Reunião de Análise Crítica Sistema de Gestão da Qualidade

Apresentação em tema: "Reunião de Análise Crítica Sistema de Gestão da Qualidade"— Transcrição da apresentação:

1 Reunião de Análise Crítica Sistema de Gestão da Qualidade
Departamento de Gestão de Suprimentos JUNHO 2010

2 O Sistema de Gestão da Qualidade Departamento de Gestão de Suprimentos
AGENDA DA REUNIÃO DE AC HORÁRIO RESPONSÁVEL TEMA COMENTÁRIO 09:00-09:05 DGS Introdução O Compromisso com a Qualidade A Política e Objetivos 09:05-09:30 RAUL O Sistema de Gestão da Qualidade 09:30 – 10:00 DVLC INDICADORES SISTEMA DA QUALIDADE AS APRESENTAÇÕES DEVEM CONTEMPLAR A SITUAÇÃO DOS ROI. 10:00 – 10:15 DGCC 10:15 – 10:30 COFFEE-BREAK 10: 30 – 10: 45 SISTEMA DA QUALIDADE 10: :00 DVAQ 11:00 – 11:15 DATA: 16/07/2010 LOCAL: SALA DO PREGÃO INICIO: 09:00 HORAS Departamento de Gestão de Suprimentos

3 Departamento de Gestão de Suprimentos
AGENDA RD 1- Mudanças que possam afetar o SGQ O desenvolvimento e implantação do novo sistema de informação –SIG e as dificuldades com a prestadora do serviço. O “turn-over” de empregados. 2- O Programa de treinamento dos novos empregados no Sistema da qualidade. 3- O Projeto : A Sustentabilidade e os Fornecedores 4- A Reavaliação da Política da Qualidade 5- O Desperdício de papel Departamento de Gestão de Suprimentos

4 CRONOGRAMA DE TREINAMENTO PARA QUALIDADE
EVENTO CARGA HORÁRIA PERÍODO STATUS Formação de Auditores Internos ISO 9001 20 HORAS 28 a 30 de Junho concluído Interpretação dos requisitos das Normas ISO e OHSAS 18001 16 HORAS 12 a 15 de Julho Concluído

5 Para nunca esquecer...

6 Nossa Missão Suprir as necessidades de bens e serviços contribuindo para o desenvolvimento, crescimento e o alcance dos objetivos empresariais

7 Nossa Visão Ser ,até 2020, o órgão padrão de excelência no suprimento de bens e serviços entre as empresas do Sistema Eletrobrás

8 Nossa Política Buscar o atendimento das expectativas dos clientes e a melhoria constante dos nossos processos

9 Objetivo da Reunião A Alta Direção deve analisar criticamente o Sistema de Gestão da Qualidade, a intervalos planejados, para assegurar sua contínua pertinência, adequação e eficácia. Essa análise crítica deve incluir: a avaliação de oportunidades para melhoria e necessidade de mudanças do Sistema de Gestão da Qualidade, incluindo a Política da Qualidade e Objetivos da Qualidade.

10 AGENDA DA REUNIÃO Realimentação de cliente Desempenho de processo e conformidade do produto Situação das ações preventivas e corretivas Acompanhamento das ações oriundas de análises críticas anteriores pela direção Mudanças que possam afetar o SGQ e Recomendações para melhoria.

11 Nosso Processo

12 PENDÊNCIAS DO SGQ

13 PENDÊNCIAS DO SGQ Descrição Prazo Responsável Tipo
Recados automáticos do sistema, lembrando a importância do consumo consciente de papel. Contínuo/ Semanal Daiany/Raul Melhoria Revisão da Política da Qualidade Próxima Reunião Comitê da Qualidade Sugestão da auditora interna Reavaliar o pouco uso do sistema de registro de preços DVLC Sugestão p/ avaliação Correspondência para as áreas sobre planilha de custos e orçamento básico, disciplinando o processo. DGS Computar o nº de requisições que estão aguardando abertura de processo para se ter a situação real do atendimento aos clientes. Dimensionamento da capacidade de atendimento do pregoeiro para a execução dos processos. Os valores devem ser separados por setor para poder se trabalhar as áreas com maiores necessidades em relação a orçamento e contratação. DLVC Na devolução, o processo de cadastro deveria ser encaminhado também para uma esfera superior a que solicitou o cadastro. DGCC/SECAF Todos registrem as ocorrências nas licitações e as não conformidades para análise e providências. Divisões do DGS Apresentação do tempo total de processamento, a partir da liberação da análise crítica. Apresentar a descrição das não-conformidades no recebimento de materiais DVAQ/SEQAL Contribuições das divisões para o programa do Encontro de Fornecedores. DVLC, DVAQ e DGS

