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Alguns Projetos de Workflow Schering (Gestão de Eventos) PRÊMIO CENADEM 2006 Petrobras (AMS Reembolso de Despesas Médicas) PRÊMIO CENADEM 2007 Petrobras.

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1 Alguns Projetos de Workflow Schering (Gestão de Eventos) PRÊMIO CENADEM 2006 Petrobras (AMS Reembolso de Despesas Médicas) PRÊMIO CENADEM 2007 Petrobras (QSMS) CETIP (Pagamentos e Controladoria) BR Distribuidora (Gestão de Fornecedores) Ipiranga (Gestão de Projetos de Engenharia) Fundação Real Grandeza (Gerência de Serviços e Administração)

2 Workflow Ferramenta para modelagem e automação de sistemas de tramitação de processos

3 Criação gráfica do fluxo de trabalho Fluxo paralelo e coleta de processos Etapas de arquivo e lixeira Etapa de pesquisas e relatórios restrita a certos grupos do workflow

4 Exibição em árvore com sub etapas Modos de classificação e configuração do fluxo.

5 Etapa Características gerais da etapa Nome Se é etapa inicial: por e-form por indexação de documento Se permite coleta automática ou quantas etapas se ligam a ela. Se a exibição é restrita por um campo perfil

6 Regras

7 Etapa Propriedades de Exibição dos Processos Campo e rótulo de subtítulo para cada etapa. Campos da lista de processos Se a etapa anterior aparecerá na lista de processos Se aparecerão os contadores de processo por etapa (totais/não lidos)

8 Etapa Formulários da etapa Formulário de cadastro de novos processos se a etapa for etapa inicial por e-form. Formulário de exibição de processos. Estes formulários são templates htm. Nesta tela são definidos se a tramitação pode se ad-hoc: pessoal -> encaminhado para um participante individualmente. por etapas -> encaminhado para uma outra etapa.

9 Coleções Conjunto de Etapas que respeitam regras semelhantes e que são criadas a partir de um modelo e um banco de dados com os nomes das subetapas Apesar de serem criadas sobre um mesmo modelo, é possível editar as regas uma a uma.

10 Ativação de Fluxo para Entrada em Operação

11 Gerenciar Usuários e Grupos

12

13 Início de um processo 1)Por integração com GED no momento da indexação de um documento 2)Por cadastro no formulário eletrônico 3)Por integração com outro sistema

14 Formulário de Cadastro em uma Etapa Inicial

15 Início do Workflow por integração com GED Folder245FlowBuilder Folder245Manager

16 Início por Integração com Outros Sistemas Único para cada processo. A Tabela tem o nome do fluxo. O número da etapa é o da etapa de entrada.

17 Etapas do Fluxo (ETAPAS_DO_FLUXO)

18 Depois de se identificar o usuário acessa as etapas que ele têm direito. Este direito é conferido através de grupos de usuários. Em um mesmo servidor é possível ter centenas de fluxos diferentes com usuários diferentes.

19 Formulários Programados em HTML

20 Aqui são cadastrados os atendimentos. O usuário entra com os dados do solicitante e com a observação. Todas as solicitações ficam listadas em cada etapas mas o grupo administrador pode acessar todas as etapas para alterar algum status ou para analisar o andamento do processo.

21 Formulário de um workflow de compras e RH

22 Administração do Fluxo Gráficos

23 Administração do Fluxo Gerenciamento de Usuários

24 FlowService Monitoramento

25 Configuração de tarefas dependendo do status do processo, tempo de espera e intervalo de repetição Associação a funções e etapas Monitoramento de bases externas com recursos do Flow

26 Exemplo Aplicações de Atendimento na Plataforma Folder245

27 Cadastramento e Atendimento de solicitação de serviços, reclamação, sugestões, denúncias, críticas e elogios. Etapas: a) Cadastramento da solicitação via atendente em posto de atendimento b) Cadastramento de solicitação via Internet ou quiosque de atendimento c) Cadastramento de solicitação via atendimento telefônico d) Separação inicial por tipo de solicitação e encaminhamento para departamentos responsáveis e) Análise no departamento responsável com estabelecimento de tempo máximo para resposta f) Resposta automática para o cliente g) Etapa de resposta por telefônica para o cliente h) Conclusão/Ouvidoria

28 Cadastramento e Atendimento de solicitação de serviços, reclamação, sugestões, denúncias, críticas e elogios. Cadastro do Atendimento, criação do processo através de formulário eletrônico web. Análise e Triagem dos formulários Análise detalhada do problema, tomada de decisão. É possível voltar para ouvidoria para ir para outro departamento. É possível ir para mais de um departamento tomar providências. Resposta final de conclusão. Confirmação do atendimento.

