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WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Workshops de Melhoria de Processos Apresentação de resultados Superintendência de Planejamento.

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1 WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Workshops de Melhoria de Processos Apresentação de resultados Superintendência de Planejamento e Gestão Escritório de Processos Organizacionais Goiânia, 10 de setembro de 2009

2 WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS O QUE É.. Oficinas de trabalho realizadas para promover o mapeamento, a melhoria, a padronização e a documentação de rotinas de trabalho.

3 WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS POR QUE TRABALHAR COM GESTÃO POR PROCESSOS NO MP? Necessidade detectada no diagnóstico estratégico e nas pesquisas de cultura e clima organizacional realizados em 2008 – fato gerador de insatisfação interna e desgastes entre as áreas.

4 WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS POR QUE TRABALHAR COM GESTÃO POR PROCESSOS NO MP? Necessidade institucional de uniformização das rotinas de trabalho, de definição de responsabilidades na execução das rotinas e de eliminação de anomalias e paralelismos Alinhamento com a política institucional de buscar a excelência na prestação dos serviços

5 WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS POR QUE TRABALHAR COM GESTÃO POR PROCESSOS NO MP? Alinhamento com os fundamentos da excelência gerencialestabelecidos pelo Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão(Modelo de Excelência – GESPÚBLICA) Iniciativa estabelecida no Plano Estratégico

6 WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS ALINHAMENTO ESTRATÉGICO Objetivo Estratégico: 7 – Desenvolvimento dos Recursos Humanos Estratégia: 7.2 – Manter os integrantes do MP qualificados e capacitados, capazes de executar os planos definidos e atender às necessidades do cidadão. Iniciativa Estratégica: Implantar e implementar o Programa de Capacitação dos integrantes do MP com aproveitamento mínimo de oitenta por cento na avaliação.

7 WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS ALINHAMENTO ESTRATÉGICO Objetivo Estratégico: 9 - Excelência na Gestão Institucional Estratégia: 9.1 – Melhorar a gestão administrativa Iniciativa Estratégica: – Implantar e implementar o Escritório de Processos, garantindo a identificação, o mapeamento e o redesenho de cem por cento dos processos em vigor no MP das áreas meio e finalística.

8 WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Escritório de Processos Organizacionais - EPO O que é: É a unidade responsável por fornecer métodos e ferramentas para a identificação, a descrição, melhoria, padronização e documentação das rotinas de trabalho desenvolvidas na Instituição.

9 WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Escritório de Processos Organizacionais - EPO Natureza: Consultiva: Auxílio e orientação aos gestores dos processos, prescrição de métodos, ferramentas e padrões.

10 WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Escritório de Processos Organizacionais – EPO Equipe: Cristina Maria das Chagas Julio Cesar Amato Renata Vieira Evangelista Acompanhamento: Dra. Maris Amado Teixeira de Moura

11 WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Análise do Material das Unidades Organizacionais - Diagnóstico - Pontos Positivos: Entrega do material solicitado Engajamento das áreas – algumas já haviam desenhado os fluxogramas de vários processos

12 WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Análise do Material das Unidades Organizacionais - Diagnóstico - Pontos Positivos: Unidades sensibilizadas Entendimento pelas unidades a respeito da gestão por processos (visão)

13 WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Análise do Material das Unidades Organizacionais - Diagnóstico - Oportunidades de Melhoria: Estabelecer uniformização da metodologia, ferramentas e técnicas utilizadas Apresentar conceitos para utilização devida de termos afetos à Gestão de Processos

14 WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Análise do Material das Unidades Organizacionais - Diagnóstico - Oportunidades de Melhoria: Nivelamento institucional – todas as unidades alcançarem o mesmo estágio Estabelecer orientação institucional no que se refere à gestão por processos

15 WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Estágios de maturidade em Gestão por Processos

16 WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Estágios de maturidade em Gestão por Processos

17 WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Estágios de maturidade em Gestão por Processos

18 WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS WORKSHOPS - OBJETIVOS PREVISTOS Nivelar o conhecimento das unidades a respeito de processos Disseminar o conhecimento e utilização prática das ferramentas de melhoria de processos para as unidades por meio do CONSULTOR INTERNO DA GESTÃO (orientador dos trabalhos em cada unidade).

