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Seminário sobre Gestão Financeira – Auditoria Externa Banco Interamericano de Desenvolvimento Representação no Brasil Setor Fiduciário Brasília - DF 2010.

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1 Seminário sobre Gestão Financeira – Auditoria Externa Banco Interamericano de Desenvolvimento Representação no Brasil Setor Fiduciário Brasília - DF 2010

2 2 Novo enfoque fiduciário, objetivos, políticas e guías Relatórios financeiros de projetos. Auditorias externas. Relatórios de Auditoria. Procedimentos de Desembolsos Temas do Seminário

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4 4 Eficiência Efetividade Enfoque no cliente • Enfoque Baseado em Risco e Orientado para Resultados • Maior juizo profissional • Alto nível de assessoramento técnico durante a programação e em todo o ciclo do projeto • Melhor uso dos recursos do Banco e as habilidades de pessoal • Redução dos custos de transação (Banco e cliente) • Simplificação de procedimentos • Fortalecimento dos sistemas fiduciários do país • Uso, quando for apropriado, dos sistemas fiduciários do País • Eliminar duplicidade de esforços e sistemas paralelos • Fortalecimento Institucional dos Organismos Executores Os objetivos da Reforma Fiduciária

5 5 Com o objetivo de ajustar a função fiduciária ao novo modelo de negócios do Banco, em 30 de julio de 2009, o Comitê de Políticas Operativas aprovou o documento Política de Gestão Financeira para Projetos Financiados pelo BID (OP ). Para uma adequada aplicação desta Política, estão disponíveis as Guias Desembolsos e a Guia de Relatórios Financeiros e Auditoria Externa, para uso interno e externo do Banco. • A Política de Gestão Financeira para Projetos se aplica a todas as operações financiadas pelo Banco e a operações não reembolsáveis, incluindo cooperações técnicas, operações do FUMIN e fundos sob sua administração. Implementação do Novo Enfoque de Gestão Fiduciária

6 6 • A nova Política e Guia de Relatórios Financeiros e de Auditoria Externa substitui totalmente as seguintes políticas, normas e procedimentos relacionados com a Auditoria Externa dos Projetos e Relatórios Financeiros Auditados: • AF-100 Política do Banco para Auditoria Externa de Entidades y Projetos. • AF-300 Guias para Preparação de Relatórios Financeiros e Requerimentos de Auditoria. • AF-400 Termos de Referência – Auditoria Externa de Projetos Financiados pelo Banco. • AF-500 Termos de referencia - Revisão ex post dos Processos de Aquisições e da Documentação de Suporte dos Desembolsos. A Guia de Relatórios Financeiros e Auditoria Externa se aplica aos Relatórios Financeiros Auditados com obrigatoriedade de apresentação após 30 de abril/2010 Implementação do Novo Enfoque de Gestão Fiduciária

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8 8  O formato, conteúdo, periodicidade e prazos para a apresentação dos relatórios financeiros serão determinados durante a etapa de desenho dos projetos e estarão formalmente estabelecidos no Contrato de empréstimo.  Poderão ser ajustados durante a execução da operação, de acordo com as necessidades de informações, atualizações da análise de risco, ou outras circunstâncias no sentido de permitir uma adequada administração do projeto e uma oportuna rendição de contas ao Banco.  Os relatórios financeiros devem apresentar uma posição financeira estruturada das transações, saldos e uso de fundos de acordo com as disposições e Normas estabelecidas pelos Organismos Internacionais Reguladores de Contabilidade e levando em consideração as Políticas de Gestão Financeira do Banco. Relatórios Financeiros de Projetos

9 9  Como podem ser distintas as práticas contabeis aplicadas nos diferentes países, considera-se essencial que as mesmas contemplem pelo menos os seguintes princípios: a. Os relatórios financeiros devem apresentar fidedignamente a posição financeira e os câmbios nas operações que são objeto de rendição de contas. b.Todas as transações financeiras devem ser contabilizadas nos períodos que correspondam, de tal forma que os administradores possam levar controles adequados das operações e render as contas de forma apropriada. Normas Contábeis

