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Aleph 500.18.01 UL, Fevereiro 2008 APRESENTAÇÃO DO MÓDULO AQUISIÇÕES / PERIÓDICOS Alda Guimarães Inês Barroso.

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1 Aleph UL, Fevereiro 2008 APRESENTAÇÃO DO MÓDULO AQUISIÇÕES / PERIÓDICOS Alda Guimarães Inês Barroso

2 UL, Fevereiro 2008 Aleph TABELA DE CONTEÚDOS O que mudou na versão 18.01? A interface GUI do Módulo de Aquisições A interface GUI do Módulo de Aquisições /PP Diagrama do processamento dos periódicos Diagrama do processamento dos periódicos no SIBUL Fluxo do processamento dos periódicos Criar / Seleccionar Registo bibliográfico Módulo de Aquisições Registo de fornecedor Registo de assinatura Registo de periodicidade Registo de entrada de exemplares Reclamações 2

3 UL, Fevereiro 2008 Aleph O que mudou na versão 18.01? Versão Versão O que mudou relativamente aos PP? A funcionalidade Pesquisa passou a integrar os módulos de AQU, CAT e EMP. Os periódicos passaram a constituir uma secção do módulo de Aquisições. As funções de gestão anteriormente executadas no módulo ADMIN, passaram a integrar o módulo de AQU na secção Administração. O Gestor de tarefas passou a integrar o módulo de AQU, sendo acessível a partir da Barra de ferramentas do módulo. CAT AQU EMP EIB ALEPHADM Barras de ferramentas: 3

4 A interface GUI do Módulo de Aquisições Pesquisa Periódicos Pesquisa de encomendas Administração Facturas Encomendas A barra de navegação tem 6 separadores indicativos das diferentes funcionalidades do módulo: UL, Fevereiro 2008 Aleph

5 A interface GUI do Módulo de Aquisições/PP UL, Fevereiro 2008 Aleph Barra de encomendaBarra do PP Barra do título Painel superior Árvore de navegação Painel inferior Barra de operações Painel de navegação Barra de tarefas 5

6 Na secção periódicos há dois modos de trabalho: Funcional (1) onde se processa o trabalho de gestão dos PP Resumo (2) que corresponde, grosso modo, ao módulo de navegação da versão anterior, pois permite redireccionar o PP activo no separador periódicos para outros separadores (pesquisa, aquisições, exemplares) ou para outros módulos (catalogação, empréstimos, EIB) (3) UL, Fevereiro 2008 Aleph A interface GUI do Módulo de Aquisições/PP 6

7 O mapa de navegação (1)no modo funcional apresenta–se sob a forma de árvore com raízes e nós: As raízes da árvore, representadas a negrito, (2) correspondem a diferentes etapas do processamento dos PP; Os nós ( 3) correspondem a acções desenvolvidas no âmbito das respectivas raízes. UL, Fevereiro 2008 Aleph A interface GUI do Módulo de Aquisições/PP Modo Funcional

8 UL, Fevereiro 2008 Aleph A interface GUI do Módulo de Aquisições/PP Modo Funcional [O] Control Lista as bases adm a que se quer restringir a entrada de exemplares. [K] Check In Método recomendado para registo de entrada de novos exemplares do PP. A selecção de um item na listagem de exemplares reflecte-se na raíz [E] e respectivos nós. [P] Grupo Método alternativo para registo de entrada de exemplares. Padrões Método de previsão de periodicidade através dos campos 853 e 853X. Periodicidade Método alternativo de previsão de chegada de exemplares. Corresponde ao formulário de exemplares da versão anterior. 8

9 UL, Fevereiro 2008 Aleph A interface GUI do Módulo de Aquisições/PP Modo Funcional [L] Lista Assinaturas Contém informações sobre as assinaturas existentes relativas ao PP seleccionado. [S] Assinatura Oferece informação sobre a assinatura seleccionada em [L] [N] Padrões (Ver: nó Padrões sob a raíz [O] Control) [G] Histórico É o diário da assinatura seleccionada em [L].Regista as intervenções relacionadas com a encomenda e assinatura do PP. [I] Exemplares Contém a listagem de todos os exemplares ligados à assinatura seleccionada em [L]. [C] Reclamações [R] Lista circulação 9

