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Assembleia Distrital 2011. Clubes eficazes procuram alcançar o Objetivo de Rotary.

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1 Assembleia Distrital 2011

2 Clubes eficazes procuram alcançar o Objetivo de Rotary

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4 Objetivos do Rotary PRIMEIRO: Desenvolvimento do companheirismo como elemento capaz de proporcionar oportunidades de servir. SEGUNDO. O reconhecimento do mérito de toda ocupação útil e a difusão das normas de Ética Profissional. TERCEIRO. A melhoria da comunidade pela conduta exemplar de cada um na sua vida pública e privada. QUARTO. A aproximação dos profissionais de todo o mundo, visando a consolidação das boas relações, da cooperação e da Paz entre as Nações.

5 Responsabilidades do Presidente Previstas no Manual do Presidente, Estatuto do Clube e Regimento Interno

6 Responsabilidades do Presidente Cadastrar-se no Acesso ao Portal em para obter os dados administrativos do clube divulgados pelo RI. Certificar-se de que o secretário e tesoureiro cadastraram-se no Acesso ao Portal para que possam manter atualizados os dados sobre o quadro social do clube. Dedicar-se ao alcance das metas do clube, definidas para o ano do seu mandato, cuidando para que todos os sócios estejam bem informados sobre o processo e nele envolvidos. Incentivar a comunicação entre os presidentes de comissão de clube e os presidentes de comissão distrital.

7 Responsabilidades do Presidente Presidir todos os encontros do clube Certificar-se de que todos os encontros sejam cuidadosamente planejados. Transmitir informações importantes aos sócios. Oferecer aos sócios oportunidades regulares de companheirismo. Preparar-se para os encontros do clube e distrito e incentivar a participação dos sócios em tais eventos. Preparar-se para as reuniões mensais do conselho diretor do clube. Participar da Conferência Distrital e de outros encontros do distrito, e certificar-se de que o clube esteja representado nestes eventos.

8 Responsabilidades do Presidente Preparar a visita oficial do governador de distrito. Apresentar aos sócios antes da conclusão do mandato um relatório completo sobre a situação do clube. Reunir-se com o presidente eleito antes de deixar o cargo. Programar uma reunião do conselho diretor entrante com o conselho diretor atual.

9 Responsabilidades do Presidente O ano do mandato Avaliar as metas do clube. Assegurar que cada comissão tenha um plano para o ano. Liderar as reuniões do clube. Incentivar a participação nos encontros distritais e de clube. Trabalhar com os líderes distritais e de clube para garantir continuidade administrativa. Garantir o cumprimento das Normas Distritais de Proteção ao Jovem.

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11 Responsabilidades do Secretário Previstas no Manual do secretário, Estatuto do Clube e Regimento Interno

12 responsabilidades do Secretário Manter atualizada a lista de sócios. Registrar o número de sócios presentes na reunião. Promover mensalmente a taxa de assiduidade ao clube e distrito logo após a última reunião do mês, ou seja, enviar o Relatório mensal de frequência ao Governador de Distrito. Expedir comunicados das reuniões do clube, do conselho diretor e das comissões. Lavrar e arquivar as atas de reuniões do clube, do conselho diretor e das comissões.

13 responsabilidades do Secretário Enviar ao RI: Relatórios semestrais de sócios (em 1º de julho e 1º janeiro). Relatórios de quotas rateadas referente aos sócios representativos, veteranos e por serviços anteriores eleitos para o quadro social no primeiro e segundo semestre. Informações ao secretário geral de RI: Alteração do Quadro Social – Relatórios de Novos Sócios e Relatórios de Baixa de Sócios.

14 responsabilidades do Secretário Enviar ao RI o pagamento das quotas rateadas e o relatório referente aos sócios (exceto sócios honorários) admitidos em julho, agosto e setembro. Logo em seguida à reunião anual preencher o “Relatório dos Dirigentes de Rotary Club”, recebido em outubro, enviando-o à sede do RI, ao governador atual e ao governador eleito, com cópia para seus próprios arquivos.

15 responsabilidades do Secretário É necessário que o “Formulário de Dados dos Dirigentes de Rotary Club” seja recebido na sede mundial até 31 de dezembro para garantir a inclusão das informações nele contidas na próxima edição do Official Directory. Se o documento não chegar até esta data, poderá ocorrer de os dados dos dirigentes atuais aparecerem novamente na edição seguinte.