29 Cadastro do Atendimento, criação do processo através de formulário eletrônico web. Análise detalhada do problema, tomada de decisão. É possível ir para outro departamento. Resposta final de conclusão. Confirmação do atendimento. Cadastramento e Atendimento de solicitação de serviços, reclamação, sugestões, denúncias, críticas e elogios.

30 Cadastramento da solicitação via atendente em posto de atendimento ou via Internet ou pelo quiosque de atendimento ou via atendimento telefônico Separação inicial por tipo de solicitação e encaminhamento para departamentos responsáveis

31 Cadastramento e Atendimento de solicitação de serviços, reclamação, sugestões, denúncias, críticas e elogios. Recursos: j) Inclusão de solicitação via web k) Envio Análise do processo de atendimento via web l) Possibilidade de implantação de processos paralelos m) Criação de scripts de atendimento telefônico para melhor compreensão da solicitação n) Acompanhamento de todas as etapas do processo via web o) Consulta a contratos online dentro do processo

32 Cadastramento e Atendimento de solicitação de serviços, reclamação, sugestões, denúncias, críticas e elogios. Recursos: p) Consulta a documentos como registros de ocorrência e processos anteriores q) Base de respostas de referência em banco de dados r) Alertas para atendimento s) Consulta pelo smartphone t) Auditoria de todas as operações no processo u) Relatórios completos com os atendimentos, tipos e origem

33 O Grafiki245 possui funcionalidade de drill down: O usuário pode clicar nos links para detalhar o gráfico em vários níveis O Grafiki245 possui funcionalidade de drill down: O usuário pode clicar nos links para detalhar o gráfico em vários níveis

34 Gráficos gerados online a partir de qualquer base de dados ou tabela.

35 Verticais Aplicações Especiais Modularizadas na Plataforma Folder245

36 Processo de aprovação de projetos de engenharia Sistema de acervo de projetos, memórias de cálculo, listas de materiais e workflow de processo para aprovação de novos projetos e novas versões. Acompanhamento desde o esboço do projeto até o As Built. - Entrada de dados de planejamento: Especificação técnica Planilha técnica Relação de documentos Memórias de cálculo Lista de materiais inicial Cronograma de execução Lista de empresas fornecedoras Esboço dos desenhos - Entrada de projetos: Desenhos nas respectivas versões até a aprovação final Desenhos antigos para controle Revisão nas listas de materiais Anotações sobre os desenhos Desenho do as buit Fotografias Etapas do workflow de aprovação de projetos: Abertura de um projeto Inclusão de documentos iniciais Distribuição de desenhos para os projetistas encarregados Inclusão dos desenhos Análise e comentários sobre os desenhos Aprovação/Reprovação Elaboração de novas versões até aprovação final com comentários Envio para execução Inclusão do as built

37 - Recursos: Visualização web Indexação na Internet Criação de classes de projetos: terraplenagem, civil, elétrica, mecânica, etc. Restrição de acesso a documentos/projetos confidenciais Comentários/observações sobre cada documento Relatório de número de desenhos por projeto Relatório de versões por projetista, por projeto. Relatório de prazos e tempos de entrega dos projetos Pesquisa de documentos por título, código, tipo, nome do projeto,responsável técnico, data de revisão, versão, até 20 atributos diretos Geração de CD para distribuição com matérias selecionadas por assunto com recursos autônomos de pesquisa, inclusive pelo conteúdo. Reserva de numeração de projeto Controle rigoroso na indexação de documentos com máscaras e listas de valores de controle via Internet Indexação de documentos pela Internet, distribuído, por responsável de cada etapa. Interface de consulta e visualização web Gráficos e relatórios de dados em tempo real Permite importação de dados externos Aplicações direta: Controle de acervos de documentos de engenharia Gerência de projetos de engenharia Gerência de obras dividida entre várias empresas de projetos e empreiteiras Gerência de empresas de projetos

38 Gestão de Qualidade, Segurança, Meio Ambiente e Saúde (QSMS) Processo de elaboração e aprovação de procedimentos normativos, em especial para gestão integrada de qualidade, segurança, meio-ambiente e saúde nas diversas áreas da empresa ou na corporação como um todo. O sistema arquiva registros diversos de controle, auditoria, treinamento. Processo de cadastro de não conformidade e distribuição de tarefas de ação corretiva. No controle de gestão de meio ambiente, segurança e saúde, o sistema arquiva e controla normas internacionais e legislação nos âmbitos nacional, estadual e municipal. Etapas do workflow de elaboração: Criação de procedimento normativo Envio para colaboradores diretamente envolvidos no processo Votação com comentários para cada versão Geração de novas versões até a revisão final Envio para apovação com análise do resultado da votação Envio para revisor ou aprovação a nível de conformidade com regras e formatos Publicação no portal QSMS Impressão de cópias controladas Notificação para lista de distribuição -Etapas do workflow de ações corretivas/preventivas: Cadastro de não conformidades Abertura de processo corretivo Elaboração de lista de ações Aprovação de lista de ações Distribuição de tarefas Conclusão das tarefas Registro de auditoria interna

