Rede de Projetos do Governo do Estado de São Paulo

Apresentação em tema: "Rede de Projetos do Governo do Estado de São Paulo"— Transcrição da apresentação:

1 Rede de Projetos do Governo do Estado de São Paulo
Projeto.SP Rede de Projetos do Governo do Estado de São Paulo

2 É o projeto que é realizado conforme planejado.
Projeto bem sucedido ? É o projeto que é realizado conforme planejado. Prazo Orçamento Resultados Satisfação do cliente Escritório de Projetos Secretaria de Gestão Pública

3 ... 74 falham ou são modificados substancialmente
Projetos Mal sucedidos… De cada 100 projetos elaborados... falham ou são modificados substancialmente De cada 100 projetos fracassados (fora do prazo, com orçamento estourado, qualidade ruim, etc),... falham por problemas de COMUNICAÇÃO !! Escritório de Projetos Secretaria de Gestão Pública

4 1994 – U$ 255 Bilhões perdidos 2002 – U$ 55 Bilhões perdidos
Desperdício de Recursos em Projetos sem Gestão otimizada 1994 – U$ 255 Bilhões perdidos com aplicação de técnicas específicas para Gestão de Projetos 2002 – U$ 55 Bilhões perdidos Fonte: Escritório de Projetos Secretaria de Gestão Pública

5 Os 10 principais motivos das falhas
Subestimação da complexidade do projeto; Falta de Planejamento; Requerimentos incompletos; Falta de envolvimento do usuário; Falta de recursos; Expectativas não-realistas; Falta de apoio executivo; Mudança nas especificações/requerimentos; Produto não é mais necessário; Ausência de acompanhamento executivo; Fonte: Rad and Raghavan, Extraído do: Estudo de caso: Análise de casos verídicos de sucesso e fracasso de projetos Farhad Abdollahyan, MSc, PMP - Publicado como Palestra no PMI®"BrazilChapter”de Minas Gerais Escritório de Projetos Secretaria de Gestão Pública

6 Escritório de Projetos Secretaria de Gestão Pública
Alguns desafios… 26% dos projetos tem sucesso 46% dos projetos tem alterações 28% dos projetos falham Custo dos Projetos estoura em média 89% Prazo final dos projetos atrasa em média 122% 45% das solicitações não são utilizadas Fonte : Standish Group Escritório de Projetos Secretaria de Gestão Pública

7 Elementos Chave para o Sucesso dos Projetos
Metodologia Um conjunto de técnicas e processos adaptado ao órgão garantindo o sucesso da implantação dos projetos. Treinamento e incentivo para os envolvidos direta ou indiretamente no gerenciamento e execução das ações propostas. Capacitação e Envolvimento dos Gestores Infraestrutura e ferramentas que permitem colocar em prática o uso da metodologia de forma mais ágil. Tecnologia Escritório de Projetos Secretaria de Gestão Pública

8 Escritório de Projetos Secretaria de Gestão Pública
Cenário identificado Escritório de Projetos Secretaria de Gestão Pública

9 Escritório de Projetos Secretaria de Gestão Pública
Cenário Identificado Secretaria A Sistema Z Foco da Informação Gerentes de Projeto Equipes de Trabalho Informações só atendem os gerentes de projetos; Demais níveis desaparelhados; Relatórios para demais níveis são demorados e imprecisos. Existem atualmente DIVERSAS soluções de Gerenciamento de Projetos no âmbito do Governo do Estado !! Escritório de Projetos Secretaria de Gestão Pública

10 Superintendentes Supervisores Chefes
Cenário Identificado Secretaria B Sistema Y Foco da Informação Superintendentes Supervisores Chefes Informações só atendem a média gerência; Demais níveis desaparelhados; Relatórios para demais níveis são demorados e imprecisos. Sistema Z Secretaria A Escritório de Projetos Secretaria de Gestão Pública

11 Governador Secretários
Cenário Identificado Secretaria C Sistema X Foco da Informação Informações só atendem o topo da pirâmide; Demais níveis desaparelhados; Relatórios para demais níveis são demorados e imprecisos. Governador Secretários Sistema Y Secretaria B Sistema Z Secretaria A Escritório de Projetos Secretaria de Gestão Pública