16 responsabilidades do Secretário Acesso ao Portal. Através do Acesso ao Portal, em rotarianos podem executar tarefas rotárias on-line, o que facilita o gerenciamento do clube e garante que os registros no Rotary sejam mantidos atualizados.www.rotary.org.br O presidente e o secretário do clube têm privilégio de acesso às funções dministrativas:

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18 Responsabilidades do Tesoureiro Previstas no Manual do tesoureiro, Estatuto do Clube e Regimento Interno

19 Responsabilidades do tesoureiro Administração de fundos Coleta e envio de quotas e taxas (Per Capta Distrital e de RI) Envio de relatório sobre a situação financeira do clube Trabalho com a Fundação Rotária Elaboração de orçamento Treinamento de seu sucessor É recomendável que trabalhe com seu antecessor antes de iniciar o mandato de forma a estar melhor preparado quando assumir o cargo.

20 Responsabilidades do tesoureiro Certifique-se de fazer perguntas como as seguintes: Como as contas bancárias são estabelecidas? Como os sócios pagam as quotas? O clube tem dívidas? Como foi elaborado o orçamento do próximo ano? Como as verbas são alocadas às comissões do clube? Que sistema contábil é usado para o registro fiscal? Como os registros financeiros são mantidos? Que documentos precisam ser passados ao conselho diretor do clube, distrito, RI ou governo local (por exemplo, emendas no regimento interno, pagamento de impostos, etc.)?

21 Responsabilidades do tesoureiro Receber mensalidades Fazer Previsão orçamentária Pagamentos de RI (julho e janeiro) Pagamentos a Governadoria Per Capta Distrital(mensal) Pagamentos de Restaurante Pagamentos da Secretaria Imposto de Renda do Clube ( obrigatório ) Entrega da Rais(obrigatório) Relatórios e Pagamento de Novo Sócio ao RI Pagamento da Revista Brasil Rotário Pagamento da Revista The Rotarian Apresentar Balancete Mensal ao Conselho Diretor

22 Responsabilidades do tesoureiro Enviar aos sócios os extratos para pagamento das cotas per capita e taxas e registrar os pagamentos recebidos (pode ser feito mensal, trimestral ou semestralmente). Preparar o relatório semestral de sócios e de cotas per capita, devido ao RI em 1º de janeiro. Obs.: O relatório semestral deve conter todos os que estarão registrados como sócios em 1º de janeiro. O pagamento a RI da Per Capta, pode ser feito mensal, trimestral ou semestral.

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24 Responsabilidades do protocolo

25 responsabilidades do protocolo Dezembro Preparar-se e colaborar na organização da eleição dos dirigentes, a ser realizada até 31 de dezembro, para garantir que os dados sejam inclusos na próxima edição do Official Directory. Obs.: Se o documento não chegar ao RI até esta data, os dados dos atuais dirigentes serão repetidos na edição seguinte.

26 responsabilidades do protocolo DIRETOR DE PROTOCOLO O cargo de diretor de protocolo é um dos cargos e funções do ROTARY que gera mais críticas e polêmicas, tanto pelas características intrínsecas como pelas diversas interpretações pessoais do cargo. O diretor de protocolo exerce uma função importante no clube. Ele é um mestre de cerimônia e o seu desempenho contribui para o sucesso e a eficiência de cada reunião rotária. De maneira geral, o diretor do protocolo deve ter algumas características para o desempenho de suas atividades, tais como:

27 responsabilidades do protocolo OTIMISMO TATO DEDICAÇÃO OBJETIVIDADE DISCIPLINA ADAPTABILIDADE

28 responsabilidades do protocolo REUNIÕES O Diretor do protocolo é o responsável por organizar a parte formal das reuniões, convenções e assembléias, de acordo com praxes rotárias, contribuindo e controlando o desenrolar operacional do programa. O Diretor do protocolo é o "MESTRE DE CERIMÔNIA" que faz a reunião ser agradável, alegre e gostosa para todos através de um trabalho que começa nos bastidores e estende-se durante e após as reuniões.

29 responsabilidades do protocolo COMPOSIÇÃO DE MESA Nas solenidades em que se compõe mesa com a confirmação de autoridades, devemos utilizar a ordem geral de precedências; a maior autoridade ou o anfitrião ocupará o lugar de honra ao centro da mesa. As mesas com lugares ímpares deve-se observar que a colocação deve ser feita a partir do centro à direita, alternando com a esquerda.

30 responsabilidades do protocolo 1. Maior autoridade presente (preside a mesa) 2. Segunda maior autoridade 3. Anfitrião 4. Terceira maior autoridade 5. Quarta maior autoridade

31 responsabilidades do protocolo Em mesas com número par de lugares, o lugar de honra é o da direita mais próximo ao centro. 1.Maior autoridade (presidente da mesa) 2. Anfitrião 3. Segunda maior autoridade 4. Terceira maior autoridade 5. Quarta maior autoridade 6. Quinta maior autoridade

32 Obrigado


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