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Módulo Básico EXCEL 2007 Professor Julian Palavro Dutra Escolas e Faculdades QI.

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1 Módulo Básico EXCEL 2007 Professor Julian Palavro Dutra Escolas e Faculdades QI

2 Slide 2ÍNDICE 1. FÓRMULAS 1.1- Operações Básicas 1.2- Fórmulas de Texto 2. FORMATAÇÃO 2.1- Formatação de Células 2.2- Formatação Condicional 2.3- Formatação de Layout 3. FILTROS

3 Slide 3ÍNDICE 4. CLASSIFICAÇÃO 5. VALIDAÇÃO DE DADOS 6. GRÁFICOS 7. CONTROLES PARA LOCALIZAR E SUBSTITUIR 8. COPIAR RECORTAR E COLAR 9. CONGELAMENTO DE PAINÉIS 10. TECLAS DE ATALHOS MAIS USADOS 11. TRAVAMENTO DE CÉLULAS NAS FÓRMULAS 12. PROTEGER DOCUMENTO (USO DE SENHA)

4 Slide 4 O QUE VOCÊ SERÁ CAPAZ DE FAZER Efetuar cálculos utilizando as fórmulas básicas para buscar resultados rápidos e precisos Formatar células e Layout para melhor visualização Compor gráficos para ilustrar as informações compostas na tabela Utilizar ferramentas úteis ao dia a dia, para facilitar a composição das tabelas Copiar, recortar e colar informações para movimentar e transferir informações

5 Slide 5 O QUE VOCÊ SERÁ CAPAZ DE FAZER Utilizar atalhos dos comandos do Excel tornando o uso mais prático e rápido Definir senha para abrir ou alterar um documento no Excel.

6 Slide 6INTRODUÇÃO O Excel é uma enorme planilha eletrônica utilizada como ferramenta de trabalho para facilitar a gestão e auxiliar no processo de tomada de decisão, seja dentro de uma empresa ou na vida particular. Foi criado para substituir o processo manual na elaboração de cálculos, tabelas e planilhas em geral, atribuindo o uso de fórmulas e comandos úteis em busca de resultados rápidos e precisos. A planilha Excel possui um limite de linhas por colunas, totalizando de células.

7 Slide 7FÓRMULAS 1. INSERINDO FÓRMULAS Para se inserir uma fórmula é preciso primeiramente digitar na célula desejada o sinal de igualdade, caso contrário o fórmula não funcionará. Ao final da fórmula pressione a tecla ENTER.

8 Slide 8FÓRMULAS OPERAÇÕES BÁSICAS : SINAIS DE OPERAÇÕES SINAISFUNÇÕES +SOMA -SUBTRAÇÃO *MULTIPLICAÇÃO /DIVISÃO %PORCENTAGEM =IGUALDADE SINAIS PARA CONDIÇÃO SINAISFUNÇÕES >MAIOR QUE =MAIOR OU IGUAL A <=MENOR OU IGUAL A <>DIFERENTE QUE =IGUAL A

9 Slide 9FÓRMULAS SOMA Utilizada para somar qualquer valor numérico das células indicadas, independente de sua localização. EXEMPLO: Para somar os valores das células A1 com a célula D2 basta digitar na célula que ficará a resposta, como exemplo G1 a seguinte fórmula: =A1+D2 Neste caso, na célula G1 o resultado será 62. ABCDEFG

10 Slide 10FÓRMULAS Ou ainda podemos calcular utilizando a função : =SOMA(A1;D2) No exemplo abaixo calcularemos a soma entre o intervalo da célula A1 à A6. Sendo assim digite: =SOMA(A1:A6) Repare que para calcularmos o intervalo utilizamos o símbolo dois pontos (:), e para calcularmos números independentes usamos o símbolo ponto e vírgula(;).

