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WORKSHOP MELHORIA DE PROCESSOS WORKSHOP IV – Implementação das Melhorias Superintendência de Planejamento e Gestão Escritório de Processos Organizacionais.

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1 WORKSHOP MELHORIA DE PROCESSOS WORKSHOP IV – Implementação das Melhorias Superintendência de Planejamento e Gestão Escritório de Processos Organizacionais Goiânia, 01 de julho de 2009

2 Objetivos do Workshop IV 1)Feedback da Avaliação 2)Apresentação, pelas unidades, da experiência com o levantamento de problemas e causas 3)O que foi feito pelo EPO 4)Base conceitual 5)Prática

3 1) Feedback da Avaliação

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8 Observações dos participantes Adequação do material Planejamento Estratégico na área-fim Participação da Catep nos workshops Não acontecerá workshops em julho, porém haverá trabalhos a serem desenvolvidos.

9 Monitoramento da Frequência

10 Objetivos do Workshop IV 1)Feedback da Avaliação 2)Apresentação, pelas unidades, da experiência com o levantamento de problemas e causas 3)O que foi feito pelo EPO 4)Base conceitual 5)Prática

11 Objetivos do Workshop IV 1)Feedback da Avaliação 2)Apresentação, pelas unidades, da experiência com o levantamento de problemas e causas 3)O que foi feito pelo EPO 4)Base conceitual 5)Prática

12 O que foi feito pelo EPO? Análise criteriosa do formulário 05 – Análise e Melhoria de Processos Discussões com as áreas para alguns ajustes

13 Considerações a respeito da análise e das discussões Aprofundamento das causas Esclarecimentos da análise realizada Alguns problemas não foram levantados – não enfoque nas várias categorias de problemas Alteração do enfoque do processo (nome do processo)

14 MACROFLUXO DAS 4 FASES

15 Objetivos do Workshop IV 1)Feedback da Avaliação 2)Apresentação, pelas unidades, da experiência com o levantamento de problemas e causas 3)O que foi feito pelo EPO 4)Base conceitual 5)Prática

16 4) Base conceitual Desenvolvimento das soluções dos problemas Esse passo consiste em desenvolver, em forma de plano de ação, as possíveis soluções dos problemas.

17 4) Base conceitual Plano de ação: Um plano de ação estabelece ações e prazos, a fim de colocar em prática alguma proposta, podendo ser construído com a ferramenta 5W2H. (FONTE: MAMP – Método de Análise e Melhoria de Processos)

18 4) Base conceitual Ferramenta 5W2H Ferramenta utilizada para esquematizar o planejamento primário de ações. São as letras iniciais das palavras inglesas definidoras dos requisitos de planejamento para realização de uma atividade ou ação qualquer, levando em conta os fatores essenciais de análise. (Fonte: O processo nosso de cada dia – Mauriti Maranhão)

19 4) Base conceitual Ferramenta 5W2H What – o quê Why – por quê When – quando Who – quem Where – onde How – como How much – quanto NÃO É PRECISO UTILIZAR TODOS OS ITENS

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29 Chefe do Departamento de Elaboração de Projetos Designar equipe temporá- ria para orientar as unidades Grande número de proje- tos inade- quados Realizar curso para as unidades Diminuir o número de projetos inadequados Capacitar os elaboradores dos projetos Nomear responsáveis Agendar com as áreas Definir palestrante Definir e preparar local e equipamento Agendar com as áreas 24/06 30/06 24/06 30/06 06/07 Daniel Marina Daniel Marina Equipe nomeada Agendamen-to realizado Palestrante definido Local e equipamentos preparados Curso agendado Sim Não Sim Não

30 Agora é com vocês! Certifiquem-se de que as ações serão tomadas principalmente sobre as causas fundamentais e eventualmente sobre seus efeitos (problemas). Produto desta etapa Plano de ação elaborado e implementado Tempo do exercício: 15´

31 MACROFLUXO DAS 4 FASES

32 FASE 4 – IMPLEMENTAÇÃO DAS MELHORIAS Pág. 26 – Manual de Apoio SITUAÇÃO DESEJADA

33 FASE 4 – Implementação das Melhorias (pág.27)

34 4) Base conceitual Os primeiros passos desta fase (após desenvolvimento das soluções) consistem em: Desenhar o novo fluxograma (registrar as melhorias) Definir seus indicadores e metas Medir e avaliar o desempenho do processo

35 4) Base conceitual Desenho do novo fluxograma O fluxo que será desenhado representará a forma como o processo passará a funcionar a partir das melhorias propostas.

36 4) Base conceitual Medição e análise do processo A medição será feita por meio de indicadores, os quais serão definidos, registrados em formulário e monitorados pelo RESPONSÁVEL PELO PROCESSO.

