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G ERENCIAMENTO DAS COMUNICAÇÕES DO PROJETO Igor afonso Johny Dantas Max Mendes.

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Apresentação em tema: "G ERENCIAMENTO DAS COMUNICAÇÕES DO PROJETO Igor afonso Johny Dantas Max Mendes."— Transcrição da apresentação:

1 G ERENCIAMENTO DAS COMUNICAÇÕES DO PROJETO Igor afonso Johny Dantas Max Mendes

2 G ERENCIAMENTO DAS COMUNICAÇÕES DO PROJETO O gerenciamento das comunicações do projeto inclui os processos necessários para assegurar que as informações do projeto sejam geradas, coletadas, distribuídas, armazenadas, recuperadas e organizadas de maneira oportuna e apropriada.

3 G ERENCIAMENTO DAS COMUNICAÇÕES DO PROJETO O gerente de projeto gasta de 75% a 90% de seu tempo com COMUNICAÇÃO: Reuniões; Direcionamentos, Aconselhamento; Supervisão.

4 G ERENCIAMENTO DAS COMUNICAÇÕES DO PROJETO Processos de gerenciamento das comunicações de um projeto: Identificar as partes interessadas. Planejar as comunicações. Distribuir informações. Gerenciar as expectativas das partes interessadas. Reportar o desempenho

5 G ERENCIAMENTO DAS COMUNICAÇÕES DO PROJETO

6 I DENTIFICAR AS PARTES INTERESSADAS. É o processo de identificar todas as pessoas ou organizações que podem ser afetadas pelo projeto e de documentar as informações relevantes relacionadas aos seus interesses,envolvimento e impacto no sucesso do projeto. Clientes,patrocinadores,organização executora,colaboradores,público.

7 I DENTIFICAR AS PARTES INTERESSADAS. Entradas: Termo de abertura do projeto. Documentos de aquisição (contratos). Fatores ambientais da empresa. Cultura e estrutura organizacional. Ativos de processos organizacionais. Modelos para registro das partes interessadas; Lições aprendidas de projetos anteriores.

8 I DENTIFICAR AS PARTES INTERESSADAS. Ferramentas e técnicas: Analise das partes interessadas: Identifica os interesses, as expectativas e a influência das partes interessadas e determina seu relacionamento com a finalidade do projeto.

9 I DENTIFICAR AS PARTES INTERESSADAS. Opinião especializada: Alta administração; Principais partes interessadas identificadas; Gerentes de projetos que trabalharam em projetos da mesma área (diretamente ou por meio de lições aprendidas); Especialistas no assunto da área de negócio ou do projeto; Grupos e consultores do setor e Associações técnicas e profissionais.

10 I DENTIFICAR AS PARTES INTERESSADAS. Saída: A principal saída deste processo de identificação é o registro das partes interessadas, que contém todos os detalhes relativos às partes identificadas, incluindo, entre outros: Informações de identificação: nome, posição na organização, local, papel no projeto,informações de contato;

11 I DENTIFICAR AS PARTES INTERESSADAS. Saída: Informações de avaliação: requisitos essenciais, principais expectativas, influência potencial no projeto, fase de maior interesse no ciclo de vida. Classificação das partes interessadas: interna/externa, apoiadora/neutra/resistente,

12 I DENTIFICAR AS PARTES INTERESSADAS. Saída: Estratégia para gerenciamento das partes interessadas Principais partes interessadas que podem afetar o projeto de modo significativo; Nível de participação no projeto desejado para cada parte interessada identificada

13 P LANEJAR AS COMUNICAÇÕES O planejamento das comunicações determina as necessidades de informações e comunicações das partes interessadas identificadas; quem precisa de qual informação, quando será requerida, como será fornecida, periodicidade, meio de transporte e por quem.

14 P LANEJAR AS COMUNICAÇÕES Entrada: Registro das partes interessadas; Estratégia para gerenciamento das partes interessadas; Fatores ambientais da empresa; Ativos de processos organizacionais.

