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1 Administração de Material e Patrimônio I Uso interno e restrito para acompanhamento às aulas Bibliografia: João, J. V. Adm. de Material: Um Enfoque Prático;

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1 1 Administração de Material e Patrimônio I Uso interno e restrito para acompanhamento às aulas Bibliografia: João, J. V. Adm. de Material: Um Enfoque Prático; São Paulo,Atlas 2008; Gonçalves, P. Sérgio Adm.Materiais Rio de Janeiro,Elsevier, 2007;Petrônio, G. M. e Paulo, C. Adm. Mat. e Rec. Patrim.,São Paulo, Saraiva 2006 UD1 – Administração de Materiais: evolução, conceito Importância. - Desde sempre fez parte da Administração. - Em sua forma tradicional a Administração de Material tem por objetivo conciliar os interesses entre as necessidades de suprimentos e a otimi- zação dos recursos financeiros e operacionais das empresas. Custo dos materiais em uma empresa industrial Despesas gerais Custos gerais Mão de obra Materiais e Serviços > 50% Impostos

2 2 - Os investimentos em estoque quando bem otimizados e administrados em termos de negociações e estratégias de aquisição, dimensionamento e projeto de sistemas de distribuição, poderão ser significativamente reduzidos e otimizados com elevados ganhos para as empresas. A Administração de Materiais pode ser estudada sobre a ótica de três áreas igualmente importantes, que se completam entre si, num processo contínuo com retroalimentação, como mostra a figura abaixo. Área gestão de compras Área de gestão de estoques Área de gestão dos Centros de Distribuição Suprimento de Bens e serviços para produção e demais atividades Garantia do su- primento materiais evitando faltas e paralisações Recebimento, Armazenagem e Distribuição

3 3 UD2 - Principais atividades da Administração de Materiais: Gestão de compras – Realiza o controle físico dos materiais; recebe dos fornecedores; armazena e desenvolve o seu fornecimento. Gestão dos estoques – Examina os estoques para decidir a necessidade de reposição; indica as quantidades a serem repostas e os prazos de entrega. Gestão dos Centros de Distribuição - Realiza as licitações; decide as aquisições; negocia condições de fornecimento; fecha contratos com os fornecedores, etc. Em cada uma das áreas mediante uma boa gestão, há possibilidades de reduções de custos. Gestão dos estoques Previsão de demanda,Lead-time Just in time

4 4 Gestão de compras Gestão dos Centros de Distribuição Classificação de material - É o processo de aglutinação de materiais por características semelhantes - Grande parte do sucesso no gerenciamento de estoques depende fundamentalmente de uma boa classificação de materiais. - Atributos para classificação de materiais: Abrangência: deve considerar um conjunto de características em vez de reunir apenas materiais para serem classificados. Cadastro fornecedores Negociação Contratos globais longa duração Localização dos CDS,Arranjo físico,Equipamentos movimentação e transporte

5 5 - Flexibilidade: Deve permitir interfaces entre os diversos tipos de classificação de modo que se obtenha ampla visão do gerenciamento de estoques. - Praticidade: A classificação deve ser direta e simples. - Classificação de materiais de estoque Quanto a aplicação: Materiais produtivos Matérias-primas Produtos em fabricação Produtos acabados Matérias-primas,produtos em fabricação e produtos acabados Materiais básicos e insumos Itens iniciais do processo produtivo Materiais sendo processados ao longo processo produtivo empresa Constituem estágio final do processo produtivo

6 6 Materiais de manutenção Materiais improdutivos Materiais de consumo geral Quanto ao valor de consumo anual: É fundamental separar o essencial do acessório, voltando as atenções para o que é realmente importante quanto ao valor de consumo. -Curva ABC ou Curva de Pareto Método pelo qual se determina a importância dos materiais em função do valor expresso pelo próprio consumo em determinado período. Materiais de consumo aplicados em manutenção Não incorporados ao produto materiais limpeza, escritório etc Uso em diversos setores exceto na manutenção

7 7 Gerência de estoque - Função do sistema de Administração de Materiais, seu gerenciamento reflete quantitativamente os resultados obtidos pela empresa ao longo do exercício financeiro. Objetivo Manter em níveis economicamente satisfatórios o atendimento às necessidades em material de qualquer empresa constitui seu mais amplo objetivo. - 2ª Guerra Mundial – Sucesso inicial da Alemanha deveu-se ao perfeito sistema de abastecimento das tropas em todas as frentes. - Brasil – Primeiros estudos sobre a moderna teoria de gerenciamento de estoques são da década de 50, evoluindo muito até no decorrer dos anos seguintes. - Nas empresas industriais ou comerciais, os estoques de materiais, normalmente representam 50% do custo do produto vendido, significando que os recursos financeiros alocados a estoques sejam da forma mais racional possível.

