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Secretaria da Educação do Estado da Bahia. Sistema de Gestão Escolar: Portaria de Institucionalização do SGE N º 2.970, Diário Oficial de 09/04/2010.

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1 Secretaria da Educação do Estado da Bahia

2 Sistema de Gestão Escolar: Portaria de Institucionalização do SGE N º 2.970, Diário Oficial de 09/04/2010. O Sistema de Gestão Escolar - SGE - constitui-se em uma ferramenta gerencial para a rede pública de ensino, criada em ambiente web que facilitará a administração escolar no que diz respeito à execução, acompanhamento e controle de suas atividades fins permitindo assim, a atualização em tempo real da base de dados gerenciais da Secretaria de Educação do Estado.

3  Estrutura do Sistema Gestão Escolar Gestão Servidores Gestão Censo Escolar - Rede Física - Aluno/matrícula - Calendário Escolar - Transporte Escolar - Avaliação Escolar - Cadastro de Servidores - Formação dos Servidores - Validação - Extração - Geração de Arquivos - Envio INEP - Consulta - Rendimento/Movimento

4  Benefícios do SGE • Eficiência, qualidade e integração na gestão de ensino. • Atualização permanente das informações diretamente no sistema pelas UEE. • Diminuição do retrabalho de envio de informações das escolas para os diversos setores do órgão central. • Aumentar a produtividade das Unidades Escolares, Direc e Órgão Central • Melhoria na qualidade do atendimento à comunidade escolar • Melhoria na comunicação entre UEE, Direc e Órgão Central • Subsidiar na tomada de decisão • Disponibilizar Informações Gerenciais

5  Principais funcionalidades • Matrículas - Matrícula de Novo Aluno - Rematrícula • Movimentações - Incluir Aluno na classe / turma - Remanejar Aluno de classe / turma - Transferir Aluno de Escola - Alterar Situação do Aluno • Comprovantes - Matrícula - Declarações (declaração de conclusão / matrícula / transferência) • Histórico Escolar - Geração e Impressão • Cadastro - Notas e frequência (geração automática do boletim) • Imprimir Boletim... • Servidores - Atribuir professor a classe / turma - Cadastro de servidores

6 Centrais de Apoio

7 Atribuições • Prestar suporte técnico de microinformática por telefone com o objetivo de resolver os problemas que os usuários possam ter; • A coordenação do suporte de sistema e suporte de instalação e funcionamento de equipamentos está a cargo do CMO; • O número do Help Desk é (71)  HELP DESK

8  Central de Atendimento Atribuições • Solucionar os problemas operacionais das unidades escolares, via telefone. • Encaminhar para as Superintendências solicitações que não puderam ser atendidas na central, as quais entrarão em contato com as escolas solicitantes • Contato da Central de Atendimento:

9  Suporte Técnico Operacional Atribuições • Acompanhar as unidades escolares na atualização dos dados no SGE; • Dar suporte presencial às unidades escolares.

10 Procedimentos

11  Unidade de Gestão As informações (servidores, alunos, rede física e outras) cadastradas no SGE serão divididas por escola e por anexo. Sendo assim, no momento do uso do SGE o usuário deve selecionar a unidade de gestão a ser utilizada. Importante: As informações registradas de cada anexo são de responsabilidade dos dirigentes da unidade escolar a qual o anexo está vinculado.

12  Fluxo das Informações • As escolas com acesso à internet, deverão registrar as informações diretamente no sistema; • As escolas que ainda não possuem acesso à internet, deverão procurar uma escola mais próxima (indicada pela Direc) para registrar as informações diretamente no sistema; • A Direc também possuirá uma Central de Digitação para as escolas próximas à sede da Diretoria Regional. • As Unidades Escolares que vão dar apoio as outras Unidades para alimentação do sistema irão receber mais equipamentos para viabilizar o trabalho.