19 WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Promover o mapeamento, a melhoria, a padronização e a documentação de 10 (dez) processos críticos, sendo um de cada Superintendência, Controladoria Interna, Assessoria de Comunicação e Departamento de Engenharia e Arquitetura. WORKSHOPS - OBJETIVOS PREVISTOS

20 WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS ÁREAPROCESSOPROCEDIMENTO SUPLANELABORAÇÃO E CONTROLE DE DOCUMENTOS E REGISTROS SUP. JUDICIÁRIA DISTRIBUIÇÃO E TRAMITAÇÃO DE AUTOS JUDICIAIS DE 1º GRAU DISTRIBUIÇÃO DE AUTOS JUDICIAIS DE 1º GRAU SGRHLIBERAÇÃO DE DIÁRIASREQUERIMENTO DE DIÁRIAS SINFOATENDIMENTO AO USUÁRIO DE 1º NÍVEL ASCOMCOMUNICAÇÃO INTERNA POR MEIO DA INTRANET

21 WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS ÁREAPROCESSOPROCEDIMENTO DEAACOMPANHAMENTO E CONTROLE DAS OBRAS NAS SEDES DO MP-GO SUFINLIBERAÇÃO DA FOLHA DE PAGAMENTOS EMISSÃO DE DEMONSTRATIVO DE PAGAMENTO SGOCSOLICITAÇÃO DE BENS E SERVIÇOS SUP. ADMIN.SOLICITAÇÃO DE BENS PERMANENTES RECEBIMENTO DE BENS PERMANENTES CIANÁLISE DO PROCEDIMENTO LICITATÓRIO ANÁLISE DA CONFORMIDADE DO PROCEDIMENTO LICITATÓRIO SOLICITAÇÃO DE BENS PERMANENTES

22 WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Workshops Melhoria de Processos Condução dos trabalhos 6 encontros (maio a agosto de 2009) Às quartas-feiras Horário: das 9:00 às 12:00h

23 WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Workshops Melhoria de Processos Condução dos trabalhos Participantes: Superintendente/Chefe com 2 servidores de cada área: Superintendências, Controladoria Interna, Assessoria de Comunicação, Departamento de Engenharia e Arquitetura.

24 WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS METODOLOGIA DO MP Workshops Melhoria de Processos MAMP* GESPÚBLICA* * COM ADAPTAÇÕES

25 WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS METODOLOGIA MAMP – Método de Análise e Melhoria de Processos Utilizado pelo Governo Estadual de Goiás quando da realização do Programa Qualidade Goiás. Guia de Simplificação do Gespública Elaborado pela Secretaria de Gestão do MPOG Ferramenta: BIZAGI (free)

26 WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Em cada workshop foi apresentada base conceitual e foram realizados exercícios e aplicação prática das ações que foram realizadas posteriormente em cada unidade pelo consultor. APLICAÇÃO DO TRABALHO Teoria Exercício Prática

27 WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Fases do trabalho

28 WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Fases do trabalho Planejamento

29 WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Fases do trabalho Mapeamento de processos

30 WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Fases do trabalho Análise e melhoria de processos

31 WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Fases do trabalho Implementação das melhorias

32 WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS RESULTADOS ALCANÇADOS Mapeamento, melhoria, padronização e documentação de 10 processos críticos Nivelamento conceitual entre as unidades participantes

33 WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS RESULTADOS ALCANÇADOS Promoção do conhecimento sobre gestão por processos e ferramentas da qualidade Integração entre as áreas

34 WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS RESULTADOS ALCANÇADOS Melhor clareza do papel da SUPLAN na instituição Melhor percepção dos benefícios e da importância da gestão por processos

35 WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS AVALIAÇÃO GERAL MUITO BOM 0% para 20% BOM 20% para 80% REGULAR, RUIM E MUITO RUIM 80% para 0%

36 WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS AVALIAÇÃO GERAL

37 WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS SUPLAN Processo de Elaboração e Controle de Documentos e Registros

38 WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS SUPLAN Alinhamento estratégico Objetivo estratégico: 9 - Excelência na Gestão Institucional Estratégia:9.3 – Certificar o sistema de gestão institucional Iniciativa Estratégica: – Implantar e implementar medidas a fim de garantir a certificação e manutenção do sistema de gestão do MP na ISO 9001:2000.

