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Fase 1 - Receção e Produção e Avaliação, Seleção e Eliminação

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Apresentação em tema: "Fase 1 - Receção e Produção e Avaliação, Seleção e Eliminação"— Transcrição da apresentação:

1 Sub-fundo AEESEIG – VC 1999-2001
Fase 1 - Receção e Produção e Avaliação, Seleção e Eliminação Sub-fundo AEESEIG – VC Grupo n.º 2: Ana Ferreira, Ana Sofia Amaro, Bruna Almeida, Patrícia Soares, Orientadores: Dr.ª Milena Carvalho e Eng.º Lino Oliveira Unidade Curricular: Projeto de Arquivo

2 Introdução I Parte - As fases de gestão da informação: Receção e Produção - Circulação e Incorporação 1. Caracterização do Organismo 1.1 Percurso histórico da Escola Superior Estudos Industriais e de Gestão 1.2 Percurso Histórico da Associação de Estudantes da Escola Superior de Estudos Industriais e de Gestão 2. Caracterização do Sistema de Arquivo 2.1 Fundo da Associação de Estudantes da ESEIG 2.2 Sub-fundo da Associação de Estudantes de Vila do Conde ( ) 2.3 Organograma da Associação de Estudantes da ESEIG -VC (1999 – 2001) 3. Identificação de recursos 4. Definição de um programa de intervenção 5. Recolha, análise e Levantamento da produção documental 5.1 Fluxo Informacional 5.2 Recolha, Análise e Levantamento da Produção Documental 6. Reformulação/ Elaboração do plano de classificação 6.1 Caracterização das funções meio e funções fim 6.2 Critérios para a constituição de séries e sub-séries 7.Elaboração do Plano de Classificação 7.1 Classificação 7.2 Plano de Classificação do sub-fundo da AEESEIG-VC II Parte - As fases de gestão da informação: Avaliação, Seleção e Eliminação 8. Diagnóstico e Análise de necessidades 9. Estudo do Contexto de Produção Documental 9.1 Definição de Critérios de Avaliação 9.2 Definição de Critérios de Amostragem 10. Tabela de Seleção Conclusão Bibliografia

3 I Parte - As fases de gestão da informação: Receção e Produção - Circulação e Incorporação (1/2)
A receção de documentos consiste em reunir documentos e incorporá-los num arquivo seguindo o princípio da sua proveniência. A produção de documentos é, precisamente, os documentos que são produzidos pela instituição, resultantes das atividades executadas por essa mesma instituição. A produção documental da AEESEIG resulta das atividades executadas pela entidade. Quanto, à circulação dos documentos pode-se dizer que esta relacionada com o ciclo de vida dos documentos e ao valor que os mesmos têm para a instituição.

4 I Parte - As fases de gestão da informação: Receção e Produção - Circulação e Incorporação (2/2)
Este ciclo é marcado por três fases : Relativamente, à incorporação de documentos é de referir que existem duas formas de incorporar documentos nos arquivos, designadamente através da incorporação ordinária e incorporação extraordinária. A AEESEIG é de incorporação extraordinária, pois não tem definido nenhum prazo na incorporação de fundos no arquivo. Fase ativa Fase semi-ativa Fase inativa

5 1. Caracterização do Organismo (1/3 )
1.1 Percurso histórico da Escola Superior Estudos Industriais e de Gestão (ESEIG) A ESEIG foi criada pelo Decreto-Lei de 4 de Janeiro de Está integrada no Instituto Politécnico do Porto (IPP). Tem como missão criar, transmitir e difundir conhecimento, cultura, ciência e tecnologia, mediante a articulação de uma formação diferenciada e de qualidade. Em 1990 possuía apenas uma Licenciatura, atualmente contém 8 Licenciaturas, 2 Mestrados, 4 Pós-Graduações e 1 Curso Sénior.

