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Manual de implantação SISTEMAS GKM SOFTWARE Desenvolvido por GKM SOFTWARE Todos direitos reservados Aconselhamos que o manual seja impresso e seja realizado.

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1 Manual de implantação SISTEMAS GKM SOFTWARE Desenvolvido por GKM SOFTWARE Todos direitos reservados Aconselhamos que o manual seja impresso e seja realizado o passo a passo das tarefas demonstradas. 1

2 Acessando o sistema GKM SOFTWARE: 2 O usuário de acesso padrão ao sistema é DENTAL e a senha de acesso DENTAL. Este usuário não pode ser excluído(aconselhamos que somente o administrador tenha acesso a senha dental).

3 Cadastrando os usuários: Atenção: Na versão gratuita não é possível cadastrar usuários e nem definir perfil de acesso individual por usuário. Toda movimentação é realizada pelo usuário DEMO. Na versão gratuita é disponibilizado o profissional 1, profissional 2 e clínica/consultório para classificação do s seus pacientes não sendo possível definir os nomes dos profissionais e novos cadastros. Acessar Ferramentas/Controle de acesso: Cadastrando o profissional 1 Cadastre o profissional preenchendo o nome e uma senha de acesso ao sistema(pode ser letras e números e não existe diferença entre maiúscula e minúscula). Sempre marcar a opção Profissional Assinalar os recursos que o usuário tem permissão Não esqueça de Clicar no botão SALVAR USUÁRIO ao término do preenchimento! ATIVIDADE: Cadastrar todos os profissionais que serão controlados no GKM. 3

4 Cadastrando outros usuários: Cadastre os outros usuários que devem ter acesso ao sistema(funcionários, vendedores, visitantes etc). Cada usuário tem deve ter uma senha única que deve ser fornecida pelo administrador do sistema GKM e de uso exclusivo para acessar o programa. ATIVIDADE: Cadastrar todos os Funcionários e outros usuários que terão acesso ao GKM. 4

5 Realizando o cadastro dos pacientes: Andes de iniciar a utilização do GKM, devemos cadastrar os pacientes. O correto cadastro é fundamental para uma boa utilização de todos os recursos disponíveis no software. Acessando o cadastro do paciente Definindo os campos do cadastro de preenchimento obrigatório: Acessar Opções/Campos Obrigatórios 5

6 Selecionando os campos obrigatórios: Assinale os campos de preenchimento obrigatório. No exemplo os campos , cpf, rg, Data de nascimento, Profissional, Status do tratamento e primeira consulta são obrigatórios para preenchimento sempre que for realizado um novo cadastro ou alterado um cadastro já existente no sistema GKM. Não esqueça de SALVAR após a marcação dos campos obrigatórios! Cadastrando um paciente: Preencha as informações de cadastro atentando que os campos em azul são de preenchimento obrigatório. 6

7 Cadastrando as informações residenciais Cadastrando as informações Comerciais 7

8 Cadastrando as informações do Responsável Definindo se o paciente é para atendimento particular ou através de convênio 8

9 Campo Profissional: Definir o profissional ou os profissionais responsáveis pelo atendimento do paciente. Uma vez o profissional 1 for vinculado ao cadastro do paciente, será possível emitir um listagem de todos os pacientes que estão cadastrados para o profissional 1 através do módulo 2.1 Localizar Cadastro. Na versão gratuita estão disponíveis somente o profissional 1, profissional 2 e clínica/consultório não sendo possível o cadastro de novos profissionais. Campo Status do Tratamento: Definir o Status de tratamento do paciente(Em tratamento, Abandono de tratamento, Tratamento Concluído, pré cadastro...). Uma vez definido o Status de tratamento vinculado ao cadastro do paciente, será possível emitir um listagem de todos os pacientes que estão cadastrados para o status de tratamento de interesse através do módulo 2.1 Localizar Cadastro. Campo Má Oclusão: Funciona exatamente como o campo Status de tratamento. 9