14 Indicadores da Qualidade
Equipe DGS-Suprimentos DGS/DVAQ DGS/DVLC DGS/DGCC

15 SETOR DE CADASTRO DE FORNECEDORES
JUNHO de 2010 DGS / DGCC

16 Indicador

17 Atendimento da Meta de 06 dias para análise de processo cadastral
A porcentagem reduzida de processos no prazo em JUNHO/2010 deve-se a: Implantação SIG; Implantação Central de Atendimento ao Fornecedor; Quadro reduzido de pessoal; Férias Maurício (de 14/06 a 29/06); Acúmulo de demanda na análise técnica. Métrica do Indicador: razão entre processos analisados em até 06 dias e total de processos com análise concluída

18 Proposta de troca da Meta de 06 dias para Meta de 10 dias
Métrica do Indicador: razão entre processos analisados em até 06 dias e total de processos com análise concluída Métrica do Indicador: razão entre processos analisados em até 10 dias e total de processos com análise concluída Justificativa: 10 dias é o prazo informado ao fornecedor para análise do seu processo cadastral. Com o quadro de pessoal atual, esta meta reflete o tempo de atendimento real.

19 Monitoramentos

20 Prazo de análise dos processos

21 Cadastros Vencidos X Renovados

22 Fornecedores Cadastrados X Registrados
O monitoramento referente ao mês de Março/2010 não foi registrado.

23 Atividades realizadas no mês

24 Pendências e Compromissos

25 Compromissos com a Ata anterior
Item Central de Atendimento Manual do Fornecedor O que? Implantação da Central de Atendimento ao Fornecedor Elaboração do Manual do Fornecedor, para ser enviado para aprovação das áreas envolvidas e instâncias superiores Por que? Quadro de pessoal reduzido e excesso de atividades Facilidade na comunicação com o Fornecedor; atendimento de solicitações elencadas na Pesquisa de Fornecedores Como? Finalizar a minuta com a participação das divisões do DGS envolvidas Onde? Edifício Sede Quem? DGCC DGS Quando? Programada para iniciar as atividades em julho/2010 2010 Status Em 30/06/2010: pessoal em treinamento, estrutura física não iniciada. CI enviada às áreas de apoio (ASG, ACS, AJU e ARS) para considerações.

26 Registros de Ocorrência
Número Ocorrência Status c No momento da análise técnica dos fornecedores que solicitam CRC, não está sendo verificado quais os CCMs ou CCSs que aquele fornecedor já possui, nem se há CCMs pendentes, para analisar ou solicitar documento que possa tirar essas pendências. Em Plano de Ação pela DVAQ.

27 Participações no Período

28 Participações no período SEG TER QUA QUI SEX SAB
1 de junho 2 de junho 3 de junho 4 de junho 5 de junho 7 de junho 8 de junho Encontro Fornecedores Chesf (Lívia) 9 de junho Reunião Subgrupo GT Gestão de Fornecedores 10 de junho 11 de junho Curso Contabilizando com o Direito (Mariana) 12 de junho 14 de junho Pregão Presencial DGS (Mariana) 15 de junho 16 de junho Pregão Presencial DES (Mariana) 17 de junho 18 de junho 19 de junho 21 de junho 22 de junho 23 de junho Reunião Inicial Autêntica (CAF) 24 de junho Concorrência DES Preparação Treinamento CAF 25 de junho 26 de junho 28 de junho Pregão Presencial DES (Lourival) 29 de junho 30 de junho Acompanha-mento de 4 pregões eletrônicos!!!