6 1. Caracterização do Organismo (2/3 )
1.2 Percurso Histórico da AEESEIG Esta instituição encontrava-se dividida em dois núcleos independentes: Os estatutos para estas Associações saíram em Diário da República em anos diferentes. AEESEIG – VC obteve os seus primeiros estatutos em 1991. AEESEIG – PV só adquiriu os seus primeiros estatutos em 1993. Cada núcleo detinha a sua própria Associação de Estudantes Núcleo de Vila do Conde Núcleo da Póvoa de Varzim

7 1. Caracterização do Organismo (3/3)
Estas Associações mantiveram-se sempre autónomas e independentes até ao ano Mas, desse mesmo ano, com a abertura das novas instalações da ESEIG estas Associações juntaram-se, formando um único núcleo. Ainda nesse mesmo ano, realizaram-se as primeiras eleições para a Associação de Estudantes da ESEIG atual. No início de 2002, a ESEIG possuía então apenas uma Associação de Estudantes, sendo que os estatutos para esta nova Associação só saíram em Diário da República em 2003.

8 2. Caracterização do Sistema de Arquivo (1/3 )
2.1 Fundo da Associação de Estudantes da ESEIG Constituído por um total de 55 capas e mais de 7 botas. O fundo documental da Associação de Estudantes da ESEIG encontra-se dividido em quatro sub-fundos: O arquivo onde se encontra este fundo é considerado um arquivo definitivo. O sistema deste arquivo é centralizado. ESEIG-VC (referente à Associação de Estudantes de Vila do Conde , com os Estatutos de 1991); ESEIG-PV (referente à Associação de Estudantes da Póvoa de Varzim , com os Estatutos de 1993); ESEIG PV/VC (referente ao período de transição de Outubro a Dezembro de 2001, com a proposta de Estatutos de 2001); ESEIG-VC (atual) (referente à Associação de Estudantes atual, com os Estatutos de 2003.)

9 2. Caracterização do Sistema de Arquivo (2/3 )
2.2 Sub-fundo da Associação de Estudantes de Vila do Conde ( ) O sub-fundo da Associação de Estudantes de Vila de Conde 1999 – 2001 faz parte do arquivo definitivo da AEESEIG, visto que a documentação que o constitui já não possui valor primário, possuindo apenas valor secundário. Este sub-fundo não possui nenhum plano de classificação nem tabela de seleção.

10 2. Caracterização do Sistema de Arquivo (3/3 )
2.3 Organograma da Associação de Estudantes da ESEIG -VC (1999 – 2001) Figura 1 – Organograma da Associação de Estudantes da ESEIG-VC ( ). A criação deste organograma teve por base a consulta de regulamentos, estatutos, atas e diplomas legais referentes a AEESEIG-VC.

11 3. Identificação de recursos
Recursos humanos Recursos materiais Recursos financeiros

12 4. Definição de um programa de intervenção
Após análise do sub-fundo ESEIG-VC 1999 – 2001 pertencente à Associação de Estudantes da ESEIG, verificamos que tanto as pastas como os documentos contidos nelas encontram-se em bom estado, no entanto, deparamos nos com alguns constrangimentos, tais como: documentos dobrados, agrafos e clipes nos documentos. A documentação encontra-se num armário situado na sala 204 do pavilhão B da Escola Superior de Estudos Industriais e de Gestão. Essa sala não possui as condições mais adequadas para a documentação, pois não existe qualquer tipo de controlo da temperatura nem da humidade o que poderá danificar os documentos. Era importante que se criasse um espaço com as condições necessárias para se realizar o tratamento da documentação quando este fosse preciso.

13 5. Recolha, análise e Levantamento da produção documental (1/2)
5.1 Fluxo Informacional (Circuito dos Documentos) A correspondência destinada a AEESEIG é recebida na Escola Superior de Estudos Industriais e de Gestão, sendo posteriormente reencaminhada para a secretária da AEESEIG. Quando a documentação chega a secretária da AEESEIG é distribuída pelos departamentos correspondentes. Todos os departamentos da AEESEIG produzem documentação e são supervisionados e coordenados pela Direção.

14 5. Recolha, análise e Levantamento da produção documental (2/2)
Nesta fase é utilizada uma folha de recolha de dados, sob a forma de uma tabela (tabela de recenseamento) feita no Microsoft Office Access. Para a elaboração desta tabela apoiamos nos na Norma ISAD(G) (Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística) Inicialmente foram recenseadas as pastas e posteriormente documento a documento.

