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1 ROTEIRO DA AULA TI nas Organizações – Visão Geral Introdução sobre Tecnologias da Informação; Relevância do estudo; A Tecnologia da Informação; O Papel.

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1 1 ROTEIRO DA AULA TI nas Organizações – Visão Geral Introdução sobre Tecnologias da Informação; Relevância do estudo; A Tecnologia da Informação; O Papel da TI nas Organizações; TI nas Organizações – Pequenas Empresas Importância da TI nas Organizações; Impacto da TI nas Organizações; Custos com TI; A pequena empresa e o uso da TI; Atividades em sala – Grupos e Discussão Para que Serve a Informação? Que tipo de Informação é o mais adequado? Para que Serve a Tecnologia da Informação? Como é Possível Obter o Máximo da Tecnologia da Informação? Quem é o Profissional mais Capacitado para Discutir as Necessidades de Informação de uma Organização?

2 2 Introdução - TI O uso correto da TI constitui-se num dos principais meios para a obtenção de vantagem competitiva. Em um mundo globalizado, o sucesso de uma empresa depende da organização das informações e do aproveitamento das oportunidades de diferenciação que as novas tecnologias oferecem. A sobrevivência das organizações vem tornando-se dependente das TIs. Tem-se a necessidade de realizar um planejamento que torne efetivo o uso destas TIs, demonstrando o quanto é importante para as organizações estabelecerem o que pretendem de seu futuro.

3 3 Introdução Para o desenvolvimento da área de Sistemas de Informação (SI), é necessário o auxílio de modelos que suportem a complexidade tecnológica. O principal desafio é melhorar a qualidade e reduzir custos buscando soluções baseadas em computador que são implementadas por meio de software. Para se trabalhar com questões tecnológicas alinhadas com planos de negócios eficientes é necessário que haja um planejamento de SI adequado.

4 4 Relevância de Estudo Organizações vêm enfrentando um ambiente muito competitivo, estimulado pelos novos paradigmas surgidos com a Era da Informação. Esta nova realidade está provocando uma reorganização intensa em diversas áreas que abrangem a sociedade em geral e as organizações. As organizações para continuarem crescendo, ou mesmo sobrevivendo, necessitam mudar, visto que a mudança é uma constante no cenário atual. O papel da TI torna-se relevante e sua utilização pode ser considerada crucial para a sobrevivência e estratégia competitiva das organizações.

5 5 Relevância de Estudo Em virtude desta importância e do investimento elevado em novas tecnologias, as organizações procuram garantias para viabilizar o uso da TI com sucesso. Planejar SIs torna-se uma atividade importante para poder-se projetar um futuro onde negócio e tecnologia estejam alinhados. O planejamento de SIs possibilita avaliar as perspectivas, agir sobre o mercado, desenvolver os diferenciais competitivos, antecipar as situações e criar participação no mercado. A construção de SIs e o processo de informatização das organizações tomam tempo e têm altos custos.

6 6 Relevância de Estudo As organizações necessitam tomar decisões e criar estratégias rapidamente e isso requer mais do que ferramentas para projetar e construir sistemas. É necessário um planejamento adequado com metodologias que possam aproveitar as potencialidades das tecnologias e ferramentas já existentes, num processo contínuo de aprendizagem. O planejamento busca conduzir a organização em um processo de crescimento. O planejamento visa o crescimento eqüitativo de todos os setores, antecipando situações e problemas, de forma a minimizar erros e habilitar as organizações a agirem sobre seu ambiente de forma mais adequada.

7 7 Tecnologia da Informação

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9 9 Um conjunto de recursos não humanos (máquinas e os programas) dedicados ao armazenamento, processamento e comunicação da informação, e o modo como esses recursos são organizados em um sistema capaz de efetuar um conjunto de tarefas" (WERNER, 1997, p.59) Um conjunto de hardwares e softwares que possibilitam o funcionamento do SI. Estão contidas nos SI que, por sua vez, influenciam os processos de negócios.

10 10 Tecnologia da Informação As empresas, quando utilizam a TI na solução de problemas, estão colocando a TI efetivamente a serviço de uma melhora de eficiência e dos resultados, obtendo mais um meio para a realização de seus objetivos. É o principal instrumento a ser utilizado na obtenção de substanciais e contínuos ganhos de produtividade. Na sociedade da informação, as TIs têm influenciado decisivamente as organizações.