8 8 Amplitude de Gestão de Estoques Principais atividades de Gestão de Estoques Contabilização Saneamento Inventário físico Comportamento da demanda Indicadores gerenciais Classificação ABC Parâmetros de ressuprimento Custos Reposição Métodos de controle Gestão de Estoques

9 9 Estoque, Consumo e Demanda - Estoque: composto de matérias-primas, produtos semi-acabados, componentes para montagem, sobressalentes, produtos acabados, materiais administrativos e suprimentos variados. - Consumo: material requerido para o atendimento das necessidades de produção e de comercialização, relacionada a determinada unidade de tempo. - Demanda: caracteriza a intenção de consumo e tem o objetivo básico de fazer previsões, levando-se em consideração dois aspectos importantes: evolução histórica e seus afastamentos. -Previsão da demanda: é de competência do usuário, quando o material será adquirido pela primeira vez. Normalmente, essa primeira previsão é fixada por estimativa, estando sujeita a distorções pela falta de dados anteriores que o auxiliem a prever com exatidão. Inclusões de itens no estoque - Previsão de demanda feita pelo usuário do material. - Utilização do instrumento (form.) – Proposta de inclusão de material no estoque. (Anexo I) – 113. (Controle de limite máximo requisitável) - Cuidados usuário x gestão.

10 10 Pedido de compra – (Anexo II) – 115 Necessidades que exigem a manutenção de estoques: Continuidade operacional Demanda incerta e sua variação Disponibilidade material e ccp* ccp – cumprimento dos prazos de entrega O ideal seria a inexistência de estoques, atendendo ao usuário no momento em que ocorressem as demandas, é possível? Fundamentos da gestão: Gestão é um conjunto de atividades que visa por meio das respectivas políticas de estoque, ao pleno atendimento das necessidades da empresa, com a máxima eficiência e ao menor custo, através do maior giro possível para o capital investido em materiais. Objetivo fundamental, é o equilíbrio entre estoque e consumo.

11 11 Excesso de estoque por obsolescência - pode ser determinado por meio da seguinte fórmula: E = Saldo – (PR + LEC) Onde: E = excesso de estoque PR = ponto de ressuprimento LEC = lote econômico de compras A análise dos materiais feita pela Gestão de estoque, poderá decidir por: -Alienar o material (sucatar ou vender?), manter o material em estoque, alienar o excesso, recomendando sucatar ou vender.

12 12 Custos nas atividades de administração de materiais. (139) Considerando-se a importância que representa para o gerenciamento, a atividade de acompanhar e controlar os custos oriundos dos vários segmentos que compõem a administração de materiais também deve ser atribuição da gestão de estoques. O material armazenado gera determinados custos, que dependem de algumas variáveis, como: - quantidade em estoque; - tempo de permanência no estoque; - mão-de-obra utilizada; - encargos sociais; - custos indiretos (luz, força, seguro e outras despesas); - Depreciação.

13 13 Custo total de administração de materiais, fórmula: CT = CC + CA, onde: CT = custo total CC = custo de comprar CA = custo de armazenar (Anexos III) e (Anexo IV) - 142, para complementação do assunto.

14 14 Aquisição de materiais A fabricação de produtos, a operação de uma ferrovia, a administração de uma escola, hospitais, serviços municipais etc. dependem todos, entre outros fatores de uma boa *ADMS. *Administração de Materiais e Serviços Eficiência de produção e serviços = presença de insumos e produtos no momento exato, na quantidade certa e na qualidade desejada. Falta de um produto ou insumo no momento em que se torna necessário é um custo que deve ser evitado, ao máximo. Compras das empresas industriais representam mais de 50% do custo total, seu impacto é bastante significativo nos orçamentos das empresas. (Gazeta Mercantil) Função compras Função financeira Órgão de compras operacional e com flexibilidade de atuação gerencial interna e externa

15 15 Função compras requer: - planejamento e acompanhamento, processos de decisão, pesquisa e seleção das fontes supridoras dos materiais, acompanhamento para assegurar que o produto será recebido no momento esperado, inspeção tanto da qualidade e das quantidades desejadas. - coordenação entre os órgãos da empresa: dentre outros; Almoxarifados Planejamento de estoques Planejamento de estoques Planejamento de estoques Planejamento de estoques Finanças Armazenamento dos materiais Definição das Quantidades adquiridas e seus prazos de entrega Autorização e controle de pagamentos das faturas ADM -241

16 16 Órgão de compras – com o advento de tecnologias mais modernas e o avanço na área de informática e de novas técnicas gerenciais, a demanda para a contratação de executivos para gerenciar esta área, levou a um critério de seleção mais apurado, por buscar identificar potencialidades técnicas e gerenciais dos candidatos. Compras – avaliação da estratégia de ação em compras, diante de situações como: Economia globalizada. Mercados cada vez mais internacionais, os problemas sociais, econômicos e políticos afetam sobremaneira o suprimento de bens e serviços. Mercados internacionais, problemas sociais, econômicos e políticos, afetando o suprimento de bens e serviços. Preço de compra, deve ter julgamento correto para qualquer aquisição. Acompanhamento de preços de mercado das matérias-primas básicas, insumos e componentes – é elemento chave no processo de decisão de compra.

