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Uma Proposta de Modelo de Gestão do Conhecimento (GC) para a Administração Pública Brasileira Fábio Ferreira Batista Instituto de Pesquisa Econômica Aplicada.

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1 Uma Proposta de Modelo de Gestão do Conhecimento (GC) para a Administração Pública Brasileira Fábio Ferreira Batista Instituto de Pesquisa Econômica Aplicada – IPEA Florianópolis, SC - 17/11/2011

2 Esclarecer o termo administração pública Entender o porquê de um modelo de GC para a administração pública brasileira (APB) Entender a definição de GC na APB Entender o Modelo de GC para a APB Entender os fatores críticos de sucesso para implementação da GC na APB Apresentar brevemente os outros produtos: – Manual de Implementação da GC na APB – Instrumento de Avaliação da GC na APB Objetivos da Apresentação 2

3 Por que um Modelo de GC para a APB? Antecedentes e Propósito do Modelo Definição de GC na APB Modelo de GC para a APB – Principais componentes do Modelo Missão, Visão e Objetivos Estratégicos Viabilizadores Processos de GC Ciclo de GC Resultados Outros produtos Esboço da Apresentação 3

4 Por que um Modelo de GC para a APB? Antecedentes e Propósito do Modelo Definição de GC na APB Modelo de GC para a APB – Principais componentes do Modelo Missão, Visão e Objetivos Estratégicos Viabilizadores Processos de GC Ciclo de GC Resultados Outros produtos Esboço da Apresentação 3

5 Administração pública é o conjunto de entidades que compõem o Estado, voltadas para a prestação de serviços públicos e o atendimento das necessidades do cidadão e da coletividade. É constituída da administração direta e da administração indireta, esta formada por autarquias, fundações, empresas públicas, sociedades de economia mista e organizações sociais. É subdividida em poderes (executivo, legislativo e judiciário) e em esferas (federal, estadual e municipal) (GESPUBLICA, 2007) O que é Administração Pública (AP)? Administração Pública 3

6 Setor Público # Setor Privado : Características Organizações PúblicasOrganizações Privada Fator condutorSupremacia do interesse público. São obrigadas a dar continuidade à prestação do serviço público Autonomia da vontade privada OrientaçãoEstão sujeitas ao controle social (requisito essencial para a administração pública contemporânea em regimes democráticos). Isso implica em: i) garantia de transparência de ações e atos; e ii) institucionalização de canais de participação social. Fortemente orientadas para a preservação e proteção dos interesses corporativos (dirigentes e acionistas). Tratamento dos clientes Não podem fazer acepção de pessoas, devem tratar a todos igualmente (princípio constitucional da impessoalidade) e com qualidade. O tratamento diferenciado restringe-se apenas aos casos previstos em lei. Utilizam estratégias de segmentação de mercado, estabelecendo diferenciais de tratamento para clientes preferenciais.

7 Setor Público # Setor Privado : Características Organizações PúblicasOrganizações Privada ObjetivoBuscam gerar valor para a sociedade e formas de garantir o desenvolvimento sustentável, sem perder de vista a obrigação de utilizar os recursos de forma eficiente. Buscam o lucro financeiro e formas de garantir a sustentabilidade do negócio. RecursosSão financiadas com recursos públicos, oriundo de contribuições compulsórias de cidadãos e empresas, os quais devem ser direcionados para a prestação de serviços públicos e a produção do bem comum. Financiadas com recursos particulares que têm legítimos interesses capitalistas.

8 Setor Público # Setor Privado : Características Organizações PúblicasOrganizações Privada DestinatáriosCidadãos, sujeitos de direitos, e a sociedade, demandante da produção do bem comum e do desenvolvimento sustentável. Os clientes atuais e os potenciais. Partes interessadas Conceito é mais amplo. Inclui os interesses de grupos mais diretamente afetados, mas também o valor final agregado para a sociedade. Conceito mais restrito. Inclui principalmente acionistas, e clientes. LeiSó podem fazer o que a lei permite. A legalidade fixa os parâmetros de controle da administração e do administrador, para evitar desvios de conduta. Pode fazer tudo que não estiver proibido por lei.