10 Aba Características: É possível definir até 29 características para classificar os pacientes. Essa característica é de livre escolha e deve ser configurada para administrador do sistema. Toda vez que selecionamos uma característica no cadastro do paciente automaticamente será possível pesquisar todos os pacientes que estão vinculados a característica assinalada. Esse recurso é muito útil para realizar filtro sobre os cadastros dos pacientes. Alterando as características na ABA Características: Cricar no botão Alterar características do cadastro para visualizar as opções disponíveis. 10

11 Selecione a característica a ser alterada: Alterando a característica 2 para pacientes de olhos claros 11

12 Clicar no botão Atualiza Nomenclatura. Note que a descrição alterou para pacientes de olhos claros, uma vez assinalado essa opção será possível pesquisar os pacientes que estão dentro da característica Pacientes de olhos claros no módulo 2.1 Localizar Cadastro. Preencha as demais informações de interesse e clique no botão Salvar Cadastro 12

13 Localizando o cadastro de um paciente: Selecionar o módulo 2.1 Localizar cadastro (passo 1) e clicar sobre a imagem (passo 2) Passo 1 Digitar as iniciais do nome do paciente que deseja localizar o cadastro. No exemplo apresentado, foi digitado GUSTAV e apertada a tecla ENTER. O sistema localizou o paciente Gustavo demonstração. Para acessar o cadastro do paciente, clicar sobre o nome e clicar no botão Localizar Cadastro ou duplo clique sobre o nome. 13

14 Alterando o cadastro de um paciente: Após alterar as informações de interesse, clicar no botão Alterar Cadastro para salvar. Cadastrando o Financeiro do Paciente: Você deve acessar o cadastro do paciente que deseja cadastrar as parcelas financeiras e clicar no botão Hist. Financeiro. 14

15 Será exibida a tela de Histórico financeiro do paciente Gustavo Demonstração, como ainda não cadastramos nenhum pagamento ou previsão de pagamento o sistema mostra a tela sem informações. Para cadastrar parcelas financeiras devemos clicar no botão Cadastrar parcela Financeira indicado na figura abaixo. Tela de Cadastro Financeiro: Preencha as informações das parcelas financeiras que deseja cadastrar. 15

16 Digite a quantidade de parcelas que deseja cadastrar. No exemplo estamos lançando 12 parcelas para o paciente Gustavo Demonstração. Informe a data da primeira parcela Informe em qual parcela você deseja aplicar a data digitada Informe o valor da parcela Após preencher os 3 campos, clicar no botão Aplicar Data. Grupo Receita/Despesa: -Receitas de ortodontia -Receitas de Clínica Geral -Receita com Implantes -Podemos cadastrar outros tipos de receitas e despesas Sempre que inserimos parcelas financeiras para um paciente podemos definir Classificações para essas parcelas. Essas classificações NÃO são obrigatórias, mas possibilitam que seja possível realizar filtros no Fluxo de Caixa sobre a origem das receitas da clínica/consultório. Contas e Caixas Utilizado para cadastrar os bancos que você trabalha e caixa interno. Exemplo: - Banco do Brasil Ag 123 Conta: Caixinha interno Plano Financeiro: - Receitas da Classe A - Receitas da Classe B - Receitas da Classe C Profissional: Definir o Profissional responsável por gerar a receita para clínica/consultório. Caso não exista essa divisão devemos utilizar a opção Clínica/Consultório Centro de custo (Plano financeiro) O GKM disponibiliza um plano financeiro no qual receitas e despesas podem ser apropriadas sendo possível gerar um relatório de acordo com essa classificação. Tipo Numerário: é a forma de recebimento dos títulos a receber ou títulos a pagar 16

17 Parcelas e data de previsão de pagamento de cada uma das 11 parcelas lançadas Valor de Cada parcela Número do cheque ou Boleto Quando assinalada a opção indica que a parcela está sendo cadastrada na condição PAGA na mesma data de previsão de pagamento, não sendo necessário efetuar baixa do título Descrição da parcela Lista de descrições Cadastrada pelo Usuário Após o preenchimento das informações financeiras, clicar no botão salvar. Resultado das parcelas lançadas, sendo que as 4 primeiras já lançamos na condição paga e as outras em aberto a vencer sendo que a 5ª parcela já está em atraso considerando que a data da elaboração do manual é dia 12/02/2011 e a previsão de pagamento era dia 05/02/