17 17 Função compras tem um papel importante no desenvolvimento de novos fornecedores. (ADM – PSG 242) Os fatores listados têm por objetivo: - Garantir um perfeito fluxo no suprimento dos materiais, obrigando a um gerenciamento bem articulado em todos os níveis e à priorização dos processos de aquisição dos produtos e insumos básicos destinados à execução das metas e estratégias das empresas Nota: Lote econômico de compras: Q = 2 x D x Cr Cp Onde: D = demanda (demanda anual para suprir as necessidades) Cp = custo de posse (custo de armazenagem + custo de capital investido em estoque) Cr = custo de reposição (ou de emissão de um pedido)

18 18 Objetivos da Função compras Garantir que materiais e serviços exigidos sejam fornecidos nas quantidades corretas, com qualidade, no tempo desejado. Processo envolve objetivos como: Compra de forma eficiente (ética??) Compra de forma eficiente (ética??) Compra de forma eficiente (ética??) Compra de forma eficiente (ética??) Garantir o suprimento nas quants. e prazos Criar, desenvolver e manter cadastro fontes suprimentos Compra de forma eficiente (ética??) Compra de forma eficiente (ética??) Compra de forma eficiente (ética??) Contato interno e externo com o mercado comum Criação de rotinas ágeis p/ garantia dos processos Estabelecida uma ordem como ficaria a seqüência destas atividades? Atividades de compras dentro do universo organizacional e operacional: 1) Administração da aquisição 2) Administração do fornecimento

19 19 Lote econômico de compras Técnica utilizada para equacionar o conflito de interesse que existe em uma empresa, no que se refere aos níveis ótimos de estoques, envolve a determinação de uma quantidade ideal de compra de cada item no estoque. Lote Econômico tem por objetivo determinar a quantidade a ser comprada, buscando a minimização dos custos totais que atingem os estoques. EMPRESA INSUMOSPRODUTOS Entrada de materiais e serviços Saída de Materiais e serviços Fluxo de materiais e serviços em uma empresa

20 20 Função compras (continuação) Nota sobre Administração da aquisição; As freqüentes chamadas dos usuários dos veículos automotores para revisões gratuitas, objetivando a correção de não conformidades nos veículos comercializados. Custo de Recall imputado diretamente às montadoras Aspectos organizacionais O volume de atividades e o respectivo grau de complexidade que os órgãos de compras realizam vão depender do porte da empresa na qual a função é exercida.

21 21 Atribuições básicas: Estabelecer a ordem de acontecimento: ( )Realização das licitações ( )Análise das cotações de preços e condições de fornecimento ( )Negociações para fechamento de contratos ( )Cadastramento de fornecedores ( )Estudo do mercado fornecedor ( )Desenvolvimento de fornecedores ( )Qualificação e avaliação de fornecedores ( )Desenvolvimento de materiais ( )Análise de valor ( )Manutenção dos registros das compras realizadas ( )Registro dos preços de aquisição dos diversos materiais ( )Manutenção do catálogo de materiais

22 22 Compras no contexto organizacional Estrutura centralizada -Em muitos casos, apesar de o sistema ser centralizado, é comum que os usuários tenham autonomia para processarem a aquisição de certos tipos de materiais diretamente, sem a interferência do órgão centralizador. Neste tipo de estrutura, é usual que os compradores sejam responsáveis pela aquisição de certas categorias de materiais. Departamento de compras Grupo de compras I Grupo de compras II Grupo de compras III Organização centralizada

23 23 Estrutura descentralizada (ADM – PSG246) A estrutura descentralizada tem fortes características quando a empresa possui unidades regionais distantes. A descentralização com a manutenção de departamentos ou grupos regionais de compras com autonomia operacional e administrativa promove uma maior agilização de procedimentos e rapidez no atendimento exigido pela própria unidade regional. Compras de grande valor(grandes contratos) x compras urgentes ou específicas das unidades regionais. Departamento central Unidade Regional I Unidade Regional II Unidade Regional III Organização descentralizada

24 24 Vantagens da centralização: Melhor controle global. Economia de escala, para fornecimentos de grande vulto. Otimização do quadro funcional. Evita a concorrência interna entre compradores regionais, disparidade de preços na aquisição de mesmo material. Vantagens da descentralização: Autonomia funcional das unidades regionais. Flexibilidade e sensibilidade para melhor: solução de problemas, identificação das fontes de suprimentos, recursos de transporte e armazenamento da Região. Resposta mais rápida às necessidades de aquisição emergencial. Melhor gerenciamento de suas funções, necessidades e controle dos processos de compras.


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