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No final desta lição os formandos serão capazes de:

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1 No final desta lição os formandos serão capazes de:
Objectivos de Aprendizagem No final desta lição os formandos serão capazes de: definir o objectivo de um relatório de segur.alim.; identificar o público-alvo; analisar as suas necessidades de informação; compreender a oportunidade do relatório; e considerar implicações de recursos no seu plano final de relatórios.

2 Introdução Um Sistema de Informação de Segurança Alimentar (“FSIS”) deve fornecer informação relevante e útil para os decisores. O desafio é planificar e produzir relatórios eficazes que resultem em acção.

3 Portanto, é essencial a comunicação eficaz da informação disponível.
Introdução Os analistas de segurança alimentar fornecem informação para apoiar a acção pelos decisores. Portanto, é essencial a comunicação eficaz da informação disponível. Sem comunicação eficaz é improvável que os dados e análises sejam utilizados. Note for trainers: it is possible to use the following example: a recently established National Food Security Unit (FSU), is responsible for monitoring and analyzing food security conditions and trends. Rainfall in the last season has been poor and consequently food insecurity is increasing in the northern areas of the country. But While they have been issuing regular reports on the agro-climatic conditions in the area, the Government and humanitarian partners have not yet mounted an emergency response. The FSU probably needs to improve communication with the key decision makers, and should review the reports that they produce. In fact, while evidence and volume of data is important, simply increasing the volume of information available to decision makers may not be valuable.

4 Relatórios eficazes devem partir da clara compreensão de:
Introdução Relatórios eficazes devem partir da clara compreensão de: Porque estamos a comunicar (objectivo) Que decisões se pretende que o relatório influencie? Com que frequência são tomadas essas decisões? Quem são os utilizadores Quais são as suas necessidades de informação Note for trainers: Once you have determined the purpose, it should be easier to determine: who the users are; what their information requirements are; and the most appropriate frequency to communicate with them. This lesson provides guidance and tools that will help you with these tasks. Com que frequência devemos comunicar (frequência adequada) Vejamos como proceder...

5 Uma pergunta útil a fazer, ao definir o objectivo do seu relatório é:
Que acção deseja informar ou influenciar? A definição do seu objectivo envolve três passos: 1. identificar qual é o seu objectivo; Note for trainers: Effective reporting is done to support decision making and stimulate action. However, without a clearly defined purpose, a report on food security conditions is unlikely to be effective in stimulating action. 2. Identificar o que o deseja que o leitor faça; 3. Clarificar o q. deseja que o relatório consiga.

6 Exemplos de possíveis objectivos incluem:
Definir o objectivo do seu relatório: Qual é o seu objectivo? Exemplos de possíveis objectivos incluem: Garantir que sejam atribuídos recursos atempados, adequados e apropriados para a resposta de emergência. Apoiar na planificação de uma intervenção de segurança alimentar para os afectados por insegurança alimentar crónica. Propor ideias a serem consideradas como parte de uma revisão de políticas governamentais. Note for trainer: Within the overarching goal of improved food security, what is your objective? The action that you are looking for may be relating to sharing and applying new ideas, allocating resources or establishing new forums for interaction. There are probably many objectives that you are looking for, or multiple objectives for reporting. You should think about producing separate reports for each specific objective. EXAMPLES: More objectives could be : To fine-tune implementation of an on-going programme or policy and To establish a forum for inter-agency and inter-sectoral collaboration and cooperation. Looking at our previous example of the FSU reports, a practical and feasible objective linked to a specific action could be: “We want a timely response to limit hunger as a result of any natural or economic disasters that strike this country”.

7 O que deseja que o leitor faça para alcançar o objectivo?
É importante: 1) definir a acção que deseja que os decisores tomem, para poder 2) fornecer as ideias e informação para os ajudar a tomá-la. Note for trainer: The critical issue for reports is making sure that the relevant decision makers release funds when an unforeseen disaster strikes.

