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Prof. Josemar Henrique de Melo Aula 5 Gestão de Documentos I.

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1 Prof. Josemar Henrique de Melo Aula 5 Gestão de Documentos I

2 Gestão de Documentos Objeto: Documento de arquivo Objetivo: Assegurar autentici- dade; Comprovar fidelida- de dos processos; Eficiência e eficácia administrativa. Instrumentos Plano de Classifica- ção; Tabela de Tempora- lidade; Manuais de rotinas. Gestão de Informação Objeto:Informação Objetivo: Dar suporte aos processos internos; Assegurar qualida- de das operações; Eficiência e eficácia administrativa Instrumentos: Sistemas de Infor- mação; Tesauros, Índices

3 Programa de Gestão Documental Fases e funções que compõem um programa de gestão documental: – Elaboração; – Utilização e – Eliminação. – A gestão documental deve se ocupar com tudo que se sucede aos documentos de uma organização atra- vés do seu ciclo de vida.(Rhoads, 1983) – Para este autor o programa de gestão desenvolve-se em 4 níveis:

4 Programa de Gestão Nível mínimo: – Estabelece que órgãos devem contar com programas de retenção e eliminação de documentos e estabelece proce- dimentos para recolher à instituição arquivística os de valor permanente. Nível mínimo ampliado: – Completa o primeiro, com a existência de centros de arquivamentos intermediários. Nível Intermédio: – Compreende os 2 primeiros com a adoção elaboração de gestão de formulários e correspondência e implantação de sistemas de arquivos. Nível Máximo: – Inclui todas as atividades anteriores complementadas com o recurso da automação.

5 Programa de Gestão Documental Para Rousseau e Couture (1998) o programa tem 3 fases: – Criação, difusão e acesso à informação orgânica (as informações consideradas inúteis podem ser elimi- nadas nesta fase); – Classificação e recuperação da informação; – Proteção e conservação da informação.

6 ProduçãoTramitação Avaliação /Arquivamento Uso Gestão de Documentos

7 Produção Cada pessoa física ou jurídica produz documen- tos necessário para o desenvolvimento de suas atividades. Esta produção de documentos depende do modo como esta entidade produtora funciona e como dispõe a ordem dos documentos. A ordenação dos papéis produzidos dia a dia em uma entidade realiza-se de diversas maneiras e de acordo com os diversos setores.

8 A Gênese Documental A Elaboração do documento cumpre etapas: – Identificação jurídico-administrativa do ato (Actio); – Seleção da espécie documental; – Fórmula diplomática (Conscriptio); – Divulgação junto ao(s) público(s) a atingir e/ou tramita- ção de rotina; – Guarda ou destinação determinada por temporalidade. Cada espécie corresponde a uma fórmula diplo- mática, estrutura e disposição semântica das pala- vras dentro do texto de maneira presteabelecidas.

9 A Gênese Documental O Documento é resultado de um procedimento, de um processo de criação. – Tem um ou mais autores, dirigido a um indivíduo ou a uma coletividade. Está datada de um lugar (data tópica) e tem uma data (cronológica). Categorias documentais: Dispositivos – Documentos normativos: manifestação da autorida- de e que devem ser obri- gatoriamente acatados; – Documentos de ajuste: representados por acordo de vontade; – Documentos de corres- pondência : derivam de atos normativos

10 A Gênese Documental Testemunhais São os que acontecem depois dos ato disposi- tivo. Nesta categoria temos também os comprovati- vos. Informativos São opinativos e que es- clarem questões. Obs: Portanto temos que conhecer os formulários produzidos.

11 Sopa de Letras Lei, decreto, instrução normativa, acórdão, resolução... Tratado, convênio, contrato, pacto... Alvará, circular, edital, portaria, memorando... Ata, auto de infração.. Atestados, certidões, cópias certificadas... Pareceres, relatórios, votos Normativos Ajuste Correspondência Testemunhais Comprobatórios Informativos

12 Ordenação do Documentos Na sua totalidade os arquivistas não estão nas instituições quando são determinadas as ordenação dos documentos. Trata-se de um problema das instituições produ- toras e que os arquivistas devem conhecer.

13 Ordenação de Documentos Os manuais de Arquivologia indicam comumente algumas formas de ordenação chamados: – Métodos de ordenação; – Métodos de arquivamento; – Métodos de classificação etc. O mais correto será ordenamento: disposição dos tipos documentais dentro das divisões esta- belecidas no plano de classificação. Qual o tipo de ordenação dos documentos? – Depende diretamente da natureza mesma do arquivo

14 Ordenação Cronológico: – Consiste em dispor os documentos por ordem de data. A data a se tomar em consideração é da produção do documento. Alfabético: – O mais simples desde que o elemento principal seja o nome. É um método rápido, barato, porém erros de arquivamento tendem a predominar. – Seguir regras de alfabetação Geográfico: – É um sistema preferido quando o principal elemento é o local.

15 Ordenação Numérico Simples: – Corresponde a atribuição de um número a cada área. Ex: 1 – Educação, 2 – Saúde, etc. Assunto: – Distribuição dos documentos em assuntos determinados pelo setor produtor. Pode levar haver algum problema, tendo em vista as possíveis inter- pretações sobre os títulos estabelecidos – Não confundir assuntos com espécies documentais – Obs: A Arquivística não trabalha por assuntos no processo de organização dos arquivos, mas deve manter as ordenações criadas pelas instituições.

16 Ordenação Decimal: – Desenvolvido para aplicação nas bibliotecas e equi- vodamente utilizado nos arquivos. São classes que se subdividem em subclasses. Ex. 6 –Ciências Aplica- das, 610 a 619 – Medicina, 611 – anatomia. Menmônico: – Utiliza-se dos termos estabelecidos na instituição. Ex: A – Administração, AG – Administração Geral, AP – Administração de Pessoas.


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