29 OBRIGADO! Responsável: Lourival da Silva
Telefone para contato: (48)

30 Gestão de Contratos Avaliação de Desempenho e Orçamento
Junho de 2010 DGS / DGCC

31 Monitoramentos

32 Monitoramento Gestão de Contratos - Prazos de entregas
Jun 2009 Jul 2009 Ago 2009 Set Out Nov Dez Jan 2010 Fev Mar Abr Maio Jun No Prazo 5 8 4 12 7 11 10 14 2 Em atraso 3 1 Pendentes Rescindidos TOTAL 28 19 18 20 9 no mês 55% 58% 57% 52% 54% 53% 56% Meta: 60% dos contratos entregues no prazo Métrica: relação entre as entregas no prazo nos últimos doze meses e o total de entregas dos últimos doze meses

33 Ocorrências com Fornecedores
Monitoramento Ocorrências com Fornecedores Registros Jun 2009 Jul 2009 Ago 2009 Set Out Nov Dez Jan 2010 Fev Mar Abr Maio Jun Ocorrências 13 16 12 22 20 25 19 11 46 Advertências 15 2 1 5 Suspensão TOTAL 28 23 27 49 24

34 Ocorrências por motivo
Monitoramento Ocorrências por motivo Ocorrências/Motivo Jan 2010 Fev Mar Abr Maio Jun Atraso na execução do contrato 8 6 13 4 7 Deixar de entregar documento exigido no edital 1 21 5 Descumprimento de obrigações trabalhistas 3 Executar o contrato com qualidade inadequada 2 Inexecução parcial Inexecução total Não manter a proposta Negar-se a pagar o valor da multa aplicada Notificação no Registro Cadastral Preços inexequível Reprovação do material TOTAL 20 12 49 27 24

35 Monitoramento Atestados Técnicos emitidos 20 24 17 29 41 09 22 26 07
Jun 2009 Jul 2009 Ago 2009 Set Out Nov Dez Jan 2010 Fev Mar Abr Maio Jun 20 24 17 29 41 09 22 26 07

36 Monitoramento Orçamentos analisados
Data Requisição Serviço Valor Inicial Novo Ajuste 17/06/2010 Manutenção de Equipamentos ,70 ,67 19.540,97 Atendimento help-desk ,65 ,83 40.984,18 18/06/2010 Limpeza interna e externa ,07 ,95 2.720,88 23/06/2010 Revitalização de escadas ,29 Solicitado detalhamento 89.353,78 90.000,20 646,42 Recepcionistas Casa Eficiente 80.729,84 85.230,21 4.500,37 24/06/2010 Micro-ônibus com motorista ,00 ,52 776,52 A partir de 17 de junho foram analisados 7 orçamentos básicos.

37 Pendências e Compromissos

38 Compromissos com a ata anterior:
Item Banco de Preços Orçamento Básico Avaliação de Desempenho Encontro Fornecedores O que? Implantar e divulgar o Banco de Preços da ELETROSUL Capacitar gestores de contratos na elaboração do Orçamento Básico Realizar a Avaliação de Desempenho dos Fornecedores 1º Encontro da ELETROSUL com seus Fornecedores Por que? Pesquisar preços maior confiabilidade no orçamento Melhorar a qualidade do fornecimento Melhorar relaciona-mento Como? SIG Desenvolvimento aplicativo Contratação serviços Onde? ELETROSUL Quem? DGS e DGI DGS e DTL DGS e ACS Quando? Conforme cronograma do SIG Conforme cronograma DTL Até julho de 2010 11 de Novembro de 2010 Status Aguardando carga de dados e Implantação do SIG Em desenvolvimento Especificação do Sistema GT Eletrobras Reuniões agendadas Preencher este plano de ação se houver meta não atingida

39 Participações no Período

40 Participações no período
Seg Ter Qua Qui Sex 1 de junho Reunião DTL Contratos SLA´s 2 de junho Reunião DTL Aplicativo Orçamento Básico 3 de junho 4 de junho 7 de junho 8 de junho Encontro Fornecedores Chesf 9 de junho Reunião GT Gestão de Fornecedores 10 de junho 11 de junho 14 de junho 15 de junho Reunião ACS 1º Encontro Fornecedores 16 de junho Comissão de Penalização 17 de junho Apresentação Seminário DMS 18 de junho Reunião de Análise Crítica 21 de junho 22 de junho Reunião GT Administração de Contratos 23 de junho Início Contrato CAF 24 de junho 25 de junho 28 de junho Treinamento CAF 29 de junho Curso ISO 9001:2008 30 de junho

41 Outras Participações em Junho
Orientação na aplicação de multas (DPM, DGP, DMS); Orientação na rescisão de contratos (DGP); Orientação geral quanto a Gestão de Contratos (diversas áreas).

