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MPS e Outsourcing de impressão: por onde começo?

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Apresentação em tema: "MPS e Outsourcing de impressão: por onde começo?"— Transcrição da apresentação:

1 MPS e Outsourcing de impressão: por onde começo?
Por Thiarlei Macedo Maio 2012

2 Thiarlei Machado Macedo
Diretor Executivo da Enttry Softwares. Diretor de Relações Institucionais do TrinoPolo. Professor da Faculdade de Tecnologia Ftec (Curso de Análise e Desenvolvimento de Sistemas). MBA/ Mestrando Administração (PPGA/UFRGS e FSG). Pós Graduado em Teste e Garantia da Qualidade de Software (Feevale). Graduado em Desenvolvimento de Sistemas de Informação (Ftec). Certified Tester of Brazilian Software Testing Qualifications Board (BSTQB). Microsoft Certified Professional (Microsoft). /MSN: Skype: Thiarlei Twitter: twitter.com/thiarlei

3 A Empresa Soluções em software para gerenciamento, controle
e monitoramento de impressão. 3

4 Produtos

5 O que a Enttry Faz? Guardian PrintAccount Guardian SafePrint
Saiba o que, quanto, onde e quando os usuários estão imprimindo. Guardian SafePrint Impressão segura liberada por biometria da impressão digital. Guardian PrintScout Monitoramento ativo de parques de impressão globalmente distribuídos.

6 Guardian Print Account
Saiba o que, quanto, onde e quando seus usuários estão imprimindo. Tarifação de impressão e cópia; Redução de custo e controle de gastos; Informações estratégicas e detalhadas; Suporte a vários sistemas operacionais; Monitora qualquer marca de impressora; Identifica usuários, documentos, computadores, impressoras, etc. 6

7 Guardian Safe Print Impressão segura liberada por biometria facial e impressão digital ou cartão. Economia; Sigilo; Segurança; Controle; Responsabilidade ambiental. 7

8 Guardian PrintScout Monitoramento de equipamentos de impressão distribuídos em vários locais. Coleta de contadores; Monitoramento de status; Acompanhamento de suprimentos; Fácil de usar e instalar; Informação certa a todo tempo; Software as a Service. Nuvem 8

9 O Problema Inicial Os executivos normalmente não sabem quanto gastam em impressão. Eles até tem idéia de quanto gastam, mas o custo é muito maior do que eles imaginam.

10 Custo Conhecido Custo Oculto

11 Pesquisa Photizo 105 Empresas pesquisadas;
750 Funcionários em média por empresa; U$ 700 mil Custo impressão anual; 3 a 6% da receita é impressão; U$ 725,00 Cada funcionário por ano; 3700 Horas de suporte de TI à impressão; 30% Redução de custo com MPS; 60% Redução da pegada carbono com MPS.

12 Pesquisa Canon/Gartner
1-3% - Faturamento empresas em impressão 6-15% - Fat. em gestão do documento impresso 6% - Impresso e nunca é utilizado 30% - Aumento médio de volume por ano. 41% - Material sigiloso 15% - Tempo pessoal de TI tratando Impressão 6% - Gastos de helpdesk para impressão 30% - Economia com MPS

13 O que é o MPS? MPS Managed Print Services
Gestão de Serviços de Impressão ... MPS Managed Print Services Gestão de Serviços de Impressão ...

14 O que não é MPS? Vender página impressa; Contrato de Click;
Alugar impressora; Remanufatura de cartucho; Contrato de manutenção de impressora; Fornecer hardware de impressão; Fornecer suprimento para o cliente; Vender página impressa; Contrato de Click; Alugar impressora; Remanufatura de cartucho; Contrato de manutenção de impressora; Fornecer hardware de impressão; Fornecer suprimento para o cliente;

15 O que não é MPS? Assumir o parque de impressão do cliente;
Instalar um software de tarifação; Fornecer ECM ou GED; Assumir o parque de impressão do cliente; Instalar um software de tarifação; Fornecer ECM ou GED;

16 Onde está inserido o MPS?
Estratégico Tático Operacional

17 “A estratégia sem tática é o caminho mais lento para a vitória
“A estratégia sem tática é o caminho mais lento para a vitória. Tática sem estratégia é o ruído antes da derrota.” Sun Tzu A Arte da Guerra - Século IV a.C

18 O que busca o MPS? Padronização do parque; Padronização do parque;
Redução do parque de equipamentos; Redução do volume de impressão; Redução de custo; Aumento do controle do custo; Melhoria da Segurança da Informação; Sustentabilidade Ambiental “Green IT”; Padronização do parque; Redução do parque de equipamentos; Redução do volume de impressão; Redução de custo; Aumento do controle do custo; Melhoria da segurança da Informação; Sustentabilidade Ambiental “Green IT”;

19 O que busca o MPS? Maior produtividade e eficiência;
Aumento da performance corporativa; Racionalização de processos; Aumento da qualidade de serviço; Atualização tecnológica; Automação do fluxo de trabalho; Gestão efetiva de documentos. Maior produtividade e eficiência; Aumento da performance corporativa; Racionalização de processos; Aumento da qualidade de serviço; Atualização tecnologica; Automação do fluxo de trabalho; Gestão efetiva de documentos.

20 Alguns fatores chave do MPS
Entender o processo do cliente; Conseguir o comprometimento do patrocinador; Apoiar no melhoramento do processo; Inventariar detalhadamente os recursos; Projetar o parque para atender o processo; Implantar, manter e monitorar o parque; Otimização contínua do parque. Entender o processo do cliente; Conseguir o comprometimento do patrocinador; Apoiar no melhoramento do processo; Inventariar detalhadamente os recursos; Projetar o parque para atender o processo; Implantar, manter e monitorar o parque; Otimização continua do parque.

