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Gestão Estratégica na SEF / MG 06/12/2011

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Apresentação em tema: "Gestão Estratégica na SEF / MG 06/12/2011"— Transcrição da apresentação:

1 Gestão Estratégica na SEF / MG 06/12/2011

2 Histórico Sistemática de Análise do Desempenho Estratégico Pesquisa - Grau de Orientação Estratégica - GROE Comunicação da Estratégia Portal da Gestão Estratégica Sistema de Análise do Desempenho Estratégico

3 Motivação Panorama: existência de vários instrumentos de gestão sem conexão entre eles (AR, Pl. Estratégico, Projetos Estruturadores) arranjo decisório ad hoc inexistência de Objetivos Estratégicos e Indicadores que englobassem a organização como um todo inexistência de uma metodologia corporativa de gestão

4 Gerenciamento da Construção da Gestão Estratégica
Contratação da FDC – 2007/2008 ETAPA 04 ETAPA 03 ETAPA 02 ETAPA 01 Revisitação das iniciativas estratégicas e subsídio para a elaboração de Planos de Ação. Definição de metas para indicadores Construção do Mapa Estratégico Corporativo e definição de Indicadores Desdobramento do Mapa Corporativo em Mapas Estratégicos das Superintendências, definição de indicadores Desdobramento em Diretorias pré-estabelecidas Gerenciamento da Construção da Gestão Estratégica ETAPA 05

5 Formação do Comitê de Gestão Estratégica: aprovação dos mapas
Identificação de interlocutores para todas as unidades Produtos 13 mapas Aprox. 500 indicadores

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7 Contratação da Consist – 2008/2009/2010
Acompanhamento da GE Entrevistas com todos os gestores Definição de metodologia corporativa para a GE Apuração dos indicadores Realização de reuniões mensais pelas unidades

8 Contratação da Fábrika Comunicação – 2008/2009/2010
Plano de Comunicação da GE Grupos Focais Pesquisa GROE Plano de Comunicação

9 Pontos de conexão com as outras iniciativas
A Gestão Estratégica é o “guarda-chuva” sob o qual se abrigam: todas as iniciativas pertinentes à gestão da organização e todos os projetos e ações em curso na SEF

10 Desafios postos em 2009 Software Internalização da estratégia no DNA da organização: Reuniões habituais, cotidianas, naturais Discussões focadas na decisão Refinamento do entendimento sobre a estratégia da SEF de hoje e de amanhã Aprimoramento constante do modelo e da metodologia de gestão

11 Gestão Estratégica na SEF

12 Sistemática de Análise do Desempenho Estratégico

13 A Sistemática de Análise do Desempenho Estratégico foi desenvolvida para que o processo de gestão estratégica fosse incorporado às atividades cotidianas dos servidores da Secretaria de Estado de Fazenda. A Sistemática acontece por meio de Reuniões de Preparação e Reuniões de Análise do Desempenho Estratégico, conforme demonstra a figura a seguir.

14 Superintendências Regionais
Reunião de Preparação Trimestral SRE Reunião de Preparação Trimestral das Unidades Meio Reunião de Preparação Trimestral STE Comitê 1 Comitê ... Comitê n Análise do Desempenho Estratégico Trimestral/Deliberativa (Comitê de Governança) ADE-T/Deliberativa Comitê de Prioridades Comitê de Gestão do Desempenho Comitê de Gestão de Pessoas Reunião Gerencial Trimestral - SEF RG-T Superintendências Regionais Análise do Desempenho Estratégico Trimestral ADE-T Reunião de Acompanhamento e Preparação Mensal (DF, DFT, AF e PF) (SRF) SUFIS, SUTRI, SAIF, SCAF, SCGOV, SCCG, STI, SRH e SGF Análise do Desempenho Estratégico Mensal ADE-M Reunião de Preparação Mensal

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17 Assessoria do Gabinete
Assessoria de Comunicação Social Auditoria Setorial Gestão Estratégica e Inovação Corregedoria Assessoria Jurídica

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22 Reunião Trimestral do Comitê de Governança

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24 Alinhamento Organizacional
Direcionamento Informações

25 Benefícios Oportunidade de correção de rumos, quando necessário, com a participação dos responsáveis pela execução das atividades; Maior entendimento e comunicação do direcionamento estratégico da SEF/MG. As pessoas passam a compreender melhor o que se espera delas; Foco nos resultados e questionamento de atividades que não contribuem para a execução da estratégia; Foco em decisões estratégicas com espaço para discussão de propostas e não de justificativas; Alinhamento de todo o corpo estratégico, tático e operacional da SEF em função da estratégia; Direcionamento estratégico único e respeito às particularidades de cada unidade com possibilidade de adequar a forma de acompanhamento; Integração dos atuais instrumentos de gestão (Acordo de Resultados, Programa Estruturador, Projetos, Balanced Scorecard, entre outros) em um único modelo de gestão estratégica; Visão global do desempenho das Diretorias, Superintendências e da Secretaria de forma ágil e dinâmica no que se refere aos vários aspectos do seu desempenho; Maior agilidade no processo decisório.