39 WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Definição do processo – não existia Criação de repositório único para os documentos padronizados – WIKIMP (posteriormente – sistema de controle de documentos) SUPLAN Pontos de melhoria e inovações identificados com o mapeamento do processo:

40 WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Definição do ciclo de aprovação da documentação padronizada da unidade SUPLAN Pontos de melhoria e inovações identificados com o mapeamento do processo:

41 WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Tempo médio de conferência do documento no EPO Situação atual: levantamento até 31/10/09 Meta prevista: definição até 31/10/09 SUPLAN Indicadores

42 WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Percentual de documentos adequados ao estabelecido na Instrução de Trabalho para Elaboração de Documentos Situação atual: levantamento até 31/10/09 Meta prevista: definição até 31/10/09 SUPLAN Indicadores

43 WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Nome: Procedimento para Elaboração e Controle de Documentos e Registros Atividades procedimentadas: todas SUPLAN Procedimento

44 WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS

45 SUPERINTENDÊNCIA JUDICIÁRIA Processo de Distribuição e Tramitação de Autos Judiciais de 1º Grau

46 WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS SUPERINTENDÊNCIA JUDICIÁRIA Alinhamento estratégico Objetivo estratégico: 9 - Excelência na Gestão Institucional Estratégia:9.1 –Melhorar a gestão administrativa Iniciativa Estratégica: – Implantar e implementar o Escritório de Processos, garantindo a identificação, o mapeamento e o redesenho de cem por cento dos processos em vigor no MP das áreas meio e finalística.

47 WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Cadastramento eletrônico de 100% dos processos judiciais de 1º grau oriundos do Fórum Supressão do uso de 14 livros de distribuição SUPERINTENDÊNCIA JUDICIÁRIA Pontos de melhoria e inovações identificados com o mapeamento do processo:

48 WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS

49 Diminuição do tempo de repasse das informações de distribuição ao público interessado Aquisição de impressoras térmicas e leitores ópticos para uso do código de barras SUPERINTENDÊNCIA JUDICIÁRIA Pontos de melhoria e inovações identificados com o mapeamento do processo:

50 WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS

51 Identificação dos autos através de etiquetas de código de barras Aquisição de equipamentos ergonômicos para movimentação interna de autos SUPERINTENDÊNCIA JUDICIÁRIA Pontos de melhoria e inovações identificados com o mapeamento do processo:

52 WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS

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55 Aquisição e adaptação de veículo exclusivo para realizar o transporte externo dos autos Redução do tempo de transporte dos autos entre sede do MP e Fórum SUPERINTENDÊNCIA JUDICIÁRIA Pontos de melhoria e inovações identificados com o mapeamento do processo:

56 WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS

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58 Os pontos de melhoria e inovações citados são pioneiros na área de tramitação de processos judiciais. SUPERINTENDÊNCIA JUDICIÁRIA Pontos de melhoria e inovações identificados com o mapeamento do processo - observação:

59 WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Quantidade de processos judiciais que trami tam entre Ministério Público e Fórum: Situação atual: 7.463/mês Meta prevista: Sem meta SUPERINTENDÊNCIA JUDICIÁRIA Indicadores

60 WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Tramitação Processual / Mês

61 WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Qualidade no atendimento Situação atual: 87,5% de ótimo Meta prevista: 90% de ótimo em 3 meses SUPERINTENDÊNCIA JUDICIÁRIA Indicadores

62 WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Pessoas / Quesito

63 WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Quantidade de recibos com informações inconsistentes para Promotorias e Varas Situação atual: 19/mês Meta prevista: 0/mês em 3 meses SUPERINTENDÊNCIA JUDICIÁRIA Indicadores

64 WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Tempo médio de transporte de autos judiciais Situação atual: 2h56min Meta prevista: 1h30min em três meses SUPERINTENDÊNCIA JUDICIÁRIA Indicadores

65 WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Nome: Procedimento para Distribuição de Autos Judiciais de 1º Grau Atividades procedimentadas: Distribuição de Autos Judiciais de 1º Grau SUPERINTENDÊNCIA JUDICIÁRIA Procedimento

66 WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS

67 SGRH Processo de Liberação de Diárias

68 WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS SGRH Alinhamento Estratégico Objetivo Estratégico: 7 – Desenvolvimento dos Recursos Humanos Estratégia: 7.3 – Manter um ambiente seguro e saudável com a promoção do bem estar e da satisfação e motivação das pessoas. Iniciativa Estratégica: Implantar e implementar medidas relacionadas a gestão de pessoas para garantir 70% de satisfação dos participantes na avaliação geral da pesquisa de clima organizacional