11 Slide 11FÓRMULAS SUBTRAÇÃO Para realizar uma subtração, é preciso apenas digitar o endereço dos devidos valores a serem calculados, acompanhado do sinal de subtração (-), como demonstrado abaixo: =A1-B1 MULTIPLICAÇÃO Para efetuar uma multiplicação basta utilizar o mesmo procedimento acima, apenas substituindo o sinal de substração (-) por multiplicação (*). Outra maneira é utilizando a função de multiplicação. Veja o exemplo: =MULT(A1;B1)

12 Slide 12FÓRMULAS DIVISÃO Da mesma maneira que as outras operações, para dividir basta somente usar o sinal de divisão (/). =A1/B2 PORCENTAGEM Existem duas maneiras de obter percentual: 1 – Inserindo diretamente o símbolo porcentagem (%) : =A1*B2% 2 – Dividindo o valor da célula por 100 : =A1*B2/100

13 Slide 13FÓRMULAS MÁXIMO A fórmula de Máximo mostra o maior valor de um intervalo de células. Neste exemplo, o resultado da fórmula em A9 será 120. A =MÁXIMO(A1:A8)

14 Slide 14FÓRMULAS MÍNIMO Essa fórmula mostra o menor valor de um intervalo de células. Neste exemplo, o resultado da fórmula em A10 será 5. A =MÍNIMO(A1:A8)

15 Slide 15FÓRMULAS CONDIÇÃO SE A função SE é útil para efetuar testes condicionais com valores e fórmulas. Para isso você especifica uma condição, e a função retornará um valor se for verdadeiro e um outro valor se for avaliado falso. Veja o exemplo a seguir

16 Slide 16FÓRMULAS EXEMPLO ABC 1 VENDEDOR:R$:META: 2 Adriana5800 =SE(A2>=5000;Atingido; Não atingido) 3 Bruno3500 =SE(A3>=5000;Atingido; Não atingido) 4 Daniel7200 =SE(A4>=5000;Atingido; Não atingido) 5 Jorge4500 =SE(A5>=5000;Atingido; Não atingido) 6 Márcia6300 =SE(A6>=5000;Atingido; Não atingido) 7 Murilo4900 =SE(A7>=5000;Atingido; Não atingido)

17 Slide 17FÓRMULAS RESULTADO: ABC 1VENDEDOR:R$:META: 2 Adriana5800Atingido 3 Bruno3500Não atingido 4 Daniel7200Atingido 5 Jorge4500Não atingido 6 Márcia6300Atingido 7 Murilo4900Não atingido

18 Slide 18FÓRMULAS CONTAGEM A contagem é utilizada para contar dados presentes em uma sequência de células. Para isso, podemos usar as seguintes funções: CONT.NÚM Essa função calcula o número de células de um determinado intervalo que contém números. O resultado da fórmula em A5 será 3. Essa fórmula considera apenas os valores numéricos CA =CONT.NÚM(A1:A4)

19 Slide 19FÓRMULAS CONT.SE Essa função calcula uma condição, ou seja, será feita a contagem apenas dos valores informados para a condição. O resultado da fórmula em A5 será 2. Esta fórmula considera todos os dados como texto e números. CA =CONT.SE(A1:A4;2)

20 Slide 20FÓRMULAS CONT.VALORES Essa função calcula a quantidade de dados contidos em um intervalo de células. O resultado da fórmula em A5 será 3. Esta fórmula considera todos os dados, como textos e números. CA 1S =CONT.VALORES(A1:A4)

21 Slide 21FÓRMULAS CONTAR.VAZIO Essa função calcula a quantidade de células que não contém dados. O resultado da fórmula em A5 será 1. A fórmula considera apenas células vazias. CA 1S =CONTAR.VAZIO(A1:A4)

22 Slide 22FÓRMULAS FÓRMULAS DE TEXTO FUNÇÃO ESQUERDA Essa função tem como objetivo retornar um determinado número de caracteres a partir do início (esquerda) do texto. EXEMPLO: Na célula C3 tem o seguinte texto: CONDOMÍNIO DE SOLUÇÕES Usando a fórmula: =ESQUERDA(C3;10) O resultado será: CONDOMÍNIO Repare que o espaço entre uma palavra e outra é considerado um caractere.