21 Gestão Eficiente Pessoas; Tecnologias; Processos. Pessoas;

22 Melhoramento Contínuo

23 Então, como isso funciona?
Impressão Manutenção Proativa Otimização de equipamentos Gestão de informação e bilhetagem Impressão

24 Impressão Governança e Estratégia de Documentos Consultoria e Processo
Impressão Virtual e Não Impressão Pessoal Remoto e Residente Manter e Melhorar Segurança Melhoria de Produtividade Servidores, Impressoras, Scanners, etc. Cadeia de Suprimentos e Logística (D/R) Redução de Imobilizado e Obsolescência Educação e Treinamento Aceleração do Negócio Redução de Risco Impressão Manutenção Proativa Otimização de equipamentos Gestão de informação e bilhetagem Impressão Manutenção Proativa Otimização de equipamentos Gestão de informação e bilhetagem

25 Estágios do MPS Estágio 3 Estágio 2 Estágio 1 Estágio 3 Estágio 2
Gestão de documentos Workflow de documentos Processos empresarias avançados Estágio 2 Otimização do parque Manter Parque Otimizado Estágio 1 Ganhar controle sobre o parque de impressão Estágio 3 Gestão de documentos Workflow de documentos Melhorar Processos de Negócio SKILLS DO FORNECEDOR Estágio 2 Otimização do parque Manter Parque Otimizado Estágio 1 Ganhar controle sobre o parque de impressão

26 Etapas da implantação de MPS
Conhecer Observar / Coletar Dados Analisar Desenhar Planejar Propor Implementar Implantar Fazer transição Gerenciar Monitorar Inovar / Melhorar Conhecer Observar / Coletar Dados Analisar Desenhar Planejar Propor / Repensar o Parque Implementar Implantar Fazer transição Gerenciar Monitorar Inovar / Melhorar

27 Para onde olhar? Cliente; Mercado; Concorrência; Sua própria empresa;
Parceiros; Inovação tecnológica. Cliente; Mercado; Concorrência; Sua própria empresa; Parceiros; Inovação tecnológica.

28 “Conheces teu inimigo e conhece-te a ti mesmo; se tiveres cem combates a travar, cem vezes serás vitorioso. Se ignoras teu inimigo e conheces a ti mesmo, tuas chances de perder e de ganhar serão idênticas. Se ignoras ao mesmo tempo teu inimigo e a ti mesmo, só contarás teus combates por tuas derrotas.” Sun Tzu A Arte da Guerra - Século IV a.C

29 Boas Práticas Identifique Objetivos e Prioridades e defina metas
Entenda os requisitos e as necessidades do cliente Garanta um patrocinador comprometido para o projeto Prepare a corporação e comunique Fornece MPS, não hardware Mantenha os três estágios em mente Avalie seus fornecedores Assessoria e consultoria paga

30 Onde aplicar software CRM (Relacionamento com o cliente);
Bases de Conhecimento;*Microsoft / Wiki Gerenciar Logística de Suprimentos; Gestão de Contratos; Coleta de Contadores Físicos; Controlar Chamados Técnicos e SLA; Monitorar Impressoras Remotamente; Rastrear Ciclo de Vida da Remanufatura; Notificação de eventos; CRM (Relacionamento com o cliente); Bases de Conhecimento;*Microsoft / Wiki Gerenciar Logística de Suprimentos; Gestão de Contratos; Coleta de Contadores Físicos; Controlar Chamados Técnicos e SLA; Monitorar Impressoras Remotamente; Rastrear Ciclo de Vida da Remanufatura; Notificação de eventos;

31 Onde aplicar software Tarifar Impressão e Cópia;
Gestão Eletrônica de Documento; Impressão Virtual; Impressão Segura por Biometria ou Cartão; Impressão Monitorada/Supervisionada; Cobrança Impressão por Projeto/Cliente; Serviço Impressão Pré e Pós-paga; Suporte Remoto. Auditoria de Impressão

32 E na hora de escolher... Procure Referências;
Não basta ter um produto pronto; A evolução do produto; Avalie o Suporte; Experimente; Possibilidade de Customizações; Desenvolva uma parceria bilateral; Esteja atento ao mercado; Não existe bala de prata. Procure Referências; Não basta ter um produto pronto; A evolução do produto; Avalie o Suporte; Experimente; Possibilidade de Customizações; Desenvolva uma parceria bilateral; Esteja atento ao mercado; Não existe bala de prata.

33 Considerem Alianças, fusões e aquisições; Métricas e benchmarking;
Agregar valor sempre; Não entrar em briga de preço; Parcerias com fabricantes (Hard/Soft); Explorem os registros de oportunidade; Sempre priorizar o ganha/ganha; Vender serviço de gestão agregado; Inovação; Alianças, fusões e aquisições; Métricas e benchmark; Agregar valor sempre; Não entrar em briga de preço; Parcerias com fabricantes (Hard/Soft); Explorem os registros de oportunidade; Sempre priorizar o ganha/ganha; Vender serviço de gestão agregado; Inovação;

34 Conclusão “Quando se patina sobre o gelo fino, a segurança está na nossa velocidade.” Raph Waldo Emerson

35 Conclusão Não é o mais forte que sobrevive e sim o que melhor se adapta. Charles Darwin

36 Perguntas... Thiarlei Macedo www.guardian.inf.br www.enttry.com.br
Skype: Thiarlei twitter.com/thiarlei blog.guardian.inf.br micreiros.com

37 Obrigado!!! 37


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