69 WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Criação do Formulário para Requerimento de Diária para Membros e Servidores Criação do Relatório de Viagem para Membros e Servidores Detalhamento das regras para o Requerimento de Diária SGRH Pontos de melhoria e inovações identificados com o mapeamento do processo:

70 WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Porcentagem (%) de processos devolvidos ao DARH por inconsistência na Portaria de Diária Situação atual: levantamento até Meta prevista: definir até SGRH Indicadores

71 WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Tempo médio de dias para liberar o processo de diária no DARH Situação atual: levantamento até Meta prevista: levantamento até SGRH Indicadores

72 WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Nome: Procedimento para Requerimento de Diária Atividades procedimentadas: desde o requerimento até a confecção da Portaria no DARH SGRH Procedimento

73 WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS

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78 SUFIN Processo de Liberação da Folha de Pagamento

79 WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS SUFIN Alinhamento estratégico Objetivo Estratégico: 9 - Excelência na Gestão Institucional Estratégia: 9.1 – Melhorar a gestão administrativa Iniciativa Estratégica: – Implantar e implementar o Escritório de Processos, garantindo a identificação, o mapeamento e o redesenho de cem por cento dos processos em vigor no MP das áreas meio e finalística.

80 WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Definição do layout para recebimento de arquivos de consignações Criação do Demonstrativo de Pagamento Modelo, explicando cada rubrica SUFIN Pontos de melhoria e inovações identificados com o mapeamento do processo:

81 WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Criação do Formulário Perguntas e Respostas para sanar dúvidas frequentes Divulgação da validade do Demonstrativo de Pagamento online e da ferramenta do validador SUFIN Pontos de melhoria e inovações identificados com o mapeamento do processo:

82 WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Quantidade de atendimentos para esclarecimentos sobre o Demonstrativo de Pagamento. Situação atual: Média de 35 atendimentos no período de 2 dias. Meta prevista: Máximo 10 atendimentos. SUFIN Indicadores

83 WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Nome: Procedimento de Emissão de Demonstrativo de Pagamento Atividades procedimentadas: Gerar Demonstrativo de Pagamento SUFIN Procedimento

84 WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS

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86 ASCOM Processo de Comunicação interna por meio da intranet

87 WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS ASCOM Alinhamento estratégico Objetivo estratégico: 8 - Fortalecimento Institucional Estratégia:8.2 – Fazer uso eficaz da comunicação social. Iniciativa Estratégica: – Implantar e implementar medidas relacionadas à comunicação interna.

88 WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Definição do processo – não existia Conhecimento mais aprofundado do processo Definição de pontos de melhoria a partir da análise do fluxograma ASCOM Pontos de melhoria e inovações identificados com o mapeamento do processo:

89 WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Conhecer o número de acessos às notícias Determinar prazos para a produção de matérias ASCOM Pontos de melhoria e inovações identificados com o mapeamento do processo:

90 WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Definição de regras para a execução das atividades Atribuição de responsabilidade ao executores do processo Sistematização de um arquivo de notícias ASCOM Pontos de melhoria e inovações identificados com o mapeamento do processo:

91 WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Tempo médio gasto para a produção de matéria Situação atual: Até 2 dias para a divulgação Meta prevista: Divulgação feita no mesmo dia ASCOM Indicadores

92 WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Porcentagem de acesso às notícias (page view) em relação à quantidade de funcionários Situação atual: número estimado em 60 acessos (4%), mas ainda não conhecido Meta prevista: Ao menos 500 acessos (33%) ASCOM Indicadores

93 WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Nome: Procedimento para comunicação interna por meio da intranet do MP-GO Atividades procedimentadas: todas ASCOM Procedimento

94 WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS

95 SGOC Processo de solicitação de bens e serviços

96 WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS SGOC Alinhamento estratégico Objetivo Estratégico:10. Autonomia financeira Estratégia:10.2 Aumentar a eficiência das ações institucionais Iniciativa Estratégica: implantar e implementar medidas a fim de realizar o acompanhamento estatístico de cem por cento dos processos sob a fiscalização da Controladoria Interna.