8 O que deseja que o leitor faça para alcançar o objectivo?
Acções possíveis que se pode pretender que os decisores tomem podem incluir: Atribuir ou liberar recursos Instruir subordinados a tomarem acção de seguimento Fazer “advocacia” com colegas Considerar ideias Fornecer “feedback” Participar em reuniões

9 O que deseja que o relatório faça?
Que deseja que o documento faça? O que deseja que o relatório faça? Explicação Um documento explicativo pode: actualizar os leitores sobre a situação de segurança alimentar, identificar ou resumir problemas, clarificar quem é afectado ou notificar os leitores sobre eventos futuros. Notes for trainer: Most documents do one of two things: they either characterize a situation and describe implications (explanation) or they can direct decision makers toward one or more solutions (advocacy). “Advocacia” “Advocacia” pode envolver: propor opções alternativas, argumentar a favor de um determinado rumo de acção, recomendar uma resposta.

10 É importante preparar e discutir uma declaração de objectivo.
O que deseja que o documento faça? É importante preparar e discutir uma declaração de objectivo. Isso deve combinar numa frase: o que pretende que o documento faça, e que acção deseja que o leitor tome. Exemplo: “Nós concordámos que desejamos que este relatório forneça uma actualização da situação de segurança alimentar, para que Governo e doadores possam atribuir os recursos necessários para a resposta de emergência”. You can start to think about the information needed to take the proposed action. Is this the same information that you are already reporting?

11 Quem são os seus leitores, e o que é que eles esperam?
Identificar o seu público-alvo quem são os utilizadores Quem são os seus leitores, e o que é que eles esperam? Diferentes leitores terão expectactivas, prioridades e níveis de conhecimento diferentes. Será mais fácil planificar o documento se compreender quem eles são. Tente fazer uma lista de todos os potenciais leitores do seu relatório. Note for trainers: Food security is, by definition, an inter-sectoral activity. Readers of your report may be located in Ministries of disaster management, agriculture, health, welfare and finance, amongst others. Readers may also work for a wide variety of other institutions and agencies, including NGOs, donors, UN agencies, private sectors, etc. If this is a new report, then you will need to think about whom you might like to distribute the report to. If this is an established report, then you probably will already have an official distribution list. But be aware that other users may access the information indirectly; for example by downloading it from a website or passed on by a friend or colleague. The list of potential readers may include: Government Ministers Civil servants Elected representatives Local government workers Researchers or trainers Private sector traders Parastatal staff Donors Multi-lateral organizations staff UN agency workers National and International NGO staff Community workers Religious leaders Journalists

12 Para mais informação, leia o anexo “Análise de Intervenientes”
Identificar o seu público-alvo É importante categorizar os seus leitores em público primário e secundário. Público primário O seu leitor primário é aquele que tem de ler o relatório. Público secundário Público secundário são os outros leitores do seu relatório. Note for trainers: Primary audience Your primary reader is the reader who must read the document. He or she will either use it for immediate decision making or have a major influence on the decision taken. There may be more than one primary reader; this will depend on the purpose. Secondary audience The secondary audience are the other readers of your report. They will need to be kept informed and satisfied. Ideally they should become supporters of the proposed programme or policy change and they can help to lobby for the proposed action. NOTE: at this point, you may suggest to refer to the annex: “Stakeholder analysis.pdf” for further information. Precisa de informar ambos os grupos. Mas deve conceber o documento apenas em função do público primário. ! Para mais informação, leia o anexo “Análise de Intervenientes”

13 quais são as suas necessidades de informação
Compreender as necessidades e expectativas dos seus leitores quais são as suas necessidades de informação Uma vez identificado o público primário, é preciso compreender as suas necessidades e expectativas. Pense colocando-se na perspectiva do seu público primário: O que é que eles esperam e precisam de saber? Que decisões precisam de tomar? Quais são os requisitos de informação dessas decisões? Note for trainers: The people whose attention we are trying to attract are usually extremely busy. Your information has to compete with many others for their attention. thinking about your audience’s needs and expectations will help you frame an effective message, plan your reporting and choose the most appropriate media.

14 Onde estão as prioridades dos decisores?
Compreender as necessidades e expectativas dos seus leitores Comece por entender os objectivos e metas alargados do público primário: Onde estão as prioridades dos decisores? Que decisões têm eles de tomar, e com que frequência? Como é que o seu relatório os pode ajudar a conseguir isso? Note for trainers: NOTE: at this point, you may suggest to refer to the annex: “Interacting with your Users” for further information. Para mais informação, leia o anexo “Interação com os seus Utilizadores”

