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O QUE É ORGANIZAÇÃO - É o grupamento de pessoas e recursos,equipamentos,materiais, informações e tecnologia com o objetivo de produzir bens e/ou prestar.

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1 O QUE É ORGANIZAÇÃO - É o grupamento de pessoas e recursos,equipamentos,materiais, informações e tecnologia com o objetivo de produzir bens e/ou prestar serviços. O QUE É GERENCIAR - É a ação de estabelecer ou interpretar objetivos e de alocar recursos para atingir uma finalidade previamente determinada. Trata-se de orientar a dinâmica da organização. GESTÃO DE ORGANIZAÇÕES, PROGRAMAS E PROJETOS SOCIAIS

2 Eficácia É a melhor forma de desenvolver uma ação com a melhor Utilização dos recursos Disponíveis. É fazer o que deve ser feito, Cumprir os objetivos É a capacidade de atender as expectativas da Sociedade. Efetividade Eficiência Capacidade de viabilizar o alcance dos objetivos da Organização. A ORGANIZAÇÃO CONTEMPORÂNEA O DESAFIO DOS 3 Es:

3 FUNÇÕES GERENCIAIS É a ação de agrupar pessoas e recursos, definir atribuições e responsabilidades e normas, de modo a atingir a finalidade e objetivos propostos. É a ação de determinar a finalidade e os objetivos da organização, prever as atividades, os recursos e os meios que permitirão atingir ao longo de um período de tempo. É a ação de conduzir e motivar pessoas a exercerem suas tarefas e atividades a fim de alcançar os objetivos propostos. É a ação de comparar os objetivos estabelecidos e os recursos previstos com os resultados atingidos e os recursos realmente gastos, a fim de corrigir ou mudar os rumos fixados.

4 ESTRATÉGICO OU INSTITUCIONAL: são definidos a finalidade e os objetivos a serem perseguidos dentro de determinado período de tempo.. OPERACIONAL OU DE EXECUÇÃO : são realizadas as atividades necessárias ao cumprimento dos objetivos da organização. NÍVEIS GERENCIAIS TÁTICO OU GERENCIAL: são tomadas de decisões sobre cada parte da organização, como produção, finanças, pessoal, patrimônio, cabendo a cada responsável estabelecer objetivos, metas e recursos.

5 PLANEJAMENTO Decorre da concepção de Planejamento enquanto processo contínuo de tomada de decisões, inscritas em relações de poder que envolvem pessoas, grupos, recursos financeiros, opções políticas e técnicas. Sua elaboração deve considerar as condições subjetivas do ambiente onde as ações previstas serão desenvolvidas, isto é, o jogo de interesses dos diferentes grupos envolvidos, a correlação de forças, a articulação desses grupos, as incompatibilidades existentes entre diferentes segmentos, interesses políticos e financeiros em questão. A análise dessas questões permitirá uma melhor percepção e manejo sobre dificuldades e potencialidades, o estabelecimento de parcerias, acordos, compromissos entre os participantes. DIMENSÃO POLÍTICA

6 FUNÇÃO PLANEJAMENTO Na perspectiva lógico racional, refere-se ao processo permanente e metódico de abordagem racional e científica de questões que se colocam no mundo social. Como processo metódico supõe uma sequência de atos decisórios, ordenados em momentos definidos e baseados em conhecimentos teóricos, científicos e técnicos. Diz respeito à decisão sobre os caminho a serem percorridos pela ação e às providências necessárias à sua adoção, ao acompanhamento da execução, ao controle, à avaliação e à redefinição da ação. É a ação de determinar a finalidade e os objetivos da organização e prever as atividades, os recursos e os meios que permitirão atingi-los ao longo de um período de tempo determinado.

7 FUNÇÃO PLANEJAMENTO É uma ferramenta para pensar e agir dentro de uma sistemática analítica própria, estudando as situações, prevendo seus limites e possibilidades, definindo objetivos estratégias, prazos e recursos necessários. Precisa considerar: as potencialidades e limites institucionais (cenário / contextos ); as dificuldades a serem enfrentadas ( foco na problemática); as restrições impostas em função da realidade onde irá atuar; a problemática que pretende enfrentar; a abrangência geográfica onde a ação será desenvolvida; o público previsto; os recursos disponíveis e os necessários à sua realização.

