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Gestão Estratégica na SEF / MG 06/12/2011. Histórico Sistemática de Análise do Desempenho Estratégico Pesquisa - Grau de Orientação Estratégica - GROE.

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Apresentação em tema: "Gestão Estratégica na SEF / MG 06/12/2011. Histórico Sistemática de Análise do Desempenho Estratégico Pesquisa - Grau de Orientação Estratégica - GROE."— Transcrição da apresentação:

1 Gestão Estratégica na SEF / MG 06/12/2011

2 Histórico Sistemática de Análise do Desempenho Estratégico Pesquisa - Grau de Orientação Estratégica - GROE Comunicação da Estratégia Portal da Gestão Estratégica Sistema de Análise do Desempenho Estratégico

3 Panorama: existência de vários instrumentos de gestão sem conexão entre eles (AR, Pl. Estratégico, Projetos Estruturadores) arranjo decisório ad hoc inexistência de Objetivos Estratégicos e Indicadores que englobassem a organização como um todo inexistência de uma metodologia corporativa de gestão Motivação

4 Desenvolvimento do Projeto Contratação da FDC – 2007/2008 Gerenciamento da Construção da Gestão Estratégica ETAPA 05 Construção do Mapa Estratégico Corporativo e definição de Indicadores Desdobramento em Diretorias pré- estabelecidas Revisitação das iniciativas estratégicas e subsídio para a elaboração de Planos de Ação. Definição de metas para indicadores Desdobramento do Mapa Corporativo em Mapas Estratégicos das Superintendências, definição de indicadores ETAPA 04 ETAPA 03 ETAPA 02ETAPA 01

5 Desenvolvimento do Projeto Formação do Comitê de Gestão Estratégica: aprovação dos mapas Identificação de interlocutores para todas as unidades Produtos o 13 mapas o Aprox. 500 indicadores

6 Desenvolvimento do Projeto

7 Contratação da Consist – 2008/2009/2010 Acompanhamento da GE Entrevistas com todos os gestores Definição de metodologia corporativa para a GE Apuração dos indicadores Realização de reuniões mensais pelas unidades

8 Desenvolvimento do Projeto Contratação da Fábrika Comunicação – 2008/2009/2010 Plano de Comunicação da GE o Grupos Focais o Pesquisa GROE o Plano de Comunicação

9 Desenvolvimento do Projeto Pontos de conexão com as outras iniciativas A Gestão Estratégica é o guarda-chuva sob o qual se abrigam: o todas as iniciativas pertinentes à gestão da organização e o todos os projetos e ações em curso na SEF

10 Desenvolvimento do Projeto Desafios postos em 2009 Software Internalização da estratégia no DNA da organização: o Reuniões habituais, cotidianas, naturais o Discussões focadas na decisão o Refinamento do entendimento sobre a estratégia da SEF de hoje e de amanhã o Aprimoramento constante do modelo e da metodologia de gestão

11 Desenvolvimento do Projeto Gestão Estratégica na SEF

12 Sistemática de Análise do Desempenho Estratégico

13 Reuniões de Análise do Desempenho Estratégico - ADE A Sistemática de Análise do Desempenho Estratégico foi desenvolvida para que o processo de gestão estratégica fosse incorporado às atividades cotidianas dos servidores da Secretaria de Estado de Fazenda. A Sistemática acontece por meio de Reuniões de Preparação e Reuniões de Análise do Desempenho Estratégico, conforme demonstra a figura a seguir.

14 SUFIS, SUTRI, SAIF, SCAF, SCGOV, SCCG, STI, SRH e SGF Reunião de Preparação Mensal Análise do Desempenho Estratégico Mensal ADE-M Superintendências Regionais Análise do Desempenho Estratégico Trimestral ADE-T Reunião de Acompanhamento e Preparação Mensal (DF, DFT, AF e PF) Reunião de Acompanhamento e Preparação Mensal (SRF) Reunião de Preparação Trimestral SRE Reunião de Preparação Trimestral das Unidades Meio Reunião de Preparação Trimestral STE Comitê 1 Comitê... Comitê n Análise do Desempenho Estratégico Trimestral/Deliberativa ( Comitê de Governança) ADE-T/Deliberativa Comitê de Prioridades Comitê de Gestão do Desempenho Comitê de Gestão de Pessoas Reunião Gerencial Trimestral - SEF RG-T