12 Gerentes de Projeto Equipes de Trabalho
Cenário Identificado Governador Secretários Sistema X Secretaria C Cada solução atende apenas um único nível na organização Sistema Y Secretaria B Superintendentes Supervisores Chefes Não existe integração entre os 3 níveis Sistema Z Secretaria A Gerentes de Projeto Equipes de Trabalho Falta de padronização implica baixa qualidade da informação Escritório de Projetos Secretaria de Gestão Pública

13 Secretaria de Gestão Pública
Modelo de Sucesso Escritório de Projetos Secretaria de Gestão Pública

14 O Caso da SGP Monitoramento dos Projetos da SGP
Planejamento Estratégico 15 Objetivos Estratégicos Programas, Projetos e Atividades PPA 2008/2011 Portfólio de Programas e Projetos da SGP Em execução pela SGP /2011 Escritório de Projetos Secretaria de Gestão Pública

15 Portfólio de Projetos da SGP
2 Decisores 18 Gestores

16 Escritório de Projetos Secretaria de Gestão Pública
Principais Medidas 1. Criação do Escritório de Projetos da SGP 2. Elaboração da Metodologia de Gestão de Projetos 3. Envolvimento e Capacitação dos Coordenadores e Gestores 4. Implantação do Portal de Projetos da SGP 5. Suporte e Monitoramento do Portfólio da Secretaria Escritório de Projetos Secretaria de Gestão Pública

17 1. Criação do Escritório de Projetos
Principais Medidas 1. Criação do Escritório de Projetos Escritório de Projetos Secretaria de Gestão Pública

18 Escritório de Projetos Secretaria de Gestão Pública
Reportagem 1 Rio de Janeiro ganha novas ações para as Olimpíadas O Governador do Rio de Janeiro, Sérgio Cabral, e a Secretária de Turismo, Esporte e Lazer, Márcia Lins, assinaram na manhã desta quarta-feira, no salão Nobre do Palácio Guanabara, três decretos que visam ampliar e organizar as ações da candidatura da capital fluminense à sede das Olimpíadas de 2016. O primeiro deles cria o Escritório Setorial de Gerenciamento de Projetos de Esporte, Turismo e Lazer (EGP-SETE), cujo principal objetivo, nesse momento, é a preparação do dossiê de candidatura do Rio de Janeiro aos Jogos Olímpicos 2016; o segundo reestrutura a Força Tarefa-Olimpíada 2016 e o terceiro padroniza a utilização da logomarca Rio 2016 Cidade Candidata. Fonte: Jornal de Turismo, 16 de Julho de Priscila Marotti / JT Escritório de Projetos Secretaria de Gestão Pública

19 Reportagem 2 Caso de Sucesso no Governo do Estado do Espírito Santo
Pró-Gestão - Programa de Gerenciamento de Projetos do Governo do Espírito Santo O Governo do ES criou o Escritório de Projetos, ligado ao Comitê de coordenação do Pró-Gestão. “O aparecimento precoce dos gargalos ampliou a capacidade de ação corretiva nos projetos.” Resultados : De 100 gestores pesquisados do governo, 85% avaliaram como bom ou excelente o Escritório de Projetos... Gerenciamento de Projetos na Administração Pública Fonte: Mundo Project Management Por: Octaciano Gomes de Souza Neto / Henrique Blauth Januzzi Escritório de Projetos Secretaria de Gestão Pública

20 Escritório de Projetos
Criar, manter e garantir a utilização da metodologia de gestão estabelecida; Monitorar o Início, planejamento, execução e encerramento dos Projetos; Arquivar a documentação de cada um; Apoiar tecnicamente os gestores de cada projeto; Manter os decisores estratégicos informados sobre o andamento dos projetos. Escritório de Projetos Secretaria de Gestão Pública

21 Escritório de Projetos Secretaria de Gestão Pública
2. Elaboração da Metodologia de Gestão de Projetos Premissas Simplicidade : fácil compreensão Objetividade : foco na realidade dos projetos Desburocratização: Apenas 4 Documentos Versatilidade: rápida adequação Escritório de Projetos Secretaria de Gestão Pública