8 De REFLEXÃO – conhecimento de dados, análise e estudo de alternativas, à superação e reconstrução de conceitos e técnicas de diversas disciplinas relacionadas com a explicação e quantificação das questões sociais De DECISÃO – escolha das alternativas, à determinação dos meios, à definição de prazos, etc De AÇÃO – execução das decisões. Foco central que se orienta por momentos no processos da organização. De RETOMADA DA REFLEXÃO – operação crítica do processos e dos efeitos da ação planejada, com vistas ao embasamento de ações posteriores. PLANEJAMENTO LÓGICO RACIONAL

9 EQUACIONAMENTO – conjunto de informações significativas para a tomada de decisões, encaminhadas por técnicos de planejamento aos centros decisórios. DECISÃO – constrói-se na formulação coletiva de estratégias de mudança e controle popular, norteada pelo processo histórico, as correlações de forças. OPERACIONALIZAÇÃO – detalhamento das atividades tornadas planos, programas e projetos e, na ocasião oportuna, em sistematização das medidas de implementação AÇÃO – providências que transformarão em realidade o planejado. Requer acompanhamento da implantação, controle e avaliação de acordo com a perspectiva da política. PLANEJAMENTO PROCESSO POLÍTICO

10 PLANEJAMENTO PROCESSO TÉCNICO - POLÍTICO Relatórios Avaliativos Novos plano, Programas, Projetos. Avaliação Retomada do processo RETORNO DA REFLEXÃO RoteirosRotinas Normas e Manuais RelatóriosImplementaçãoImplantaçãoExecuçãoControleAÇÃO PlanosProgramasProjetos Escolha de prioridade Escolha de alternativas Definição de objetivos e metas DECISÃO Proposta preliminar Diagnósticos Estudo de viabilidade Anteprojeto Propostas alternativas REFLEXÃO Documentação decorrente Fases Metodológicas Processo Racional

11 PLANEJAR Pensar o futuro da Organização FUNÇÃO PLANEJAMENTO Quando Com que Recursos O que fazer Como Fazer PLANEJAR

12 INSTRUMENTOS DO PLANEJAMENTO

13 PLANEJAMENTO A complexidade e tamanho das organizações e instituições vão dimensionar os níveis de planejamento que podem ser desenvolvidos. Nas complexas se busca uma sistemática consistente a nível macro- operacional, ou seja, elaboram Planos estratégicos, pluri-anuais, planejamentos anuais que serão diretrizes para a elaboração de Programas e Projetos. Nas instituições e organizações menores, recém criadas ou com apenas uma linha de ação, se verifica o planejamento de nível micro-operacional - Projeto. A existência de um conjunto de projetos e programas leva a necessidade de elaboração de um Planejamento Institucional Global, que dê diretrizes norteadoras para as ações institucionais. Desta forma, podemos relacionar por ordem de grandeza, os seguintes Níveis de Planejamento: PLANO, PROGRAMA, PROJETO. PLANO, PROGRAMA, PROJETO. NÍVEIS:

14 Deve apresentar: PLANO Define as linhas políticas, a missão e a visão da instituição/organização sobre o seu papel na sociedade. Estabelece diretrizes e estratégias mais gerais para atuação, indicando responsáveis ( secretarias, coordenadorias, divisões, setores, etc); Define metas e resultados esperados a médio e longo prazo; Deve ser referência para elaboração dos Programas e Projetos específicos ou setoriais. a síntese da visão sobre a realidade e sobre a problemática sobre qual se deseja atuar: Educação, Assistência, Segurança, Saúde, etc. área de abrangência geográfica : bairros, sub-regiões, distritos, municípios, regiões, estados, país; a formulação explícita da Missão e da Política Institucional, com a apresentação de prioridades e competências; os Objetivos Gerais e Específicos da instituição; sua Estrutura Organizacional; o Orçamento previsto e as Fontes de Recurso para o mesmo.

15 Objetivo Geral: Implementar e fortalecer iniciativas de educação de jovens e adultos por meio de metodologias, formação de educadores e assessoria a iniciativas de diferentes organizações sociais. Projetos coordenados pelo Programa EJA : PROGRAMA Detalhamento por setor, área temática ou região,envolvendo vários projetos ou linhas de ação; Formula objetivos gerais e específicos em torno da área programática, alinhando aos objetivos as diretrizes definidas no Plano; Deve apresentar uma carteira de projetos sob seu gerenciamento, as equipes e os responsáveis por cada um deles, bem como os recursos mobilizados para sua implementação. Ex. Programa Educação de Jovens e Adultos Alfabetização de Pescadores da colônia de pescadores de Sepetiba - RJ; Aumento de Escolaridade dos Trabalhadores da construção civil de empresas de Sepetiba e adjacências ; Formação e assessoria aos monitores de cursos de pré-vestibulares comunitários promovidos pela Diocese do RJ.