10 UL, Fevereiro 2008 Aleph A interface GUI do Módulo de Aquisições/PP Modo Funcional [M] Lista de exemplares Listagem de todos os exemplares do PP, independentemente da assinatura a que estejam anexados. [A] Todos Exemplares Regista os empréstimos, reservas e alterações respeitantes a todos os exemplares do PP. [E] Exemplares Contém informações sobre o exemplar anteriormente seleccionado em qualquer das listagens [K], [I] ou [M]. [H] Histórico Regista os empréstimos, reservas e alterações respeitantes ao exemplar anteriormente seleccionado. [Z] Histórico Empréstimos [U] Sumário Empréstimos Reclamações 10

11 Funcionalidade comum a todas as raízes e nós: Cabeçalhos parametrizáveis em todos os tipos de listagens: Clicar com o lado direito do rato num cabeçalho de uma lista (1) abre uma janela (2) com uma lista de atributos disponíveis para esse cabeçalho, que se podem adicionar ou subtrair, conforme for mais conveniente; Clicar sobre a linha divisória das colunas e arrastando o rato é possível alterar a largura das colunas. UL, Fevereiro 2008 Aleph A interface GUI do Módulo de Aquisições/PP

12 12 Diagrama do processamento dos periódicos Aleph AQUCIRC CAT REG Fornecedores REG Assinatura REG Periodicidade REG Exemplares Pesquisa ULB01 Seleccionar REG.BIBCriar REG BIB Catalogação Aquisições/Periódicos FacturasPPEncomendasPesquisa Pesquisa de encomendas ADM UL, Fevereiro 2008

13 Diagrama do processamento dos periódicos no SIBUL Aleph REGISTO BIBLIOGRÁFICO REGISTO ADM BASE ADM ULB 63 REG. Fornecedor 63CDE REG. Assinatura REG. Periodicidade REG. Exemplares REG. Fornecedor REG. Assinatura REG. Periodicidade REG. Exemplares BASE ADM ULB… 13 REGISTO BIBLIOGRÁFICO REGISTO ADM BASE ADM ULB 63 REG. Fornecedor 63CDE REG. Assinatura REG. Periodicidade REG. Exemplares REG. Fornecedor REG. Assinatura REG. Periodicidade REG. Exemplares BASE ADM ULB…

14 Bases ADM Criar / Seleccionar registo de fornecedor Criar registo de assinatura Criar registo de periodicidade Criar registo de exemplar Aleph UL, Fevereiro 2008 Fluxo do processamento dos periódicos Base ULB01 Criar / Seleccionar registo bibliográfico 14

15 Aleph UL, Fevereiro 2008 Pesquisar registo bibliográfico a partir do módulo de aquisições Clicar em Pesquisa (1) Seleccionar Percorrer (2) Escolher o índice pretendido (3) Efectuar a pesquisa (4) Módulo de Aquisições - Seleccionar registo bibliográfico 15

16 Visualizar registo seleccionado (5), caso exista na ULB Módulo de Aquisições - Seleccionar registo bibliográfico Aleph UL, Fevereiro

17 Seleccionar Ficheiro na barra de navegação superior e seleccionar base ADM (6); seleccionar Periódicos no painel inferior (7) Módulo de Aquisições - Seleccionar registo bibliográfico Aleph UL, Fevereiro

18 Aleph UL, Fevereiro 2008 Se não existir na base ULB01 o registo bibliográfico: Seleccionar Ficheiro (1) Seleccionar mudar de módulo (2) Escolher Executar catalogação (3) Módulo de Aquisições - Seleccionar registo bibliográfico 18

19 1. Seleccionar Catalogação na barra de navegação superior 2. Seleccionar a opção Abrir template Módulo de Catalogação - Criar registo bibliográfico Aleph UL, Fevereiro

20 3. Seleccionar o template de publicação periódica: pp.mrc (ulb01) Módulo de Catalogação - Criar registo bibliográfico Aleph UL, Fevereiro

21 4. Abrir o template seleccionado 5. Catalogar o periódico 6. Enviar para o servidor Módulo de Catalogação - Criar registo bibliográfico Aleph UL, Fevereiro

