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Agilidade Organizacional. “Hoje, a mudança, contínua e inevitável, é fato social dominante. Nenhuma decisão sensata pode ser tomada em tempo algum sem.

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1 Agilidade Organizacional

2 “Hoje, a mudança, contínua e inevitável, é fato social dominante. Nenhuma decisão sensata pode ser tomada em tempo algum sem levar em conta não apenas o mundo como ele é, mas o mundo como ele será”. Isaac Asimov

3 As companhias bem-sucedidas não permanecem estáticas. Se ficarem paradas, tornam-se facilmente vulneráveis – às novas tecnologias, aos novos concorrentes, às modificações nas preferências do consumidor ou a outras mudanças.

4 As companhias bem-sucedidas usam o sucesso presente para continuarem criando vantagem competitiva para o futuro, buscando permanentemente novas alternativas para se manterem flexíveis, inovadoras, eficientes e responsivas ao cliente.

5 Uma das principais alternativas para as companhias bem- sucedidas obterem sucesso é garantir a adaptabilidade dos sistemas e das estruturas organizacionais – preparados para atender aos complexos desafios em permanente mudança.

6 1. Organização responsiva – a estrutura formal é criada para controlar pessoas, decisões e ações. Mas no ambiente empresarial atual de rapidas mudanças, responsividade – rapidez, agilidade, adaptabilidade para atender às mudanças de demanda – é vital para a sobrevivência da empresa.

7 1.1 Organização mecanicista – forma de organização que busca maximizar a eficiência interna. É perfeitamente exemplificada pelo organograma da empresa.

8 1.2 Estrutura orgânica – forma organizacional que enfatiza a flexibilidade.

9 A estrutura orgânica dá valor a informalidade.

10 Na estrutura orgânica as pessoas trabalham mais como companheiras de equipe do que como subordinadas que recebem ordens do chefe.

11 Quanto mais orgânica for a empresa, mais responsiva ela será às mudanças na competição e na realidade do mercado.

12 7 características da estrutura orgânica

13 1. Aos empregados são atribuídas responsabilidades mais amplas que mudam de acordo com as necessidades que vão surgindo.

14 2. A comunicação ocorre por meio de opiniões e informações e não de ordens ou instruções.

15 3. A tomada de decisão e a influência são mais descentralizadas e informais.

16 4. O conhecimento especializado é altamente valorizado.

17 5. Os funcionários baseiam-se mais no bom senso do que nas regras.

18 6. O compromisso com as metas organizacionais é mais importante do que a obediência à autoridade. E

19 7. A dependência entre os funcionários é maior, e o relacionamento é mais informal e pessoal.

20 2. Estratégia e agilidade organizacional – as estratégias e estruturas de uma empresa devem estar baseadas em suas competências essenciais, alianças estratégicas, capacidade de aprendizado e na habilidade para envolver todas as pessoas da organização na conquista dos objetivos.

21 2.1 Organização em torno das competências essenciais

22 Competência essencial – consiste na capacidade (conhecimento, especialização, qualificação) que sustenta a habilidade da companhia para se tornar líder do fornecimento de uma gama de mercadorias ou serviços específicos.

23 A competência essencial permite à companhia competir com base no seu conhecimento especializado e nas suas forças essenciais e não apenas em seus produtos.

24 A competência essencial é as raízes da competitividade, e os produtos, os frutos.

25 2.2 Alianças estratégicas – relação formal criada entre organizações independentes com a finalidade de buscar conjuntamente metas mútuas.

26 Em uma aliança estratégica, cada organização compartilha a autoridade administrativa, forma relações sociais e aceita a propriedade conjunta.

27 As alianças estratégicas permitem aos aliados responder às demandas dos clientes ou às ameaças do ambiente com muito mais rapidez e muito menos gastos do que cada um conseguiria por conta própria.

28 2.3 Organização de aprendizagem – organização com capacidade de criar; adquirir e transferir conhecimento, e de modificar o comportamento para refletir o novo conhecimento e as novas perspectivas.

29 A única vantagem sustentável é aprender mais rápido do que os concorrentes.

30 2.4 Organização com alto grau de envolvimento – tipo de organização em que os principais executivos asseguram a existência de consenso sobre a direção na qual a empresa é conduzida.

31 O objetivo da organização com alto grau de envolvimento é gerar altos níveis de comprometimento e envolvimento no trabalho conjunto entre funcionários e gerentes para atingir as metas organizacionais.

32 A organização com alto grau de envolvimento tem uma estrutura organizacional horizontal, descentralizada e criada em torno de clientes, produtos e serviços.

33 Força-tarefa, grupo de estudos e contínuo feedback são usados para promover a participação nas decisões que afetam a organização inteira.