97 WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Adequação das etapas do procedimento das solicitações de compras Definição e formalização do fluxo processual de solicitação SGOC Pontos de melhoria e inovações identificados com o mapeamento do processo:

98 WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Análise e desenvolvimento do novo sistema de Gestão Orçamentária, a ser implementado no início do ano 2010 Desenvolvimento da primeira versão do Manual de Solicitações de Bens e Serviços SGOC Pontos de melhoria e inovações identificados com o mapeamento do processo:

99 WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Criação dos formulários padronizados para solicitação de bens e serviços comuns e complexos Aumento da eficiência da gestão do tempo de execução do processo, através do controle por etapas SGOC Pontos de melhoria e inovações identificados com o mapeamento do processo:

100 WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Percentual de solicitações encaminhadas à SGOC adequadas ao novo padrão de solicitações Situação atual: levantamento até 30/11/09 Meta prevista: definição até 30/11/09 SGOC Indicadores

101 WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Nome: Procedimento para Solicitação de Bens e Serviços Atividades procedimentadas: todas SGOC Procedimento

102 WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS

103 Sup. de Administração Processo de Solicitação de Bens Permanentes

104 WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Sup. Administração Alinhamento estratégico Objetivo Estratégico: 9 - Excelência na Gestão Institucional Estratégia: 9.1 – Melhorar a gestão administrativa Iniciativa Estratégica: – Implantar e implementar o Modelo de Excelência em Gestão Pública proposto pelo Ministério de Planejamento, Orçamento e Gestão, garantindo o alcance de pontuação mínima de setecentos.

105 WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Transferência das atividades de especificação de bens permanentes e controle de solicitações para a área de Patrimônio Padronização do processo de solicitação de bens permanentes Sup. Administração Pontos de melhoria e inovações identificados com o mapeamento do processo:

106 WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Instituição de lista de padrão de bens permanentes rotineiramente adquiridos pelo MPGO Sup. Administração Pontos de melhoria e inovações identificados com o mapeamento do processo:

107 WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Percentual solicitações (ofícios) de bens permanentes entregues no prazo para Promotorias do interior Situação atual: Prazo médio de entrega de 60 dias e 60 % de entrega atual (será levantado) Meta prevista: 65,00% das solicitações do interior atendidas em um prazo de 50 dias Sup. Administração Indicador

108 WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Nomes: Procedimento de solicitação de bens permanentes Procedimento de recebimento de bens permanentes Procedimento de carregamento de caminhão para entrega de bens permanentes no interior Atividades procedimentadas: três (críticas) Sup. Administração Procedimentos

109 WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS

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112 CONTROLADORIA INTERNA Processo de Análise do Procedimento Licitatório

113 WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS CONTROLADORIA INTERNA É um órgão de avaliação e controle que serve para auxiliar a Administração do Ministério Público no cumprimento de suas funções e missão, o qual encontra-se expressamente previsto no art. 4º, § 2º, da Lei Orgânica Nacional do Ministério Público (Lei nº 8.625/93): A fiscalização contábil, financeira, orçamentária, operacional e patrimonial do Ministério Público, quanto à legalidade, legitimidade, economicidade, aplicação de dotações e recursos próprios e renúncia de receitas, será exercida pelo Poder Legislativo, mediante controle externo e pelo sistema de controle interno estabelecido na Lei Orgânica. (grifo nosso)

114 WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS CONTROLADORIA INTERNA Alinhamento estratégico Objetivo estratégico: 10. Autonomia financeira Estratégia:10.2 Aumentar a eficiência das ações institucionais Iniciativa Estratégica: implantar e implementar medidas a fim de realizar o acompanhamento estatístico de cem por cento dos processos sob a fiscalização da Controladoria Interna.

115 WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Registro das entradas, retornos e saídas dos processos em livro ata, para levantamento de dados Instituição do formulário de controle de processos para correções CONTROLADORIA INTERNA Pontos de melhoria e inovações identificados com o mapeamento do processo:

116 WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Divisão das atribuições relativas à análise da conformidade da realização do procedimento e da conformidade financeira e fiscal do pagamento CONTROLADORIA INTERNA Pontos de melhoria e inovações identificados com o mapeamento do processo:

117 WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Percentual de reservas de dotações orçamentárias analisadas no prazo Situação atual: levantamento até 11/09/09 Meta prevista: definição até 11/11/09 CONTROLADORIA INTERNA Indicadores

118 WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS CONTROLADORIA INTERNA Indicadores Percentual de reservas de dotações orçamentárias devolvidas para correções Situação atual: levantamento até 11/09/09 Meta prevista: definição até 11/10/09