22 Módulo de Catalogação - Criar registo bibliográfico Aleph UL, Fevereiro Clicar em Ficheiro 8. Seleccionar base ADM 9. Voltar a Ficheiro 10. Seleccionar Mudar módulo 11. Escolher Aquisições/Periódicos 22

23 Ambiente de Trabalho Na secção Administração (1) escolher Fornecedores (2) Módulo de Aquisições - Registo de fornecedor Aleph UL, Fevereiro

24 Verificar se o fornecedor existe na base administrativa (em qualquer das suas sub-bibliotecas) Módulo de Aquisições - Registo de fornecedor Aleph UL, Fevereiro

25 Módulo de Aquisições - Registo de fornecedor Aleph UL, Fevereiro 2008 Se já existir na base ADM mas tiver sido criado por outra sub- biblioteca: Clicar em Adicionar no painel superior (1) Seleccionar a nova sub-biblioteca (2) Clicar em OK na janela Adicionar nível (3)

26 Módulo de Aquisições - Registo de fornecedor Aleph UL, Fevereiro 2008 Clicar em Adicionar no painel inferior (4) Verificar no painel superior se o fornecedor passou a constar na sub- biblioteca a que o adicionámos. (5) Painel superior 26

27 Módulo de Aquisições - Registo de fornecedor Aleph UL, Fevereiro 2008 Se não existir na base ADM: Clicar em Adicionar no painel superior (1) Preencher o formulário no painel inferior (2) Clicar em Adicionar (3)

28 Módulo de Aquisições - Registo de assinatura Aleph UL, Fevereiro 2008 Ambiente de Trabalho Na secção Periódicos seleccionar o modo Funcional (1) Seleccionar Ficheiro e ligar à base ADM (2) No ícone Periódicos escolher o índice para chamar o registo a que se quer ligar uma assinatura (3) Seleccionar Lista Assinaturas (4)

29 Ambiente de Trabalho Módulo de Aquisições - Registo de assinatura Aleph UL, Fevereiro 2008 Adiciona assinaturas à lista Abre um novo ciclo de periodicidade para uma assinatura Adiciona manifestações a uma assinatura Grava as modificações feitas no registo de assinatura Painel superior Painel inferior Abre um novo ciclo de periodicidade para uma assinatura Adiciona manifestações a uma assinatura Grava as modificações feitas no registo de assinatura Painel inferior 29

30 Se não existir assinatura na base ADM No painel superior clicar em Adicionar (1) para abrir no painel inferior o formulário (2) para o registo da assinatura Módulo de Aquisições - Registo de assinatura Aleph UL, Fevereiro

31 Preencher os campos do formulário no painel inferior (3) Clicar em Adicionar no painel inferior (4) Módulo de Aquisições - Registo de assinatura Aleph UL, Fevereiro

32 Módulo de Aquisições - Registo de assinatura Aleph UL, Fevereiro 2008 A assinatura criada pela sub-biblioteca ULB63 para o PP constitui a cópia 1 na base ADM 32

33 Se já existir assinatura na base ADM Módulo de Aquisições - Registo de assinatura Aleph UL, Fevereiro Seleccionar no painel superior a assinatura pretendida 2. 2.Clicar Adicionar / Duplicar no painel superior 33

34 Módulo de Aquisições - Registo de assinatura Aleph UL, Fevereiro Alterar no formulário os campos considerados necessários 4. Clicar Adicionar no painel inferior 34

35 Módulo de Aquisições - Registo de assinatura Aleph UL, Fevereiro 2008 A assinatura criada pela sub-biblioteca 63CDE para o mesmo PP constitui a cópia 2 na base ADM. O registo BIB tem quatro registos de assinatura associados: os três primeiros são manifestações da cópia 1, pertencente à ULB63, referenciados sequencialmente pelo mesmo número 1 O quarto é a única manifestação da cópia 2, pertencente à 63CDE, referenciado sequencialmente pelo número 2 35