11 11 Tecnologia da Informação

12 12 O Papel da TI nas Organizações A TI possui um papel importante, pois pode proporcionar um diferencial nas organizações que souberem utilizá-la de forma adequada, sendo um recurso que as mesmas têm para competir e continuar operando em seus mercados. Organizações que utilizam TI têm-se tornado produtores de bens e serviços de alto valor adicionado ou criadoras de nichos, bem como alterado significativamente o relacionamento com seus clientes, fornecedores e concorrentes. A TI está sendo aplicada a todos os aspectos de um negócio, desde a produção de um bem ou serviço até à sua comercialização e distribuição.

13 13 O Papel da TI nas Organizações Com relação ao processo de desenvolvimento de software, é necessário seguir todos os passos deste processo que irá nortear o desenvolvimento na busca de um resultado de qualidade. O impacto da TI pode ocorrer em quatro níveis: Industria ou ramo de negócio: afetando questões relacionadas com produtos e serviços, como ciclo de vida de um produto, maior rapidez no processo de distribuição, etc; Empresa ou forças competitivas: através da criação ou eliminação de barreiras de entrada, mudando relacionamentos com fornecedores e clientes, etc;

14 14 O Papel da TI nas Organizações Estratégias: a TI pode apoiar estratégias tanto de crescimento como as competitivas; Operações/produtos: a TI impacta as operações de marketing e produção e também os produtos. A TI impacta em todos os aspectos relacionados ao gerenciamento e ao processamento de informação nas organizações, ocasionando muitas vezes uma série de mudanças nos processos de negócio que afetarão a organização como um todo. Para que estes impactos possam ser minimizados é necessário que haja um planejamento que apoie o uso dessas tecnologias.

15 15 Importância da TI nas Organizações Para Stoner (1999), somente com informações precisas e na hora certa, é possível monitorar o progresso da empresa na direção de seus objetivos e transformar os planos em realidade;

16 16 Importância da TI nas Organizações As informações devem ser avaliadas sobre quatro fases: qualidade da informação – quanto mais precisa a informação, maior sua qualidade e com mais segurança os administradores podem contar com ela no momento de tomar decisões; oportunidade da informação – para um controle eficaz, ação corretiva deve ser aplicada antes de ocorrer um desvio muito grande do plano ou do padrão, portanto, as informações devem estar disponíveis à pessoa certa no momento certo; quantidade da informação – dificilmente os administradores podem tomar decisões precisas e oportunas sem informações suficientes; contudo é importante que não haja uma inundação de informações, de modo a esconder as coisas importantes; relevância da informação – de modo semelhante, a informação que os administradores recebem deve ter relevância para suas responsabilidades e tarefas. (Stoner, 1999).

17 17 Importância da TI nas Organizações O propósito básico da informação, dentro do contexto organizacional, de acordo com Oliveira (1998), é o de habilitar a empresa a alcançar seus objetivos através do uso eficiente dos recursos disponíveis (pessoas, materiais, equipamentos, tecnologia, dinheiro, além da própria informação). Neste sentido, a teoria da informação considera os problemas e as adequações do seu uso efetivo pelos tomadores de decisão.

18 18 Importância da TI nas Organizações

19 19 Impacto da TI nas Organizações A relação entre estrutura organizacional e tecnologia tem sido alvo de grande atenção, uma vez que as recentes inovações trazem mudanças radicais nas organizações, já que são capazes de alterar a forma de administrar a empresa ou até mesmo o local de realização do trabalho (Gonçalves, 1993). Certamente, se nada mudar em relação à maneira pela qual o trabalho é feito e se o papel da TI for meramente o de automatizar um processo já existente, as vantagens econômicas serão mínimas.

20 20 Impacto da TI nas Organizações O impacto da tecnologia pode provocar a transformação no trabalho das pessoas, na produção dos grupos, no desenho da própria organização e no desempenho da empresa (Gonçalves,1998). De acordo com Yong (1992), nos países do primeiro mundo, a TI tem sido considerada como um dos fatores responsáveis pelo sucesso das organizações, tanto no âmbito de sobrevivência, quanto no do aumento da competitividade.