15 custos mais reduzidos ou maior eficiência de custos,
Compreender as necessidades e expectativas dos seus leitores Interacção directa com os utilizadores primários, de modo a compreender estes objectivos. Dependendo do seu público, é possível apresentar a sua análise em termos de alcançar: custos mais reduzidos ou maior eficiência de custos, maior participação do público e apelo popular, justiça social ou práticas inovadoras. Note for trainers: These objectives may be partly understood through reading key strategy documents. But direct interaction with Users is important, since they will be able to express current priorities and any personal emphasis. You may try listing the objectives and goals of your primary audience. Do you feel comfortable that you fully appreciate what they are? here are some examples: The Presidency are keen to see this done equitably and based on real needs. They don’t want to be accused of favouritism in the media. The Treasury will want to see what this is going to cost and how it might be done more cheaply. The donors are keen to see how this relates to attaining the Millennium Development Goals. É também muito útil uma lista dos objectivos e metas do seu público primário.

16 Perguntas adicionais úteis podem ser:
Compreender as necessidades e expectativas dos seus leitores Perguntas adicionais úteis podem ser: Quais são as fontes de informação existentes para os decisores? Que nível de detalhe é necessário? Note for Trainers: What are the existing information sources for decision makers? What do decision makers already know? Your report needs to complement, rather than replicate, these established sources of information. Ask why other information sources are effective in communicating to the target audience. They may provide a useful model for you to emulate. What level of detail is required? Many decision makers are very busy and appreciate succinct summaries. Other users may need access to more of the evidence supporting the conclusions, particularly if they are responsible for briefing senior decision makers. It may be necessary to present information in different levels of detail to different users. A useful guide may be 1-4 pages as a summary for busy planners or a media release, 5-10 pages for programme implementers, and longer formats for interested agencies and programmes and other researchers. How does the reader like information delivered? Would a presentation be better than a document? Do they prefer electronic communication or printed reports? Depending on our backgrounds, we tend to have different preferences. Understanding these can be critical to getting the message across. Como é que o leitor gosta de receber a informação?

17 Famine Early Warning System Network (FEWS NET) www.fews.net.
Compreender as necessidades e expectativas dos seus leitores Pode encontrar um bom exemplo de informação apresentada a diferentes níveis de detalhe no site da Famine Early Warning System Network (FEWS NET) Note for Trainers: ïn the FEWS website, reports are available at three different levels: 1. Two-page Executive Summary covering sub-Saharan Africa. This is primarily targeted to the needs of global and regional decision makers looking for comparative information. 2. One-page National Food Security Alerts. These are primarily targeted towards national decision makers. More detailed Monthly Reports. These are targeted towards national and sub-national planners who require more detailed information. 3. This system also allows users to ‘drill down’ through the reports. The overall situation can be monitored through succinct reports, while users can easily access more detailed information when and if required.

18 Compreender as necessidades e expectativas dos seus leitores
A concepção de relatórios regulares é um processo repetitivo. Ajuste a sua actividade na base deste “feedback”. Faça avaliações periódicas para determinar a eficácia dos seus relatórios. Inclua tanto o público primário como o secundário na avaliação dos destinatários. Note for trainers: Follow-up meetings should be held to pre-test products. Decision makers may not be able to specify in advance what they want from a report, as they don’t always know what is available and possible. However, they can usually say whether they will find it useful and provide helpful suggestions on how to improve it when shown a draft. Also, here are some Sample questions that you may want to ask your readers: Do they have access to the reports? How could access to the reports be improved? Do they read them? If not why not? What information is most useful? What information is least useful? What would they suggest adding?

19 Frequência apropriada para a comunicação
Oportunidade dos relatórios Frequência apropriada para a comunicação A utilidade da informação é determinada pela disponibilização atempada aos grupos utilizadores. Os relatórios devem fornecer informação num calendário regular. O calendário deve satisfazer as necessidades do utilizador e ser consistente com a natureza dos dados. Note for trainers: Timely reporting enables users to effectively integrate information into their decision making. In general reporting is most valuable when there is a predictable schedule of reports which is consistently adhered to. thus, special updates can be issued when unexpected but critical developments occur, such as a flood or a cyclone. Ad hoc reports may also be required to support specific decision making processes, such as policy reviews. Reporting also needs to consider the nature of the data that are used for reporting. Some data may only be available on an annual basis (for example harvest outcomes), while other data may be updated more frequently (for example price information).