23 Slide 23FÓRMULAS FUNÇÃO DIREITA A função DIREITA retorna o número de caracteres solicitados a partir do final (direita) do texto. EXEMPLO: Na célula B1 está escrito: ATACADO DE PEÇAS Digitando a fórmula: =DIREITA(B1;5) O resultado será: PEÇAS

24 Slide 24FÓRMULAS FUNÇÃO EXT.TEXTO Essa função retorna os caracteres do meio de uma seqüência de caracteres de texto, aonde você especifica a posição e o comprimento desejado. EXEMPLO: Na célula D1 está escrito: SOLUÇÕES CORPORATIVAS Digitando a fórmula: =EXT.TEXTO(D1;9;6) O resultado será: CORPO

25 Slide 25FÓRMULAS FUNÇÃO ARRUMAR Essa função remove todos os espaços irregulares do texto (exceto os espaços simples entre palavras ou números). É muito utilizado para organizar textos com grande volume de dados recebidos de outros aplicativos, que podem conter espaçamentos irregulares. Veja o exemplo a seguir em que textos foram escritos sem nenhum cuidado, e depois compare o resultado após a utilização da função. Essa função considera todos os dados como texto e número.

26 Slide 26FÓRMULAS EXEMPLO: CAB 1BIANCA=ARRUMAR(A1) 2 CARLOS=ARRUMAR(A2) 3 JOSÉ=ARRUMAR(A3) 4 LEONARDO=ARRUMAR(A4) 5 TAÍS=ARRUMAR(A5) CAB 1BIANCA 2 CARLOS 3 JOSÉ 4 LEONARDO 5 TAÍS VEJA O RESULTADO:

27 Slide 27FÓRMULAS CONCATENAR A função Concatenar é utilizada para "juntar seqüências de texto, em uma única célula. EXEMPLO: No exemplo abaixo demonstraremos como juntar nome e sobrenome em uma única célula.

28 Slide 28FÓRMULAS No exemplo acima, foi digitado na célula C2 a seguinte fórmula: =CONCATENAR(A2; ;B2) Como resultado, apareceu o dado da célula A2 (Maria) e o dado de B2 (Martins) juntos na célula C2 (Maria Martins). E assim foi feito sucessivamente até a célula C5, completando a tabela. Observe que o símbolo aspas ( ) digitadas na fórmula indicam o espaço de um caractere entre as palavras que foram juntadas.

29 Slide 29FORMATAÇÃO FORMATAÇÃO DE CÉLULAS A formatação de célula permite alterar cor do preenchimento, cor do texto, tipo de fonte, alinhamento de fonte e borda da célula. Tem como objetivo organizar as informações contidas na tabela utilizando cores para chamar a atenção em informações importantes ou apenas para uma questão estética do documento apresentado.

30 Slide 30FORMATAÇÃO Para formatar células, escolha a guia Início, localizada na barra de ferramentas, e utilize as opções como Fonte, Alinhamento e Número.

31 Slide 31FORMATAÇÃO OPÇÃO FONTE: Opção de escolha para o Tipo de Fonte Tamanho da Fonte Aumenta ou diminui o tamanho da fonte Cor da Fonte Cor da Célula Borda da célula Opção de texto: Negrito, Itálico ou Sublinhado

32 Slide 32FORMATAÇÃO Gira o texto no ângulo que desejar. Alinha o texto à esquerda, centraliza ou à direita na célula. Aumenta ou diminui recuo do texto. Alinha o texto acima, no centro ou abaixo na célula Exibe o texto em uma única célula utilizando várias linhas, tornando todo o conteúdo visível. Torna maior a célula selecionada centralizando seu conteúdo. OPÇÃO ALINHAMENTO:

33 Slide 33FORMATAÇÃO Seleciona o modo de exibição do conteúdo da célula como: data, número, hora, texto e vários outros. Aumenta ou diminui a quantidade de casas decimais quando o valor for numérico. Atalho para o modo de exibição do conteúdo da célula (número de contabilização, percentual e separador de milhares). OPÇÃO NÚMERO:

34 Slide 34FORMATAÇÃO FORMATAÇÃO CONDICIONAL Utilizamos a formatação condicional para realçar dados importantes baseados em critérios determinados. Para isso temos as formas de escala de cor, conjunto de ícones e barra de dados. A opção Formatação Condicional encontra-se na barra de opções da guia Início:

35 Slide 35FORMATAÇÃO Observe os passos a seguir para inserir uma Formatação Condicional, com a opção Escala de Cor. Selecione a tabela que se quer inserir a Formatação Condicional E siga as instruções abaixo:

36 Slide 36FORMATAÇÃO Veja como ficou o exemplo abaixo depois de utilizar a ferramenta Formatação Condicional, opção Escala de Cor, onde as cores graduais indicam que, quanto menor a temperatura a tonalidade se aproxima do azul e quanto maior a temperatura a cor de aproxima do vermelho.

37 Slide 37FORMATAÇÃO FORMATAÇÃO DE LAYOUT A guia Layout de Página tem opções de adicionar, excluir ou mover quebras de páginas; alterar margens e tamanhos, orientação (formato retrato ou paisagem), para ajustar a página antes da impressão. Para isso selecione a guia Layout da Página e escolha a opção a ser alterada.

38 Slide 38FORMATAÇÃO Dicas de impressão Para definir uma área específica da planilha para imprimir, vá até Layout da Página; Área de Impressão; e clique em Definir área de Impressão. Para ajustar quebras de página ou especificar onde uma nova página de impressão de iniciará, selecione a opção Quebra na barra de atalho Layout da Página, isso ajudará a visualizar como o documento será impresso. Para facilitar a identificação de linhas e colunas em uma impressão, é possível repetir os títulos em todas as páginas impressas. Para isso selecione a opção Imprimir Títulos, na barra de atalho Layout da Página.

39 Slide 39FILTROS FILTROS Esta opção é muito útil para trabalhar com subconjuntos de dados em um intervalo de células. Com o uso dos filtros você oculta os dados que não deseja visualizar, e exibe somente os dados especificados que se quer localizar podendo assim trabalhar com esses subconjuntos separadamente. Para acessar esta ferramenta, vá até opção Dados localizado na Barra de Ferramentas e clique na opção Filtro:

40 Slide 40FILTROS EXEMPLO: Quer se filtrar os dados da tabela abaixo com a condição, maior do que 10 e menor do que 30.

41 Slide 41FILTROS Para isso selecione a tabela, e clique na opção Filtro. Logo após, irá aparecer uma seta indicativa na tabela ao lado do títuloQuantidade.

42 Slide 42FILTROS Após clicar na seta aparecerá uma caixa de diálogo para selecionar a opção que quer especificar. Escolha a opção Filtros de Números, e depois clique na opção É Maior do que.

43 Slide 43FILTROS Digite na caixa Personalizar AutoFiltro, a condição Maior do que 10, e menor do que 30. Clique em OK.

44 Slide 44FILTROS Após seguir os passos acima, foi especificada a condição do Filtro. Como resultado, uma nova tabela filtrada apareceu. Observe:

45 Slide 45CLASSIFICAÇÃO CLASSIFICAÇÃO Outra ferramenta do Excel é a Classificação, usada para organizar e localizar dados, podendo assim analisá-los mais facilmente. Com a Classificação de dados é possível colocar uma lista de nomes em ordem alfabética, ordenar números do menor para o maior (e vice-versa), e organizar linhas por cores ou ícones. Para utilizar a ferramenta de Classificação, vá até a barra de ferramentas, selecione a guia Dados, e clique na opção Classificar.