119 WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Nome: Análise da conformidade da realização do procedimento Atividades procedimentadas: 1 (uma) – Análise da conformidade da realização do procedimento CONTROLADORIA INTERNA Procedimento

120 WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS

121 DEA Processo de Acompanhamento e Controle das Obras nas Sedes do MP-GO

122 WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS DEA Alinhamento estratégico Objetivo estratégico: 9 - Excelência na Gestão Institucional Estratégia:9.2 –Adequar a estrutura organizacional Iniciativa Estratégica: – Implantar e implementar medidas a fim de garantir sedes adequadas em cem por cento das procuradorias e promotorias.

123 WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Despersonificação do processo Definição das etapas e das responsabilidades Identificações de tarefas críticas para maior controle do processo DEA Pontos de melhoria e inovações identificados com o mapeamento do processo:

124 WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Criação de check-lists para vistoria das diversas etapas da obra Definição de regras para controle e arquivamento dos documentos do processo DEA Pontos de melhoria e inovações identificados com o mapeamento do processo:

125 WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Definição do limite aceitável de atraso no cronograma da obra sem justificativas Definição de metas para redução de aditivos contratuais DEA Pontos de melhoria e inovações identificados com o mapeamento do processo:

126 WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Percentual de serviços executados em relação aos serviços previstos no cronograma contratual Meta prevista: 80% DEA Indicadores

127 WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS

128 Percentual do valor aditivado em relação ao orçado em função de alterações de projetos solicitadas por membros do MP-GO. Meta prevista: 0,5% DEA Indicadores

129 WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS

130 Percentual dos valores dos aditivos em cada item do orçamento em relação aos valores destes no contrato original, em função de erros em projetos. Meta prevista: 2% Obra Luziânia: 45% DEA – Indicadores Indicadores

131 WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Nome: Procedimento para Acompanhamento e Controle das Obras nas Sedes do MP-GO Atividades procedimentadas: todas DEA Procedimento

132 WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS

133 SINFO Procedimento de Atendimento ao Usuário de 1º Nível

134 WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS SINFO Alinhamento estratégico Objetivo Estratégico: 9 - Excelência na Gestão Institucional Estratégia: 9.1 – Melhorar a gestão administrativa Iniciativa Estratégica: – Implantar e implementar o Escritório de Processos, garantindo a identificação, o mapeamento e o redesenho de cem por cento dos processos em vigor no MP das áreas meio e finalística.

135 WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS A definição do processo que nunca existiu Facilidade e agilidade na abertura do chamado Rapidez na identificação do problema reclamado SINFO Pontos de melhoria e inovações identificados com o mapeamento do processo:

136 WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Identificação das relações de cada Departamento com o atendimento Celeridade no encaminhamento do chamado para a área responsável Garantia da propriedade do atendimento até o seu encerramento SINFO Pontos de melhoria e inovações identificados com o mapeamento do processo:

137 WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Concentração das informações em um único lugar Nivelamento técnico entre todos os colaboradores Redução do tempo de atendimento SINFO Pontos de melhoria e inovações identificados com o mapeamento do processo:

138 WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Percentual de Chamados Fechados em 2 (duas) horas Situação atual: 40,18% Meta prevista: 60% em 2 (dois) meses SINFO Indicadores

139 WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Percentual de servidores treinados por produtos e serviços Situação atual: não aferido Meta prevista: 40% em 4 (quatro) meses SINFO Indicadores

140 WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Nome: Procedimento para Atendimento de 1º Nível ao Usuário de Informática. Atividades procedimentadas: Todas do 1º Nível SINFO Procedimento

141 WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS

142 PRÓXIMOS PASSOS... META GDA Até dezembro de processos mapeados, melhorados, padronizados e documentados de cada: Superintendência Assessoria de Comunicação Departamento de Engenharia e Arquitetura Controladoria Interna e Coordenadoria de Apoio Técnico Pericial

143 WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS CAPACITAÇÃO Reuniões semanais do GDA Cada Superintendente/Chefe capacitará os participantes do GDA no processo de sua área.

144 WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS DIVULGAÇÃO Plano de divulgação da Ascom Intranet - WikiMP – ROTINAS DO MP Em discussão: processos ainda não validados pelo GDA Aprovados: processos validados pelo GDA

145 WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS


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