10 10 Os “padrões" internacionais de contabilidade e informação financeira, conhecidos como "normas", estão regulados por: a. As NICSP, também, conhecidas por suas siglas en inglés como International Public Sector Accounting Standard (IPSAS). b. As Normas Internacionais de Contabilidade (NIC), ou "IAS" (International Accounting Standards), por sua sigla em ingles. c. As interpretações das NIC, denominadas SIC (Standards Interpretations Committee). d. As Normas Internacionais de Informação Financeira (NIIF), cuja sigla em ingles, é "IFRS“ (International Financial Reporting Standards). Estas são as mesmas NIC, só que desde o ano 2001 o Conselho de Normas de Contabilidade começou a denominar as novas edições como NIIF. e. As interpretações das NIIF, denominadas IFRIC (Internacional Financial Reporting Interpretation Committee), foram traduzidas como CINIIF (Comite de Interpretações das NIIF). Normas Contábeis

11 11  As normas adotadas devem ser especificadas na nota explicativa, no caso dos relatórios financeiros auditados.  O Banco poderá aceitar as Normas nacionais de contabilidade quando estas não se desviarem substancialmente dos padrões internacionais mencionados. Entretanto, estes desvios deverão estar adequadamente explicados nas Notas explicativas dos relatórios financeiros.  Os relatórios financeiros deveriam ser apresentados na mesma moeda utilizada pelo mutuário ou pelo organismo executor em seus registros contábeis ou na moeda do financiamento. Se em moeda local, deverão ser convertidos para a moeda da operação. Deve-se esclarecer na nota explicativa dos relatórios financeiros, o método de conversão utilizado. Normas Contábeis e Moeda de apresentação

12 12 • Demonstrativo de Fontes e Aplicação de Fundos • Demonstrativo de evolução e situación relacionada com a utilização dos recursos – Demonstrativo de investimentos. • Notas explicativas • Declaração da Gerência do Projeto Elementos integrantes dos Relatórios Financeiros

13 13 1. DEMONSTRATIVO DE FONTES E APLICAÇÃO DE RECURSOS :  Deve relacionar as diversas fontes de recursos  Indicar os investimentos realizados por categoria ou componente do projeto.  Mostrar os saldos de recursos pendentes de utilização por fonte. 2. DEMONSTRATIVO DE INVESTIMENTOS REALIZADOS  Deve ser consistente com o quadro de fontes e aplicação de recursos  Revelar por categoria ou componente do projeto e por fonte, os saldos no início, movimentos realizados no período e saldos no final do período. Elementos integrantes dos Relatórios Financeiros

14 14 3. NOTAS EXPLICATIVAS Deverão ser utilizadas para divulgar informações relevantes ao usuário do Relatório financeiro. Devem ser apresentadas em formato sistemático, com referências cruzadas em relação aos quadros de uso/aplicação de recursos e de investimentos realizados. Principais temas:  Descrição do Projeto; principais políticas adotadas; unidade monetária  Conciliação de saldos de efetivo e demonstrativo de investimentos  Conciliação de Adiantamentos ou Fundo Rotativo e desembolsos BID  Situação dos recursos de Aporte Local  Ajuste de períodos anteriores  Aquisição de bens e serviços - controle de inventário  Contingências, eventos subseqüentes e outros Elementos integrantes dos Relatórios Financeiros

15 15 4. DECLARAÇÃO DA GERÊNCIA DO PROJETO  Esta Declaração debe revelar:  Que os gastos realizados com recursos do empréstimo foram efetuados conforme os propósitos especificados no Contrato ou Convênio.  Que foram aplicadas eficazmente as medidas de controle interno apropriadas aos riscos identificados na gestão dos recursos.  Esta Declaração deverá ser firmada pela máxima autoridade executiva da Entidade ou da Unidade Executora e pelo Contador responsável pelas demonstrações financeiras. Elementos integrantes dos Relatórios Financeiros