46 Slide 46CLASSIFICAÇÃO Ao clicar na opção Classificar, aparecerá a caixa de diálogo, onde é possível especificar a coluna que será classificada, o tipo de classificação e sua ordem. Veja na ilustração abaixo:

47 Slide 47CLASSIFICAÇÃO Existe a opção de atalho para classificar dados do menor para o maior, e do maior para o menor. Para isso basta clicar nos ícones de atalho contidos no grupo Classificar e Filtrar. Veja:

48 Slide 48CLASSIFICAÇÃO EXEMPLO: Antes da classificação: Depois de classificar na ordem do menor para o maior:

49 Slide 49 VALIDAÇÃO DE DADOS Na opção Validação de Dados, é possível impedir que dados inválidos (que não foram especificados) sejam inseridos na tabela. Ou até mesmo criar uma lista suspensa onde são predeterminados os dados que serão inseridos. EXEMPLO: Para criar uma lista suspensa, selecione as células que contém os dados que serão inseridas na lista. Depois clique na a guia Dados na barra de ferramentas; opção Validação de Dados clique na opção Validação de Dados.

50 Slide 50 VALIDAÇÃO DE DADOS Veja as ilustrações:

51 Slide 51 VALIDAÇÃO DE DADOS VALIDAÇÃO DE DADOS Após selecionar a opção Validação de Dados, abrirá a caixa de diálogo. Então clique na guia Configurações; na caixa Permitir, clique em Lista; e para a caixa Fonte, selecione os dados a serem inseridos na lista; clique em OK.

52 Slide 52 VALIDAÇÃO DE DADOS Feito isso a Lista Suspensa estará incluída. Observe:

53 Slide 53 Inserir Gráfico Selecione a tabela, vá na guia Inserir e escolha o tipo de gráfico: GRÁFICOS

54 Slide 54 GRÁFICOS O Excel oferece vários modelos de gráfico

55 Slide 55 GRÁFICOS Após selecionar o tipo de gráfico aparecerá automaticamente o botão FERRAMENTAS DE GRÁFICO com mais 3 guias para formatação: Design, Layout e Formatar As novas guias oferecem várias formas de formatação.

56 Slide 56GRÁFICOS EXEMPLO Você pode atribuir tipos de valor como moeda ou decimal por exemplo. A legenda pode ser movida para qualquer área do gráfico.

57 Slide 57GRÁFICOS EXEMPLO

58 Slide 58 LOCALIZAR E SUBSTITUIR Utilize essa ferramenta para localizar e se necessário substituir algum dado na planilha. Use o comando Ctrl + L e preencha o campo Localizar com o dado desejado e em seguida aperte Localizar tudo O Excel mostrará todas as informações relacionadas ao dado (pasta, planilha, célula, valor)

59 Slide 59 LOCALIZAR E SUBSTITUIR O dado em questão (janeiro) está na célula B3

60 Slide 60 LOCALIZAR E SUBSTITUIR Para substituir vá na aba Substituir, insira o dado novo no campo Substituir por e em seguida clique em Substituir tudo

61 Slide 61 FUNÇÃO LOCALIZAR O Excel permite localizar caracteres dentro de texto inserido em uma célula e retorna o numero correspondente à posição do caracter procurado. Usa-se a seguinte função: LOCALIZAR(texto_procurado;no_texto;núm_inicial)

62 Slide 62 FUNÇÃO LOCALIZAR Onde: Texto_procurado é o texto que você deseja localizar No_texto é o texto em que você deseja localizar o texto_procurado Núm_inicial é o número do caractere em no_texto em que você deseja iniciar a pesquisa.

63 Slide 63 FUNÇÃO LOCALIZAR EXEMPLO Localizar a palavra excel dentro da célula A1. O Resultado encontrado será o número 14 Lembrando que os espaços também são contados.