18 ATIVIDADE: -Cadastrar todas as parcelas financeiras para os pacientes que estão em tratamento(pacientes ativos). Você pode definir se deseja cadastrar somente as novas parcelas a vencer ou se vai cadastrar os pagamentos passados afim de manter um histórico completo para o paciente. -Sugerimos que essa atividade seja designada para somente uma pessoa realizar, cuidando sempre para não cadastrar parcelas financeiras em duplicidade. 18 Efetuando o pagamento de um paciente: Acessar o cadastro do paciente e clicar no botão Hist. Financeiro Acessando o financeiro através do cadastro do paciente

19 19 1- Selecione a parcela que deseja efetuar a baixa 2- Clicar no botão efetuar Pagamento da parcela financeira Automaticamente o sistema sugere a data corrente mas a mesma pode ser alterada. Informe valor de desconto, acréscimo,juros ou multa caso necessário. Não esqueça de salvar para efetivar a baixa!

20 20 Note que a parcela está em verde na condição PAGA. Alterando parcela para condição NÃO PAGA: Remova a data do pagamento e defina o campo Condição para Não Pago. Salve as alterações!

21 21 Ajuste das informações do cheque. Ajuste das Características financeiras Quando assinalado alterar todas as parcelas com as características definidas. No exemplo as 9 parcelas acima serão alteradas

22 22 Fluxo de Caixa: Acessando o Fluxo de Caixa Período de pesquisaTipo de Pesquisa Pagamento no período selecionado. No nosso exemplo temos somente uma parcela financeira Fluxo de caixa exibe todas movimentações financeiras que foram cadastradas no sistema GKM. Muito importante verificar sempre o período de pesquisa e se a pesquisa é por data de previsão do pagamento, data do pagamento ou emissão.

23 23 Configurando a agenda de consultas: Acessar a agenda de consultas clicando duas vezes sobre o título no menu principal.

24 24 Cadastrando os usuários na Agenda de Consultas: Acessar no menu a opção PREFERÊNCIAS conforme mostra a seta indicativa. Definição de grupos de usuários da agenda. Caso não exista grupos, usar sempre o grupo Padrão Botão para adicionar novo grupo de usuários Botão para editar o nome de um grupo de usuários já cadastrado. Botão para remover um grupo de usuários já cadastrado. OBS: somente será possível remover se não existir nenhum profissional vinculado ao grupo. Cadastrando os Grupos de usuários:

25 25 Cadastrando os Profissionais para o grupo Padrão: 1º - Selecione o grupo Padrão 2º -Clicar no botão + e digite o nome do Profissional a ser cadastrado para o grupo Padrão Para remover um profissional já cadastrado. Leia atentamente as mensagens de exclusão. Sugerimos editar o cadastro e clicar na opção INATIVO ao invés de excluir. Editar o nome do profissional, possibilitando colocar uma descrição e definir a agenda como inativa.

26 26 Definindo os dias da semana e intervalo de horários para cada profissional na agenda: 1º - Selecione o profissional. No exemplo a Dra. Anna 2º - Definir os dias para marcações a serem exibidos para Dra. Anna. 3º - Selecione o Intervalo entre cada atendimento 4º - Selecione a hora inicial da agenda 5º - Selecione a hora final da agenda 6º - Aconselhamos deixar assinalado Ocultar repetição do nome 7º - Salvar as definições para o usuário Dra. Anna Cadastrando Abas ou Cadeiras de atendimento para dra. Anna: Caso seu interesse seja em cadastrar ABAS ou Cadeiras para a Dra. Anna, clicar no botão Cadastrar Abas Agenda.

27 27 Exemplo da agenda da Dra. Anna com cadeiras para segunda, quartas e sextas: Registrando um agendamento: Clicar com o mouse sobre o horário desejado, preencher o nome do paciente e duração da consulta.

28 28 Após a seleção do paciente o sistema busca as informações dos telefones, e indicação que podem ser conferidas pela atendente e atualizadas diretamente no cadastro do paciente. Inserindo procedimentos diretamente no agendamento: Caso seja necessário é possível inserir procedimentos diretamente no agendamento do paciente.

