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Rede de Projetos do Governo do Estado de São Paulo Projeto.SP.

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Apresentação em tema: "Rede de Projetos do Governo do Estado de São Paulo Projeto.SP."— Transcrição da apresentação:

1 Rede de Projetos do Governo do Estado de São Paulo Projeto.SP

2 É o projeto que é realizado conforme planejado. Projeto bem sucedido ? Prazo Orçamento Resultados Satisfação do cliente Escritório de Projetos Secretaria de Gestão Pública

3 Projetos Mal sucedidos… • De cada 100 projetos fracassados (fora do prazo, com orçamento estourado, qualidade ruim, etc),... Escritório de Projetos Secretaria de Gestão Pública • De cada 100 projetos elaborados falham ou são modificados substancialmente falham por problemas de COMUNICAÇÃO !!

4 Escritório de Projetos Secretaria de Gestão Pública 2002 – U$ 55 Bilhões perdidos 1994 – U$ 255 Bilhões perdidos Desperdício de Recursos em Projetos Desperdício de Recursos em Projetos com aplicação de técnicas específicas para Gestão de Projetos sem Gestão otimizada Fonte:

5 Escritório de Projetos Secretaria de Gestão Pública Fonte: Rad and Raghavan, Extraído do: Estudo de caso: Análise de casos verídicos de sucesso e fracasso de projetos Farhad Abdollahyan, MSc, PMP - Publicado como Palestra no PMI®"BrazilChapter”de Minas Gerais Os 10 principais motivos das falhas  Subestimação da complexidade do projeto;  Falta de Planejamento;  Requerimentos incompletos;  Falta de envolvimento do usuário;  Falta de recursos;  Expectativas não-realistas;  Falta de apoio executivo;  Mudança nas especificações/requerimentos;  Produto não é mais necessário;  Ausência de acompanhamento executivo;

6 Fonte : Standish Group Alguns desafios… Escritório de Projetos Secretaria de Gestão Pública  26% dos projetos tem sucesso  46% dos projetos tem alterações  28% dos projetos falham  Custo dos Projetos estoura em média 89%  Prazo final dos projetos atrasa em média 122%  45% das solicitações não são utilizadas

7 Elementos Chave para o Sucesso dos Projetos Escritório de Projetos Secretaria de Gestão Pública Metodologia Um conjunto de técnicas e processos adaptado ao órgão garantindo o sucesso da implantação dos projetos. Capacitação e Envolvimento dos Gestores Tecnologia Treinamento e incentivo para os envolvidos direta ou indiretamente no gerenciamento e execução das ações propostas. Infraestrutura e ferramentas que permitem colocar em prática o uso da metodologia de forma mais ágil.

8 Escritório de Projetos Secretaria de Gestão Pública Cenário identificado

9 Existem atualmente DIVERSAS soluções de Gerenciamento de Projetos no âmbito do Governo do Estado !! Escritório de Projetos Secretaria de Gestão Pública Cenário Identificado Secretaria A Sistema Z Foco da Informação Gerentes de Projeto Equipes de Trabalho Informações só atendem os gerentes de projetos; Demais níveis desaparelhados; Relatórios para demais níveis são demorados e imprecisos.

10 Escritório de Projetos Secretaria de Gestão Pública Cenário Identificado Secretaria B Sistema Y Foco da Informação Superintendentes Supervisores Chefes Informações só atendem a média gerência; Demais níveis desaparelhados; Relatórios para demais níveis são demorados e imprecisos. Sistema Z Secretaria A

11 Escritório de Projetos Secretaria de Gestão Pública Cenário Identificado Foco da Informação Informações só atendem o topo da pirâmide; Demais níveis desaparelhados; Relatórios para demais níveis são demorados e imprecisos. Governador Secretários Secretaria C Sistema X Sistema Y Secretaria B Sistema Z Secretaria A

12 Escritório de Projetos Secretaria de Gestão Pública Cenário Identificado Sistema Y Secretaria B Sistema Z Secretaria A Sistema X Secretaria C Gerentes de Projeto Equipes de Trabalho Superintendentes Supervisores Chefes Governador Secretários Cada solução atende apenas um único nível na organização Não existe integração entre os 3 níveis Falta de padronização implica baixa qualidade da informação

13 Escritório de Projetos Secretaria de Gestão Pública Modelo de Sucesso

14 O Caso da SGP Monitoramento dos Projetos da SGP Planejamento Estratégico 15 Objetivos Estratégicos PPA 2008/2011 Programas, Projetos e Atividades Portfólio de Programas e Projetos da SGP Em execução pela SGP /2011 Escritório de Projetos Secretaria de Gestão Pública

15 • 25 Projetos • 2 Decisores • 18 Gestores Portfólio de Projetos da SGP

16 Principais Medidas Escritório de Projetos Secretaria de Gestão Pública 1. Criação do Escritório de Projetos da SGP 2. Elaboração da Metodologia de Gestão de Projetos 3. Envolvimento e Capacitação dos Coordenadores e Gestores 4. Implantação do Portal de Projetos da SGP 5. Suporte e Monitoramento do Portfólio da Secretaria

17 Escritório de Projetos Secretaria de Gestão Pública Principais Medidas 1. Criação do Escritório de Projetos

18 Escritório de Projetos Secretaria de Gestão Pública Rio de Janeiro ganha novas ações para as Olimpíadas O Governador do Rio de Janeiro, Sérgio Cabral, e a Secretária de Turismo, Esporte e Lazer, Márcia Lins, assinaram na manhã desta quarta-feira, no salão Nobre do Palácio Guanabara, três decretos que visam ampliar e organizar as ações da candidatura da capital fluminense à sede das Olimpíadas de O primeiro deles cria o Escritório Setorial de Gerenciamento de Projetos de Esporte, Turismo e Lazer (EGP-SETE), cujo principal objetivo, nesse momento, é a preparação do dossiê de candidatura do Rio de Janeiro aos Jogos Olímpicos 2016; o segundo reestrutura a Força Tarefa-Olimpíada 2016 e o terceiro padroniza a utilização da logomarca Rio 2016 Cidade Candidata. Fonte: Jornal de Turismo, 16 de Julho de 2008 Priscila Marotti / JT Reportagem 1