16 16 • A necessidade, periodicidade e prazo requeridos para os relatórios intermediários serão estabelecidos durante a preparação da operação e ajustados durante sua execução, de acordo com as exigências de informações, dos resultados de análise de risco, ou outras circunstâncias que possam afetar a administração do projeto ou a rendição de contas. • Estes relatórios são desenhados para acompanhar a execução e progresso da operação durante o exercício e não necessariamente exigem uma auditoria, exceto quando os níveis de risco ou Plano de Supervisão indiquem esta necessidade. • O Banco recomenda que estes relatórios reflitam as atividades da operação, os gastos realizados e as fontes de financiamento utilizadas, incluindo os fundos do Banco e os aportes de contrapartida local. Relatórios Financeiros Intermediários

17 17 • Este requerimento será considerado na medida que permita informação útil sobre os sistemas de administração financeira e controle da Entidade e principalmente,que contribua ao processo de supervisão e acompanhamento do projeto. • Em operações de Apoio Orçamentário ou Equivalentes, em princípio, não se exige a preparação de relatórios financeiros convencionais, porém o Banco se reserva o direito de solicitar ou não, rendições de contas auditadas sobre a aplicação destes fundos. • Quando se identifiquem debilidades que possam limitar o uso dos Sistemas Nacionais, deverão ser apresentados planos de aperfeiçoamento para corrigir estas deficiências e dessa forma, possibilitar sua utilização para a gestão financiera e geração dos relatórios financeiros do projeto. Relatórios Financeiros da Entidade e Sistemas Nacionais

18 18 • Devem apresentar-se ao Banco e aos Auditores Independentes firmados pela Máxima Autoridade Executiva (MAE) da Entidade ou do Organismo Executor do projeto e pelo Contador responsável por sua preparação. • O Banco determinará a frequência, prazo dos relatórios financeiros e datas de entrega ou apresentação, de acordo com o nível de risco estabelecido para a operação. • O prazo para apresentação de outros relatórios financeiros não auditados será estabelecido segundo as circunstâncias, sem exceder 60 d í as, a partir da data de fechamento estabelecida com o Executor. Responsabilidade, Periodicidade e Prazo - Relat. Financeiros

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20 20 Normas de auditoría aceitáveis para o Banco Natureza e alcance dos trabalhos de auditoria Auditores independentes elegíveis Oportuna seleção e contratação de auditores Custos da auditoria – Banco, Contrapartida ou combinação de ambos Entidades superiores de fiscalização Auditoria externa Acordos e requisitos fiduciários Auditoria externa

21 21 Auditor Externo Mutuário ou Organismo Executor • Tem a responsabilidade de apresentar ao Banco os relatórios financeiros, sejam eles auditados o não, conforme as datas de compromisso incluídas no Contrato de Empréstimo. • Assegurar que o relatório de auditoria recebido cumpre com os requerimentos previstos nos Termos de Referência (TdR) que formam parte do contrato de auditoria. • Autorizar os auditores para que apresentem ao Banco qualquer informação financeira que este solicite sobre o Projeto, Mutuário ou Executor. • Assegurar a qualidade dos relatórios de auditoria é responsabilidade fundamental do Auditor Independente no processo de cumprimento das NIAs ou equivalentes. Responsabilidade em assuntos de Auditoria

22 22 Trabalhos de Asseguração Serviços relacionados Parecer sobre EFAS ISA 100 a 800 Revisão de EFAs e informação interna, asseguração negativa ISRE 2400 y 2410 ISAE 3000 ISRS 4400 y 4410 Informe de asseguramento completo ou limitado Relatório de revisão por procedimento estabelecido Auditoria de relatórios financeiros Acordos de revisão Serviços de asseguração diferente de auditoria e revisão Serviços relacionados (procedimentos sob acordo ) Natureza e alcance NORMAS Produtos Auditoria externa e outros Serviços relacionados:

23 23 1. AUDITORIA DAS DEMONSTRAÇÕES FINANCEIRAS  São requeridas para todos os projetos do Banco.  O produto é um Relatório de Auditoria que incorpora um parecer com opinião sobre a razoabilidade das demonstrações financeira do projeto, em relação as Normas de Contabilidade aceitas segundo Acordos e requisitos de Administração Financeira. Natureza e alcance da Auditoria