15 6. Reformulação/ Elaboração do plano de classificação (1/3)
6.1 Caracterização das funções meio e funções fim As funções meio são as funções decorrentes de três grandes áreas: contabilidade, recursos humanos e património. Quanto ao sub-fundo da Associação de Estudantes ESEIG-VC , pode-se afirmar que possui documentação referente as funções meio (ex. contabilidade/tesouraria). As funções fins são todas as funções desempenhadas na instituição e que têm como propósito concluir determinados objetivos. No caso do sub-fundo da Associação de Estudantes ESEIG-VC 1999 – 2001, possui os seguintes departamento: cultural e tradições académicas; desportivo; pedagógico; editorial; relações públicas; relações externas, saídas profissionais. Para a elaboração de um plano de classificação é necessário ter noções sobre as unidades arquivísticas.

16 6. Reformulação/ Elaboração do plano de classificação (2/3)
6.2 Critérios para a constituição de séries e sub-séries Pode-se constituir séries de acordo então com a sua tramitação, tipologia documental, atividade e área temática. Numa série pode existir vários documentos com valores provatórios diferentes, por isso deve-se analisar documento a documento, para que se possa decidir quais os documentos a destruir e quais os documentos a conservar.

17 6. Reformulação/ Elaboração do plano de classificação (3/3)
A escolha dos critérios de uma série deve ser realizada segundo as seguintes funções: Deve-se evitar criar sub-séries, pois torna difícil a recuperação de informação, os códigos atribuídos podem ser longos e de difícil memorização. Relativamente ao sub-fundo da AEESEIG-VC , os critérios de classificação que optamos para a constituição das séries e sub-séries foram: tramitação, tipologias documentais e atividade. Facilidade de pesquisa; Rotinas e hábitos existentes no serviço; Orgânica interna da instituição; Clareza e simplicidade do plano.

18 7. Elaboração do Plano de Classificação (1/12)
Sequência de operações técnicas que visam agrupar os documentos de arquivo; Identificação da atividade que determinou a sua existência Padronização da denominação dos documentos. Possibilita: Exaustividade Exclusividade Hierarquia de classes e sub-classes Níveis de dependência claramente identificados Princípios:

19 7. Elaboração do Plano de Classificação (2/12 )
Instrumento de gestão de documentos de arquivo. O plano de classificação desenvolve-se nos seguintes níveis: seção; sub-seção; e séries documentais. Características: Satisfazer as necessidades práticas do serviço, adotando critérios que potenciem a resolução dos problemas; A sua construção deve estar de acordo com as atribuições do organismo ou em última análise, focando a estrutura das entidades de onde provém a documentação; Deverá ter em conta a evolução futura; Ser revisto periodicamente.

20 7. Elaboração do Plano de Classificação (3/12 )
Permite… Organizar e descrever os documentos de um organismo, relacionando-os entre si; Maior eficácia no acesso, recuperação, utilização e disseminação dos documentos; Relacionamento e partilha de documentos relativos a funções e atividades diferentes, dentro ou fora da organização; Redução do impacto negativo que a mobilidade de pessoal comporta; Redução do desperdício de espaço para arquivar documentos; Agilização da avaliação e seleção dos documentos a conservar ou a eliminar;

21 7. Elaboração do Plano de Classificação (4/12 )
Segundo T. R. Schellenberg, existem 3 elementos a considerar na classificação dos documentos, nomeadamente, as ações a que estes se referem, a estrutura orgânica da dependência que os produzem e os assuntos ou matérias. Quanto à escolha do sistema de classificação é necessário ter em conta: Estabilidade; Objetividade; Sustentável num critério que surja da própria natureza dos documentos e do processo administrativo do qual são provenientes.

22 7. Elaboração do Plano de Classificação (5/12 )
Comparação Sistema orgânico Sistema objetivo mas não cumpre a exigência de estabilidade. Sistema de matérias/assuntos Sistema subjetivo e independente do processo que produz os documentos. Sistema funcional Classificação objetiva e que cumpre com a exigência de estabilidade. Oferece ainda em relação aos outros, riscos mínimos de confusão, interferências, ambiguidade e assegura um melhor respeito pelos fundos.

