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MPS e Outsourcing de impressão: por onde começo? MPS e Outsourcing de impressão: por onde começo? Por Thiarlei Macedo Maio 2012.

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1 MPS e Outsourcing de impressão: por onde começo? MPS e Outsourcing de impressão: por onde começo? Por Thiarlei Macedo Maio 2012

2 Thiarlei Macedo Thiarlei Machado Macedo /MSN: Skype: Thiarlei Twitter: twitter.com/thiarlei Diretor Executivo da Enttry Softwares. Diretor de Relações Institucionais do TrinoPolo. Professor da Faculdade de Tecnologia Ftec (Curso de Análise e Desenvolvimento de Sistemas). MBA/ Mestrando Administração (PPGA/UFRGS e FSG). Pós Graduado em Teste e Garantia da Qualidade de Software (Feevale). Graduado em Desenvolvimento de Sistemas de Informação (Ftec). Certified Tester of Brazilian Software Testing Qualifications Board (BSTQB). Microsoft Certified Professional (Microsoft).

3 Thiarlei Macedo A Empresa Soluções em software para gerenciamento, controle e monitoramento de impressão.

4 Thiarlei Macedo Produtos

5 Thiarlei Macedo O que a Enttry Faz? 5 Saiba o que, quanto, onde e quando os usuários estão imprimindo. Guardian PrintAccount Guardian SafePrint Impressão segura liberada por biometria da impressão digital. Guardian PrintScout Monitoramento ativo de parques de impressão globalmente distribuídos.

6 Thiarlei Macedo Guardian Print Account • Tarifação de impressão e cópia; • Redução de custo e controle de gastos; • Informações estratégicas e detalhadas; • Suporte a vários sistemas operacionais; • Monitora qualquer marca de impressora; • Identifica usuários, documentos, computadores, impressoras, etc. Saiba o que, quanto, onde e quando seus usuários estão imprimindo.

7 Thiarlei Macedo • Economia; • Sigilo; • Segurança; • Controle; • Responsabilidade ambiental. Guardian Safe Print Impressão segura liberada por biometria facial e impressão digital ou cartão.

8 Thiarlei Macedo • Coleta de contadores; • Monitoramento de status; • Acompanhamento de suprimentos; • Fácil de usar e instalar; • Informação certa a todo tempo; • Software as a Service. Guardian PrintScout Monitoramento de equipamentos de impressão distribuídos em vários locais. Nuvem

9 Thiarlei Macedo O Problema Inicial • Os executivos normalmente não sabem quanto gastam em impressão. Eles até tem idéia de quanto gastam, mas o custo é muito maior do que eles imaginam. 9

10 Thiarlei Macedo 10 Custo Conhecido Custo Oculto

11 Thiarlei Macedo Pesquisa Photizo • 105 Empresas pesquisadas; • 750 Funcionários em média por empresa; • U$ 700 mil Custo impressão anual; • 3 a 6% da receita é impressão; • U$ 725,00 Cada funcionário por ano; • 3700 Horas de suporte de TI à impressão; • 30% Redução de custo com MPS; • 60% Redução da pegada carbono com MPS. 11

12 Thiarlei Macedo Pesquisa Canon/Gartner • 1-3% - Faturamento empresas em impressão • 6-15% - Fat. em gestão do documento impresso • 6% - Impresso e nunca é utilizado • 30% - Aumento médio de volume por ano. • 41% - Material sigiloso • 15% - Tempo pessoal de TI tratando Impressão • 6% - Gastos de helpdesk para impressão • 30% - Economia com MPS 12

13 Thiarlei Macedo • MPS • Managed Print Services • Gestão de Serviços de Impressão •... O que é o MPS? • MPS • Managed Print Services • Gestão de Serviços de Impressão •... 13

14 Thiarlei Macedo • Vender página impressa; • Contrato de Click; • Alugar impressora; • Remanufatura de cartucho; • Contrato de manutenção de impressora; • Fornecer hardware de impressão; • Fornecer suprimento para o cliente; O que não é MPS? • Vender página impressa; • Contrato de Click; • Alugar impressora; • Remanufatura de cartucho; • Contrato de manutenção de impressora; • Fornecer hardware de impressão; • Fornecer suprimento para o cliente; 14

15 Thiarlei Macedo • Assumir o parque de impressão do cliente; • Instalar um software de tarifação; • Fornecer ECM ou GED; O que não é MPS? • Assumir o parque de impressão do cliente; • Instalar um software de tarifação; • Fornecer ECM ou GED; 15