9 Dimensões Cidadão-Usuário e Sociedade da GC Resultados de GC Inovação e Políticas Públicas Relação entre GC e Iniciativas em Excelência em Gestão Argumento - Premissas

10 Modelos construídos para o setor privado não são adequados para o setor público porque não consideram as diferenças entre os dois setores nem as premissas apresentadas É necessário construir um modelo genérico, holístico e específico de GC adequado à administração pública brasileira Argumento - Conclusão

11 Por que um Modelo de GC para a APB? Antecedentes e Propósito do Modelo Definição de GC na APB Modelo de GC para a APB – Principais componentes do Modelo Missão, Visão e Objetivos Estratégicos Viabilizadores Processos de GC Ciclo de GC Resultados Outros produtos Esboço da Apresentação 3

12 Início da elaboração – Setembro de 2011 APP – Atividade de Pesquisa Programada IPEA – EGC/UFSC – Objetivos – O EGC e o instrumento APP – Workshops – Procedimentos metodológicos Modelo elaborado para ser aplicado em entidades da administração pública direta e indireta Aspectos considerados – Linguagem e conteúdo adaptados à realidade da administração pública brasileira (APB) – De fácil compreensão e aplicação na APB – Com foco em resultados relevantes para a APB Modelo IPEA de GC - Antecedentes 5

13 Enfatizar a importância da GC para a excelência em gestão pública Oferecer uma introdução à GC de fácil compreensão Destacar fatores críticos de sucesso na implementação da GC Assessorar as entidades da administração pública brasileira na utilização da GC para alcançar resultados concretos Modelo IPEA de GC - Propósito 6

14 Antecedentes e Propósito do Modelo Definição de GC na APB Modelo de GC para a APB – Principais componentes do Modelo Missão, Visão e Objetivos Estratégicos Aceleradores Processos de GC Ciclo de GC Resultados Outros produtos Esboço da Apresentação 7

15 A Gestão do Conhecimento é um método integrado de criar, compartilhar e aplicar conhecimento para aumentar a eficiência; melhorar a qualidade e a efetividade social; e contribuir para a legalidade, impessoalidade, moralidade e publicidade na administração pública e para o desenvolvimento brasileiro. 8 Definição de GC na APB

16 A Gestão do Conhecimento é um método integrado de criar, compartilhar e aplicar conhecimento para aumentar a eficiência; melhorar a qualidade e a efetividade social; e contribuir para a legalidade, impessoalidade, moralidade e publicidade na administração pública e para o desenvolvimento brasileiro. 9 Definição de GC na APB

17 Antecedentes e Propósito do Modelo Definição de GC na APB Modelo de GC para a APB – Principais componentes do Modelo Missão, Visão e Objetivos Estratégico Aceleradores Processos de GC Ciclo de GC Resultados Outros produtos Esboço da Apresentação 10

18 RESULTADOS Identificar Criar Armazenar Compartilhar Aplicar Liderança Tecnologia Pessoas Processos Modelo GC para a Administração Pública Missão, Visão e Objetivos Estratégicos CICLO KDCA Viabilizadores Processos de GC Partes Interessadas Cidadão – usuário e Sociedade

19 O ponto de partida do Modelo de GC é a visão, a missão e os objetivos estratégicos da organização GC é um meio para alcançar os objetivos da organização Há quatro componentes no modelo – Viabilizadores – Processos de GC – Ciclo de GC (KDCA) – Resultados 12 Modelo de GC para a AP Missão, Visão e Objetivos Estratégicos

20 Viabilizadores 13 Os viabilizadores ajudam a viabilizar a implementação da GC com êxito na organização São identificados quatro viabilizadores: Liderança Tecnologia Pessoas Processos Viabilizadores Liderança Tecnologia Pessoas Processos

21 Dirige a implementação da GC na organização Assegura o alinhamento das estratégias e projetos de GC com a missão e a visão da organização Apoia e aloca recursos para a implementação dos projetos de GC 14 Viabilizadores - Liderança

22 Acelera o processo de GC por meio de práticas efetivas de GC cujo foco central é a base tecnológica e funcional Práticas como Comunidades Virtuais e outros espaços para trabalho colaborativo viabilizam a participação à distância e em qualquer momento Disponibiliza plataforma para a retenção do conhecimento organizacional 15 Viabilizadores - Tecnologia

23 Pessoas são ao mesmo tempo usuários e produtores de conhecimento Elas criam e são donas do capital intelectual Confiança é um pré-requisito para o compartilhamento do conhecimento 16 Viabilizadores - Pessoas