36 Módulo de Aquisições - Registo de assinatura Aleph UL, Fevereiro 2008 Adicionar outra assinatura ao PP na mesma sub-biblioteca Seleccionar a assinatura pretendida Clicar em Adicionar/Duplicar no painel superior Proceder às alterações no formulário Clicar em Adicionar no painel inferior A ULB63 tem 3 assinaturas para o mesmo PP (identificadas pelos nºs 1, 3 e 4 na sequência; A 63CDE continua a ter só uma assinatura para o mesmo PP (com duas manifestações) 36

37 corrigir ou modificar um campo Para corrigir ou modificar um campo do registo de assinatura : Seleccionar a assinatura a modificar no painel superior (1) Proceder às alterações no painel inferior (2) Clicar no botão Gravar (3) Módulo de Aquisições - Registo de assinatura Aleph UL, Fevereiro

38 O Aleph contempla dois modos de predição dos intervalos de publicação dos PP: Padrões (Baseado nos campos 853/853X)Padrões (Baseado nos campos 853/853X) PeriodicidadePeriodicidade (Baseado num formulário) O mesmo registo BIB pode estar associado a estes dois tipos de registo de periodicidade desde que eles provenham de bases ADM diferentes mesma base ADM um Dentro da mesma base ADM, todas as sub-bibliotecas têm que optar por um destes dois tipos de registo de periodicidade Módulo de Aquisições - Registo de periodicidade Aleph UL, Fevereiro

39 Criar registo deperiodicidade Padrões Criar registo de periodicidade Padrões Seleccionar separador PP (1) Seleccionar modo Funcional (2) Seleccionar Padrões (Aceder em Control ou Assinatura) (3) Seleccionar separador Padrões (4) Clicar em Adicionar (5) Aleph UL, Fevereiro 2008 Módulo de Aquisições - Registo de periodicidade 39

40 Aleph UL, Fevereiro 2008 Módulo de Aquisições - Registo de periodicidade Criar registo deperiodicidade Padrões Criar registo de periodicidade Padrões Seleccionar separador 3. Padrão no painel inferior (6) Clicar em Template (7) Seleccionar um template da lista (8) Clicar em Adicionar (9) 40

41 Nível X Seleccionar o separador Nível X no painel superior (10) Clicar em Adicionar no painel superior(11) Aleph UL, Fevereiro 2008 Módulo de Aquisições - Registo de periodicidade Adaptar o Padrão à especificidade do PP 41

42 Escolher a assinatura a que se quer aplicar o padrão (12) Preencher os campos de enumeração e cronologia definidos pelo padrão escolhido, de acordo com as especificidades do PP (13) Clicar em Adicionar no painel inferior (14 ) Aleph UL, Fevereiro 2008 Módulo de Aquisições - Registo de periodicidade

43 Clicar em Periodicidade para visualizar e validar o ciclo de periodicidade gerado (15) Clicar em Modificar para corrigir um Padrão: o registo é enviado para o módulo de catalogação (16) Clicar em Abrir para gerar um novo ciclo de periodicidade (17) Aleph UL, Fevereiro 2008 Módulo de Aquisições - Registo de periodicidade

44 Criar registo deperiodicidade Formulário Criar registo de periodicidade Formulário Seleccionar registo bibliográfico (1) Seleccionar Periodicidade (2) Preencher formulário (3) Clicar em Adicionar no painel superior (4) Aleph UL, Fevereiro 2008 Módulo de Aquisições - Registo de periodicidade

45 Criar registo deperiodicidade Formulário Criar registo de periodicidade Formulário Verificar no painel inferior se o perfil gerado corresponde ao pretendido(6) Proceder às eventuais alterações no formulário e clicar gravar(7) Clicar Abrir(8) Aleph UL, Fevereiro 2008 Módulo de Aquisições - Registo de periodicidade 45

46 O controlo de exemplares pode ser efectuado de dois modos: Check In Método recomendado para dar entrada a novos exemplares. Vantagem: Permite a restrição por sub-biblioteca. Grupo Método alternativo para registo de entrada de exemplares. Vantagem: Permite fundir exemplares (entrada de nºs duplos). Módulo de Aquisições - Registo de entrada de exemplares Aleph UL, Fevereiro