37 4) Base conceitual Indicadores Indicadores são medidas que representam ou quantificam um insumo, um resultado, uma característica ou o desempenho de um processo, de um serviço, de um produto ou da organização como um todo. ( FONTE: Drª. Maria das Graças Rua)

38 4) Base conceitual Indicadores Não são simplesmente dados, mas uma balança que nos permite pesar os dados, ou uma régua que nos permite aferir os dados em termos de qualidade, resultado, impacto, etc., dos processos e dos eventos. (FONTE: Drª. Maria das Graças Rua)

39 4) Base conceitual Os indicadores podem ser: Simples: expressos em valores absolutos. Exemplo: número de dias para liberar diárias.

40 4) Base conceitual Os indicadores podem ser: Relativos: expressam uma proporção, permitindo comparações entre situações no tempo e no espaço. (FONTE: Drª. Maria das Graças Rua) Exemplo: proporção de projetos básicos de licitação elaborados de acordo com o padrão estabelecido / projetos básicos de licitação recebidos.

41 4) Base conceitual Principais atributos dos indicadores Simplicidade – facilidade de ser compreendido e aplicado tanto pelos executores quanto pelos que receberão seus resultados. Rastreabilidade – facilidade para identificação da origem dos dados, seu registro e manutenção.

42 4) Base conceitual Principais atributos dos indicadores Disponibilidade – facilidade de acesso para coleta dos dados, estando disponíveis a tempo, sem distorções, servindo de base para que decisões sejam tomadas. Praticidade – garantia de que realmente funciona na prática e permite a tomada de decisões gerenciais.

43 4) Base conceitual Principais atributos dos indicadores Economia – o indicador não deve requerer tempo demasiado em busca de dados, pesquisando ou aguardando novos métodos de coleta. Estabilidade – garantia de que é gerado em rotinas de processo e permanece ao longo do tempo, permitindo a formação de série histórica. ( FONTE: Drª. Maria das Graças Rua)

44 4) Base conceitual Tipos de indicadores 1. Indicador de eficiência (produtividade): Eficiência: define-se como a capacidade de empregar, da melhor maneira, os meios disponíveis para obtenção do efeito que se deseja. (FONTE: Guia de Simplificação do Gespública)

45 4) Base conceitual Tipos de indicadores 1. Indicador de eficiência (produtividade): É ligado à eficiência e trata da utilização dos recursos para a geração de produtos e serviços. Exemplo: percentual de redução de gastos com manutenção de veículos

46 4) Base conceitual Tipos de indicadores 2. Indicador de eficácia (qualidade): Eficácia: define-se como a capacidade de obter o efeito que se deseja (os meios não são considerados). (FONTE: Guia de Simplificação do Gespública)

47 4) Base conceitual Tipos de indicadores 2. Indicador de eficácia (qualidade): Refere-se à capacidade do processo em atender aos requisitos do cliente. Medem como o produto ou serviço é percebido pelo cliente (satisfação do cliente). Exemplo:percentual de solicitações atendidas no prazo

48 4) Base conceitual Tipos de indicadores Esses dois tipos de indicadores devem andar lado a lado, formando, assim, o equilíbrio necessário ao desempenho global do processo. Olhe o exemplo a seguir...

49 4) Base conceitual Tipos de indicadores Exemplo: Indicadores: 1.percentual de solicitações atendidas no prazo (eficácia) 2.tempo gasto em cada atendimento (eficiência)

50 4) Base conceitual Tipos de indicadores Exemplo: Apuração dos dados (avaliação): Solicitações atendidas no prazo aumentaram em 50% Tempo gasto em cada atendimento reduziu em 30%

51 4) Base conceitual Dicas para a elaboração de indicadores: O que você está querendo medir? Para que será feita a medição? Como ela será feita?

52 4) Base conceitual Dicas para a elaboração de indicadores: Onde será feita a medição? Quando serão feitas as medições? Quem será responsável pela medição?

53 Percentual de solicitações atendidas no prazo

54 Mede o percentual de atendimento das solicitações no prazo

55 Percentual de solicitações atendidas no prazo Mede o percentual de atendimento das solicitações no prazo Presidente da Comissão de Licitação

56 Percentual de solicitações atendidas no prazo Mede o percentual de atendimento das solicitações no prazo Presidente da Comissão de Licitação % Eficá- cia

57 Percentual de solicitações atendidas no prazo Mede o percentual de atendimento das solicitações no prazo Presidente da Comissão de Licitação % Eficá- cia SAP*100 TSP

58 Percentual de solicitações atendidas no prazo Mede o percentual de atendimento das solicitações no prazo Presidente da Comissão de Licitação % Eficá- cia SAP*100 TSP Livro de registros de solicitações

59 Percentual de solicitações atendidas no prazo Mede o percentual de atendimento das solicitações no prazo Presidente da Comissão de Licitação % Eficá- cia SAP*100 TSP Livro de registros de solicitações Valores até 60% - faixa de risco Valores entre 60% e 80% - faixa aceitável Valores acima de 80% - aumento da eficácia do processo