24 24 2. ACORDOS DE REVISÃO  Este tipo de trabalho não constitui uma auditoria e está dirigido para estabelecer uma correta preparação dos Demonstrativos Financeiros e/ou relatórios intermediários.  Em geral procura verificar se um Demonstrativo Financeiro cumpre com um marco específico de preparação de informação financeira.  Podem ser efetuados pelos auditores principais ou por outros auditores. Natureza e alcance da Auditoria

25 25 2. ACORDOS DE REVISÃO (cont.)  Não se aplicam procedimentos de auditoria. A revisão proporciona um nível moderado de segurança de que a informação revisada está livre de erros materiais.  É expressado na forma de segurança negativa. Natureza e alcance da Auditoria

26 26 3. SERVIÇOS DE ASSEGURAÇÃO DIFERENTES DA AUDITORIA E DOS ACORDOS DE REVISÃO  É utilizado para obter segurança sobre um comportamento esperado. No caso BID, assegurar um adequado e efetivo sistema de controle interno, o cumprimento de cláusulas contratuais, o adequado desempenho de um projeto por resultados…  Os parâmetros de auditoria são distintos de uma auditoria de demonstrações financeiras, mas devem conduzir a uma conclusão profissional.  Segurança positiva ou negativa. Natureza e alcance da Auditoria

27 27 4. SERVIÇOS RELACIONADOS – PROCEDIMENTOS POR ACORDO  Diferente dos serviços descritos anteriormente. O produto consiste em um relatório em que se menciona um acordo específico de procedimentos e as observações do Auditor relacionadas com a situação de cumprimento cada um destes procedimentos.  O auditor não emite opinião. A avaliação e as conclusões serão de responsabilidade dos usuários.  Caso BID: revisão de ex post de desembolsos e procedimentos de aquisições dos projetos Natureza e alcance da Auditoria

28 28 Estrutura organizacional Pessoal Atividades da firma Qualidade dos clientes Políticas-proced. internos Reputação Avaliação controle qualid ade Elegibilidade Elegibilidade de Firmas de Auditoria Independentes:

29 29  O auditor deve ser indicado ou ratificado para cada ano fiscal ou para períodos multi anuais, com a devida antecipação, antes do final do período.  As condições de contratação devem ser revisadas tomando-se em conta os aspectos legais e constitucionais dos países, que possa impedir a renovação ou a continuação desta modalidade.  Os contratos de serviços de auditoria incluirão uma cláusula de terminação antecipada por desempenho inadequado ou por por falta de cumprimento dos requisitos de elegibilidade. Auditorias multi anuais

30 30 O Banco privilegiará a utilização das ESF como Sistema Nacional de Controle Externo, sempre que cumpram com os seguintes requerimentos básicos: • Sua situação dentro da organização administrativa do Estado assegura uma completa independência de atuação, de critério e de informação com respeito ao Poder Executivo. • Ter capacidade para efetuar a auditoría de acordo com as NIAs ou equivalentes, e aos requerimentos del Banco. • Poder cumprir com os prazos estabelecidos nos Contratos de empréstimos. Entidade Superior de Auditoria

31 31 • O Banco solicita que as auditorias externas das operações sejam realizadas anualmente, salvo se for fixado um período diferente, segundo as necessidades de cada projeto e seu correspondente Plano de Supervisão. • O mutuário ou Organismo Executor é responsável pelo aporte dos fundos necessários para cobrir o custo da auditoria externa, e estos recursos deverão ser reservados, salvaguardados e registrados apropriadamente, durante o Período de Fechamento ou Rendição Final de Contas. • O Banco poderia aceitar uma periodicidade maior ou menor de 12 meses para a apresentação dos relatórios financeiros auditados. Periodicidade da Auditoria

32 32 • O Banco normalmente requer que os relatórios financeiros auditados sejam apresentados dentro de um prazo não maior a 120 dias a partir do fechamento do exercício fiscal do mutuário ou Organismo Executor da operação ou a partir da data do último desembolso. Prazo