29 29 Exemplo de agendamento para o paciente Gustavo Demonstração: Importante: Comandos da agenda de consultas: Marcar Agendamento: Clicar nesse botão sempre que seu interesse for agendar um paciente e logo após clicar sobre o horário a ser agendado. Excluir Agendamento:Clicar nesse botão sempre que seu interesse for excluir um agendamento já realizado. Clicar sobre o botão excluir agendamento e logo após no nome a ser excluído. Visualizar Agendamento: Clicar nesse botão sempre que seu interesse for visualizar as informações do agendamento, informações de telefones de contato do paciente agendado e realizar marcação de falta para o paciente em questão. Acessar o Cadastro: Clicar nesse botão sempre que seu interesse for acessar o cadastro do paciente diretamente a partir da agenda de consultas. Clicar sobre o botão Acessar o cadastro e logo após no nome do paciente. Hist. Financeiro: Clicar nesse botão sempre que seu interesse for acessar o Financeiro de um paciente a partir da agenda de consultas. Clicar sobre o botão Hist Financeiro e logo após no nome do paciente. Cad. Restrição: Clicar nesse botão sempre que seu interesse for cadastrar uma restrição de marcação na agenda de consultas. Clicar sobre o botão Cad. Restrição e logo após na restrição desejada(férias, curso, horário não disponível etc). Clicar com o botão esquerdo do mouse sobre o horário a ser restrito na agenda. Ao término, clicar F8 para atualizar a agenda.

30 30 Cadastrando uma restrição na agenda de consultas: Passo 3 – Selecionando o horário de restrição Agendamento após teclar F8 Agenda após as marcações

31 31 Outras operações disponíveis na agenda de consultas: Cores de marcação na agenda de consultas Mais opções da agenda de consultas(Consulte o manual disponível na tela)

32 32 Cadastrando de Histórico de Acompanhamento: Sempre que realizamos um atendimento a um paciente é muito importante que seja realizada a descrição de todas as atividades que foram realizadas. Devemos utilizar Cadastrando de Histórico de Acompanhamento para registrar esses atendimentos. Acessando o Histórico de Acompanhamento a partir do Menu Principal: Acessando o Histórico de Acompanhamento a partir do Cadastro do Paciente:

33 33 Conhecendo a tela de Histórico de Acompanhamento: Histórico de atendimentos antigos contendo data, hora e profissional que realizou o atendimento Local para digitação dos atendimentos Após o cadastro não esqueça de clicar no botão Salvar

34 34 Cadastrando Procedimentos: Acessar Cadastro/Tabela de Preços Visualizando a tabela de preço Padrão: O GKM permite que sejam criada inúmeras tabelas de preços para atendimentos particulares e atendimentos de convênios. Sugerimos cadastrar os seus procedimentos na tabela de preço padrão(Tabela Padrão) e depois replicar a tabela padrão para outras tabelas de preço de interesse.

35 35 Cadastrando Procedimentos: Clicar no botão Novo para cadastrar novos procedimentos para tabela de preço desejada. Campos: Tabela de preço: indica a tabela que o procedimento deve fazer parte Item de Estoque: quando assinalado automaticamente será cadastrado no Módulo Controle de Estoque. Plano: Defina sempre o plano particular ou convênio para o procedimento cadastrado.

36 36 Duplicando a tabela de preços: Recurso muito útil quando o interesse é ter diversas tabelas de preço. Indicamos a tabela de origem e tabela destino que já deve estar previamente cadastrada no GKM. Todos procedimentos serão copiados e os ajustes de valores, plano deve ser realizado individualmente. Definindo tabela de preço padrão para o paciente: Uma vez definido a tabela de preço no cadastro do paciente a mesma será sugerida na seleção de procedimentos. Caso não seja definido nenhuma tabela de preço específica para o paciente, o GKM assume a tabela 0 (tabela padrão)

37 37 Para visualizar os vídeos e conhecer tarefas específicas, acesse Versão 2011 – /07/2011 Entre em contato através do para verificar a disponibilidade de novas Dúvidas específicas também podem ser solucionadas por . Obrigado! Equipe GKM SOFTWARE – 11 ANOS


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