26 Considerações importantes
As reuniões são a oportunidade para os gerentes e servidores discutirem as questões estratégicas, que afetaram de alguma forma o desempenho da unidade, avaliando os resultados obtidos. Neste momento devem ser abordados os fatos mais importantes do período, as experiências vividas, as dificuldades e as soluções encontradas (Fato/Causa/Ação), tendo como foco principal as questões estratégicas e a tomada de decisões referentes à unidade; A reunião é preparada pela unidade, por meio do interlocutor da Gestão Estratégica. Os resultados são apresentados ao titular, que é quem conduz a reunião e decide sobre as ações corretivas. Na ADE devem ser focados, prioritariamente, os desempenhos insatisfatórios, ou seja, com valor apurado abaixo da meta pactuada (vermelho e amarelo). É fundamental que se registre as causas que motivaram tais desempenhos e as ações adotadas para correção; Texto adaptado do Capítulo III do PAFE 2011

27 Considerações importantes
Para indicadores com desempenhos satisfatórios (verde), é importante ressaltar os fatores que contribuíram para o sucesso, para o aprendizado e compartilhamento dos conhecimentos. Quanto ao desempenho de indicadores muito acima da meta pactuada (azul), é necessário também uma avaliação dos fatores que interferiram em tais performances. Mais importante do que mostrar simplesmente os números obtidos, deve-se discutir as causas que levam aos desvios de desempenho e apontar soluções para os problemas; Esta é uma oportunidade para que sejam discutidas as experiências e dificuldades e apresentadas idéias novas e projetos, respeitando-se as especificidades de cada área ou unidade; Espera-se destas reuniões a participação efetiva dos gerentes e servidores, promovendo a necessária integração, o nivelamento de informações, estimulando, assim, o envolvimento de todos com o processo de gestão estratégica. Texto adaptado do Capítulo III do PAFE 2011

28 Grau de Orientação Estratégica
Pesquisa Grau de Orientação Estratégica GROE

29 Procedimentos metodológicos
Mesmos procedimentos em 2009 e 2010 Envio de link Controle de respondentes por área Elevada adesão inicial De 48,50% para 59,80%

30 O GROE por objetivos OBJETIVO 1 Sempre Quase sempre Rara- mente Nunca Não sei responder MÉDIA DO OBJETIVO Eu sei exatamente o que devo fazer, no meu dia-a-dia, para que este objetivo seja cumprido (CONHECIMENTO) 100% 80% 60% 40% 20% Minhas atividades diárias estão alinhadas a este objetivo (ALINHAMENTO) Eu estou comprometido, empenhado no cumprimento deste objetivo (COMPROMETIMENTO) No meu dia-a-dia, tenho indicadores confiáveis para mensurar o cumprimento deste objetivo (INDICADORES) MÉDIA FINAL DO OBJETIVO

31 GROE – G De 2009 para 2010, o GROE Geral da SEF/MG passou de 75% para 77%, mantendo as mesmas diferenças entre seus subcomponentes. Todos aumentaram e “indicadores” foi o de maior destaque.

32 G R O E - C 2 S 1 E F 86% 94% 78% 80% 78% 70% 67% 64% 70% 78% 85% 67%
1 78% 80% S E F 78% 70% 67% 64% 70% 78% 85% 67% 71% 79% 70% 63% 73% 81% 77% 78% 83% 71%

33 Gestão por indicadores
Conhecimento, opinião, motivação e capacidade de falar sobre alguns temas de extrema relevância para a SEF: Estado para Resultados, Acordo de Resultados (1ª e 2ª etapas), Planejamento Estratégico, Gestão por indicadores balanceados. Estado para Resultados Acordo de Resultados 1ª Etapa Acordo de Resultados 2ª Etapa Planejamento Estratégico Gestão por indicadores Balanceados Conhecimento Opinião Motivação Capacidade de falar

34 Comunicação da Estratégia

35 Plano de Comunicação Criação de um Comitê de Comunicação para a Gestão Estratégica. Campanha informativa. Manual de Identidade Visual, com produção gráfica e eletrônica. Criação de um Portal da Gestão Estratégica. Sensibilização dos servidores, com ênfase na comunicação mobilizadora. Comunicação fale conosco ( específico). Calendário articulado de reuniões. Sistema de Análise de Desempenho Estratégico.