13 •A Direc fará um cronograma de atendimento de custos de deslocamento e diárias para as Unidades Escolares, este levantamento deverá ser enviado à Supec até o dia 20 de abril (enviar para Jaina Carine ou Heloísa Helena, na Diroe: Tel: , ); •As informações dos anexos serão de responsabilidade da escola mãe; •Cada Direc deverá ter uma pessoa responsável pelo SGE. Esta pessoa deverá ter todo o apoio do Diretor da Direc para execução de suas tarefas.  Fluxo das Informações

14  Perfis de usuários no SGE Perfil Escolar • Diretor • Vice-diretor • Secretário escolar • Técnico de secretaria escolar Perfil DIREC • Diretor • Coordenador • Técnico da Direc • Prestador de serviço

15  Solicitação de Acesso (senha)  Solicitação - Mudança de Acesso  Solicitação – Cancelamento de Acesso  Solicitação – Desbloqueio de Senha  Gestão de usuários *Esquecimento de senha. Quem solicita: diretor Para: SUPAV - Diretoria de Acompanhamento e Informação (End.: 6ª Avenida, nº 600 CEP – CAB) Como: através de para 1.Quem solicita: o próprio usuário 2.Para: Central de Atendimento 3.Como: Telefone

16  Gestão de usuários  Solicitação de Acesso (senha) e Mudança de Perfil Caso a escola possua anexo, informar o nome e listar os usuários conforme exemplo acima. Obs: todos os campos são obrigatórios. Assunto: solicitação de acesso ao SGE Solicito criação de senha de acesso para o(s) seguinte(s) usuário(s): Nome da unidade de gestão: Escola João de Deus e anexo 1 Nome completo: Maria dos Santos Perfil: Diretor CPF: xxx.xxx.xxx-xx Nome completo: José da Silva Perfil: Secretário escolar CPF: xxx.xxx.xxx-xx

17 Assunto: solicitação de cancelamento de acesso ao SGE Solicito cancelar a senha de acesso para o(s) seguinte(s) usuário(s): Nome da unidade de gestão: Escola João de Deus Nome completo: Maria dos Santos CPF: xxx.xxx.xxx-xx Nome completo: José da Silva CPF: xxx.xxx.xxx-xx  Gestão de usuários  Solicitação de Cancelamento de Acesso Caso a escola possua anexo, informar o nome e listar os usuários conforme exemplo acima. Obs: todos os campos são obrigatórios.

18 Responsável: SEC 1º Passo: Carga Inicial Migração das informações dos diversos sistemas da secretaria para o SGE. Responsável: UNIDADE ESCOLAR 2º Passo: Transição Atualização das informações migradas dos sistemas da secretaria; Organização das informações para a gestão da escola e para o Censo Escolar. 3º Passo: Censo Escolar Validação, ajustes e envio automatizado das informações do SGE para o sistema do MEC. 4º Passo: Acompanhamento Acadêmico Atualização das informações acadêmicas dos alunos; Registro de notas e frequências; Emissão dos boletins das unidades.  Etapas da Implantação

19 Responsável: UNIDADE ESCOLAR 5º Passo: Planejamento e resultados finais Planejamento da rede física e oferta de ensino para a matrícula 2011; Resultado de aprovação e reprovação dos alunos. 6º Passo: Matrícula 2011 Rematrícula; Matrícula de alunos novos. 7º Passo: Movimento/Rendimento do Censo Escolar 2010 Envio automatizado das informações de movimento e rendimento dos alunos matriculados em 2010 do SGE para o sistema do MEC.  Etapas da Implantação

20  Atividades da Transição

21 Dicas:  Atividades da Transição Pontos de Atenção • Observar portaria de matrícula nº de 25/11/09, Art. 24 (define nº de estudantes por classe); • Não incluir informações dos anexos no campo de dados cadastrais da escola vinculada, pois cada anexo terá sua área de gestão no sistema. • Confirmar informações cadastrais da escolas, principalmente ofertas de ensino; • Atualizar os nomes das salas de aula; • Atualizar corretamente a capacidade física das salas. Objetivo: atualizar todas as informações cadastrais da unidade escolar ou anexo.

22  Atividades da Transição Dicas: Pontos de Atenção • Caso seja necessária a criação ou exclusão de classes / turma, entre em contato com a Central de Atendimento; • Atualizar o nome das classes / turmas; • Atribuir nas classes ou turmas apenas os alunos que compareceram na unidade escolar. • As escolas que tem atendimento educacional especializado,oferecem atividade complementar, os anexos e classes especiais terão que solicitar para a central de atendimento a criação dessas classes. • Não atribuir os alunos dos anexos nas classes / turmas da escola vinculada, pois cada anexo terá sua área de gestão no sistema Objetivo: Atribuir os alunos a uma classe / turma.

