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Aula 6. A Gestão Documental a Arquivística no séc. XX Arquivo guardava apenas material dito ‘histórico’ e dificilmente fazia recolhimento. Desenvolvimento.

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1 Aula 6

2 A Gestão Documental a Arquivística no séc. XX Arquivo guardava apenas material dito ‘histórico’ e dificilmente fazia recolhimento. Desenvolvimento da História positivista e sua entrada nos arquivos e começando a organizar de acordo com suas necessidade de pesquisa. Diferenciava, de país para país os graus de intervenção dos arquivos nas instituições produtora de documentos.

3 Primeiras discussões: Hillary Jenkinson (1928): Os documentos de arquivos são apenas os de suporte papel; Preocupado com os arquivo históricos e na necessidade de prestar serviços arquivísticos à produção históriográfica; Ser arquivista é produzir soluções políticas e técnicas para preservação da história. A eliminação é um trabalho da administração e não do arqui- vista No período entre guerras outra preocupação passa a caracterizar a arquivística: A Avaliação documental Complexificação do Estado e aumento exponencial da produção de documentos.

4 A ‘Explosão documental’ amplia os problemas: Pessoal, equipamentos, edifícios; Caráter pragmático: saturação dos depósitos de arquivos ‘históricos’; Fazer avaliações e eliminações dos documentos Cada país trata de encarar o tema: Inglaterra Public Record Office Act (1877); Alemanha estabelecimento de 3 parâmetros: idade conteúdo e posição hierárquica da entidade produtora. EUA Teorização sobre os valor dos documentos.

5 Desenvolvimento no EUA da Administração Científica: Aplicação de métodos cientí- ficos à administração para garantir a consecução de seus objetivos com a máxima pro-dução e o menor custo; Eficiência: capacidade de obter melhores resultados com menores recursos; Eficácia: fazer o que é preciso para se atingir os objetivos. (Fazer a coisa certa da forma certa) Produtividade Criação de comissões para avaliar as formas de produ- ção, tramitação e armaze- namento dos documentos = subsídios para a gestão dcumental. Comissão Hoover(1950): si- tuação crítica de documen- tos (Federal Record Act) Comissão Federal sobre o Fluxo de papéis(1970): ex- cesso de formulários e infor-mação dispersa. (Paperwork Reduction act)

6 Controle da produção documental, a racionalização das eliminações e conservação econômica e concentrada dos documentos de guarda intermediária; difusão de manuais de procedimentos. (Indolfo, 2007) Na Arquivística o primeiro profissional a fazer referência ao ciclo vital dos documentos foi Philip C. Brooks: “(...) reconhecia a necessidade dos arquivistas desviarem sua atenção dos usos acadêmicos dos registros para todas as fases de seu ciclo de vida. (Indolfo, 2007) ” Neste ambiente Theodore Schellenberg (1950) desenvolve uma teorização própria sobre o valor do documento: Valor primário – para entidade produtora (administrativo, fiscal e jurídico) e Valor secundário – para a investigação (valor de prova, memória e de informação)

7 Valores de Prova: Organização e funcionamento da instituição; História da instituição (origem, desenvolvimento e encerramento); Usos históricos; Valor de informação: Unicidade: a informação não pode ser encontrada em outras fontes; Forma: concentração de informação nos documentos; Importância: deve ser julgado depois dos critérios de unicidade e forma.

8 Record Management e Teoria das 3 Idades Criação americana traduzida como Gestão Documental: visa a intervenção da administração Arquivística logo na primeira idade dos documentos, na fase de produção e tramitação. A gestão documental afirma-se como uma nova área distinta da Arquivística e com estrito vínculo com a administração. Record management x Archivist = criação de profissionais separados e atuações separadas Base para criação da Teoria das 3 Idades.

9 3 Teoria das Três Idades Linha Americana: Documentos ligados a Administra- ção e documentos ligados aos Arquivos (Record Management e Archives) Estabelecimento das Idades dos Documentos: Arquivo Corrente: são constituídos por docu-mentos de utilização fre-quente que se encontram junto aos órgãos ou setores que os criaram. Arquivos Intermediário: são formados pelos docu-mentos que já não tem uso frequente pelo setor que o gerou e são armazenados temporariamente e que esperam tratamento arqui-vístico Arquivos Permanentes: são constituídos pelos documentos que legal- mente já não precisam estar junto das entida- des produtoras e que após tratamento podem ser liberados para disse- minação pública.

10 Terminologia Conceito de Arquivo


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