23 7. Elaboração do Plano de Classificação (6/12 )
Escolha: Plano Orgânico-Funcional A estrutura orgânica e a função serviço/uso são duas variáveis que configuram um sistema de informação e, por isso mesmo, conseguir identificá-las é dar um passo decisivo na conquista pela melhoria de um sistema. Estrutura geral: DP – Departamento Pedagógico DSP – Departamento Saídas Profissionais DRE – Departamento de Relações Externas DRP – Departamento de Relações Públicas RGA - Reunião Geral de Alunos D – Direção DCOM – Departamento Comercial CF – Conselho Fiscal DD – Departamento Desportivo DCUL – Departamento Cultural DE – Departamento Editorial

24 7.2 Plano de Classificação do sub-fundo da AEESEIG-VC 1999-2001
7. Elaboração do Plano de Classificação (7/12 ) 7.2 Plano de Classificação do sub-fundo da AEESEIG-VC D – Direção Cabe à direção representar a associação de estudantes e os alunos. Deve também gerir, dar apoio, coordenar, e incentivar o trabalho entre os diversos departamentos. Tem como principal objetivo defender os interesses de todos os alunos; D0 – Correspondência D0.0 – Correspondência enviada D0.1 – Correspondência recebida D1 – Contas D2 – Despachos D3 – Regulamentos D4 – Decretos – lei D5 – Informações D6 – Processos de atividades

25 7.2 Plano de Classificação do sub-fundo da AEESEIG-VC 1999-2001
7. Elaboração do Plano de Classificação (8/12 ) 7.2 Plano de Classificação do sub-fundo da AEESEIG-VC DCOM – Departamento Comercial Divulgação da ESEIG; DCOM0 - Informações DRP – Departamento de Relações Públicas Departamento responsável pela angariação de recursos financeiros para a realização de atividades; DRP0 – Informações CF – Conselho Fiscal Gestão de Contabilidade; CF0 – Correspondência CF0.0 – Correspondência recebida

26 7.2 Plano de Classificação do sub-fundo da AEESEIG-VC 1999-2001
7. Elaboração do Plano de Classificação (9/12 ) 7.2 Plano de Classificação do sub-fundo da AEESEIG-VC DD – Departamento Desportivo Tem como principal responsabilidade, a organização dos mais diversos torneios, de forma a promover a prática desportiva; DD0 – Correspondência DD0.0 – Correspondência recebida DD1 – Processos de Atividades DD1.0 – Inscrições DD1.1 – Formação de equipas DD2 – Informações DSP – Departamento de Saídas Profissionais Tem como principal função dar resposta às necessidades dos alunos; nomeadamente na procura de trabalho; DSP0 – Informações

27 7.2 Plano de Classificação do sub-fundo da AEESEIG-VC 1999-2001
7. Elaboração do Plano de Classificação (10/12 ) 7.2 Plano de Classificação do sub-fundo da AEESEIG-VC DCUL – Departamento Cultural O principal objetivo deste departamento é a preservação e o estímulo do academismo inerente à vida estudantil, através da promoção de atividades culturais; DCUL0 - Correspondência DCUL0.0 – Correspondência enviada DCUL0.1 – Correspondência recebida DCUL1 – Informações DCUL2 – Tradições académicas DCUL3 – Processos de atividades DE – Departamento Editorial Responsável pela promoção de eventos;   DE0 - Informações

28 7.2 Plano de Classificação do sub-fundo da AEESEIG-VC 1999-2001
7. Elaboração do Plano de Classificação (11/12 ) 7.2 Plano de Classificação do sub-fundo da AEESEIG-VC DP – Departamento Pedagógico Responsável por prestar orientação aos alunos; DP0 – Correspondência DP0.0 – Correspondência recebida DP1 – Informações DP2 – Processos de atividades DRE – Departamento de Relações Externas Tem como missão principal a representação, desta associação de estudantes, perante a FNAEESP (Federação Nacional de Associações de Estudantes do Ensino Superior Politécnico) e da FAP (Federação Académica do Porto); DRE0 – Correspondência DRE0.0 – Correspondência recebida

29 7.2 Plano de Classificação do sub-fundo da AEESEIG-VC 1999-2001
7. Elaboração do Plano de Classificação (12/12 ) 7.2 Plano de Classificação do sub-fundo da AEESEIG-VC RGA - Reunião Geral de Alunos Tem como função dar apoio à direção. RGA0 - Correspondência RGA0.0 – Correspondência enviada RGA0.1 – Correspondência recebida RGA1 – Informações

