Diretoria-Executiva – DE

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Economizar para Gastar Melhor Sérgio da Costa Côrtes Diretor-Executivo Novembro de 2010

Programa de Melhoria da Qualidade do Gasto
O que é o Programa de Melhoria da Qualidade do Gasto PQMGasto? É um programa, estruturado na Diretoria-Executiva do IBGE, que pode ser resumido como um conjunto de ações visando “Economizar para Gastar Melhor”

Objetivos Criar uma “consciência corporativa” sobre a importância da qualidade do gasto Auxiliar a todos os gestores do IBGE na implantação de procedimentos voltados para avaliação da qualidade e redução dos gastos Criar mecanismos de análise dos gastos Dar transparências sobre os gastos Institucionais

Objetivos (continuação) Estabelecer metas viáveis de redução de gastos Gerar um ambiente institucional de discussão sobre a qualidade do gasto Premiar as áreas e as pessoas que contribuem e atingem as metas do programa.

Qual a composição Programa de Melhoria da Qualidade do Gasto PQMGasto? Vários sistemas de informações e de movimentos de conscientização das pessoas que trabalharão integrados buscando atingir aos objetivos do programa.

O PQMGasto é composto, inicialmente, pelos seguintes módulos: Sistema de Contratos Essenciais – SCE Sistema de Caderneta de Despesas – SCD Sistema de Acompanhamento do Programa – SAP Movimento de Sensibilização de Pessoal – MSP – “Economizar para Gastar Melhor”

Todos os sistemas e o movimento de sensibilização estão sendo desenvolvidos de forma que possam ser também ser utilizados por outros órgãos da Administração Pública Federal, sem nenhum custo adicional.

Sistema de Contratos Essenciais – SCE O objetivo deste sistema é registrar e acompanhar todos os contratos e despesas considerados essenciais para o desenvolvimento das atividades e dos projetos do órgão Estes contratos, por serem compromissos assumidos para um ou mais exercícios, devem ter suas dotações orçamentárias definidas prioritariamente e deverão, por períodos previamente determinados, ser submetidos a reavaliações, visando o acompanhamento e a manutenção de seus objetivos, sempre visando a qualidade e buscando oportunidades de redução em seus gastos.

Sistema de Contratos Essenciais – SCE É recomendado que sejam constituídos grupos de trabalhos que possam analisar os contratos, sugerir melhorias, avaliar as ofertas de mercado, buscar contratos com objetos semelhantes no governo federal, sempre com a visão de qualidade e de oportunidade de redução de seus gastos. Destacam-se entre esses contratos os contratos de energia elétrica, água e esgotamento sanitário, água mineral, locação de imóveis, locação de equipamentos de informática, locação e licenciamento de softwares, comunicação de dados, correios, taxas, etc.

Sistema de Caderneta de Despesas – SCD O objetivo deste sistema é acompanhar um conjunto de TEMAS, tipos de contratos e despesas essenciais, que serão objetos para a criação da “consciência corporativa” sobre a importância da qualidade do gasto na instituição, sempre buscando “Economizar para Gastar Melhor” Neste sistema estaremos buscando o desenvolvimento de ações para a redução de gastos que envolvam as pessoas e busque o compromisso de cada servidor com esta causa

Sistema de Caderneta de Despesas – SCD Conteúdo do sistema Os temas selecionados para controle e acompanhamento do gasto. Por exemplo, energia elétrica, água, telefonia fixa e móvel, condomínios, etc; As pessoas responsáveis pela condução dos temas selecionados no IBGE e os responsáveis pela condução desses temas nas Unidades Organizacionais Físicas de Operação – UROGFO;

Sistema de Caderneta de Despesas – SCD Conteúdo do sistema As metas a serem perseguidas por uma UORGFO ou grupo de pessoas. Por exemplo, reduzir em 5% o consumo de energia elétrica num prazo de 3 meses; As ações planejadas para o alcance das metas estabelecidas e o acompanhamento dessas ações durante a sua execução; As premiações e recompensas pelo atingimento de suas metas pelas pessoas da UROGFO;

A Caderneta de Despesa será o instrumento que registrará, acompanhará o gasto dos temas selecionados e possibilitará a geração de um conjunto de indicadores sobre esses temas. A partir desses indicadores poderemos implementar “movimentos de sensibilização” para o desenvolvimento da “consciência corporativa” sobre a importância da qualidade do gasto.