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34 34 Relatórios Adicionais Relatórios Financeiros Relatórios de Controle Interno Relatórios financeiros auditados, que incluem o Parecer do auditor, junto com outros relatórios especificados nos termos de referência preparados para a auditoría. O Banco pode exigir a apresentação de relatórios ou pareceres de auditoria adicionais. O alcance e detalhe do trabalho estará detalhado nos termos de referência dessa auditoria. Deverão ser registradas: (i) Deficiências dos sistemas de administração financeira e controles internos; (ii) Práticas de contabilidade impróprias; (iii) Questões que exigem o cumprimento geral de obrigações maiores e (iv) Qualquer outro assunto, a juizo do auditor. Relatórios de Auditoria

35 35 Estrutura do Relatório Divulgação da Informação O Banco considera os relatórios de auditoría um instrumento gerencial, que contém informação essencial para a tomada de decisões. A estrutura do relatório de auditoría será acordada entre o Banco e o Mutuário ou o Organismo Executor, e estará descrita nos termos de referência da auditoría contratada. Ver modelo de Relatório no Anexo 1 da Guia. O Banco defende o princípio da divulgação pública de informação sobre finanças públicas, como um meio de promover a transparência na gestão dos recursos públicos. Relatórios de Auditoria

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37 37 PROCEDIMENTOS DE DESEMBOLSOS: a. São utilizados para desembolsar fundos de qualquer tipo de financiamento, destinados para os fins previstos contratualmente, levando em consideração aspectos de economia e eficiência. b. Um projeto pode utilizar um ou mais procedimentos, dependendo das necessidades de liquidez e sempre com o propósito de assegurar oportunamente ao Executor, os recursos necessários para uma adequada execução do projeto. Procedimentos de Desembolsos

38 38 SOLICITAÇÕES DE DESEMBOLSO:  Poderão ser apresentadas após o cumprimento das condições prévias ao primeiro desembolso.  Serão aprovadas através de revisões gerencias com base em juízo profissional e provas analíticas.  Como regra geral, a revisão da documentação de suporte será realizada a posteriori ao efetivo desembolso, sempre considerando as condições de risco do projeto.  Esta revisão não confirma, certifica ou substitui a responsabilidade fiduciária do Executor, em relação ao Projeto.  Deverão ser numeradas cronologicamente, independentemente do método utilizado, e aprovadas por funcionário autorizado pelo Mutuário/Executor, previamente registrado no Banco. Procedimentos de Desembolsos

39 39 • Os procedimentos de desembolsos são: a. Adiantamento de Fundos: corresponde a um adiantamento de recursos de acordo com as necessidades de liquidez do projeto, sustentada por um programa de gastos. b. Reembolso de pagamentos ao Executor: realizado para pagamentos aceitáveis do projeto, atendidos com recursos diferentes do Adiantamento. c. Pagamento Direto: o Banco efetua pagamentos a terceiros – fornecedores ou prestadores de serviços – em nome da Unidade Executora. d. Reembolso contra Garantia de Carta de Crédito: reembolso ao Banco Comercial de pagamentos efetuados a fornecedor de bens ou serviços de origem externa. Procedimentos de Desembolsos

40 40 Adiantamento de Fundos Fundo Rotativo Aplicável de forma obrigatória para as novas operações em etapa de desenho e com Missão de Análise finalizada após 1°de janeiro de 2010 Aplicável para a carteira de projetos que já estavam e execução em 1° de janeiro de 2010 e vale até o final de sua execução. Procedimentos de desembolsos

41 41 ADIANTAMENTO DE RECURSOS:  Documentação requerida: •Formulário da Solicitação de Desembolso •Plano Financeiro – deve corresponder ao período do pedido  Documentação adicional: •Descrição dos compromissos •Relatório de avanço físico financeiro  Exigência adicional: apresentação de um relatório semestral de Conciliação de Fundos em 30.junho e 31.dezembro, este último, devidamente auditado. Procedimentos de Desembolsos