42 Obrigado Responsável: Simone Angélica Alves, Ana Lucia Schveitzer
Filipe da Silva Piovesan Sadi Luiz Schoeler Telefone para contato: (48)

43 Indicadores da Qualidade
DVLC Junho/2010

44 Objetivo Com esta apresentação os Setores de Contratação da DVLC demonstram a mensuração de seus processos, bem como as ações necessárias para que a Política da Qualidade seja satisfeita. “Buscar o atendimento das expectativas dos clientes e a melhoria contínua dos nossos processos”

45 Tempo Médio de Processamento
Junho/2010 MODALIDADE META (DIAS) JUN/2010 12 MESES DISP. VLR. 18 12 PREGÃO ELET. 60 68 54

46 Evolução Tempo de Processamento

47 Relação Orçamento x Contratação
MODALIDADE VLR. CONTRATADO VLR. ORÇADO VARIAÇÃO DESCONTO DISP. VLR. R$ ,24 R$ ,83 93,08% 6,92% P. E. R$ ,36 R$ ,39 76,51% 23,49% TOTAL R$ ,60 R$ ,22 77,57% 22,43%

48 Distribuição do Trabalho

49 Licitações não Concluídas
Nº Licitação RC Objeto Area Requisit. Tipo de Processo Motivo PROJ. P\ CONSTRUÇÃO DO ARQ. RMSC DGI Convite PROPOSTAS APRESENTADAS 2 PROJ. E EXEC. DE FUNDAÇÕES DE TORRES P\ SOLUC. PROBLEMAS DE CABO BAIXO DMS Pregão Elet. FRACASSADA – ORÇAMENTO INSUFICIENTE TENSIOMETRO P\ MEDIÇÃO DE CABOS TELEFONES DE MESA DGS Dispensa de Licitação (Valor)

50 Índice de Eficiência Aproveitamento no período foi de 88,88%.
De 36 processos iniciados 4 não foram concluídos.

51 ROI PENDENTE Ação executada: Não concordamos com a análise e com a ação proposta, requisição para compra\contratação por inexigibilidade deve, segundo a PG , ser aprovada pelo Diretor da Área requisitante e esta ação deve ser monitorada na análise crítica (input), não durante o processo de compra\contratação. Caso o requisitante não indique no campo específico da Requisição que ela deve ser aprovada pela Diretoria a Requisição segue o fluxo normal sendo possível a visualização na análise crítica, que constatando o equívoco deve devolver a Requisição para o requisitante fazer o encaminhamento para aprovação do Diretor.

52 Obrigado Divisão de Licitação e Contratos: Rodrigo de Oliveira Fernandes Elaboração: Israel Quint de Souza, Valdemir Rosado Goulart Apresentação: Rodrigo de Oliveira Fernandes Telefone para contato: (48)

53 Indicadores da Qualidade
DVAQ Junho/2010

54 Indicadores da Qualidade
SETAM Junho/2010

55 A partir da análise dos Indicadores, relatamos o status do SETAM buscando atingir os Objetivos da Qualidade no mês de Junho de 2010.

56 Índice de atendimento IA = n° requisições atendidas
nº requisições efetuadas Indica quão eficaz foi a gestão de estoque para atender às solicitações dos usuários.