20 Oportunidade dos relatórios
Para cada um dos objectivos de relato identificados, consulte o público primário quanto à frequência com que desejam a informação. Uma vez estabelecida a frequência dos relatórios, é importante respeitá-la. Note for trainers: Consulting your audience: a tip Beware of a tendency of some users to ask for information on a more frequent basis than is really required. Users may ask for it ‘just in case’ there is an unanticipated need for the information. Ask how the requested frequency relates to the timing of critical decisions. Are there specific dates when decisions need to be taken? These may be influenced by budget cycles (even in ‘emergency’ situations) or dates set for a policy formulation or review processes.

21 ! Como pode manter a oportunidade dos relatórios?
Mantenha simples a concepção do sistema de relatórios. Não espere pelos dados mais recentes. Simplifique o processo de edição e aprovação. Use as novas tecnologias de informação de forma criativa. Note for trainers: How can you maintain the timeliness of reporting? Keep the design of the reporting system simple. Be realistic in what you attempt to report in the first place and avoid the temptation to make the analysis too complex. Don’t wait for the latest data. A common explanation for the late release of a report is that “We were just waiting for the latest <crop/malnutrition/food aid/etc.> figures to come in”. Users will prefer an incomplete report delivered on time over one that is comprehensive but outdated. Simplify the editing and approval process. Most reports go through some form of editing and official approval. Examine these procedures to see where they add value (and should be retained) or where they create unnecessary delays (and may be streamlined). Use new communication technologies creatively. New technologies are speeding the transmission of information. Investigate where the lags and delays in data and information flows. Are they between the data providers and the analysts? Or between the analysts and the users? What options are there to close these gaps? Establish strong links with the users. Strong user demand provides a powerful incentive to respect deadlines. The users can help you respect the reporting schedule by demonstrating that they use and need the information. Remember: Do not over-promise. Do not under-deliver. If necessary, advocate for additional resources to meet your reporting requirements. Estabeleça laços fortes com os utilizadores. Não faça promessas excessivas. Não produza menos do que deve. Se necessário, faça “advocacia” por recursos adicionais para cumprir os seus compromissos em termos de relatórios. !

22 Atribuição de recursos
Pª desenvolver um plano final de relatórios, deve considerar as implicações em recursos: reúna informação sobre tarefas propostas, pessoas responsáveis e oportunidade (quanto a prazos). Notes for trainers: As an example, you may use this matrix. Imagine the FSU team is using this matrix and has filled in the first column with their proposed list of reports.

23 Forneça estimativas realistas do pessoal e custos financeiros.
Atribuição de recursos Forneça estimativas realistas do pessoal e custos financeiros. Depois avalie se a estratégia proposta de elaboração de relatórios é proporcional aos recursos globalmente disponíveis na sua unidade. Exemplo: Se a matriz indica que os gastos propostos para relatórios são demasiado altos ou demasiado baixos, então a mistura proposta de produtos e meios deve ser reconsiderada. A typical FSIS unit is responsible for both data collection and the analysis and reporting. Managers need to allocate available resources between these areas of responsibility to achieve maximum impact. Adjusting the reporting plan If the matrix indicates that the proposed expenditure on reporting is either too high or too low, then the proposed mix of products and media should be reconsidered. Questions to be asked in adjusting the reporting plan include: Which reports should be prioritized? What is the most pressing purpose and key audience? Can cheaper dissemination channels be used? Can printed bulletins be replaced by electronic dissemination? Is the proposed frequency of reports really necessary? Remember to be realistic in the amount of resources devoted to reporting costs. Advice to research scientists from the funding board in the UK suggests that a minimum of 5% of the total budget is allocated to costs of dissemination – excluding any analysis costs. The appropriate proportion will depend on the particular situation and may be much greater than this.

24 Determine se o plano de relatórios proposto é viável.
Resumo Comece por definir o objectivo do relatório; o que quer alcançar, o que deseja que o leitor faça, e clarificando o papel do relatório. Identifique o seu público alvo e separe entre público primário – pessoas que usam os relatórios para tomar decisões – e público secundário – pessoas que geralmente beneficiam do relatório. Examine as necessidades e expectativas deste público; quais são as suas metas e objectivos, que informação já têm, que decisões têm que tomar, o que precisam de saber e que formato / meio é mais apropriado. Saiba quando é que a informação é necessária (calendarização, frequência). Determine se o plano de relatórios proposto é viável.


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