24 Passos sociais e tecnológicos que aumentam a contribuição do conhecimento na organização Processos sistemáticos e efetivos podem contribuir para aumentar a eficiência; melhorar a qualidade e a efetividade social; e assegurar a legalidade, a impessoalidade, a moralidade e a publicidade na administração pública 17 Viabilizadores - Processos

25 Processos de GC 18 Está relacionado aos processos de desenvolvimento e conversão do conhecimento Cinco Processos de GC: Identificar Criar Armazenar Compartilhar Aplicar CICLO KDCA Identificar Criar Armazenar Compartilhar Aplicar Processos de GC

26 Passo inicial e crucial do processo de GC Conhecimento crítico necessário para desenvolver as competências essenciais da organização é identificado As lacunas de conhecimento na organização são identificadas neste passo 19 Processos de GC - Identificar

27 Elimina as lacunas de conhecimento por meio da conversão do conhecimento e geração do novo conhecimento Há muitas maneiras de criar conhecimento novo: – Nível individual – Nível da equipe – Nível organizacional 20 Processos de GC - Criar

28 Coleta e preservação do conhecimento organizacional Várias formas de armazenamento Conhecimento organizado para permitir recuperação fácil 21 Processos de GC - Armazenar

29 Troca regular e sustentável de conhecimento Promove aprendizagem contínua para alcançar os objetivos organizacionais Confiança e benefício mútuo promove a cultura de compartilhamento Tecnologia pode ser utilizado para aumentar o compartilhamento 22 Processos de GC - Compartilhar

30 A utilização e reutilização do conhecimento na organização Traduz conhecimento em ação Conhecimento só agrega valor quando é usado para melhorar o atendimento à população e a prestação de serviços públicos 23 Processos de GC - Aplicar

31 Ciclo de GC – O Ciclo KDCA 24 Os processos de GC são executados no Ciclo de GC chamado no Modelo de GC para a Administração Pública de Ciclo KDCA Deve ser utilizado na gestão de processos e no gerenciamento de projetos, programas e políticas pública para: Aumentar a eficiência Melhorar a qualidade e a efetividade social Contribuir para a legalidade, impessoalidade, publicidade, moralidade e eficiência na administração pública Contribuir para o desenvolvimento brasileiro

32 1.Identificar o conhecimento relevante para aumentar a eficiência e/ou melhorar a qualidade ou a efetividade social 2. Definir a meta de eficiência/qualidade/efetividade a ser alcançada com o uso do conhecimento. 3. Definir o método para identificar e captar (ou criar) o conhecimento 4. Elaborar plano para: i) captar e/ou criar o conhecimento necessário para atingir a meta; ii) compartilhar tal conhecimento para que as pessoas da força de trabalho que irão aplicá-lo possam ter acesso a ele; iii) aplicação do conhecimento 1. Educar e capacitar 2. Executar o plano de GC 3. Coletar dados e informações e aprender com o processo de girar o ciclo KDCA 1.Verificar se a meta de eficiência / qualidade/ efetividade social foi alcançada 2.Verificar se o plano de GC foi executado conforme previsto 1.Caso a meta não tenha sido atingida, a organização corrige eventuais erros no Processo de GC (identificação, criação, compartilhamento e aplicação do conhecimento 2.Caso a meta tenha sido alcançada, a organização armazena o novo conhecimento, por meio da padronização Etapas e Atividades do Ciclo KDCA (*) 25 Elaborar o Plano de GC (*) Adaptado de BATISTA, Fábio F. Proposta de Modelo de GC com Foco na Qualidade (2008) Executar Verificar Corrigir ou armazenar

33 Ciclo Operacional de GC na AP Conhecimento nas pessoas e redes Conhecimento Captado Usando Conhecimento Indivíduos & equipes gerenciando: Processos Projetos Políticas públicas Programas e utilizando o Ciclo KDCA Objetivos Aprendendo durante Aprendendo antes Aprendendo depois Resultados Maior Eficiência Melhor Qualidade e Efetividade Social Legalidade Publicidade Impessoalidade / Moralidade Desenvolvimento Adaptado do Framework da empresa British Petroleum (BP) 26

34 Resultados Imediatos 28 Aprendizagem e Inovação O Processo de GC e o Ciclo KDCA viabilizam a aprendizagem e a inovação em todos os níveis da organização Novos processos, produtos, serviços, tecnologias e práticas de gestão pública Incremento da capacidade dinâmica Individual (servidor/funcionário público) da equipe organizacional social RESULTADOS