60 Percentual de solicitações atendidas no prazo Mede o percentual de atendimento das solicitações no prazo Presidente da Comissão de Licitação % Eficá- cia SAP*100 TSP Livro de registros de solicitações Valores até 60% - faixa de risco Valores entre 60% e 80% - faixa aceitável Valores acima de 80% - aumento da eficácia do processo Valores maiores ou iguais a 60% e menores ou iguais a 80%

61 4) Base conceitual Monitoramento e Avaliação Compreende o acompanhamento do andamento do processo por meio de coleta de dados para a avaliação. O monitoramento contínuo deve ser feito de forma sistemática pelo responsável pelo processo.

62 Percentual de solicitações atendidas no prazo Mede o percentual de atendimento das solicitações no prazo Presidente da Comissão de Licitação % Eficá- cia SAP*100 TSP Livro de registros de solicitações Valores até 60% - faixa de risco Valores entre 60% e 80% - faixa aceitável Valores acima de 80% - aumento da eficácia do processo Valores maiores ou iguais a 60% e menores ou iguais a 80% Após cada solicitação

63 Percentual de solicitações atendidas no prazo Mede o percentual de atendimento das solicitações no prazo Presidente da Comissão de Licitação % Eficá- cia SAP*100 TSP Livro de registros de solicitações Valores até 60% - faixa de risco Valores entre 60% e 80% - faixa aceitável Valores acima de 80% - aumento da eficácia do processo Valores maiores ou iguais a 60% e menores ou iguais a 80% Após cada solicitação Trimestral

64 Percentual de solicitações de licitações atendidas no prazo Mede o percentual de atendimento das solicitações no prazo Presidente da Comissão de Licitação % Eficá- cia SAP*100 TSP Livro de registros de solicitações Valores até 60% - faixa de risco Valores entre 60% e 80% - faixa aceitável Valores acima de 80% - aumento da eficácia do processo Valores maiores ou iguais a 60% e menores ou iguais a 80% Após cada solicitação Trimestral50%

65 4) Base conceitual As metas de desempenho estabelecidas devem ser compatíveis com a capacidade dos processos, conduzidos por pessoas normais, treinadas para as funções. Após definir os indicadores e monitorar o processo, é preciso elaborar as metas

66 4) Base conceitual Metas As metas devem ser expressas em termos de uma quantidade, um objeto e um espaço de tempo. Exemplo: Aumentar a satisfação do cliente para 80% no prazo de 1 (um) ano.

67 Percentual de solicitações de licitações atendidas no prazo Mede o percentual de atendimento das solicitações no prazo Presidente da Comissão de Licitação % Eficá- cia SAP*100 TSP Livro de registros de solicitações Valores até 60% - faixa de risco Valores entre 60% e 80% - faixa aceitável Valores acima de 80% - aumento da eficácia do processo Valores maiores ou iguais a 60% e menores ou iguais a 80% Após cada solicitação Trimestral 90%6 meses 50%

68 Percentual de solicitações de licitações atendidas no prazo Mede o percentual de atendimento das solicitações no prazo Presidente da Comissão de Licitação % Eficá- cia SAP*100 TSP Livro de registros de solicitações Valores até 60% - faixa de risco Valores entre 60% e 80% - faixa aceitável Valores acima de 80% - aumento da eficácia do processo Valores maiores ou iguais a 60% e menores ou iguais a 80% Após cada solicitação Trimestral 90%6 meses 50%

69 Exemplo prático Superintendência de Administração Indicadores do Sistema de Transportes.

70 Vamos exercitar? Criar um indicador para cada processo priorizado. Tempo: 15´

71 Resumo das atividades: Elaborar e implementar plano de ação Definir indicador(es) Medir a situação atual do(s) indicador(es) (monitoramento – T0) Definir a meta Medir continuamente e divulgar os dados

72 Objetivos do Workshop IV 1)Feedback da Avaliação 2)Apresentação, pelas unidades, da experiência com o levantamento de problemas e causas 3)O que foi feito pelo EPO 4)Base conceitual 5)Prática

73 Preencher os formulários EPO 05 (plano de ação) e 06 (indicadores) Elaborar plano de ação – 08/07* Implementar as soluções – 22/07* Desenhar novo fluxo – 29/07* Definir indicador(es), medir situação atual e estabelecer meta – 05/08* * Prazos para encaminhar para SUPLAN – até 18:00h

74 5) Prática Enviar para o do Formulários disponíveis na: http//wikimp.mp.go.gov.br

75 PRÓXIMO WORKSHOP V – 12/08 Cada área apresentará: Melhorias implementadas Indicador(es) definidos Situação atual do(s) indicador(es) Metas estabelecidas (valor e prazo). Agradecemos a presença. Bom trabalho!!!


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