42 42 Periodicidade de um pedido de Adiantamento de Recursos  A freqüência e período de tempo de um Adiantamento de Recursos serão determinados em função da programação financeira do Projeto durante sua etapa de desenho e ajustados na execução. Em princípio, será semestral.  A prestação de contas dos gastos elegíveis para comprovação dos Adiantamentos deve ser apresentada após a utilização de pelo menos 80% do montante desembolsado.  Essas prestações de contas devem ser apresentadas e aprovadas pelo Banco, prévio a apresentação de novo pedido de adiantamento. Procedimentos de Desembolsos

43 43 Manutenção de valor  O Adiantamento de Recursos deverá ser mantido no valor equivalente da moeda do Projeto declarada no contrato de empréstimo, e nenhum ajuste poderá ser feito por mudanças de taxa de cambio.  Eventuais diferenças positivas por motivo de variação de taxa de câmbio ou recebimento de ganhos financeiros decorrentes do depósito em conta corrente especial, devidamente demonstradas na prestação final de contas, serão utilizadas no Projeto à conta do aporte local. Registros e Contabilidade  Deve ser depositado em conta corrente especial separada. Não sendo possível, deve ser contabilmente controlado na conta geral do Mutuário, através de sub contas. Procedimentos de Desembolsos – Adiantamento de Recursos

44 44 Adiantamento de Fundos: prazo final para comprovação

45 45 ORIGEM DOS BENS E SERVIÇOS:  Os recursos do Banco somente podem ser utilizados para o pagamento de bens e serviços provenientes de países que sejam elegíveis, conforme as condições do contrato e as normas do fundo fiduciário correspondente. Procedimentos de Desembolsos

46 46 GASTOS ELEGÍVEIS:  São os necessários para a execução do Projeto e que estão de acordo com os seus objetivos.  Cumprem com as políticas e documentos legais do Projeto: contratos e convênios.  Estão adequadamente registrados e documentados.  À solicitação do Mutuário, o Banco poderá financiar impostos e taxas associadas, que representem um maior custo no processo de aquisições e serviços: impostos de importação, taxas consulares, portuárias ou impostos de valor agregado.  Cargos ou comissões aplicados nas contas bancárias do Projeto: não são aceitáveis para financiamento com recursos do Banco. Procedimentos de Desembolsos

47 47 MOEDAS DE FINANCIAMENTO APROVADAS: ALTERNATIVAS  Moedas convertíveis – moedas que formam parte do Fundo que financia a operação.  Facilidade de moeda local: a moeda do País beneficiário da operação.  Fixa: uma moeda específica, distinta da do País.  Uma combinação das anteriores. Procedimentos de Desembolsos

48 48 MOEDAS DE DESEMBOLSO: ALTERNATIVAS  Os empréstimos aprovados dentro da Facilidade de Moeda Local poderão ser solicitados no montante exato de moeda local ou em US dólares.  Os aprovados em outras modalidades: os desembolsos serão efetuados pelo montante exato da moeda convertível.  Caso Pagamento direto a Fornecedor ou Prestador de Serviços: o Banco aceitará realizar desembolsos no exato montante da moeda solicitada para pagamento. Neste caso, o pedido de desembolsos deverá conter, além do montante real que será desembolsado em unidades da moeda solicitada, uma estimativa do valor que deverá imputado na operação, expressado na moeda contábil da operação. Procedimentos de Desembolsos

49 49  Para efeito dos pedidos de desembolsos e rendições de contas, os gastos devem estar expressados na moeda contábil da operação.  Para os gastos em moeda local, a equivalência na moeda da operação poderá ser realizada utilizando-se: a.A Taxa de Câmbio vigente no momento da conversão da moeda da operação em moeda local. b.A Taxa de câmbio vigente na data do pagamento – dia do pagamento, média do mês, etc., conforme estabelecido.  O procedimento de aplicação da taxa de câmbio deve ser objeto de acordo entre o Banco e o Mutuário e ficar previamente estabelecido no Contrato ou no Convênio de financiamento. Procedimentos de Desembolsos - Conversão de Moedas e Câmbio

50 Expositores •Monica Merlo – Especialista Fiduciária •Carlos Lago Bouza – Esp. Fiduciário em Aquisições •Mario de A. Ferreira – Consultor Financeiro 50

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