36 Comunicação GROE ESTADO PARA RESULTADOS EpR (Rumo)
Acordo de Resultados (Compromisso) Gestão de Riscos (Prospecção de cenários) Comunicação GROE Conhecimento Compromisso Verbalização Planejamento e Desempenho Estratégico (Trilha e Acompanhamento) PDG (Liderança) Gestão de Pessoas por Competências (Competência, habilidade e atitude) Gestão do Conhecimento (Compartilhamento) Tecnologia da Informação

37 Sensibilização / capacitação

38 Escala de Vinculação VÍNCULO
BRAGA, Clara S.; HENRIQUES, Márcio S.; MAFRA, Rennan L. M. O planejamento da comunicação para a mobilização social: em busca da co-responsabilidade. In: HENRIQUES,Márcio S. (org.). Comunicação e estratégias de mobilização social. Belo Horizonte: Autêntica: 2004.

39 Os números da capacitação
turma data nº participantes perfil dos participantes T1 (PDG) 11/3/2010 59 Gerência de base capital e interior T2 (PDG) 18/3/2010 62 Média gerência capital e interior T3 (PDG) 25/3/2010 64 PDG  T4 (PDG) 8/4/2010 51 T5 (PDG) 15/4/2010 56 T6 (PDG) 29/4/2010 57 T7 20/5/2010 36 interlocutores, núcleo estratégico e repres. da comunicação BH e Interior T8 1/6/2010 54 T9 13/8/2010 30 Alta-gerência T10 14/10/2010 75 SRF Varginha T11 19/10/2010 102 SRF Contagem T12 20 e 21/10/2010 118 SRF Montes Claros T13 10/8/2010 171 SRF Juiz de Fora T14 16/8/2010 60 SRF Governador Valadares T15 3/11/2010 126 SRF Divinópolis T16 11 e 12/11/2010 141 DFT Belo Horizonte T17 22/11/2010 70 SRF Uberaba T18 23/11/2010 52 SRF Uberlândia SOMA 1384

40 Conteúdo da sensibilização
Exposição abordando a Gestão Estratégica de Governo, seus desdobramentos na SEF e a importância da comunicação estratégica; Dinâmicas de grupo, possibilitando a reflexão sobre a postura do líder no processo de mudança

41 Portal da Gestão Estratégica e inserções no Informativo @fazenda

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46 Sistema de Análise do Desempenho Estratégico
SADE Sistema de Análise do Desempenho Estratégico

47 Benefícios do SADE Acompanhamento sistematizado com metodologia padronizada; Maior envolvimento por parte de todos os servidores e colaboradores da SEF através do acesso às informações referentes à gestão estratégica, como mapas e desempenho dos indicadores de todas as unidades, o que contribuiu para o alcance dos objetivos estratégicos; Aferição dos indicadores de forma clara com cálculos automáticos, abolindo-se os erros na aferição e iluminação dos Mapas Estratégicos; Visualização automática do mapa estratégico “iluminado”, ou seja, seus objetivos coloridos conforme o desempenho de seus indicadores; Maior facilidade de acompanhamento do desempenho dos  indicadores; Visualização de Fatos, causas e ações relacionadas aos indicadores, possibilitando a correção de rumos, tendo em vista a identificação de causas de desvio de desempenho e definição de eventuais ações corretivas, que visa a diminuição da vulnerabilidade do planejamento. Otimização do tempo dedicado às atividades de aferição de indicadores, criação/emissão de relatórios, e de preparação de reuniões de análise do desempenho estratégico, de modo a concentrar os esforços em ações mais estratégicas.

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49 Sistema de Análise do Desempenho Estratégico - SADE
Entrada de Dados

50 Mapa Estratégico

51 Sistema de Análise do Desempenho Estratégico - SADE
Análises

52 Sistema de Análise do Desempenho Estratégico - SADE
Análises

53 Sistema de Análise do Desempenho Estratégico - SADE
Análises

54 Ambientação em eventos

55 Revisão dos Mapas Estratégicos das Unidades da SEF

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57 Participação nas ADE

58 ADE-T Adjunta ADE-T STE ADE-T SEF

59 Realização de ADE com o uso do SADE

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61 Obrigada! Helenice Machado Mendes Rutkowski
Soraya Naffah Aline Chevrand Campos


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