15 P LANEJAR AS COMUNICAÇÕES Ferramentas e técnicas: Análise dos requisitos da comunicação: Um componente fundamental do planejamento das comunicações reais do projeto, portanto, é determinar e limitar quem se comunicará com quem e quem receberá cada informação.

16 P LANEJAR AS COMUNICAÇÕES Ferramentas e técnicas: Tecnologia e metodologia das comunicações: Uma equipe de projeto pode usar diversas técnicas como métodos de comunicação: desde conversas rápidas até reuniões longas, ou desde simples documentos por escrito até materiais (como cronogramas e bancos de dados) que só possam ser acessados online.

17 P LANEJAR AS COMUNICAÇÕES Ferramentas e técnicas: Modelos de comunicações: No modelo emissor-receptor o emissor é responsável por tornar as informações claras e completas, de modo que o receptor possa recebê- las corretamente e por confirmar se elas foram compreendidas adequadamente.

18 P LANEJAR AS COMUNICAÇÕES Ferramentas e técnicas: Métodos de comunicação: Interativa: Ex.: reuniões, telefonemas, visitas. Ativa (push – nós mandamos) Ex.: cartas, relatórios, s, comunicados pela imprensa, correio. Passiva (pull – eles buscam) Ex.: o destinatário tem acesso à informação – Github, Dropbox.

19 P LANEJAR AS COMUNICAÇÕES Saídas: Plano de gerenciamento das comunicações: Pessoa responsável por comunicar a informação; Pessoa ou grupos que receberão as informações; Intervalo de tempo e frequência para a distribuição das informações necessárias;

20 P LANEJAR AS COMUNICAÇÕES Saídas: Atualizações nos documentos do projeto Cronograma do projeto; Registro das partes interessadas; Estratégia para gerenciamento das partes interessadas.

21 D ISTRIBUIR INFORMAÇÕES É o processo de colocar as informações necessárias à disposição das partes interessadas no projeto, conforme planejado. A distribuição eficaz de informações inclui diversas técnicas, tais como: Modelos de emissor-receptor. Escolha dos meios de comunicação.

22 D ISTRIBUIR INFORMAÇÕES Entrada: Plano de gerenciamento do projeto. Relatórios de desempenho: Usados para distribuir informações sobre o andamento e o desempenho do projeto.

23 D ISTRIBUIR INFORMAÇÕES Ativos de processos organizacionais. Políticas; procedimentos e orientações relativas à distribuição de informações; Modelos; Informações históricas e lições aprendidas.

24 D ISTRIBUIR INFORMAÇÕES Ferramentas e técnicas: Métodos de comunicação: Reuniões individuais e em grupo, conferências de vídeo e áudio, conversas por computador e outros métodos de comunicações remotas são usados para distribuir informações.

25 D ISTRIBUIR INFORMAÇÕES Ferramentas de distribuição de informações As informações do projeto podem ser distribuídas usando várias ferramentas, tais como: Distribuição de documentos impressos, sistemas manuais de arquivamento, comunicados de imprensa e bancos de dados eletrônicos com acesso compartilhado;

26 D ISTRIBUIR INFORMAÇÕES Ferramentas eletrônicas de conferência e comunicação, como , fax, correio de voz, telefone, videoconferência, websites. Ferramentas eletrônicas de gerenciamento de projetos, como interfaces da web para softwares de gerenciamento de projetos e elaboração de cronogramas, softwares de apoio a reuniões e ferramentas colaborativas de gerenciamento de trabalho.

27 D ISTRIBUIR INFORMAÇÕES Saída: Atualizações em ativos de processos organizacionais: Os ativos de processos organizacionais que podem ser atualizados: Notificações das partes interessadas; Relatórios do projeto; Apresentações do projeto; Registros do projeto; Documentação das lições aprendidas; Feedback das partes interessadas.

28 G ERENCIAR AS EXPECTATIVAS DAS PARTES INTERESSADAS. Gerenciar as expectativas das partes interessadas é o processo de comunicação e interação com as partes interessadas para atender às suas necessidades e solucionar as questões à medida que ocorrerem.