16 Thiarlei Macedo Onde está inserido o MPS? 16 EstratégicoTáticoOperacional

17 Thiarlei Macedo “A estratégia sem tática é o caminho mais lento para a vitória. Tática sem estratégia é o ruído antes da derrota.” Sun Tzu A Arte da Guerra - Século IV a.C 17

18 Thiarlei Macedo • Padronização do parque; • Redução do parque de equipamentos; • Redução do volume de impressão; • Redução de custo; • Aumento do controle do custo; • Melhoria da segurança da Informação; • Sustentabilidade Ambiental “Green IT”; • Padronização do parque; • Redução do parque de equipamentos; • Redução do volume de impressão; • Redução de custo; • Aumento do controle do custo; • Melhoria da Segurança da Informação; • Sustentabilidade Ambiental “Green IT”; O que busca o MPS? 18

19 Thiarlei Macedo • Maior produtividade e eficiência; • Aumento da performance corporativa; • Racionalização de processos; • Aumento da qualidade de serviço; • Atualização tecnologica; • Automação do fluxo de trabalho; • Gestão efetiva de documentos. • Maior produtividade e eficiência; • Aumento da performance corporativa; • Racionalização de processos; • Aumento da qualidade de serviço; • Atualização tecnológica; • Automação do fluxo de trabalho; • Gestão efetiva de documentos. O que busca o MPS? 19

20 Thiarlei Macedo • Entender o processo do cliente; • Conseguir o comprometimento do patrocinador; • Apoiar no melhoramento do processo; • Inventariar detalhadamente os recursos; • Projetar o parque para atender o processo; • Implantar, manter e monitorar o parque; • Otimização continua do parque. Alguns fatores chave do MPS • Entender o processo do cliente; • Conseguir o comprometimento do patrocinador; • Apoiar no melhoramento do processo; • Inventariar detalhadamente os recursos; • Projetar o parque para atender o processo; • Implantar, manter e monitorar o parque; • Otimização contínua do parque. 20

21 Thiarlei Macedo • Pessoas; • Tecnologias; • Processos. Gestão Eficiente • Pessoas; • Tecnologias; • Processos. 21 Pessoas Processos Tecnologia

22 Thiarlei Macedo Melhoramento Contínuo 22

23 Thiarlei Macedo I MPRESSÃO M ANUTENÇÃO P ROATIVA O TIMIZAÇÃO DE EQUIPAMENTOS G ESTÃO DE INFORMAÇÃO E BILHETAGEM Impressão Então, como isso funciona?

24 Thiarlei Macedo 24 I MPRESSÃO M ANUTENÇÃO P ROATIVA O TIMIZAÇÃO DE EQUIPAMENTOS G ESTÃO DE INFORMAÇÃO E BILHETAGEM G OVERNANÇA E E STRATÉGIA DE D OCUMENTOS C ONSULTORIA E P ROCESSO I MPRESSÃO V IRTUAL E N ÃO I MPRESSÃO P ESSOAL R EMOTO E R ESIDENTE M ANTER E M ELHORAR S EGURANÇA M ELHORIA DE P RODUTIVIDADE S ERVIDORES, I MPRESSORAS, S CANNERS, ETC. C ADEIA DE S UPRIMENTOS E L OGÍSTICA (D/R) R EDUÇÃO DE I MOBILIZADO E O BSOLESCÊNCIA E DUCAÇÃO E T REINAMENTO A CELERAÇÃO DO N EGÓCIO R EDUÇÃO DE R ISCO I MPRES SÃO M ANUTENÇÃ O P ROATIVA O TIMIZAÇÃO DE EQUIPAMENTOS G ESTÃO DE INFORMAÇÃO E BILHETAGEM

25 Thiarlei Macedo Estágios do MPS 25 •Gestão de documentos •Workflow de documentos •Processos empresarias avançados Estágio 3 •Otimização do parque •Manter Parque Otimizado Estágio 2 •Ganhar controle sobre o parque de impressão Estágio 1 SKILLS DO FORNECEDOR •Gestão de documentos •Workflow de documentos •Melhorar Processos de Negócio Estágio 3 •Otimização do parque •Manter Parque Otimizado Estágio 2 •Ganhar controle sobre o parque de impressão Estágio 1