15 Reuniões de Análise do Desempenho Estratégico - ADE SUFIS, SUTRI, SAIF, SCAF, SCGOV, SCCG, STI, SRH e SGF Reunião de Preparação Mensal Análise do Desempenho Estratégico Mensal ADE-M

16 Reuniões de Análise do Desempenho Estratégico - ADE SUFIS, SUTRI, SAIF, SCAF, SCGOV, SCCG, STI, SRH e SGF Reunião de Preparação Mensal Análise do Desempenho Estratégico Mensal ADE-M

17 Reuniões de Análise do Desempenho Estratégico - ADE SUFIS, SUTRI, SAIF, SCAF, SCGOV, SCCG, STI, SRH e SGF Reunião de Preparação Mensal Análise do Desempenho Estratégico Mensal ADE-M Assessoria do Gabinete Assessoria de Comunicação Social Auditoria Setorial Gestão Estratégica e Inovação Corregedoria Assessoria Jurídica

18 Reuniões de Análise do Desempenho Estratégico - ADE Superintendências Regionais Análise do Desempenho Estratégico Trimestral ADE-T Reunião de Acompanhamento e Preparação Mensal (DF, DFT, AF e PF) Reunião de Acompanhamento e Preparação Mensal (SRF)

19 Reuniões de Análise do Desempenho Estratégico - ADE Superintendências Regionais Análise do Desempenho Estratégico Trimestral ADE-T Reunião de Acompanhamento e Preparação Mensal (DF, DFT, AF e PF) Reunião de Acompanhamento e Preparação Mensal (SRF)

20 Reuniões de Análise do Desempenho Estratégico - ADE Superintendências Regionais Análise do Desempenho Estratégico Trimestral ADE-T Reunião de Acompanhamento e Preparação Mensal (DF, DFT, AF e PF) Reunião de Acompanhamento e Preparação Mensal (SRF)

21 Reuniões de Análise do Desempenho Estratégico - ADE Reunião de Preparação Trimestral SRE Reunião de Preparação Trimestral das Unidades- Meio Reunião de Preparação Trimestral STE Comitê 1 Comitê... Comitê n Análise do Desempenho Estratégico Trimestral/Deliberativa ( Comitê de Governança) ADE-T/Deliberativa Comitê de Prioridades Comitê de Gestão do Desempenho Comitê de Gestão de Pessoas Reunião Gerencial Trimestral - SEF RG-T

22 Reuniões de Análise do Desempenho Estratégico - ADE Reunião de Preparação Trimestral SRE Reunião de Preparação Trimestral das Unidades- Meio Reunião de Preparação Trimestral STE Comitê 1 Comitê... Comitê n Análise do Desempenho Estratégico Trimestral/Deliberativa ( Comitê de Governança) ADE-T/Deliberativa Comitê de Prioridades Comitê de Gestão do Desempenho Comitê de Gestão de Pessoas Reunião Gerencial Trimestral - SEF RG-T Reunião Trimestral do Comitê de Governança

23 Reuniões de Análise do Desempenho Estratégico - ADE Reunião de Preparação Trimestral SRE Reunião de Preparação Trimestral das Unidades- Meio Reunião de Preparação Trimestral STE Comitê 1 Comitê... Comitê n Análise do Desempenho Estratégico Trimestral/Deliberativa ( Comitê de Governança) ADE-T/Deliberativa Comitê de Prioridades Comitê de Gestão do Desempenho Comitê de Gestão de Pessoas Reunião Gerencial Trimestral - SEF RG-T

24 Reuniões de Análise do Desempenho Estratégico - ADE SUFIS, SUTRI, SAIF, SCAF, SCGOV, SCCG, STI, SRH e SGF Alinhamento Organizacional DirecionamentoInformações