64 Slide 64 COPIAR, RECORTAR e COLAR Além dos famosos CTRL + C (COPIAR), CTRL + X (RECORTAR) e CTRL + V (COLAR) O Excel oferece outro recurso: COLAR ESPECIAL Pressione e Solte na seqüência: ALT, C, V, S Surgirá a seguinte caixa com as opções de colagem

65 Slide 65 CONGELAMENTO DE PAINÉIS Este recurso permite travar linhas e colunas para que fiquem sempre a mostra ao percorrer uma tabela. Permite travar de 3 maneiras distintas: congelar a primeira linha, a primeira coluna ou linhas e colunas baseadas em uma seleção

66 Slide 66 ATALHOS MAIS USADOS ALGUNS ATALHOS MAIS USADOS: Ctrl + 1 Exibe a caixa de formatação de célula.

67 Slide 67 ATALHOS MAIS USADOS CTRL + 2 Aplica ou Remove formatação em negrito CTRL + 3 Aplica ou Remove formatação em itálico CTRL + 4 Aplica ou Remove sublinhado CTRL + 5 Aplica ou Remove tachado CTRL + Z Desfaz o último comando CTRL + SHIFT + & Adiciona contorno a área selecionada CTRL + SHIFT + _ Remove contorno da área selecionada CTRL + PAGE DOWN ou PAGE UP Vai para outra Aba F4 Repete a última ação realizada F2 Editar a célula selecionada

68 Slide 68 ATALHOS MAIS USADOS CTRL + Espaço Seleciona a coluna inteira SHIFT + Espaço Seleciona a linha inteira CTRL + SHIFT + $ Aplica o formato MOEDA com duas casas decimais CTRL + ( Oculta linha selecionada CTRL + SHIFT + ( Exibe novamente linhas ocultas dentro da seleção CTRL + ) Oculta coluna selecionada CTRL + SHIFT + ) Exibe novamente colunas ocultas dentro da seleção SHIFT + F2 Inserir Comentário

69 Slide 69 TRAVAMENTO DE CÉLULAS NAS FÓRMULAS TRAVAMENTO DE CÉLULAS É também chamado de Referência Absoluta. Sempre que quisermos que o Excel faça referência a apenas uma célula ou conjunto de células, é necessário travar o intervalo utilizando o sinal de cifrão ($). A utilização do cifrão segue a uma pequena regra: sempre inserido antes da coluna ou da linha, ou de ambas, caso seja necessário. EXEMPLO: $A$1, $A1, A$1

70 Slide 70 PROTEGER DOCUMENTO PROTEÇÃO DE PLANILHAS A opção Proteger Planilha é utilizada para impedir que dados sejam movidos ou alterados. Para isso você pode proteger determinados elementos da planilha ou a pasta de trabalho inteira. Para proteger uma planilha basta ir na guia Revisão, e escolher a opção Proteger Planilha. Para proteger toda a pasta de trabalho, escolha a opção Proteger Pasta de Trabalho, conforme ilustrado abaixo:

71 Slide 71 PROTEGER DOCUMENTO EXEMPLO: Colocar proteção na planilha abaixo.

72 Slide 72 PROTEGER DOCUMENTO Na caixa de diálogo, digite a senha para proteger a planilha, e selecione as opção que deseja permitir. Depois clique em OK. Confirme a senha, e pronto a proteção estará instalada.

73 Slide 73 PERMITIR ACESSO EM UMA PLANILHA BLOQUEADA É possível deixar liberado o acesso a células em uma planilha bloqueada. Escolha a(s) célula(s) que terão o acesso liberado e clique com o botão direito do mouse. Clique em formatar células e na aba proteção, desmarque a opção bloqueadas

74 Slide 74 PERMITIR ACESSO EM UMA PLANILHA BLOQUEADA

75 Slide 75 PERMITIR ACESSO EM UMA PLANILHA BLOQUEADA Em seguida vá na guia Revisão e Proteger Planilha Escolha uma senha Depois de definida a senha, somente a(s) célula(s) selecionada(s) poderão ser modificadas

76 Slide 76 FIM DA APRESENTAÇÃO


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