34 3. Agilidade e tamanho da organização

35 As organizações de grande porte normalmente são menos orgânicas e mais burocráticas.

36 O aumento no tamanho da empresa resulta em complexidade, o que requer mais controle. Quanto maior a empresa mais estratégias burocráticas de controle são adotadas. A burocratização aumenta a eficiência, mas diminui a capacidade de inovação da empresa.

37 3.1 Empresa de grande porte – cria uma economia de escala (custos inferiores por unidade de produção). Com isto obtém redução de custos operacionais, aumento do poder de compra e facilidade de acesso ao capital.

38 A empresa de grande porte também cria uma economia de escopo – os materiais e os processos utilizados em um produto são aproveitados para criar outros produtos relacionados.

39 3.2 Empresa de pequeno porte

40 “Deseconomia de escala” – os custos decorrentes do tamanho excessivo da empresa.

41 “O ideal é ser pequeno” tornou-se a frase favorita entre os gerentes de novos empreendimentos.

42 A empresa de pequeno porte consegue movimentar-se com mais rapidez, oferecer mercadorias e serviços de qualidade em nichos específicos de mercado, e pode inspirar maior envolvimento do seu pessoal.

43 3.3 Empresa ao mesmo tempo de “grande” e “pequeno” portes

44 Ser pequeno é ideal para desencadear energia e velocidade. Contudo, em termos de compra e venda, ser grande proporciona poder de mercado. Portanto, o desafio é ser ao mesmo tempo grande e pequeno para aproveitar as vantagens de cada um.

45 Desafio para as empresas e seus executivos de monitorar constantemente a sua agilidade – se a empresa estiver perdendo velocidade na tomada de decisão e na reação às ações de seus concorrentes, que decisões estruturais tomar?

46 4. Clientes e organização responsiva

47 O principal aspecto da estruturação de uma organização ágil e responsiva está em atender e superar as expectativas dos clientes – as pessoas que devem ser atraídas pela empresa para adquirir mercadorias ou serviços cujos contínuos patrocínio e envolvimento com a organização constituem fatores impulsionadores do sucesso e da competitividade sustentável de longo prazo.

48 4.1 Gestão do relacionamento com clientes (CRM – Customer Relationship Management) – processo multifacetado focando a criação de trocas bidirecionais com clientes para conhecer profundamente suas necessidades, seus desejos e padrões de compra.

49 A melhor visão para entender como a organização pode adicionar valor percebido pelo cliente em seus produtos é a de cadeia de valores – a seqüência de atividades que vai da matéria-prima até a entrega do produto ou serviço, com a criação de valor adicionado em cada etapa.

50 Desta forma – através da análise de sua cadeia de valores - a empresa entende, além de antecipar, as necessidades de clientes atuais e potenciais.

51 4.2 Gestão da qualidade total – abordagem integrativa de gestão baseada na satisfação do cliente mediante a utilização de diversas ferramentas e técnicas para produzir mercadorias e serviços da mais alta qualidade.

52 Os 14 pontos da qualidade de Deming

53 1.Criação de uma constância na finalidade – envidar esforços visando o aperfeiçoamento de longo prazo antes do lucro de curto prazo.

54 2. Adoção de nova filosofia – não tolerar erros e atrasos.

55 3. Eliminação da dependência da inspeção em massa – introduzir a qualidade desde a fase inicial do processo.

56 4. Fim da prática de recompensar o negócio com base exclusivamente no preço – criar relacionamentos de longo prazo.

57 5. Melhoria permanente e contínua do sistema de produção e serviços – em cada estágio.

58 6. Instituir o treinamento e o retreinamento – atualizar continuamente os métodos e as visões.

59 7. Implementação de liderança – oferecer os recursos necessários para um desempenho eficaz.

60 8.Afastar o temor – fazer que as pessoas não sintam temor em relatar problemas ou pedir ajuda.

61 9. Eliminação das barreiras entre departamentos – promover o trabalho em equipe.

62 10. Eliminação de palavras de ordem, exaltação e alvos arbitrários – oferecer métodos e não discursos de efeito.

63 11. Eliminação de quotas numéricas – elas são contrárias à idéia de aperfeiçoamento contínuo.

64 12. Remoção de barreiras contra o orgulho de um bom trabalho – permitir a autonomia e a espontaneidade.

65 13. Instituir programas sólidos de educação e treinamento – as pessoas são ativos humanos, não mercadorias. E

66 14. Implementação de ações para realizar a transformação – oferecer estrutura que viabilize a qualidade.

67 4.3 ISO 9000 – uma série de normas de qualidade elaboradas por um comitê sob a supervisão da ISO - International Organization for Standardization para melhorar a qualidade total em todas as empresas visando beneficiar tanto produtores como consumidores.