25 Reuniões de Análise do Desempenho Estratégico - ADE Oportunidade de correção de rumos, quando necessário, com a participação dos responsáveis pela execução das atividades; Maior entendimento e comunicação do direcionamento estratégico da SEF/MG. As pessoas passam a compreender melhor o que se espera delas; Foco nos resultados e questionamento de atividades que não contribuem para a execução da estratégia; Foco em decisões estratégicas com espaço para discussão de propostas e não de justificativas; Alinhamento de todo o corpo estratégico, tático e operacional da SEF em função da estratégia; Direcionamento estratégico único e respeito às particularidades de cada unidade com possibilidade de adequar a forma de acompanhamento; Integração dos atuais instrumentos de gestão (Acordo de Resultados, Programa Estruturador, Projetos, Balanced Scorecard, entre outros) em um único modelo de gestão estratégica; Visão global do desempenho das Diretorias, Superintendências e da Secretaria de forma ágil e dinâmica no que se refere aos vários aspectos do seu desempenho; Maior agilidade no processo decisório. Benefícios

26 Reuniões de Análise do Desempenho Estratégico - ADE As reuniões são a oportunidade para os gerentes e servidores discutirem as questões estratégicas, que afetaram de alguma forma o desempenho da unidade, avaliando os resultados obtidos. Neste momento devem ser abordados os fatos mais importantes do período, as experiências vividas, as dificuldades e as soluções encontradas (Fato/Causa/Ação), tendo como foco principal as questões estratégicas e a tomada de decisões referentes à unidade; A reunião é preparada pela unidade, por meio do interlocutor da Gestão Estratégica. Os resultados são apresentados ao titular, que é quem conduz a reunião e decide sobre as ações corretivas. Na ADE devem ser focados, prioritariamente, os desempenhos insatisfatórios, ou seja, com valor apurado abaixo da meta pactuada (vermelho e amarelo). É fundamental que se registre as causas que motivaram tais desempenhos e as ações adotadas para correção; Texto adaptado do Capítulo III do PAFE 2011 Considerações importantes

27 Reuniões de Análise do Desempenho Estratégico - ADE Texto adaptado do Capítulo III do PAFE 2011 Para indicadores com desempenhos satisfatórios (verde), é importante ressaltar os fatores que contribuíram para o sucesso, para o aprendizado e compartilhamento dos conhecimentos. Quanto ao desempenho de indicadores muito acima da meta pactuada (azul), é necessário também uma avaliação dos fatores que interferiram em tais performances. Mais importante do que mostrar simplesmente os números obtidos, deve-se discutir as causas que levam aos desvios de desempenho e apontar soluções para os problemas; Esta é uma oportunidade para que sejam discutidas as experiências e dificuldades e apresentadas idéias novas e projetos, respeitando-se as especificidades de cada área ou unidade; Espera-se destas reuniões a participação efetiva dos gerentes e servidores, promovendo a necessária integração, o nivelamento de informações, estimulando, assim, o envolvimento de todos com o processo de gestão estratégica. Considerações importantes

28 Pesquisa Grau de Orientação Estratégica GROE

29 Pesquisa - Grau de Orientação Estratégica - GROE De 48,50% para 59,80% Mesmos procedimentos em 2009 e 2010 Envio de link Controle de respondentes por área Elevada adesão inicial Procedimentos metodológicos

30 Pesquisa - Grau de Orientação Estratégica - GROE O GROE por objetivos

31 Pesquisa - Grau de Orientação Estratégica - GROE De 2009 para 2010, o GROE Geral da SEF/MG passou de 75% para 77%, mantendo as mesmas diferenças entre seus subcomponentes. Todos aumentaram e indicadores foi o de maior destaque. GROE – G

32 86%94% 78%80% 70%67% 64%70% 78% 67%71% 78%85% 79%70% 63% 73% 71% 81% 77% 78%83% GROE-C2010GROE-C2010 SEFSEF

33 Pesquisa - Grau de Orientação Estratégica - GROE Conhecimento, opinião, motivação e capacidade de falar sobre alguns temas de extrema relevância para a SEF: o Estado para Resultados, o Acordo de Resultados (1ª e 2ª etapas), o Planejamento Estratégico, o Gestão por indicadores balanceados. Estado para Resultados Acordo de Resultados 1ª Etapa Acordo de Resultados 2ª Etapa Planejamento Estratégico Gestão por indicadores Balanceados ConhecimentoOpiniãoMotivaçãoCapacidade de falar