16 Deve apresentar: PROJETO Documento de elaboração de proposta operacional para produção de algum bem ou serviço, com emprego de técnicas determinadas; Objetivo de obter resultados em um determinado período de tempo; Público específico; Limite de recursos claramente definidos. detalhamento de Objetivos Gerais e Operacionais (específicos); metas e resultados a serem alcançados; atividades previstas, metodologia a ser utilizada; recursos e cronograma; indicação dos responsáveis pela execução. Trata-se de uma estimativa de ações, resultado de 4 variáveis fundamentais: a estimativa da quantidade do público alvo que se quer atingir; o volume de atividades propostas; os recursos necessários e os disponíveis; o prazo necessário e o disponível.

17 PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO EDESENVOLVIMENTO ORGANIZACIONAL Amplia a consciência tanto em relação ao que acontece dentro da organização, como fora dela; Por meio dele, as pessoas têm oportunidade de aprender coisas novas sobre a organização, a sociedade e si próprias; As pessoas, ao desenvolvê-lo, se encontram e trabalham juntas sobre questões significativas para todos; As relações entre as pessoas podem evoluir durante o processo; Pode ajudar na criação de uma cultura interna de olhar aberta e francamente para o passado, presente e futuro; É um processo que leva a novas relações de respeito e envolvimento; A decisões refletem mudanças e afetam a organização como um todo; Leva a um processo legítimo de desenvolvimento organizacional ampliando as possibilidades de alcance e sustentabilidade.

18 PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO É voltado para a visão ampla, global e de longo alcance. Baseia-se na análise do contexto e representa um novo comportamento em relação à gestão da organização, necessitando de conhecimento, entusiasmo, criatividade e diálogo entre colegas, subordinados e superiores, visando buscar alternativas de ação. Definição da Missão Análise do Contexto Externo Análise do Contexto Interno Definição dos Objetivos Definição de Estratégias Redação ou elaboração do Plano.

19 PLANEJAMENTO

20 MISSÃO CONTEXTO EXTERNO CONTEXTO INTERNO OBJETIVOS ESTRATÉGIAS PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO

21 Qual o propósito de nossa organização? O que a organização deveria ser? O que será a organização no futuro, para onde vamos? PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO MISSÃO É a finalidade, a razão de ser, a mais elevada aspiração que legitima e justifica social e economicamente a existência de uma organização e para a qual devem se orientar todos os esforços.

22 A Missão precisa ser conhecida pelo público interno - sócios e empregados e pelo público externo - cidadãos-beneficiários, instituições financiadoras, fornecedores, comunidade e governo. A divulgação da Missão contribui para o estabelecimento de parcerias e de compromissos internos, bem como para o fortalecimento da imagem institucional junto à sociedade. PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO MISSÃO

23 São as instituições e aspectos da sociedade que afetam nossa organização. Tanto podem oferecer riscos quanto oportunidades. PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO Aspectos : Tecnológico Político Econômico Jurídico-Legal Sociocultural CONTEXTO EXTERNO

24 PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO QUADRO DE ASPECTOS DE CONTEXTO TECNOLÓGICO : Conhecimento acumulado em uma determinada área e capacidade de adquirir novas tecnologias; POLÍTICO : A Políticas de Governo nas diferentes esferas- federal, estadual, municipal, também as ações e pressões dos grupos e movimentos sociais; ECONÔMICO : Nível de atividade e vocação por região, distribuição de renda, indicadores econômicos, etc LEGAL : Conjunto de Leis e ato normativos que regulam, controlam, incentivam e ou restringem as ações de um Plano, Programa ou Projeto; SOCIOCULTURAL : Demandas, pressões e manifestações do meio social e cultural para aceitação ou não das ações a serem empreendidas; DEMOGRÁFICO : Características da População, indicadores ( sexo, idade, mortalidade, renda familiar, etc ); ECOLÓGICO : Condições físicas e geográficas do lugar, recursos, preservação,Referentes ao meio ambiente.