39 Funcionalidades: Indexação por intranet/Internet de documentos normativos, registros, ações corretivas, etc. Integração com aplicativos MS Office para elaboração de procedimentos Classificação orientada por título, código, atividade, setor, revisão, status, autor, versão, data e palavras-chave. Lista mestra de procedimento Lista de procedimentos cancelados Lista de procedimentos novos ou revisados nos últimos 30 dias Notificação por informando que faltam 1 mês, 15 dias e 5 dias para data de validade do procedimento ainda não revisado. Administração dos documentos revisados Notificação por de novas revisões para lista de distribuição Registro de leitura de procedimentos Pesquisa por campos Pesquisa livre Pesquisa por conteúdo Relatórios gráficos de acesso Relatórios gráficos de administração Pesquisa na Internet de sites on-line a procura de novas legislações nas áreas afins. Aplicação direta: Gestão integrada QSMS Gestão de documentos normativos internos Gestão de documentos para ISO-9000, ISO-14000, OHSAS-18000, SA-8000 e NBR 16000

40 Inteligência Competitiva/Marketing/Clipping Sistema de coleta e pesquisa de dados de marcado, competidores e posicionamento de marca. -Fontes de entrada de dados: Matérias de jornais e revistas: clipping Pesquisa automática em sites online Inclusão de dados da área de vendas Inclusão de balanços da empresa e concorrência - Recursos de análise: Comentários dos analista para cada evento Relatórios sobre os dados de classificação e dos comentários Relacionamento cruzado de dados corporativos. Relatórios de dados e gráficos por região Relatórios de dados e gráficos por assunto Relatórios de dados e gráficos por exposição em meios de comunicação Pesquisa por período e por assuntos Pesquisa por conteúdo de matérias Alertas automáticos sinalizando condições críticas ou notícias mais importantes - Facilidades de uso: Indexação direta de páginas da Internet em formato PDF Indexação diretamente a partir de relatórios textuais em MS Word Pesquisa web 24 horas por dia Interface de pesquisa web Gráficos e relatórios de dados em tempo real Permite importação de dados externos Aplicações direta: Análise de Mercado Análise Econômica Análise da Concorrência Acompanhamento de Legislação Tributária Acompanhamento de Legislação de Meio Ambiente Acompanhamento de campanha política

41 Workflow de Compras Fluxo de trabalho para cadastramento de solicitação de material/serviço até a efetivação da compra com processamento de pagamento. Etapas do workflow: Cadastramento de fornecedores Solicitação de proposta Recebimento de propostas Análise de mapa comparativo Geração de pedido Desmembramento de pedido em várias pedidos Recebimento do material Processamento de pagamento Integração com ERP para processamento de pagamento - Recursos: Visualização web Envio de solicitação de proposta para os fornecedores cadastrados pela Internet Gerencia processo de compras em diversas moedas O fornecedor pode incluir propostas, folhetos, etc. pela Internet Cadastro de fornecedores Cadastro de materiais de consumo Mapa comparativo com destaque para o fornecedor com menor proposta total e menos proposta por item cotado Opção de proposta tipo envelope fechado. Relatórios gráficos de preços por fornecedor Relatórios gráficos de preços por material Relatórios gráficos de volume de compras por solicitante Auditoria de todas as operações no processo Aplicações direta: Gerenciamento de compras para o departamento de compras E-procurement/compras na Internet

42 Acervo de projetos (arquitetura e design) Sistema para classificação e catalogação de projetos, desenhos para geração de acervo com o objetivo de reaproveitamento de projetos, padronização e redução de custos de planejamento e implantação. -Fontes de entrada de dados: Desenhos e projetos de arte Pranchas de arquitetura Instruções e Manuais Vídeos Fotografias em alta resolução -Recursos de reaproveitamento de projetos padrão: Classificação por até 20 níveis de classificação, tipo de documento, versão, controle de status. Controle de versão e status de projetos Três formas de pesquisa: pesquisa por campos, pesquisa livre e pesquisa por diretórios. Controle de acesso por categoria de documento. Trilha de auditoria para detecção de pirataria interna ou uso indevido. Arquivamento em baixa e alta resolução. Listas nomeadas de projetos por usuário e por assunto. Envio para produção. Notificação de novos manuais e instruções. Pesquisa por período e por assuntos. Pesquisa por conteúdo dos documentos textuais. Indexação de arquivos TIFF, JPEG, PNG, CDR, DWG, DXF, etc. Indexação de vídeos e sons Pesquisa na Internet Gerenciamento de download de arquivos grandes Aplicações diretas: Acervo de projetos e identidade visual para rede de lojas e franchising Acervo de projeto para produção de TV Acervo de projetos para empresas de criação de Marketing e Eventos


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