30 8. Diagnóstico e Análise de necessidades
II Parte - As fases de gestão da informação: Avaliação, Seleção e Eliminação 8. Diagnóstico e Análise de necessidades Para se proceder à avaliação de documentação acumulada num arquivo, é necessário obrigatoriamente, existir um conhecimento prévio do universo que se irá avaliar, de modo a se saber quais os problemas existentes e que soluções se devem implementar. Deve-se realizar primeiro um diagnóstico da situação, de modo a se verificar o estado em que se encontra a documentação. Para que se possa cumprir estes objetivos, devem-se ponderar os aspetos relativos ao: reconhecimento da situação institucional do organismo; identificação das condições físicas de instalação e acondicionamento; caracterização do conjunto documental objeto de avaliação; identificação dos recursos necessários ao desenvolvimento do processo.

31 9. Estudo do Contexto de Produção Documental (1/7 )
A finalidade do estudo do contexto de produção documental é a recolha e análise de elementos de informação, que possibilitem a realização do enquadramento orgânico, funcional e legal do universo que será avaliado. É imprescindível realizar a recolha e análise de documentação relativa a: leis orgânicas/estatutos, e outros diplomas legais que regem as atividades, funções, ações e procedimentos da entidade produtora; organogramas, regulamentos, planos e relatórios de atividades relativos ao organismo; instrumentos de gestão, de descrição e de pesquisa documental de arquivo, que mostrem quais os procedimentos documentais praticados, quais as séries produzidas; processos de avaliação anteriormente promovidos pelo organismo; documentação sobre o sistema intermediário que gerou documentos eletrónicos em avaliação; informações de funcionários envolvidos técnica e/ou administrativamente na produção dos documentos em avaliação.

32 9. Estudo do Contexto de Produção Documental (2/7 )
9.1 Definição de Critérios de Avaliação Os critérios de avaliação referentes à identificação do valor primário dos documentos, em relação à determinação dos prazos de conservação nas fases ativa e semi-ativa, são estabelecidos pelo organismo produtor. Os critérios de avaliação que dizem respeito à identificação do valor secundário e relativos à determinação do destino final, são estabelecidos pelo órgão nacional de gestão de arquivos - IAN/TT. São considerados como documentos que contém valor secundário, os documentos que : Contenham documentos relativos à criação e constituição, organização e regulamentação do organismo produtor, bem como à sua extinção; Integrem documentos que permitam conhecer o processo de elaboração de leis e regulamentos; Reflitam o funcionamento do organismo, e a evolução das suas políticas e estratégias; Retratem as funções específicas do organismo;

33 9. Estudo do Contexto de Produção Documental (3/7 )
Retratem os meios de que o organismo dispõe no cumprimento das suas funções; Permitam medir o impacto e eficácia das atividades desenvolvidas; Integrem documentos que assegurem a proteção dos direitos do organismo produtor, de outras entidades ou indivíduos; Incluam documentação relativa a casos de contencioso ou firmem jurisprudência; Sirvam o controlo arquivístico; Contenham documentos referentes a factos particularmente relevantes da vida do organismo produtor; Contenham documentos de divulgação ou promoção do organismo; Veiculem informações relevantes sobre acontecimentos, movimentos ou tendências em História política, económica, social, cultural, religiosa ou científica.

34 9. Estudo do Contexto de Produção Documental (4/7 )
Relativamente aos critérios de atribuição do valor secundário em situações de duplicação do conteúdo informativo, referentes às séries ou sub-séries documentais de um organismo, em que se verifique a duplicação do conteúdo informativo, será atribuída preferência às que: contenham exemplares principais; se constituam em órgãos ou serviços de nível superior; se apresentem como documentos síntese. Quando existe duplicação do conteúdo informativo de séries e sub-séries documentais de diferentes organismos da Administração Pública serão mais valorizadas as que: sejam constituídas em organismos respeitantes ao cumprimento de funções-fim; sejam constituídas em organismos que reúnam informação, recolhida de múltiplas proveniências; sejam constituídas em organismos de nível hierárquico superior.

35 9. Estudo do Contexto de Produção Documental (5/7 )
Em relação às séries e sub-séries documentais que tenham interesse informativo, mas que a informação tenha sido publicada, concede-se a eliminação dos originais apenas se: tiverem sido cumpridos os prazos de conservação em fase ativa e semi-ativa; tenha sido atribuído à publicação um número de depósito legal; seja conservado no arquivo definitivo pelo menos um exemplar.