68 4.4 Reengenharia – se você fosse o cliente, como gostaria que a empresa trabalhasse? Obtendo a resposta, reorganizar a empresa!

69 Reengenharia não é implementar apenas mudanças organizacionais em uma ou outra parte da organização. Reengenharia é reestruturar completamente a operação, de forma revolucionária, para atingir os maiores benefícios possíveis tanto para o cliente como para a organização.

70 5. Tecnologia e agilidade organizacional

71 A tecnologia influi na agilidade organizacional? Como?

72 Tecnologia Aplicação sistemática de conhecimento científico em um novo produto, processo ou serviço. Os métodos, os processos, os sistemas e os instrumentos usados para transformar os recursos (matéria prima) em produtos (resultado).

73 5.1 Tipos de configurações tecnológicas

74 5.1.1 Tecnologia de pequeno lote – tecnologia que produz mercadorias e serviços em pequeno volume. É a oferta de grande variedade de serviços personalizados em pequeno volume. A companhia que realiza esse tipo de trabalho é chamada de oficina de trabalho. Exemplos: pequenas metalúrgicas, restaurantes, consultórios médicos e dentários.

75 5.1.2 Tecnologia de grande lote – tecnologia que produz mercadorias e serviços em grande volume. Produção em massa – aumento no volume de produção, diminuição na variedade de produtos oferecidos. Estrutura da empresa é mecanicista. Todos os clientes recebem produtos semelhantes. Sempre que possível, as máquinas substituem as pessoas na execução física do trabalho. As pessoas operam as máquinas.

76 5.1.3 Tecnologia de processo contínuo – processo altamente automatizado e com fluxo produtivo contínuo. Tecnologia de operação ininterrupta. Em empresas químicas, hidrelétricas e outras as pessoas não atuam diretamente no trabalho em si. Ele é executado majoritariamente por máquinas e/ou computadores. Em alguns casos as pessoas operam os computadores que operam as máquinas.

77 5.2 Organização de produção flexível

78 Personalização em massa (customização) – produção variada personalizada individualmente com baixo custo dos produtos padronizados produzidos em massa. Alto volume de produção, alto volume de variedade de produtos. Automóveis, roupas, computadores estão cada vez mais sendo produzidos de acordo com a referência, as especificações e o orçamento de cada cliente.

79 Produção integrada por computador – uso de projeto assistido por computador e fabricação assistida por computador para seqüenciar e otimizar inúmeros processos produtivos.

80 Fábricas flexíveis – fábricas com tempos de produção curtos, organizadas em torno dos produtos e com programação descentralizada.

81 Produção enxuta – operação envolvendo máximo esforço para atingir o nível mais alto possível de produtividade e qualidade total, e eficácia em termos de custos, eliminando etapas desnecessárias do processo produtivo e mantendo a busca de um aperfeiçoamento contínuo.

82 5.3 Organização veloz: competição baseada no tempo

83 Competição baseada no tempo – estratégia voltada à redução do tempo total gasto para a entrega de um produto ou serviço.

84 Como a alta qualidade já não é o principal diferencial entre os produtos, várias empresas estão procurando se distinguir pelo fator tempo: conhcer as necessidades do cliente e atendê-las o mais rapidamente possível..

85 Logística – a movimentação da mercadoria correta, na quantidade correta, para o local correto e no prazo correto. Logística interna – movimentação dos recursos para dentro da organização. Logística externa – movimentação dos produtos da organização para o cliente.

86 Just-in-time – sistema para produção de subconjuntos e componentes em lotes bem pequenos e entregues para a etapa seguinte do processo produtivo no momento em que eles são necessários.

87 Engenharia simultânea – metodologia de projeto em que todas as funções relevantes colaboram conjunta e continuamente envidando o máximo esforço para produzir itens de alta qualidade que atendam às necessidades do cliente.

88 A engenharia simultânea incorpora as questões e perspectivas de todas as funções – cliente e fornecedores – desde o início do processo.

89 6. Futuro

90 Para reter ou obter margem competitiva, o gerente deve ter em mente o fundamento das organizações bem-sucedidas: elas não permanecem estáticas. Não seguem modelos rígidos, mas mantêm estruturas, sistemas, esquemas organizacionais e relações adaptáveis – sempre sensíveis às mudanças no ambiente e capazes de responder rápida, eficiente e efetivamente a elas. Seus gerentes buscam constantemente superar as expectativas do cliente e aperfeiçoar continuamente a qualidade, elaborando sistemas e estruturas que ajudem a atingir esses objetivos. Aprendizado constante num mundo aonde a única certeza é a de mudança.


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