21 21 Impacto da TI nas Organizações Os administradores, em geral, investem em novas TI, porque acreditam que isso lhes permitirá realizar suas operações mais rapidamente e a um custo mais baixo; utilizam-na para objetivos estratégicos e para planejar e alcançar um ou mais dos três objetivos operacionais independentes: aumentar a continuidade (integração funcional, automação intensificada, resposta rápida); melhorar o controle (precisão, acuidade, previsibilidade, consistência, certeza); proporcionar maior compreensão (visibilidade, análise, síntese) das funções produtivas.

22 22 Impacto da TI nas Organizações As atividades mais suscetíveis a alterações, segundo Oliveira (1996), são aquelas intensivas em informação, podendo-se distinguir três grupos: produção: a física (crescentemente atingida pela robótica e instrumentação de controle), a produção de informação (influenciada pelos computadores em tarefas burocráticas, como contas a receber, contas a pagar, faturamento etc.) e a produção de conhecimento (CAD, CAM, análise de crédito e risco, produção de software etc.); trabalhos de coordenação, sendo as telecomunicações o instrumento fundamental da mudança. Afeta a distância física, a natureza do tempo sobre o trabalho, armazena informações e mantém a memória organizacional por banco de dados; gestão, afetando tanto a direção, ao permitir monitorar o ambiente e tomar as decisões para adaptar a organização ao ambiente, e ao controle, ao medir a performance e compará-la com os planos, para manter-se no rumo desejado.

23 23 Custos com TI Custos Invisíveis (Giurliani, 1999) gastos com usuário final, como suporte e treinamento; informais (quando alguém interrompe suas atividades para auxiliar um colega com dificuldades referentes ao uso ou obtenção da informação); perda de tempo em atividades extremamente elaboradas para obter uma informação cujo valor não compensa o trabalho empregado; custos decorrentes da perda de produtividade devido à indisponibilidade da informação (queda do sistema, por exemplo); Custos Visíveis hardware e software; suporte (helpdesk, treinamento, viagens, manutenção), desenvolvimento (aplicações, testes e documentação, customização e manutenção) e taxas de comunicação (aluguel de linhas de comunicação de dados, taxas de acesso a servidores).

24 24 A pequena empresa e o uso da TI Uma dada tecnologia não é inerentemente boa ou má para a pequena empresa. Seu resultado dependerá da maneira como esta tecnologia será aplicada; Pequenas empresas com sucesso em TI tenderam a ter alta participação de especialistas externos, adequado investimento, alto conhecimento dos usuários, alto grau de envolvimento do usuário e alto suporte do gerente geral. Tal participação do especialista externo é a chave principal do sucesso da implantação da TI em pequenas empresas; (Thong, 2001)

25 25 Vantagens do uso da TI nas organizações Menores custos: a informática, quando bem utilizada, reduz os custos da empresa porque agiliza, possibilitando maior segurança e confiabilidade aos processos, rotinas e controles administrativos; simplifica as tarefas burocráticas, reduz os erros e praticamente elimina o retrabalho. Maior produtividade: possibilita que as pessoas produzam mais, em menos tempo, com menor dispêndio de recursos; permite aproveitar melhor a capacidade produtiva da empresa, com o planejamento e o controle da produção; armazena e localiza imediatamente informações fundamentais para os negócios, agiliza os processos de tomada de decisões em relação a preços, estoques, compras e vendas, entre outros. Maior qualidade: a qualidade dos produtos e serviços é melhorada pois as tecnologias de informação ajudam a manter o padrão dos produtos dentro das especificações estabelecidas; proporciona melhores condições de trabalho para os empregados, reduz esforços com a burocracia para concentrá-los nas atividades fins da empresa.

26 26 Grupos e Discussão 1) Para que Serve a Informação? 2) Que tipo de Informação é o mais adequado? 3) Para que Serve a Tecnologia da Informação? 4) Como é Possível Obter o Máximo da Tecnologia da Informação? 5) Quem é o Profissional mais Capacitado para Discutir as Necessidades de Informação de uma Organização? 6) Quais os Problemas da Informação?

27 27 A Tecnologia da Informação é uma ferramenta, assim como uma calculadora e uma máquina de escrever. Basta aprender como aplicá-la na empresa, e em seguida extrair aquilo que ela oferece de melhor.


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