36 9.2 Definição de Critérios de Amostragem
9. Estudo do Contexto de Produção Documental (6/7 ) 9.2 Definição de Critérios de Amostragem A amostragem é a seleção de um fragmento de um universo, que é representativa desse mesmo universo, para efeito de avaliação ou de conservação permanente. Os métodos de amostragem normalmente reconhecidos são a amostragem exemplar, amostragem seletiva, amostragem sistemática e amostragem aleatória. A amostragem exemplar pretende conservar um ou mais espécimes da série que em alternativa seria totalmente eliminada, com o objetivo de ilustrar uma determinada prática administrativa datada. A amostragem seletiva é um método subjetivo que envolve uma seleção qualitativa, conservando-se álbuns exemplares da série, não de modo a ilustrar uma função, mas porque existe valor a nível de investigação.

37 9. Estudo do Contexto de Produção Documental (7/7 )
A amostragem aleatória, não envolve a seleção de documentos ao acaso, mas exige que todos os documentos tenham probabilidades iguais de serem selecionados. A amostragem sistemática é originada da elaboração de uma determinada pauta de seleção fundada em qualquer característica material do documento. A amostragem sistemática divide-se em várias vertentes como a: Amostragem topográfica Amostragem alfabética Amostragem cronológica

38 10. Tabela de Seleção (1/6) Para a fase de avaliação de documentos de arquivo é necessário uma equipa de avaliação. A metodologia de trabalho a implementar deve ter em consideração os recursos disponíveis e as características dos documentos a avaliar. Qualquer decisão sobre prazos de conservação ou destino final deve ser tomada depois de existir um conhecimento efetivo de cada unidade em avaliação. Para se registar o resultado da avaliação utiliza-se uma tabela de seleção.

39 10. Tabela de Seleção (2/6) Campos da Tabela de seleção
Nº de referência Código de classificação Área funcional Série/sub-série Prazos de conservação Destino final Observações

40 10. Tabela de Seleção (3/6) Como base para a elaboração da tabela de seleção, foi consultada a Portaria n.º 12/2008. Revela-se a mais indicada visto que a Escola Superior de Estudos Industriais e de Gestão pertence ao Instituto Politécnico do Porto.

41 Código de Classificação Prazos de Conservação (Anos)
10. Tabela de Seleção (4/6) N.º de Ref. Código de Classificação Área Funcional Série / Sub-série Prazos de Conservação (Anos) Destino Final Observações 1 D0.0 Direção Correspondência/Correspondência enviada 5 C Se existisse copiadores de correspondência poderia eliminar-se; 2 D0.1 Correspondência/Correspondência recebida 3 D1 Contas 4 D2 Despachos Enquanto estiverem em vigor; D3 Regulamentos 6 D4 Decretos-lei 7 D5 Informações E Exceto informações que se revistam de natureza de criação, constituição e regulamentação do organismo produtor;

42 10. Tabela de Seleção (5/6) Prazos de Conservação
Os documentos devem ser conservados junto do serviço produtor. O prazo pode ser fixado em meses ou anos. Conservação Fase ativa Os documentos devem ser conservados num arquivo intermédio. O prazo de conservação é sempre fixado em anos. Conservação Fase semi-ativa

43 10. Tabela de Seleção (6/6) Eliminação
ELIMINAÇÃO - quando a série ou sub-série não possui valor secundário ou quando a informação foi já publicada ou é recuperável noutros documentos de conservação permanente. Findado o prazo de conservação os documentos podem ser eliminados ou transferidos para um arquivo histórico/definitivo.

44 Conclusão Este trabalho consistiu em analisar e organizar o sub-fundo da Associação de Estudantes da Escola Superior de Estudos Industriais e de Gestão compreendido entre os anos de 1999 a 2001. A incorporação de documentos num arquivo resulta de uma receção e produção de documentos de um organismo. Após a receção ou produção de documentos é fundamental que se realize um recenseamento de toda a documentação acumulada. Ao efetuar-se um diagnóstico e análise de necessidades é necessário primeiro fazer uma caracterização do organismo, caracterização do sistema de arquivo, identificar os recursos existentes e ainda identificar um programa de intervenção. Também é crucial compreender qual o tipo de informação a tratar. Ao descrever o fluxo informacional verificamos que a correspondência destinada a AEESEIG é recebida na Escola Superior de Estudos Industriais e de Gestão, sendo posteriormente reencaminhada para a secretária da AEESEIG. Quando a documentação chega a secretária da AEESEIG é distribuída pelos departamentos correspondentes.