25 OPORTUNIDADE AMEAÇA É o aspecto que afeta ou pode vir a afetar positivamente a organização, contribuindo para o cumprimento de sua Missão. É o aspecto que afeta ou pode vir a afeta negativamente a organização, comprometendo o cumprimento de sua Missão. PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO CONTEXTO EXTERNO

26 PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO CONTEXTO INTERNO São aspectos internos à organização que favorecem ou dificultam seu desenvolvimento e crescimento. Diz respeito à maneira como é feita a divisão do trabalho, como são tomadas as decisões e distribuídos os recursos, como se dá o envolvimento dos empregados com o trabalho e com os objetivos da organização.

27 PONTOS FORTES São aspectos da organização e dos indivíduos que nela trabalham que contribuem para sua sobrevivência e consolidação. São os aspectos da organização e dos indivíduos que nela trabalham que ameaçam a sua sobrevivência e consolidação. PONTOS FRACOS PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO CONTEXTO INTERNO

28 PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO A matriz FOFA é um cruzamento de cenários pra se saber quais serão os objetivos estratégicos da instituição, com menor chance de falha. Cenários são reflexões sistemática, extraídas por métodos científicos, que definem futuros possíveis. Quando definimos os cenários, os separamos da seguinte forma: INTERNOS - situações influenciáveis pela instituição FORÇAS - elementos da instituição considerados vantajosos. FRAQUEZAS - dificuldades, pontos da instituição que devem ser melhorados. EXTERNOS - situações não influenciáveis pela instituição OPORTUNIDADES E AS AMEAÇAS - elementos que dificultarão a obtenção dos resultados. OBJETIVOS ESTRATÉGICOS - ações que a instituição deverá tomar para alcançar sua missão de acordo com o ambiente em que ela está inserida. O nome da matriz é FOFA por que o cruzamento é feito em cima das FORÇAS, OPORTUNIDADES, FRAQUEZAS e AMEAÇAS com as quais a instituição terá que lidar. Em inglês, o nome da matriz é SWOT - strenght, weakness, opportunities and threats

29 PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO Nas potencialidades é que a instituição irá se desenvolver e conquistar seu espaço. As vulnerabilidades podem levar à falência da instituição. Nos pontos de defesa estão os diferenciais de desenvolvimento, pois cruzam ameaças com as forças da instituição. As debilidades são exatamente o contrário. Para facilitar a explicação, vou traçar a FOFA de um jovem empreendedor recém formado no ensino superior, cuja missão é trabalhar para uma grande empresa, em sua área de atuação e com uma posição de destaque:

30 PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO A matriz FOFA gera tipos diferentes de objetivos estratégicos, de acordo com este quadro:

31 PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO

32 ORGANIZAÇÃO GESTÃO OUTPUTS PROCESSO INPUTS Conjunto de elementos dinamicamente inte- relacionados, formando uma rede de comunicações e relações, desenvolvendo uma atividade ou função para atingir objetivos que constituem a própria finalidade da organização Entradas - matéria- prima, recursos ( humano, financeiros, materiais ) Transformação - de acordo com os objetivos Saída - Resultados AMBIENTE EXTERNO

33 OBJETIVOS São propósitos específicos, alvos a serem atingidos ao longo de determinado período de tempo, que, em conjunto, resultarão no cumprimento da Missão da organização. PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO Características : HIERARQUIA CONISTÊNCIA MENSURABILIDADE DESAFIOS ATINGÍVEIS

34 OperacionaisOperacional GerenciaisTático Da Organização Institucional e ou Estratégico TIPOS DE OBJETIVOS OBJETIVOS NÍVEIS DE GESTÃO OBJETIVOS

35 DEFINIÇÃO DE OBJETIVOS Definição de alvos a serem atingidos para que ocorra o cumprimento da Missão. Têm caráter temporário, podendo ser modificados de acordo com as alterações do contexto. Permitem acompanhar e analisar o desempenho dos responsáveis por seu cumprimento. Requer o estabelecimento de indicadores. PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO

36 OBJETIVOS : EXEMPLO OBJETIVOS INDICADORES Ampliar o intercâmbio com outras organizações. Melhorar a imagem da Organização. Número de parceiros novos incorporados à Organização ano a ano. Resultados de pesquisas realizadas junto à comunidade sobre a atuação da Organização. PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO

37 ESTRATÉGIAS São caminhos escolhidos que indicam como a ORGANIZAÇÃO pretende concretizar seus objetivos e, consequentemente, sua MISSÃO. Representam os instrumentos necessários para a realização do trabalho. Constituem-se em uma resposta às ameaças e oportunidades identificadas na análise do contexto. PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO

38 OBJETIVOS Promover a educação cooperativa e solidária junto as Mulheres chefes de Famílias da Zona Oeste. ESTRATÉGIAS Elaborar material didático sobre cooperativismo e economia solidária; Realizar reuniões e seminários sobre cooperativismo e economia solidária. Preparar as Família para atuarem como multiplicadores. Realizar cursos e formação de multiplicadores. DEFINIÇÃO DE ESTRATÉGIAS : EXEMPLO PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO

39 PLANEJAMENTO TÁTICO E PLANEJAMENTO OPERACIONAL ESTRATÉGICO (05 ANOS) TÁTICO (03 ANOS) OPERACIONAL (06 MESES A 01 ANO) Explicitação dos objetivos e estratégias, refletindo o detalhamento das atividades desenvolvidas pela organização. Dimensão temporal de médio prazo. Detalhamento dos objetivos e estratégias do planejamento tático em termos de execução. Visa especificar os objetivos a serem cumpridos. Dimensão de curto prazo.

40 DETALHAMENTO DAS ATIVIDADES EM TERMOS DE EXECUÇÃO PROGRAMA É o conjunto de Projetos a serem executados, para os quais há recursos específicos. No programa agrupam-se projetos que se assemelham em termos de objetivos ou áreas de atuação. PROJETO É o trabalho realizado com prazo determinado e recursos estabelecidos previamente, como tempo, dinheiro, equipamento e pessoas. ATIVIDADE É o trabalho necessário ao funcionamento de uma organização que é realizado de modo rotineiro. PLANEJAMENTO OPERACIONAL

41 DETALHAMENTO DAS ATIVIDADESEM TERMOS DE EXECUÇÃO PLANO ESTRATÉGICO PROGRAMAS E PROJETOS Objetivo Justificativa Metodologia Atividades Cronograma Orçamento O que fazer? Por que fazer? Como fazer? Etapas do trabalho Atividades / tempo Receitas e despesas Missão Objetivos Estratégias Oportunidades e Ameaças Pontos Fracos

42 DETALHAMENTO DAS ATIVIDADES EM TERMOS DE EXECUÇÃO PARA FINS GERENCIAIS DEVE-SE AINDA INDICAR: RESPONSÁVEL EQUIPE DE TRABALHO OUTROS RECURSOS NECESSÁRIOS INDICADORES E INSTRUMENTOS DE ACOMPANHAMENTO

43 CRONOGRAMA TEM POR OBJETIVO RELACIONAR AS ATIVIDADES A SEREM EXECUTADAS E O TEMPO PREVISTO PARA SUA REALIZAÇÃO. PERMITE : Identificar as atividades e o tempo necessário para sua execução. Estimar o tempo em face dos recursos disponíveis. Analisar a possibilidade de superpor atividades, executando-as em paralelo. Verificar a dependência entre as atividades. DETALHAMENTO DAS ATIVIDADES EM TERMOS DE EXECUÇÃO

44 CRONOGRAMA Para construção do Cronograma é preciso: As fase ou etapas que compõem o trabalho; Estimativa dos períodos de tempo que as fases deverão consumir; Prazo total necessário e disponível para execução do trabalho; Determinar prazos realistas para consecução das tarefas.

45 CRONOGRAMA

46 Expressa o Plano, o Programa e o Projeto em termos numéricos, demonstrando receitas e despesas em um período de tempo. Constitui-se em instrumento de Planejamento e de Controle, permitindo fazer previsões, estabelecer padrões e avaliar resultados, comparando o previsto com o que foi alcançado. ORÇAMENTO DETALHAMENTO DAS ATIVIDADES EM TERMOS DE EXECUÇÃO

47 QUADRO DE 5W E 1 H Conveniente para desdobrar o Plano de Ação Ferramenta do gerenciamento pela Qualidade Total Conveniente para Projetos simples e de curta duração Implica em preencher um quadro com os seguintes dados: o que (What), quem (who) prazo (when), local (where), por quê (why) e como (How).

48 RELATÓRIO DE TRÊS GERAÇÕES Ferramenta do Gerenciamento pela Ferramenta do Gerenciamento pela Qualidade Total Qualidade Total Análise Comparativa com os seguintes Análise Comparativa com os seguintes itens: itens: Atividade planejada, Atividade planejada, Resultados alcançados e Resultados alcançados e Proposições Proposições Desvios ou resultados não alcançados Desvios ou resultados não alcançados devem ser analisados criticamente para devem ser analisados criticamente para possibilitar o replanejamento. possibilitar o replanejamento.

49 RELATÓRIO DE TRÊS GERAÇÕES

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