35 Resultados Finais 29 Eficiência Qualidade Efetividade Social Legalidade Impessoalidade Publicidade Moralidade Desenvolvimento RESULTADOS

36 Partes Interessadas 29 Cidadão – usuário Destinatário dos serviços e das ações de Estado de uma organização pública. Pode ser uma pessoa física ou jurídica. Gestão do conhecimento sobre os cidadãos -usuários para atender suas necessidades e expectativas e cumprir a missão organizacional Partes Interessadas Cidadão – usuário e Sociedade

37 Partes Interessadas 29 Sociedade Gestão do conhecimento sobre a sociedade para promover a responsabilidade pública, inclusão social, interação e gestão do impacto da atuação da organização na sociedade Partes Interessadas Cidadão – usuário e Sociedade

38 RESULTADOS Identificar Criar Armazenar Compartilhar Aplicar Liderança Tecnologia Pessoas Processos Modelo GC para a Administração Pública Missão, Visão e Objetivos Estratégicos CICLO KDCA Viabilizadores Processos de GC Partes Interessadas Cidadão – usuário e Sociedade

39 Antecedentes e Propósito do Modelo Definição de GC na APB Modelo de GC para a APB – Principais componentes do Modelo Missão, Visão e Objetivos Estratégicos Aceleradores Processos de GC Ciclo de GC Resultados Outros produtos Esboço da Apresentação 10

40 MIGC 1ª ETAPA Diagnosticar 2ª ETAPA Planejar 3ª ETAPA Desenvolver 4ª ETAPA Implementar Método de Implementação da GC - MIGC

41 MIGC Diagnosticar Planejar Desenvolver Implementar Diagnóstico Elaborar Justificativa Definir Estratégia de GC Identificar Projetos de GC Estrutura/Práticas/Sensibilização Elaborar Plano de GC Implementar Projetos Pilotos Avaliação de Resultado Implementar Plano de GC Plano de Comunicação Enfrentar Resistência Avaliação Contínua

42 Critério 1.0: Liderança Critério 2.0: Processos Critério 3.0: Pessoas Critério 4.0: Cidadão-usuário Critério 5.0: Tecnologia Critério 6.0: Processos de GC Critério 7.0: Aprendizagem e Inovação Critério 8.0: Resultados da GC Sete Critérios de Avaliação da GC 23

43 (1) A organização compartilha o Conhecimento, a Visão e a Estratégia de GC fortemente alinhados com a visão, missão e objetivos estratégicos da organização. (2) Arranjos organizacionais foram implantados para formalizar as iniciativas de GC (exemplos: Uma unidade central de coordenação da gestão da informação/conhecimento; Gestor Chefe de Gestão da Informação/Conhecimento; Equipes de Melhoria da Qualidade; Comunidades de Prática; e Redes de Conhecimento). (3) Recursos financeiros são alocados nas iniciativas de GC. (4) A organização tem uma política de proteção do conhecimento (exemplos: direitos autorais, patentes e segurança do conhecimento). Critério 1.0: Liderança em GC

44 (6) A alta administração e as chefias intermediárias servem de modelo ao colocar em prática os valores de compartilhamento do conhecimento e de trabalho colaborativo. Eles passam mais tempo disseminando informação para suas equipes e facilitando o fluxo horizontal de informação entre suas equipes e equipes de outros departamentos/divisões/unidades. (7) A alta administração e as chefias intermediárias promove, reconhecem e recompensam a melhoria do desempenho, o aprendizado individual e organizacional, o compartilhamento de conhecimento e a criação do conhecimento e inovação. (8) A organização tem uma política de proteção do conhecimento (exemplos: direitos autorais, patentes e segurança do conhecimento). Critério 1.0: Liderança em GC

45 Resumo 31 O Modelo contempla uma introdução de fácil compreensão da GC na Administração Pública (AP) Destaca fatores críticos para o sucesso da implementação da GC na AP Aprendizagem individual é o fundamento do desenvolvimento da capacidade, mas a aprendizagem da equipe e da organização por meio da colaboração e compartilhamento do conhecimento tem um impacto maior no alcance dos objetivos organizacionais

46 Modelo de GC para a Administração Pública Brasileira

47 Obrigado! Fábio Ferreira Batista Instituto de Pesquisa Econômica Aplicada (IPEA) Diretoria de Desenvolvimento Institucional (DIDES) SBS Quadra 01 Bloco J, Ed. BNDES, Sala 614 Brasília, DF 32


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