22 Elaboração da Metodologia de Gestão de Projetos
FASE I PRÉ-PROJETO FASE II PLANEJAMENTO FASE III EXECUÇÃO/CONTROLE FASE IV ENCERRAMENTO 1.1 Levantamento e Analise de Viabilidade Técnica, Financeira e Estratégica 1.2 Reunião de Apresentação do Pré-Projeto 1.3 Termo de Abertura 3.1 Refinamentos do cronograma Físico Financeiro 3.2 Atualizações do Cronograma Físico Financeiro 3.3 Relatórios de Andamento do Projeto (RA) 3.4 Reuniões de Acompanhamento 4.1 Relatório de Encerramento 4.2 Reunião de Encerramento 2.1 Elaboração do cronograma Físico- Financeiro 2.2 Reunião de Apresentação do Projeto Escritório de Projetos Secretaria de Gestão Pública

23 Escritório de Projetos Secretaria de Gestão Pública
3. Envolvimento e Capacitação dos Coordenadores e Gestores Palestra Inaugural de Gestão de Projetos Oficinas Internas de Gestão Treinamento da Metodologia Reuniões de trabalho – monitoramento Treinamento na Ferramenta de GP Período de Simulação na Ferramenta Escritório de Projetos Secretaria de Gestão Pública

24 Escritório de Projetos Secretaria de Gestão Pública
4. Implantação do Portal de Projetos Sistema : Capaz de atender a estrutura do Estado; Que implanta na prática a metodologia de Gestão de Projetos ; Que oferece fácil acesso aos usuários (Internet); Capaz de armazenar documentações dos projetos; Que disponibiliza informações de metodologia; Escritório de Projetos Secretaria de Gestão Pública

25 Preparado para a Estrutura do Estado
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26 Metodologia padronizada
Escritório de Projetos Secretaria de Gestão Pública

27 Armazenamento dos documentos
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28 Fluxo automatizado com emails
Interatividade com o Gestor de Projeto e com o Escritório de Projetos . Envio automáticos de s. Para os Gestores: . No cumprimento dos prazos das tarefas; Na metodologia; Nos indicadores. Para o Escritório de Projetos: . Na aprovação do cumprimento da Metodologia; Na validação dos documentos anexados. Escritório de Projetos Secretaria de Gestão Pública

29 Acesso Internet para cumprir metodologia
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30 Garantia do Cumprimento da Metodologia
5. Suporte e Monitoramento do Portfólio da Secretaria Garantia do Cumprimento da Metodologia Reuniões Periódicas de Acompanhamento Apoio aos Gestores Aperfeiçoamento da Solução (novos relatórios, gráficos) Escritório de Projetos Secretaria de Gestão Pública

31 Governador Secretários
Cenário Identificado Secretaria C Sistema X Governador Secretários Secretaria B Sistema Y Estratégico Foco da Informação Superintendentes Supervisores Chefes Foco da Informação Governador Secretários Superintendentes Supervisores Chefes Secretaria A Sistema Z Gerentes de Projeto Equipes de Trabalho Foco da Informação Gerente de Projetos Equipes de Trabalho Escritório de Projetos Secretaria de Gestão Pública

32 Gerentes de Projeto Equipes de Trabalho
Rede de Projetos do Governo do Estado - RPGov Gerentes de Projeto Equipes de Trabalho Superintendentes Supervisores Chefes Governador Secretários Uma solução capaz de atender o Estado inteiro. A solução abrange os 3 níveis Organizacionais. Projeto visualizado 100% pela Internet. Documentação Padronizada. Escritório de Projetos Secretaria de Gestão Pública

33 Duas dicas para o sucesso de um projeto...
Escritório de Projetos Secretaria de Gestão Pública

34 Sob pressão, MANTENHA-SE CALMO !!!

35 Escritório de Projetos Secretaria de Gestão Pública
Vá até o fim Escritório de Projetos Secretaria de Gestão Pública

36 Escritório de Projetos Secretaria de Gestão Pública
Cássio da Silva Lopes, PMP Escritório de Projetos Secretaria de Gestão Pública