições - Registo de entrada de exemplares Aleph 5 4 3 2 1 Check In Seleccionar base ADM (1) Seleccionar registo pretendido (2) Seleccionar Control (3) Seleccionar a sub-bibloteca que possui a(s) assinatura(s) do PP (4) e clicar botão Gravar à direita Seleccionar Check In (5) 47 UL, Fevereiro 2008

48 Seleccionar o (s) exemplares a recepcionar Clicar recepcionar
Módulo de Aquisições - Registo de entrada de exemplares Aleph Check In Seleccionar o (s) exemplares a recepcionar Clicar recepcionar 48 UL, Fevereiro 2008

49 Aleph 500.18.01 Check In Clicar chegada Clicar Sair
Módulo de Aquisições - Registo de entrada de exemplares Aleph Check In Clicar chegada Clicar Sair 49 UL, Fevereiro 2008

50 Painel inferior: apresenta o registo do exemplar seleccionado
Módulo de Aquisições - Registo de entrada de exemplares Aleph Grupo O filtro por sub – biblioteca não se aplica à vista Grupo Painel superior: apresenta em cada linha o nºde cópias de cada exemplar Painel inferior: apresenta o registo do exemplar seleccionado 50 UL, Fevereiro 2008

51 Aleph 500.18.01 Grupo Módulo de Aquisições -
Registo de entrada de exemplares Grupo Os separadores no painel superior seleccionam diferentes possibilidades de visualizar os exemplares do grupo 51 UL, Fevereiro 2008

52 Aleph 500.18.01 Grupo Módulo de Aquisições -
Registo de entrada de exemplares Aleph Grupo 1 3 2 1 2 Painel superior Seleccionar exemplare(s) a recepcionar Clicar em Recepcionar Painel inferior Verificar/corrigir dados do exemplar Janela Lista Check-in Clicar em Chegada 1 2 3 52 UL, Fevereiro 2008

53 Recepção de nºs duplos / Grupo
Módulo de Aquisições - Registo de entrada de exemplares Aleph Recepção de nºs duplos / Grupo Seleccionar os exemplares que se pretende juntar Clicar em Juntar Corrigir os campos no registo aberto no painel inferior de acordo com os dados de publicação (enumeração e descrição) Clicar em Actualizar 53 UL, Fevereiro 2008

54 Recepção de nºs duplos / Check In
Módulo de Aquisições - Registo de entrada de exemplares Aleph Recepção de nºs duplos / Check In Seleccionar e apagar um dos exemplares (painel superior) Seleccionar o outro exemplar e proceder às alterações de acordo com os dados de publicação (painel inferior) Clicar em Gravar (painel inferior) 54 UL, Fevereiro 2008

55 Recepção de nºs extraordinários / Grupo
Módulo de Aquisições - Registo de entrada de exemplares Aleph Recepção de nºs extraordinários / Grupo Clicar Adicionar ou Duplicar Actualizar campos de numeração e cronologia (Separador 2 no painel inferior) Apagar o campo Descrição Clicar Adicionar para acrescentar o novo nº (painel inferior) Clicar Recepcionar (painel superior) 55 UL, Fevereiro 2008

56 Recepção de nºs extraordinários / Check In
Módulo de Aquisições - Registo de entrada de exemplares Aleph Recepção de nºs extraordinários / Check In Clicar em Adicionar ou Duplicar (painel superior) Actualizar os campos de numeração e cronologia: Separador 3 do painel inferior (Níveis Periódico) Apagar o campo Descrição Clicar em Adicionar para acrescentar o novo número 56 UL, Fevereiro 2008

57 Pré-requisitos para processamento automático das reclamações:
Módulo de Aquisições - Reclamações Aleph Pré-requisitos para processamento automático das reclamações: Existência de um registo de periodicidade onde constem todos os exemplares esperados e respectivas datas de chegada Existência de um registo de assinatura onde se assinale a opção “sim” relativamente ao envio de reclamações (separador 3 – Info Assinatura(2) do formulário de assinatura) Existência de um registo de fornecedor onde se estabeleça a forma de envio da reclamação 57 UL, Fevereiro 2008

58 Através do botão Reclamar em [K] Check In
Módulo de Aquisições - Reclamações Aleph Métodos: Através do botão Reclamar em [K] Check In Através da opção Serviços da barra de ferramentas do módulo Aquisições/PP: Orders and Claims (Claim Report for SerialsOrders acq-19) aplicável a novas encomendas de PP cujo(s) exemplar(es) não chegaram na data prevista; Serials (Print Claim Letters/Report serial-44): aplicável a todos os exemplares que não chegaram nas datas previstas 58 UL, Fevereiro 2008

59 Aleph 500.18.01 Módulo de Aquisições - Reclamações 59
UL, Fevereiro 2008