19 Escritório de Projetos Secretaria de Gestão Pública Gerenciamento de Projetos na Administração Pública Fonte: Mundo Project Management Por: Octaciano Gomes de Souza Neto / Henrique Blauth Januzzi Reportagem 2 Caso de Sucesso no Governo do Estado do Espírito Santo Resultados : De 100 gestores pesquisados do governo, 85% avaliaram como bom ou excelente o Escritório de Projetos... Pró-Gestão - Programa de Gerenciamento de Projetos do Governo do Espírito Santo O Governo do ES criou o Escritório de Projetos, ligado ao Comitê de coordenação do Pró- Gestão. “O aparecimento precoce dos gargalos ampliou a capacidade de ação corretiva nos projetos.”

20 Escritório de Projetos Secretaria de Gestão Pública Criar, manter e garantir a utilização da metodologia de gestão estabelecida; Monitorar o Início, planejamento, execução e encerramento dos Projetos; Arquivar a documentação de cada um; Apoiar tecnicamente os gestores de cada projeto; Manter os decisores estratégicos informados sobre o andamento dos projetos. Escritório de Projetos

21 Secretaria de Gestão Pública 2. Elaboração da Metodologia de Gestão de Projetos Premissas Simplicidade: fácil compreensão Objetividade: foco na realidade dos projetos Desburocratização: Apenas 4 Documentos Versatilidade: rápida adequação

22 Escritório de Projetos Secretaria de Gestão Pública FASE I PRÉ-PROJETO FASE II PLANEJAMENTO FASE III EXECUÇÃO/CONTROLE 1.1 Levantamento e Analise de Viabilidade Técnica, Financeira e Estratégica 1.2 Reunião de Apresentação do Pré-Projeto 1.3 Termo de Abertura FASE IV ENCERRAMENTO 2.1 Elaboração do cronograma Físico- Financeiro 2.2 Reunião de Apresentação do Projeto 3.1 Refinamentos do cronograma Físico Financeiro 3.2 Atualizações do Cronograma Físico Financeiro 3.3 Relatórios de Andamento do Projeto (RA) 3.4 Reuniões de Acompanhamento 4.1 Relatório de Encerramento 4.2 Reunião de Encerramento Elaboração da Metodologia de Gestão de Projetos

23 Escritório de Projetos Secretaria de Gestão Pública 3. Envolvimento e Capacitação dos Coordenadores e Gestores Palestra Inaugural de Gestão de Projetos Oficinas Internas de Gestão Treinamento da Metodologia Reuniões de trabalho – monitoramento Treinamento na Ferramenta de GP Período de Simulação na Ferramenta

24 Escritório de Projetos Secretaria de Gestão Pública 4. Implantação do Portal de Projetos Sistema : Capaz de atender a estrutura do Estado; Que implanta na prática a metodologia de Gestão de Projetos ; Que oferece fácil acesso aos usuários (Internet); Capaz de armazenar documentações dos projetos; Que disponibiliza informações de metodologia;

25 Escritório de Projetos Secretaria de Gestão Pública Preparado para a Estrutura do Estado

26 Escritório de Projetos Secretaria de Gestão Pública Metodologia padronizada Metodologia padronizada

27 Escritório de Projetos Secretaria de Gestão Pública Armazenamento dos documentos

28 Escritório de Projetos Secretaria de Gestão Pública Fluxo automatizado com s Interatividade com o Gestor de Projeto e com o Escritório de Projetos. Envio automáticos de s. Para os Gestores:. No cumprimento dos prazos das tarefas;. Na metodologia;. Nos indicadores. Para o Escritório de Projetos:. Na aprovação do cumprimento da Metodologia;. Na validação dos documentos anexados.

29 Escritório de Projetos Secretaria de Gestão Pública Acesso Internet para cumprir metodologia

30 Escritório de Projetos Secretaria de Gestão Pública 5. Suporte e Monitoramento do Portfólio da Secretaria Garantia do Cumprimento da Metodologia Reuniões Periódicas de Acompanhamento Apoio aos Gestores Aperfeiçoamento da Solução (novos relatórios, gráficos)

31 Escritório de Projetos Secretaria de Gestão Pública Cenário Identificado Secretaria B Sistema Y Secretaria A Sistema Z Secretaria C Sistema X Estratégico Foco da Informação Superintendentes Supervisores Chefes Foco da Informação Gerente de Projetos Equipes de Trabalho Foco da Informação Governador Secretários Superintendentes Supervisores Chefes Governador Secretários Gerentes de Projeto Equipes de Trabalho

32 Escritório de Projetos Secretaria de Gestão Pública Gerentes de Projeto Equipes de Trabalho Superintendentes Supervisores Chefes Governador Secretários Rede de Projetos do Governo do Estado - RPGov Uma solução capaz de atender o Estado inteiro. A solução abrange os 3 níveis Organizacionais. Projeto visualizado 100% pela Internet. Documentação Padronizada.

33 Escritório de Projetos Secretaria de Gestão Pública Duas dicas para o sucesso de um projeto...

34 Sob pressão, MANTENHA-SE CALMO !!!

35 Escritório de Projetos Secretaria de Gestão Pública Vá até o fim

36 Escritório de Projetos Secretaria de Gestão Pública C á ssio da Silva Lopes, PMP


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