47 Check In Check In Seleccionar base ADM (1) Seleccionar registo pretendido (2) Seleccionar Control (3) Seleccionar a sub-bibloteca que possui a(s) assinatura(s) do PP (4) e clicar botão Gravar à direita Seleccionar Check In (5) Módulo de Aquisições - Registo de entrada de exemplares Aleph UL, Fevereiro

48 Módulo de Aquisições - Registo de entrada de exemplares Aleph UL, Fevereiro 2008 Seleccionar o (s) exemplares a recepcionar Clicar recepcionar Check In 48

49 Clicar chegada Clicar Sair Módulo de Aquisições - Registo de entrada de exemplares Aleph UL, Fevereiro 2008 Check In 49

50 Painel superior: apresenta em cada linha o nºde cópias de cada exemplar Painel inferior: apresenta o registo do exemplar seleccionado O filtro por sub – biblioteca não se aplica à vista Grupo Módulo de Aquisições - Registo de entrada de exemplares Aleph UL, Fevereiro 2008 Grupo 50

51 Os separadores no painel superior seleccionam diferentes possibilidades de visualizar os exemplares do grupo Módulo de Aquisições - Registo de entrada de exemplares Aleph UL, Fevereiro 2008 Grupo 51

52 Painel inferior Verificar/corrigir dados do exemplar Painel superior Seleccionar exemplare(s) a recepcionar Clicar em Recepcionar Módulo de Aquisições - Registo de entrada de exemplares Aleph UL, Fevereiro 2008 Grupo Janela Lista Check-in Clicar em Chegada 3 52

53 Grupo Recepção de nºs duplos / Grupo Seleccionar os exemplares que se pretende juntar Clicar em Juntar Corrigir os campos no registo aberto no painel inferior de acordo com os dados de publicação (enumeração e descrição) Clicar em Actualizar Módulo de Aquisições - Registo de entrada de exemplares Aleph UL, Fevereiro

54 Check In Recepção de nºs duplos / Check In Seleccionar e apagar um dos exemplares (painel superior) Seleccionar o outro exemplar e proceder às alterações de acordo com os dados de publicação (painel inferior) Clicar em Gravar (painel inferior) Módulo de Aquisições - Registo de entrada de exemplares Aleph UL, Fevereiro

55 Grupo Recepção de nºs extraordinários / Grupo Módulo de Aquisições - Registo de entrada de exemplares Aleph UL, Fevereiro 2008 Clicar Adicionar ou Duplicar Actualizar campos de numeração e cronologia (Separador 2 no painel inferior) Apagar o campo Descrição Clicar Adicionar para acrescentar o novo nº (painel inferior) Clicar Recepcionar (painel superior) 55

56 Check In Recepção de nºs extraordinários / Check In Módulo de Aquisições - Registo de entrada de exemplares Aleph UL, Fevereiro 2008 Clicar em Adicionar ou Duplicar (painel superior) Actualizar os campos de numeração e cronologia: Separador 3 do painel inferior (Níveis Periódico) Apagar o campo Descrição Clicar em Adicionar para acrescentar o novo número 56

57 registo de periodicidade Existência de um registo de periodicidade onde constem todos os exemplares esperados e respectivas datas de chegada registo de assinatura Existência de um registo de assinatura onde se assinale a opção sim relativamente ao envio de reclamações (separador 3 – Info Assinatura(2) do formulário de assinatura) registo de fornecedor Existência de um registo de fornecedor onde se estabeleça a forma de envio da reclamação Aleph UL, Fevereiro 2008 Módulo de Aquisições - Reclamações Pré-requisitos para processamento automático das reclamações: 57

58 Métodos: ReclamarCheck In Através do botão Reclamar em [K] Check In Serviços Através da opção Serviços da barra de ferramentas do módulo Aquisições/PP: Orders and ClaimsClaim Report for SerialsOrders acq- 19 Orders and Claims (Claim Report for SerialsOrders acq- 19) aplicável a novas encomendas de PP cujo(s) exemplar(es) não chegaram na data prevista; Serials(Print Claim Letters/Report serial-44): Serials (Print Claim Letters/Report serial-44): aplicável a todos os exemplares que não chegaram nas datas previstas Aleph UL, Fevereiro 2008 Módulo de Aquisições - Reclamações 58

59 Módulo de Aquisições - Reclamações Aleph UL, Fevereiro


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