45 Conclusão Para efetuar a recolha, análise e levantamento documental foi feito um recenseamento das pastas e depois documento a documento, sendo este processo moroso. O recenseamento foi feito no Microsoft Office Access, sendo a informação contida nele uma fonte importante para a elaboração do plano de classificação. Ao elaborar-se um plano de classificação é necessário saber quais são as funções meio de uma instituição e quais são as suas funções fim. Depois de atribuído o valor primário e secundário dos documentos, define-se o destino final dos mesmos elaborando uma tabela de seleção para proceder-se à sua eliminação ou conservação. Por último, é de salientar que os instrumentos de acesso para uma instituição são importantes porque facilitam a pesquisa e o acesso à documentação.

46 Bibliografia ALVES, Ivone [et al.] – Dicionário de terminologia arquivística. Lisboa: Instituto da Biblioteca Nacional e do Livro, ISBN CARVALHO, Milena; OLIVEIRA, Lino - Enquadramento da AEESEIG [Em linha]. [Consult. 28 Mar. 2012]. Disponível em WWW: <URL: CRUZ MUNDET, José Ramon – Manual de archivística. 4ª ed. Madrid: Fundación German Sánchez Ruipérez, 2001. DAMGD – Manual de utilização do Plano de Classificação: Plano de Classificação do arquivo corrente [Em linha]. [Consult. 23 Abr. 2012]. Disponível em WWW: <URL: Dicionário da Língua Portuguesa – com Acordo Ortográfico: organograma [Em linha]. [Consult. 25 Abr. 2012]. Disponível em WWW: <URL: ESCOLA SUPERIOR DE ESTUDOS INDUSTRIAIS E DE GESTÃO - Estatutos da ESEIG [Em linha]. [Consult. 28 Mar. 2012]. Disponível em WWW: <URL:http://www.eseig.ipp.pt/eseig/index.php/pt/eseig/estatutos>. ESCOLA SUPERIOR DE ESTUDOS INDUSTRIAIS E DE GESTÃO - Missão [Em linha]. [Consult. 28 Mar. 2012]. Disponível em WWW: <URL: ESCOLA SUPERIOR DE ESTUDOS INDUSTRIAIS E DE GESTÃO – Organograma [Em linha]. [Consult. 28 Mar. 2012]. Disponível em WWW: <URL:

47 Bibliografia ESCOLA SUPERIOR DE ESTUDOS INDUSTRAIS E DE GESTÃO - S.O.S. Aluno: Guia do Estudante. FERNANDES, Daniela Teixeira - Pedra a Pedra: estudo sistémico de um arquivo empresarial. Lisboa: Gabinete de Estudos a&b ISBN x. ISAD (G) Norma geral internacional de descrição arquivística. Adaptada pelo Comité de Normas de Descrição, Estocolmo: Suécia, de Setembro de Segunda Edição. Lisboa: IAN/TT, 2002. Marques, Joaquim – O Arquivo segundo a sua classificação [Em linha]. [Consultado em 27 de Abril de 2012]. Disponível em WWW: <URL: NP Informação e documentação: Referências bibliográficas: documentos impressos. Lisboa: IPQ. NP Informação e documentação: referências bibliográficas: parte 4: documentos eletrónicos. Lisboa: IPQ. PORTO EDITORA – Dicionários Académicos: Dicionário de língua Portuguesa. Porto Editora: Porto, Pag.245. ISBN: PORTUGAL. Instituto dos Arquivos Nacionais / Torre do Tombo - Avaliação de documentação acumulada: Orientações técnicas para avaliação de documentação acumulada. Lisboa: IAN/TT, 1999. PORTUGAL. Instituto dos Arquivos Nacionais / Torre do Tombo - Manual para a gestão de documentos. Lisboa: IAN/TT, 1998. Ribeiro, Joaquim – Classificação [Em linha]. [Consult. 19 Abr. 2012]. Disponível em WWW: <URL:

48 Questões

49 Obrigada pela atenção!


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