Sistema de Acompanhamento do Programa - SAP Este sistema tem dois objetivos específicos: Disponibilizar os resultados das ações executadas pelas pessoas nas UORGFO para redução dos gastos, apresentando os resultados de cada UORGFO e os indicadores comparativos entre as unidades participantes do programa Criar um ambiente de participação, integração e de contribuição entre as pessoas, visando o alcance das metas das UORGFO

Sistema de Acompanhamento do Programa - SAP Este sistema será composto por dois módulos de software: Acompanhamento e Análise do Gasto – AAG Este módulo será desenvolvido no Sistema de Acompanhamento e Gestão – SAG, utilizando todo o potencial de análise e apresentação do SAG, e será o responsável por implementar o objetivo número 1. Participação, Integração e Contribuição das Pessoas – PICP Este módulo será desenvolvido no Portal da DE, utilizando todo o potencial da Web 2.0 disponível para intranet e internet, e será o responsável por implementar o objetivo número 2.

Sistema de Acompanhamento do Programa – SAP Será nestes dois ambientes que as pessoas poderão conhecer seus resultados e vibrar com eles, avaliar seus esforços e sacrifícios, conhecer pessoas, trocar informações, contribuírem umas com as outras. Também será nestes dois ambientes que estará registrado o sucesso do programa. Todas as nossas energias deverão estar canalizadas na utilização desses dois ambientes pelas pessoas. Incentivá-las na utilização desses ambientes será fundamental para o sucesso do programa.

Movimentos de Sensibilização de Pessoal – MSP Será nestes movimentos que buscaremos convencer as pessoas a “Economizar para Gastar Melhor”. Através de campanhas de sensibilização das pessoas, sejam estas campanhas corporativas, regionais ou locais, buscaremos sensibilizar as pessoas a se engajarem nas ações do programa em cada UORGFO.

Movimentos de Sensibilização de Pessoal – MSP Caberá a cada responsável pelo programa na sua unidade trabalhar de forma integrada com as pessoas para o sucesso do programa. Será nestes movimentos que poderemos criar uma grande sinergia entre as pessoas, de todas as áreas da unidade, sinergia esta que será fundamental, também, para o desenvolvimento de todas as atividades das unidades.

Movimentos de Sensibilização de Pessoal – MSP Instrumentos de mobilização

Organização do Programa em grupos de trabalho (+- 5 pessoas) Coordenação do Programa Movimento de Sensibilização Acompanhamento dos Temas Contrato dos Correios Planejamento/infra-estrutura

Conclusão Programa de Melhoria da Qualidade do Gasto – PMQGasto, aparentemente ambicioso, mais consciente da sua necessidade e importância para todos os nossos órgãos. Vale destacar que manter os gastos sob controle absoluto e transparente para todos é um dos pontos fortes de qualquer administração

Conclusão Outro ponto importante que este PMQGasto busca criar um grande movimento de sinergia entre as pessoas. Não podemos esquecer que o nossos Órgãos só existe por causa das pessoas e são elas que devem ter toda a nossa atenção, cuidado, respeito e carinho. O desafio neste momento é construir uma estrutura que una as pessoas em torno desta idéia para viabilizar este programa. Contamos com todos.

Obrigado pela oportunidade de compartilhar o nosso trabalho com vocês e aprender com as vossas experiências Ernesto Dorneles Saraiva Gerente de Projeto – UE-RS Sérgio da Costa Côrtes Diretor-Executivo - IBGE

Acesso aos sistemas Contratos e Despesas Essenciais Caderneta de Despesas Melhoria da Qualidade do Gasto - Caderneta de Despesas Melhoria da Qualidade do Gasto - Contratos Essenciais Caderneta de Despesas para Órgãos externos

Coordenação do Programa Sérgio Côrtes - DE Maria de Fátima - DE Ernesto Dornelles Saraiva - UE/RS Maria Aparecida de Almeida Valadares – UE/TO Elpídio Dantas Gomes - UE /MG Fabrício Martins Rodrigues (UE/RR) Waldir Fortunato (CRM) Movimento de Sensibilização Luciano - UE/ES Lauro - UE/SC Washington - UE/MA Xavier - DE/GAT2 Beth - UE/PR Mauro - DE/CPS

Acompanhamento dos Temas Água - César UE/RJ Luz - Rejane UE/PA Aluguel - Luiz Esteves UE/SP Condomínio - Márcia Arruda DE/GAT1 Telefone Local - André UE/RN Telefone DDD - Marina UE/GO Telefone Celular - Alexandre UE/AC Contrato dos Correios Waldir ou indicado - DE/CRM Jecivan - UE/AM Mario - UE/CE Marcio - UE/MT Adeilson - UE/SE Eron - UE/RS

Planejamento/infra-estrutura Augusto – UE/AP Anna Carolina – UE/DF Victor – UE/MG Elisabete – UE/PR Leonardo – UE/PI César – UE/RJ Ernesto - UE/RS

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