29 G ERENCIAR AS EXPECTATIVAS DAS PARTES INTERESSADAS. Envolve as atividades de comunicação dirigidas às partes interessadas para influenciar suas expectativas, abordar as preocupações e solucionar as questões, tais como: Abordar as preocupações que ainda não se tornaram questões, geralmente relacionadas com a prevenção de futuros problemas. Gerenciar ativamente as expectativas das partes interessadas para aumentar a probabilidade de aceitação do projeto, negociando e influenciando seus desejos para alcançar e manter as metas do projeto.

30 G ERENCIAR AS EXPECTATIVAS DAS PARTES INTERESSADAS. Entrada: Registro das partes interessadas. Estratégia para gerenciamento das partes interessadas. Plano de gerenciamento do projeto. Registro das questões. Registro das mudanças.

31 G ERENCIAR AS EXPECTATIVAS DAS PARTES INTERESSADAS. Ativos de processos organizacionais: Requisitos de comunicação da organização; Procedimentos de gerenciamento das questões; Procedimentos de controle das mudanças e Informações históricas sobre projetos anteriores.

32 G ERENCIAR AS EXPECTATIVAS DAS PARTES INTERESSADAS. Ferramentas e técnicas: Métodos de comunicação. Habilidades interpessoais. O gerente de projetos aplica as habilidades interpessoais adequadas para gerenciar as expectativas das partes interessadas tais como: Estabelecimento de confiança, Solução de conflitos, Escuta ativa e Superação da resistência à mudança.

33 G ERENCIAR AS EXPECTATIVAS DAS PARTES INTERESSADAS. Ferramentas e técnicas: Habilidades de gerenciamento. Habilidades de apresentação; Negociação; Habilidades de redação e Capacidade de falar em público.

34 G ERENCIAR AS EXPECTATIVAS DAS PARTES INTERESSADAS. Saídas: Atualizações em ativos de processos organizacionais. A documentação das lições aprendidas inclui as causas dos problemas, as razões que motivaram as ações corretivas escolhidas e outros tipos de lições aprendidas sobre o gerenciamento das partes interessadas.

35 G ERENCIAR AS EXPECTATIVAS DAS PARTES INTERESSADAS. Ferramentas e técnicas: Solicitações de mudanças. O gerenciamento das expectativas das partes interessadas pode resultar em uma solicitação de mudança do produto ou do projeto. Também pode incluir ações corretivas ou preventivas,conforme necessário.

36 G ERENCIAR AS EXPECTATIVAS DAS PARTES INTERESSADAS. Ferramentas e técnicas: Atualizações no plano de gerenciamento do projeto. Atualizações dos documentos do projeto.

37 G ERENCIAR AS EXPECTATIVAS DAS PARTES INTERESSADAS Saída: Atualizações em ativos de processos organizacionais Solicitações de mudanças Atualizações no plano de gerenciamento do projeto Atualizações nos documentos do projeto

38 R EPORTAR O DESEMPENHO Processo de coleta e distribuição de informações sobre o desempenho,inclusive relatórios de andamento, medições do progresso e previsões. Análise do desempenho anterior; Situação atual dos riscos e questões; Trabalho concluído durante o período; Trabalho a ser concluído no próximo período; Resumo das mudanças aprovadas no período.

39 R EPORTAR O DESEMPENHO Entrada: Plano de gerenciamento do projeto Informações sobre o desempenho do trabalho Andamento das entregas; Progresso do cronograma e Custos incorridos.

40 R EPORTAR O DESEMPENHO Entrada: Medições de desempenho do trabalho Desempenho do cronograma planejado em relação ao real; Desempenho dos custos planejados em relação aos reais Desempenho técnico planejado em relação ao real.

41 R EPORTAR O DESEMPENHO Entrada: Previsões de orçamentos Ativos de processos organizacionais

42 R EPORTAR O DESEMPENHO Ferramentas e técnicas: Análise da variação Métodos de previsão Métodos de comunicação Sistemas de distribuição de informações

43 R EPORTAR O DESEMPENHO Saída: Relatórios de desempenho Atualizações em ativos de processos organizacionais Solicitações de mudanças


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