26 Thiarlei Macedo •Observar / Coletar Dados • Analisar Conhecer •Planejar •Propor Desenhar •Implantar •Fazer transição Implementar •Monitorar •Inovar / Melhorar Gerenciar Etapas da implantação de MPS 26 •Monitorar •Inovar / Melhorar Gerenciar •Observar / Coletar Dados • Analisar Conhecer •Planejar •Propor / Repensar o Parque Desenhar •Implantar •Fazer transição Implementar

27 Thiarlei Macedo • Cliente; • Mercado; • Concorrência; • Sua própria empresa; • Parceiros; • Inovação tecnológica. Para onde olhar? • Cliente; • Mercado; • Concorrência; • Sua própria empresa; • Parceiros; • Inovação tecnológica. 27

28 Thiarlei Macedo “Conheces teu inimigo e conhece-te a ti mesmo; se tiveres cem combates a travar, cem vezes serás vitorioso. Se ignoras teu inimigo e conheces a ti mesmo, tuas chances de perder e de ganhar serão idênticas. Se ignoras ao mesmo tempo teu inimigo e a ti mesmo, só contarás teus combates por tuas derrotas.” Sun Tzu A Arte da Guerra - Século IV a.C 28

29 Thiarlei Macedo Boas Práticas 29 1.Identifique Objetivos e Prioridades e defina metas 2.Entenda os requisitos e as necessidades do cliente 3.Garanta um patrocinador comprometido para o projeto 4.Prepare a corporação e comunique 5.Fornece MPS, não hardware 6.Mantenha os três estágios em mente 7.Avalie seus fornecedores 8.Assessoria e consultoria paga

30 Thiarlei Macedo • CRM (Relacionamento com o cliente); • Bases de Conhecimento; *Microsoft / Wiki • Gerenciar Logística de Suprimentos; • Gestão de Contratos; • Coleta de Contadores Físicos; • Controlar Chamados Técnicos e SLA; • Monitorar Impressoras Remotamente; • Rastrear Ciclo de Vida da Remanufatura; • Notificação de eventos; Onde aplicar software 30 • CRM (Relacionamento com o cliente); • Bases de Conhecimento; *Microsoft / Wiki • Gerenciar Logística de Suprimentos; • Gestão de Contratos; • Coleta de Contadores Físicos; • Controlar Chamados Técnicos e SLA; • Monitorar Impressoras Remotamente; • Rastrear Ciclo de Vida da Remanufatura; • Notificação de eventos;

31 Thiarlei Macedo Onde aplicar software 31 • Tarifar Impressão e Cópia; • Gestão Eletrônica de Documento; • Impressão Virtual; • Impressão Segura por Biometria ou Cartão; • Impressão Monitorada/Supervisionada; • Cobrança Impressão por Projeto/Cliente; • Serviço Impressão Pré e Pós-paga; • Suporte Remoto. • Auditoria de Impressão

32 Thiarlei Macedo • Procure Referências; • Não basta ter um produto pronto; • A evolução do produto; • Avalie o Suporte; • Experimente; • Possibilidade de Customizações; • Desenvolva uma parceria bilateral; • Esteja atento ao mercado; • Não existe bala de prata. E na hora de escolher • Procure Referências; • Não basta ter um produto pronto; • A evolução do produto; • Avalie o Suporte; • Experimente; • Possibilidade de Customizações; • Desenvolva uma parceria bilateral; • Esteja atento ao mercado; • Não existe bala de prata.

33 Thiarlei Macedo • Alianças, fusões e aquisições; • Métricas e benchmark; • Agregar valor sempre; • Não entrar em briga de preço; • Parcerias com fabricantes (Hard/Soft); • Explorem os registros de oportunidade; • Sempre priorizar o ganha/ganha; • Vender serviço de gestão agregado; • Inovação; Considerem • Alianças, fusões e aquisições; • Métricas e benchmarking; • Agregar valor sempre; • Não entrar em briga de preço; • Parcerias com fabricantes (Hard/Soft); • Explorem os registros de oportunidade; • Sempre priorizar o ganha/ganha; • Vender serviço de gestão agregado; • Inovação; 33

34 Thiarlei Macedo Conclusão “Quando se patina sobre o gelo fino, a segurança está na nossa velocidade.” Raph Waldo Emerson 34

35 Thiarlei Macedo Conclusão Não é o mais forte que sobrevive e sim o que melhor se adapta. Charles Darwin 35

36 Thiarlei Macedo Perguntas Thiarlei Macedo Skype: Thiarlei twitter.com/thiarleiwww.guardian.inf.brwww.enttry.com.brblog.guardian.inf.brmicreiros.com

37 Thiarlei Macedo Obrigado!!!


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