34 Comunicação da Estratégia

35 Criação de um Comitê de Comunicação para a Gestão Estratégica. Campanha informativa. Manual de Identidade Visual, com produção gráfica e eletrônica. Criação de um Portal da Gestão Estratégica. Sensibilização dos servidores, com ênfase na comunicação mobilizadora. Comunicação fale conosco ( específico). Calendário articulado de reuniões. Sistema de Análise de Desempenho Estratégico. Plano de Comunicação

36 ESTADO PARA RESULTADOS EpR (Rumo) Acordo de Resultados (Compromisso) Planejamento e Desempenho Estratégico (Trilha e Acompanhamento) PDG (Liderança) Gestão de Pessoas por Competências (Competência, habilidade e atitude) Gestão do Conhecimento (Compartilhamento) Gestão de Riscos (Prospecção de cenários) Tecnologia da Informação GROE Conhecimento Compromisso Verbalização Comunicação

37 Sensibilização / capacitação

38 VÍNCULO BRAGA, Clara S.; HENRIQUES, Márcio S.; MAFRA, Rennan L. M. O planejamento da comunicação para a mobilização social: em busca da co-responsabilidade. In: HENRIQUES,Márcio S. (org.). Comunicação e estratégias de mobilização social. Belo Horizonte: Autêntica: Escala de Vinculação

39 Os números da capacitação turmadatanº participantesperfil dos participantes T1 (PDG)11/3/201059Gerência de base capital e interior T2 (PDG)18/3/201062Média gerência capital e interior T3 (PDG)25/3/201064PDG T4 (PDG)8/4/201051PDG T5 (PDG)15/4/201056PDG T6 (PDG)29/4/201057PDG T720/5/ interlocutores, núcleo estratégico e repres. da comunicação BH e Interior T81/6/ interlocutores, núcleo estratégico e repres. da comunicação BH e Interior T913/8/201030Alta-gerência T1014/10/201075SRF Varginha T1119/10/ SRF Contagem T1220 e 21/10/ SRF Montes Claros T1310/8/ SRF Juiz de Fora T1416/8/201060SRF Governador Valadares T153/11/ SRF Divinópolis T1611 e 12/11/ DFT Belo Horizonte T1722/11/201070SRF Uberaba T1823/11/201052SRF Uberlândia SOMA 1384

40 Exposição abordando a Gestão Estratégica de Governo, seus desdobramentos na SEF e a importância da comunicação estratégica; Dinâmicas de grupo, possibilitando a reflexão sobre a postura do líder no processo de mudança Conteúdo da sensibilização

41 Portal da Gestão Estratégica e inserções no

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46 SADE Sistema de Análise do Desempenho Estratégico

47 Benefícios do SADE Acompanhamento sistematizado com metodologia padronizada; Maior envolvimento por parte de todos os servidores e colaboradores da SEF através do acesso às informações referentes à gestão estratégica, como mapas e desempenho dos indicadores de todas as unidades, o que contribuiu para o alcance dos objetivos estratégicos; Aferição dos indicadores de forma clara com cálculos automáticos, abolindo- se os erros na aferição e iluminação dos Mapas Estratégicos; Visualização automática do mapa estratégico iluminado, ou seja, seus objetivos coloridos conforme o desempenho de seus indicadores; Maior facilidade de acompanhamento do desempenho dos indicadores; Visualização de Fatos, causas e ações relacionadas aos indicadores, possibilitando a correção de rumos, tendo em vista a identificação de causas de desvio de desempenho e definição de eventuais ações corretivas, que visa a diminuição da vulnerabilidade do planejamento. Otimização do tempo dedicado às atividades de aferição de indicadores, criação/emissão de relatórios, e de preparação de reuniões de análise do desempenho estratégico, de modo a concentrar os esforços em ações mais estratégicas.

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49 Entrada de Dados Sistema de Análise do Desempenho Estratégico - SADE

50 Mapa Estratégico

51 Análises Sistema de Análise do Desempenho Estratégico - SADE

52 Análises Sistema de Análise do Desempenho Estratégico - SADE

53 Análises Sistema de Análise do Desempenho Estratégico - SADE

54 Ambientação em eventos

55 Revisão dos Mapas Estratégicos das Unidades da SEF

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57 Participação nas ADE

58 ADE-T AdjuntaADE-T STE ADE-T SEF

59 Realização de ADE com o uso do SADE

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61 Obrigada! Helenice Machado Mendes Rutkowski Soraya Naffah Aline Chevrand Campos


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