23  Atividades da Transição • Não confundir cancelamento de matrícula com abandono; • Apesar dos cancelamentos, as informações dos alunos permanecem no banco de dados do sistema. Dicas: • Deve-se cancelar todas as matrículas dos alunos que se matricularam e não compareceram na unidade escolar; • Caso o aluno de anexo esteja matriculado na escola mãe, deve-se cancelar a sua matrícula, pois este aluno deverá ser matriculado diretamente na área de gestão do anexo. Pontos de Atenção Objetivo: Cancelamento das matrículas dos alunos que não compareceram nas unidades escolares.

24  Atividades da Transição Objetivo: atribuir professores a classe / turma Pontos de Atenção • Caso o SGE não apresente algum professor que esteja lotado na unidade de ensino ou no anexo, entre em contato com a central de atendimento para atualizar o sistema; • As informações oficiais para geração de folha de pagamento e carga horária, são as cadastradas no sistema SECONLINE. Dicas: • Mantenha as alocações dos professores atualizadas no SGE, quaisquer divergências entre em contato com a Central de Atendimento.

25  Atividades da Transição Objetivo: atribuir disciplina ministrada pelo professor. Pontos de Atenção • Caso haja a necessidade de incluir ou alterar uma disciplina no SGE, entre em contato com a central de atendimento. Dicas: • Seguir orientações definidas nas portaria nº 1.128/10 de 28/01/2010 e1.512/10 de 09/02/10 sobre matriz curricular.

26  Atividades da Transição Objetivo: cadastrar alunos novos e atribuí-los a uma classe / turma. Pontos de Atenção • Para matricular alunos que não fazem parte da rede Estadual, após o dia 31/03/10, deve-se observar a portaria nº 1.437/10 de 06 e 07 de fevereiro, Art. 4º ; • Evite duplicidade de cadastros de alunos no SGE. Dicas: •Para evitar duplicidade de cadastro de aluno no SGE, pesquise o nome do mesmo no Banco Alunos,através do site e copie a informação para o sistema.www.sec.ba.gov.br/bancoalunosi

27 Clique em Município

28

29  Atividades da Transição • Neste momento é necessário sinalizar se o aluno é residente na zona urbana ou rural; • No campo “ponto de referência” no SGE, constará o endereço do aluno encontrado no Banco Aluno ou Educacenso; • Pesquise se o logradouro do endereço do aluno já está cadastrado antes de decidir incluí-lo. Pontos de Atenção • Qualquer problema com atualização de logradouros, contactar Central de Atendimento; • Alguns logradouros possuem apelidos (nome popular), assim pesquise no SGE pelos mesmos; • Evite cadastrar os logradouros pelos apelidos, priorize os nomes oficiais. Dicas: Objetivo: atualizar os endereços dos alunos no SGE, priorizando os alunos que necessitam de transporte escolar. Todos os alunos estarão a princípio com o endereço da escola.

30  Atividades da Transição Objetivo: atualizar o cadastro dos servidores 1 lotados na unidade escolar ou anexo. • Caso na base de dados do SGE não conste algum servidor que esteja lotado em sua unidade de ensino ou no anexo, entre em contato com a Central de Atendimento para atualizar o sistema; • As informações oficiais, a exemplo de geração de folha de pagamento e carga horária, serão as cadastradas no sistema SECONLINE. 1 pessoal administrativo, inclusive os PST. Pontos de Atenção

31 Atenção •Sempre cadastrar o nome completo do aluno, do pai e da mãe e sem abreviações; •Sempre conferir as informações antes de salvá-las no sistema; •Sempre pesquisar o cadastro do aluno no sistema antes de incluí-lo, com o objetivo de evitar duplicidade de dados; •Sempre manter as informações atualizadas no sistema; •Observar os prazos de encerramento de cada passo do processo de implantação do SGE;

32  Prazos e contingências ATIVIDADEPERÍODO Treinamento13 de abril a 11 de maio de 2010 Migração dos dados pela SecretariaAbril de 2010 Atualização pelas Unidades Escolares das informações migradas dos sistemas da secretaria 22 de abril à 20 de junho de 2010 Migração da base do SGE para o censo escolar/MEC /INEP 01 de julho a 10 de agosto RematrículaDezembro de 2010 MatrículaAno de 2011 As unidades escolares que não iniciarem ou não concluírem o passo de Transição cadastrarão as informações duas vezes: uma SGE e outra no Educacenso.

33 •A apresentação definitiva para o treinamento das escolas estará disponível no dia 12/04/10, para download no endereço. •http://intranet.sec.ba.gov.br/sge/treinamentoprocesso.pps


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