57 Gráfico Índice Atendimento

58 Gráfico Movimentações de Material Almoxarifado 876

59 Gráfico Movimentações de Material Almoxarifado 876 - Valor

60 SANEAMENTO DO ESTOQUE LOCAL PREVISÃO REALIZADO RMPR/ABLU MARÇO JUNHO
RMRS/URUGUAIANA ABRIL RMSC/CAPIVARI MAIO RMMS JULHO EM ANDAMENTO RMRO/SANTO ANGELO AGOSTO

61 ALIENAÇÃO LOCAL PREVISÃO REALIZADO RMPR/ABLU ABRIL RMRS/URUGUAIANA
MAIO RMSC/CAPIVARI JULHO RMMS AGOSTO RMRO/SANTO ANGELO SETEMBRO

62 Registros de Ocorrência
Número Ocorrência Status G Revisar o procedimento de recebimento de material no AFLO. Análise de causa G Não verificação dos prazos de inspeção constantes no documento contratual. Em execução G Atraso na abertura de RM, podendo impactar nos prazos de pagamento.

63 Leandro Beirão de Miranda
OBRIGADO Leandro Beirão de Miranda RAMAL 7523

64 Indicadores da Qualidade
DVAQ/SEQAL Junho/2010

65 Indicadores

66 Indicador Conformidade Junho de 2010
Indicadores ENTRADAS NC Jun 60 1 Descrição: Cartucho de tinta. Entregue: cor Magenta. Solicitado: cor Azul. Índice de Conformidade: Itens conforme/ Itens entregue Média de Conformidade: Média dos últimos 12 meses

67 Valor e quantidade de materiais analisados pelo SEQAL.
Índices SEQAL Valor e quantidade de materiais analisados pelo SEQAL. Mês 2007 Recebidos Mês 2008 Mês 2009 Mês 2010 jan/07 52 jan/08 69 jan/09 44 jan/10 42 fev/07 fev/08 50 fev/09 26 fev/10 mar/07 46 mar/08 58 mar/09 71 mar/10 63  abr/07 55 abr/08 84 abr/09 86 abr/10 32  mai/07 93 mai/08 45 mai/09 107 mai/10 37  jun/07 70 jun/08 30 jun/09 54 jun/10 60 jul/07 85 jul/08 127 jul/09 jul/10 ago/07 ago/08 56 ago/09 28 ago/10 set/07 89 set/08 96 set/09 95 set/10 out/07 67 out/08 out/09 out/010 nov/07 68 nov/08 79 nov/09 nov/10 dez/07 64 dez/08 104 dez/09 66 dez/10 TOTAL 787 884 725 284 média mensal 65,58 73,67 60,42 47,33 Valor Recebido ,81 ,05 ,79 ,89 Média R$ /item 8.008,22 9.460,60 17.413,46 15.231,26

68 Índices SEQAL Análise Crítica de Requisição Período
Número de Requisições Tempo por Requisição (dias) Desvio Padrão (dias) Acima de 3 dias jan/10 87 1,26 1,29 16,09 % fev/10 18 0,44 0,68 0,00 % mar/10 34 0,88 1,27 8,82 % abr/10 39 0,79 1,45 2,56 % mai/10 20 1,35 2,08 15,00 % jun/10 19 0,52 0,75

69 Compromissos com a Ata Anterior
Item Descrição de não-conformidades O que? Apresentar as não-conformidades no recebimento de materiais Por que? Realizar ações corretivas, quando aplicável. Como? Apresentação de Análise Crítica Onde? DGS Quem? DVAQ/SEQAL Quando? Contínuo Status Em andamento

70 Registros de Ocorrência
Número Ocorrência Status Q A Requisição de Compra , aprovada na análise crítica em 20/04/2010 e, após alteração do orçamento, em 02/06/2010, cujo objeto é INEXIGIBILIDADE (art 25, inciuso I) não constava assinatura do Diretor Responsável – obrigatória. Em análise de causa (reabertura)

71 PARTICIPAÇÕES NO PERÍODO
SEG TER QUA QUI SEX 1 de junho 2 de junho 3 de junho Feriado 4 de junho 7 de junho Curso eficácia do treinamento 8 de junho 9 de junho 10 de junho 11 de junho 14 de junho 15 de junho 16 de junho 17 de junho 18 de junho Reunião análise crítica 21 de junho Curso Relatório GRI 22 de junho 23 de junho 24 de junho 25 de junho 28 de junho Interpretação de Requisitos de Iso 9001:2008 30 de junho

72 OBRIGADO! Responsável: Raul Sabatini E-mail: seqal@eletrosul.gov.br
Telefone para contato: (48)